Handbok

62. I de flesta fall krävs inte andra inspelningar i samband med videokonferenser än de som normalt skulle äga rum vid sådana förhandlingar.

I de fall då framställningen om att få använda videokonferens också innehåller en begäran om att få videokonferensen inspelad är den ansökande myndigheten skyldig att se till att inspelningsutrustning vid behov tillhandahålls den anmodade myndigheten, så att vittnesmålet kan spelas in av den anmodade myndigheten i korrekt format.

Videoinspelningar av domstolsförhandlingar kan omfattas av restriktioner beroende på de berörda medlemsstaterna.

63. Det förväntas att parterna förutser vilka handlingar som kommer att krävas under förhandlingarnas gång och i förväg förser deltagarna med kopior. Parterna bör söka enas om detta.

I regel är det lämpligast att i förväg sammanställa ett häfte med de kopierade handlingarna, vilket den ansökande myndigheten därefter bör översända till den anmodade myndigheten.

Om det är tekniskt möjligt, kan handlingarna presenteras med hjälp av en separat dokumentkamera som ingår i videokonferensutrustningen.

I vissa situationer är det inte tillräckligt med en dokumentkamera för utbyte av handlingar. Med användning av en kamera är det t.ex. inte direkt möjligt för klienten och advokaten att diskutera framlagda handlingar privat. En faxad kopia av handlingen kan därför vara mer lättillgänglig.

65. För utbyte av handlingar kan videokonferensen kompletteras med gemensamma dokumentsamlingar eller dokumentservrar.

Dessa möjligheter används i allt större utsträckning för utbyte av information, men i ett rättsligt sammanhang måste extra omsorg ägnas åt att garantera att sådana samlingar är säkra, lättillgängliga för parterna och endast åtkomliga för de behöriga parter som är kopplade till målet. Sådana samlingar kan vara tillgängliga via datorer både vid den ansökande myndigheten och vid den anmodade myndigheten.