62. V večini primerov pri videokonferenci niso potrebni drugi posnetki, kot posnetki, ki bi bili običajno narejeni pri tovrstnih postopkih.
Kadar pa zahtevek za uporabo videokonference vsebuje tudi zahtevo, da se postopek v videokonferenci posname, mora organ prosilec, poskrbeti, da ima zaprošeni organ po potrebi na voljo snemalno opremo in da lahko posname dokaze v pravilnem formatu.
Za video posnetke postopkov veljajo omejitve glede na to, katera država članica je udeležena.
63. Pričakuje se, da bodo stranke predvidevale, katere dokumente bo treba predložiti med postopkom, ter bodo udeležencem vnaprej zagotovile njihove kopije. Stranke bi si morale prizadevati, da bi o tem dosegle dogovor.
Ponavadi bo najbolj prikladno, če bodo kopije dokumentov zbrane vnaprej, nato pa naj bi jih organ prosilec poslal zaprošenemu organu.
Če je to tehnično izvedljivo, bi lahko dokumente predložili s pomočjo ločene dokumentacijske kamere, ki je del videokonferenčne opreme.
64. Dokumentacijska kamera v določenih primerih ne zadostuje za izmenjavo dokumentov. Te kamere denimo ni mogoče neposredno uporabiti, ko stranka in odvetnik predložene dokumente preučujeta zaupno. Zato je morda lažje dostopna kopija dokumenta, poslana po telefaksu.
65. Za izmenjavo dokumentov bi lahko namesto videokonference uporabili skupne zbirke dokumentov ali dokumentne strežnike.
Čeprav se ti vedno bolj uporabljajo za izmenjavo informacij, je treba v pravosodju še posebej paziti, da so te zbirke varne, pogodbenicam vedno na razpolago in dostopne samo pooblaščenim osebam, povezanim z zadevo. Tovrstne zbirke bi bile lahko dostopne prek računalnika tako pri organu prosilcu kot pri zaprošenem organu.
Stran vzdržuje Evropska komisija. Informacije na teh straneh ne izražajo nujno uradnega stališča Evropske komisije. Komisija ne sprejema nobene odgovornosti v zvezi z informacijami in podatki, vsebovanimi ali navedenimi v tem dokumentu. Pravila glede avtorskih pravic spletnih strani EU so navedena v pravnem obvestilu.