Priročnik

28. Lahko se zgodi, da je pri čezmejni videokonferenci tolmač potreben bodisi na sodišču, ki je podalo zahtevo, bodisi na zaprošenem sodišču. Tolmač lahko dela z oddaljene lokacije, medtem ko so glavne stranke na isti lokaciji, na primer v sodni dvorani (tolmačenje na daljavo); če stranka, ki se nahaja na oddaljeni lokaciji (na primer toženec ali priča), zahteva tolmača, pa se tolmač lahko nahaja na isti lokaciji kot ta stranka ali pa na glavni lokaciji postopka (tolmačenje prek videokonference).

28 a. Tolmačenje med videokonferenco je (…) izziv za udeležence zaslišanja in za samega tolmača. Lahko da priča ni navajena delati s tolmačem, občutek oddaljenosti pa lahko povzroči težave pri tolmačenju. Tolmačem pomaga, če sodnik določi, po katerem vrstnem redu bodo govorile udeležene stranke.

29. Pridobivanje dokazov navadno poteka s konsekutivnim tolmačenjem. Pri konsekutivnem tolmačenju ima sodnik osrednjo vlogo pri usmerjanju tolmačenja in dajanju navodil priči ali tolmaču med zaslišanjem. Zaradi zapletenosti uporabe videokonferenc in tolmačenja v sodnem okolju se priporoča uporaba konsekutivnega tolmačenja v primeru, ko se tolmač ne nahaja na isti lokaciji kot osebe, ki zahtevajo tolmačenje, saj to omogoča lažje pojasnjevanje in posredovanje, ki sta lahko potrebna za zagotovitev natančnosti tolmačenja.

29 a. Simultano tolmačenje je bolj zahtevno, saj je zanj potrebna posebna kabina za tolmača, sporočilo pa mora biti poslušalcem preneseno s pomočjo posebne namenske opreme (prenosnik, sprejemnik in slušalke). Kadar se med obravnavo ali sojenjem predložijo pisni dokumenti, se pogosto pojavi potreba po uporabi ustnega, t. i. "prima vista" prevoda pisnega besedila. Če ob predložitvi dokumenta tolmača ni v sodni dvorani, je treba pri videokonferenci uporabiti snemalnike dokumentov.

30. Če so tolmači na tretji lokaciji, izven sodne dvorane, je treba biti pozoren na pripravo in predhodno obveščanje glede tehnične opreme na tej tretji lokaciji ter na preverjanje zvez med lokacijami pred dejanskim zaslišanjem. Nadalje je treba paziti na akustiko in kakovost zvoka na oddaljeni lokaciji, kjer se nahaja tolmač.

30 a. Druga dva vidika, ki ju je treba upoštevati, sta prostorska ureditev dvoran, v katerih bodo potekale videokonference in tolmačenje, ter postavitev tolmača in drugih udeležencev. Vizualna in neverbalna komunikacija sta ključna dejavnika, ki tolmaču pomagata razumeti, kaj je bilo rečeno, ter dojeti pomenske odtenke in odpraviti morebitne nejasnosti. Zato bi bilo treba tolmaču omogočiti, da vidi obraze, izraze na njih ter po možnosti premikanje ustnic udeležencev na oddaljeni lokaciji. To posledično vpliva na postavitev udeležencev pred kamerami, ki tolmaču posredujejo sliko. Tolmač bi moral udeležence na oddaljeni lokaciji videti od spredaj, obenem pa ne bi smel biti v središču pozornosti samo zato, ker se pojavi na zaslonu. Drugače rečeno, postavitev ne bi smela biti taka, da bi se morale glavne stranke obračati druga od druge, da bi lahko videle tolmača.

30 b. Pozornost bi bilo treba nameniti tudi zanesljivosti in varnosti prenosa, ki ga je treba zagotoviti.

31. Če se pri videokonferenci uporabijo tolmaške storitve, je treba biti pozoren na naslednje vidike:

• zagotovitev visokokakovostne komunikacije in tolmačenja;
• tehnične vidike med tolmačenjem, kot je upravljanje opreme (na primer vodenje kamere pri tolmačenju video prenosa); to bi utegnilo biti še posebno pomembno pri tolmačenju na daljavo, pri katerem je treba zagotoviti videnje in sliko z oddaljene lokacije;
• bistvenega pomena je vodenje komunikacije: treba bi bilo poskrbeti za možnosti posredovanja tolmača (pred in med tolmačenjem z vprašanji za pojasnitev vsebine);
• ključna je kakovost zvoka, pa tudi vpliv zamika prenosa podatkov (približno 0,5 sekunde) na interakcijo med tolmačenjem.

32. Kar zadeva kakovost tolmačenja, so kvalifikacije, potrebne za sodne tolmače, v posameznih državah članicah različne. To je treba upoštevati pri zahtevah za uporabo videokonference v okviru zagotavljanja medsebojne pravne pomoči ali pridobivanja dokazov.

32 a. Za reševanje težav pri videokonferencah, povezanih s tolmačenjem, in odpravljanje negativnih predstav, ki bi jih lahko imeli uporabniki, bi se za koristna lahko izkazala naslednja priporočila o izvajanju in uporabi tolmačenja prek videokonferenc:

A. Načrtovanje, dobava in namestitev opreme za videokonference v sodnih dvoranah

• Treba je opredeliti potrebe:
  treba je opisati posebnosti okolja oziroma okoliščine, na primer, kdo bo govoril s kom, kdo mora videti koga ipd.
• V načrtovanje je treba vključiti strokovno znanje:
  zelo je pomembno, da se v načrtovanje vključijo strokovnjaki za tolmačenje/jezik, pravni in tehnični strokovnjaki, da bi izdelali posebnosti ureditve okolja.
• Treba je uporabiti visokokakovostno tehnologijo:
  vsem udeležencem je treba zagotoviti zvok in sliko visoke kakovosti, pa tudi dodatno opremo za tolmača, če je potrebna; treba je uporabiti poseben snemalnik za dokumente (pri predložitvi dokumentov, slik in drugega gradiva, ki lahko olajša tolmačenje). Opozoriti je treba, da ima v primerjavi s konsekutivnim tolmačenjem simultano tolmačenje posebne zahteve za (boljšo) kakovost zvoka in slike ter sinhronizacijo ustnic.
• Treba je izvesti fazo "preskusov in napak":
  v zvezi z uporabo in uvedbo opreme za videokonference, zlasti pred nakupi v velikih količinah. Treba je odkriti kritične momente v komunikacijskem procesu in opraviti potrebne prilagoditve.
• Omogočiti je treba postopno uvedbo nove tehnologije:
  treba je začeti s primeri, ki nimajo posebnih posledic, da bi ocenili učinek tehnologije v posamezni fazi in posledice za naslednjo fazo.
• Treba je poskrbeti za ustrezno delovno okolje tolmačev:
  na primer, ergonomsko in mirno delovno okolje, tolmaču pa omogočiti, da ima nadzor nad opremo.

B. Pospeševanje nemotene uporabe tolmačenja na daljavo prek videokonferenc v sodnih dvoranah

• K sodelovanju je treba pritegniti kvalificirane udeležence in tolmače:
  sodelovati je treba z ustrezno izobraženimi tolmači in pravosodnimi delavci, ki imajo izkušnje s sodelovanjem s tolmači, da bi zagotovili zadostno kakovost za jamčenje poštenosti postopka.
• Tolmačem in pravosodnim delavcem je treba ponuditi usposabljanje:
  pred uvedbo tehnologije je treba poskrbeti za uvajalno usposabljanje v zgodnji fazi. Po tem je treba zagotoviti neprestano strokovno izpopolnjevanje (vključno z ozaveščanjem o širšem okviru, usvajanjem tehnologije, komunikacijskimi situacijami in podpornimi tehnikami, kot je obvladovanje stresa).
• Treba se je dogovoriti o postopkih ocenjevanja tveganja:
  treba je uporabiti postopke za odločanje o tem, ali je ustrezno uporabiti video povezavo skupaj s tolmačenjem, pri čemer se je treba posvetovati z izkušenimi tolmači.
• Treba je pripraviti smernice/protokole:
  v njih je treba navesti, kdo je odgovoren na primer za rezervacijo, časovno načrtovanje, preskušanje, vzpostavitev in nadzor nad povezavo; opisati je treba postopek pred in med videokonferenco in po njej (obveščanje tolmača, začetek videokonference, uvodni govori, pravila med videokonferenco, obveščanje po videokonferenci) za vse udeležence.
• Treba je določiti postopanje pri motnjah in okvarah:
  treba je pripraviti protokol za komunikacijske ali tehnološke okvare, saj naj se tolmač ne bi ukvarjal z njihovim odpravljanjem.
• Kodeks dobrih praks:
  sodne službe, pravosodni delavci in združenja tolmačev bi morali še naprej sodelovati pri izboljšavah skupnih kodeksov dobrih praks za videokonference in tolmačenje na daljavo.