33. W większości krajów sędzia jest obecny w lokalizacji organu wystosowującego wniosek, zanim połączenie wideo zostanie nawiązane, i zwykle pozostaje tam do czasu jego zakończenia. Przypada mu ważne zadanie, którym jest prowadzenie przesłuchania.
34. W sprawach karnych przesłuchanie jest prowadzone bezpośrednio przez organ sądowy państwa członkowskiego wystosowującego wniosek lub pod kierunkiem tego organu zgodnie z jego własnym prawem (konwencja z 2000 roku).
35. W sprawach cywilnych art. 12 rozporządzenia z 2001 roku o przeprowadzaniu dowodów stwierdza, że przedstawiciele sądu wystosowującego wniosek, w tym personel sędziowski, mają prawo być obecni przy przeprowadzaniu dowodu przez sąd, do którego wystosowano wniosek, o ile jest to zgodne z prawem państwa członkowskiego wystosowującego wniosek.
Na mocy art. 17 tego rozporządzenia (wnioski o bezpośredniego przeprowadzenie dowodu) dowód przeprowadza sędzia lub inna osoba wyznaczona zgodnie z prawem państwa członkowskiego wystosowującego wniosek.
36. W sprawach cywilnych lub karnych to sędzia lub urzędnik sądowy zajmują się obsługą sprzętu. Przesłuchanie świadka znajdującego się w lokalizacji zdalnej powinno jak najdokładniej odpowiadać praktyce stosowanej w przypadku, gdy świadek znajduje się w sali rozpraw.
37. Osoby zaangażowane powinny mieć możliwość dyskretnego konsultowania się ze sobą. Może się zdarzyć, że strona będzie się chciała porozumieć ze swoim adwokatem (bezpośrednio lub z pomocą tłumacza), ale nie będzie chciała, żeby słyszeli to sędzia lub druga strona. Dlatego należy umożliwić tego typu konsultacje. W pomieszczeniu dla świadków zwykle można samodzielnie wyłączyć mikrofony, ale w sali rozpraw może je wyłączyć jedynie urzędnik sądowy lub sędzia.
38. Jeżeli jedna ze stron i jej adwokat znajdują się w innych miejscach, muszą mieć możliwość prowadzenia poufnych rozmów np. za pomocą zabezpieczonej linii telefonicznej, telefonu komórkowego lub – jeżeli to możliwe – osobnego sprzętu wideokonferencyjnego. Zaleca się, by taki sprzęt został zdecydowanie oddzielony od pozostałych stron postępowania sądowego.
39. Należy z wyprzedzeniem wyjaśnić, w jaki sposób strony mogą przerywać sobie nawzajem i zgłaszać sprzeciw wobec zadanych pytań. W niektórych sytuacjach można rozważyć, jeśli jest to wykonalne, przedstawienie stronom ogólnego obrazu przedstawiającego wszystkich zawodowych uczestników przesłuchania, ponieważ może to pomóc poradzić sobie z nieprzewidzianymi zakłóceniami.
Stroną zarządza Komisja Europejska. Informacje na tej stronie nie muszą odzwierciedlać oficjalnego stanowiska Komisji Europejskiej, nie ponosi ona również odpowiedzialności za wszelkie informacje, dane czy odniesienia na niej zawarte. Więcej informacji na temat praw autorskich odnoszących się do stron UE znajduje się na stronie „Informacje prawne”.