17. Wniosek o wideokonferencję w przypadku wzajemnej pomocy prawnej lub przeprowadzania dowodu jest różny w sprawach cywilnych i karnych; szczegóły przedstawiono w załączniku III.
Zarówno w przypadku spraw cywilnych, jak i karnych dostępne są formularze, które sąd wystosowujący wniosek może przesłać zagranicznemu sądowi, do którego wystosowuje wniosek (w sprawach karnych korzystanie z formularzy nie jest obowiązkowe). Formularz zawiera informacje pozwalające skontaktować się z zainteresowanymi stronami lub prawnikami oraz dane sądu. W niektórych przypadkach można także podać informacje o opłatach za korzystanie ze sprzętu oraz o planowanym języku wideokonferencji.
18. Jeżeli chodzi o sprawy cywilne, rozporządzenie z 2001 roku o przeprowadzaniu dowodów przewiduje dwie możliwości stosowania wideokonferencji w transgranicznym przeprowadzaniu dowodu:
- w myśl art. 10–12 sąd wystosowujący wniosek może zwrócić się do sądu innego państwa członkowskiego, do którego wystosowuje wniosek, o umożliwienie jemu lub stronom obecności lub udziału w przeprowadzaniu dowodu dzięki technice wideokonferencji. Sąd, do którego wystosowano wniosek, może go odrzucić tylko wtedy, gdy jest on niezgodny z prawem państwa członkowskiego tego sądu lub gdy istnieją poważne trudności praktyczne. W art. 13 przewidziano możliwość zastosowania środków przymusu w celu wykonania wniosku. Jednak na mocy art. 14 świadek może skorzystać z prawa do odmowy składania zeznań, jeżeli jest to zgodne z prawem krajowym sądu wystosowującego wniosek lub sądu, do którego wystosowano wniosek.
- w myśl art. 17 sąd wystosowujący wniosek przeprowadza dowód bezpośrednio w innym państwie członkowskim za zgodą jednostki centralnej lub właściwych władz tego państwa. W myśl art. 17 ust. 4 jednostka centralna lub właściwe władze są zobowiązane wspierać wykorzystywanie w tym celu wideokonferencji. Artykuł 17 ust. 2 stwierdza, że bezpośrednie przeprowadzanie dowodu jest dopuszczalne tylko wtedy, gdy może nastąpić na zasadzie dobrowolności.
Poza możliwością stosowania środków przymusu główne różnice między wspomnianymi dwiema metodami to sąd odpowiedzialny za przeprowadzanie dowodu oraz mające zastosowanie prawo.
19. Sąd wystosowujący wniosek przesyła odpowiedniemu sądowi wniosek o wideokonferencję i wymagane informacje wraz z formularzem A lub I załączonym do rozporządzenia z 2001 roku o przeprowadzaniu dowodów.
Odpowiedzi na wniosek udziela się również na standardowych formularzach. Jeżeli odrzuca się wniosek o możliwość uczestnictwa w drodze wideokonferencji w przeprowadzaniu dowodu, korzysta się z formularza E. Jeżeli chodzi o bezpośrednie przeprowadzanie dowodu, jednostka centralna lub właściwe władze muszą w ciągu 30 dni poinformować sąd wystosowujący wniosek, czy wniosek ten został zaakceptowany (używają w tym celu formularza J). Jeżeli wniosek został zaakceptowany, sąd, który go wystosował, może przeprowadzić dowód w dowolnym terminie.
20. W sprawach karnych państwo członkowskie, do którego wystosowano wniosek, jest zobowiązane wyrazić zgodę na przesłuchanie w drodze wideokonferencji, chyba że jej zastosowanie będzie sprzeczne z podstawowymi zasadami prawa krajowego lub państwo to nie dysponuje środkami technicznymi pozwalającymi przesłuchanie przeprowadzić.
Jeżeli czyn zabroniony przedstawiony we wniosku o pomoc prawną jest karalny także w państwie, do którego wystosowano wniosek, aby wniosek wykonać, można zastosować środki przymusu (np. wezwanie do stawienia się pod groźbą kary).
21. Jeżeli sąd wystosowujący wniosek nie zapewnia potrzebnego sprzętu wideokonferencyjnego, wszelkie koszty transmisji, w tym koszty wynajęcia sprzętu i zatrudnienia personelu technicznego do jego obsługi, wstępnie obciążają organ występujący o wideokonferencję i muszą zostać przez niego uregulowane.
W myśl rozporządzenia z 2001 roku o przeprowadzaniu dowodów jako ogólną zasadę przyjmuje się, że wykonanie wniosku o niebezpośrednie przeprowadzenie dowodu nie daje powodu do roszczeń o zwrot opłat ani kosztów. Jeżeli jednak sąd, do którego wystosowano wniosek, żąda zwrotu kosztów wynikających z zastosowania wideokonferencji, sąd występujący z wnioskiem powinien te koszty zwrócić.
Stroną zarządza Komisja Europejska. Informacje na tej stronie nie muszą odzwierciedlać oficjalnego stanowiska Komisji Europejskiej, nie ponosi ona również odpowiedzialności za wszelkie informacje, dane czy odniesienia na niej zawarte. Więcej informacji na temat praw autorskich odnoszących się do stron UE znajduje się na stronie „Informacje prawne”.