Handleiding

Stap

Videoconferentie –

Civiele en handelszaken

Videoconferentie –

Strafzaken

1. Verzoek om bewijs-verkrijging

1.1. Betrokkenen

Gerecht verzendt het verzoek

De verzoeken worden door het gerecht waar de procedures zijn gestart ("het verzoekende gerecht") rechtstreeks toegestuurd aan het gerecht van een andere lidstaat waar de bewijsverkrijging plaatsvindt ("het aangezochte gerecht") Een verzoek tot rechtstreekse bewijs­verkrijging (krachtens artikel 17) wordt door het verzoekende gerecht ingediend bij het centrale orgaan of de bevoegde instantie in de aangezochte lidstaat.

Het gerecht, de officier van justitie of een andere bevoegde justitiële instantie verzendt het verzoek

De verzoeken worden rechtstreeks toegestuurd door het gerecht (het "verzoekende gerecht") of een andere justitiële instantie (bv. officieren van justitie of centra voor wederzijdse rechtshulp) aan de bevoegde instantie van de aangezochte lidstaat.

1.2.

Formulier van het verzoek

Standaardformulieren in de verordening bewijsverkrijging van 2001

Het verzoek moet worden gedaan via de standaardformulieren die bij de verordening bewijsverkrijging van 2001 gaan Het verzoek moet gegevens bevatten zoals naam en adres van de partijen bij het geding, aard en onderwerp van het geding, een omschrijving van de handeling tot bewijsverkrijging die moet worden verricht enz. De betreffende formulieren die worden gebruikt zijn:

Formulier A: verzoek tot bewijsverkrijging (krachtens de artikelen 10 tot en met 12); Formulier I: verzoek tot rechtstreekse bewijsverkrijging (krachtens artikel 17);

Standaardformulier (niet verplicht):

Verzoek om wederzijdse rechtshulp in strafzaken.

Verzoeken voor een hoorzitting per videoconferentie bevatten naast informatie over de instantie die het verzoek doet, indien mogelijk het doel en de motivering van het verzoek, de identiteit en de nationaliteit van de betrokkene en waar nodig de naam van de rechterlijke instantie en de personen die het verhoor zullen afnemen.

Voorts moet het de reden bevatten waarom het niet wenselijk of mogelijk is dat de getuige of deskundige in persoon verschijnt, de naam van de rechterlijke autoriteit en van de persoon die het verhoor zal afnemen.

1.3. Verzending van het verzoek

Er zijn formulieren beschikbaar op de website van de Europese justitiële atlas (het Europees justitieel netwerk in burgerlijke en handelszaken).

https://e-justice.europa.eu/content_taking_of_evidence_forms-160-nl.do

Het verzoek kan worden toegezonden per post, per koerier, per fax (in alle lidstaten) of per e-mail (in slechts 13 lidstaten).

1.4.

Antwoord op het verzoek

1. (onrechtstreekse) Bewijsverkrijging door het aangezochte gerecht

Bevestiging van ontvangst: In het geval van verzoeken op grond van de artikelen 10 tot en met 12 (nl. verzoeken tot onrechtstreekse bewijsverkrijging) stuurt het aangezochte gerecht het verzoekende gerecht binnen zeven dagen na ontvangst van het verzoek een ontvangstbewijs, via formulier B in de bijlage.

Vorm: Het antwoord wordt verstrekt via formulier F, dat bij Verordening 1206/2001. Het omvat kennisgeving van de datum, het tijdstip waarop en de plaats waar de bewijsverkrijging zal plaats­vinden, alsmede de voorwaarden voor deelneming.

Tijd: Het aangezochte gerecht moet het verzoekende gerecht binnen dertig dagen meedelen dat het verzoek niet is aanvaard, of dat nadere informatie vereist is. De kennisgeving wordt gedaan via formulier C dat bij de Verordening bewijs­verkrijging gaat

Indien het wordt aanvaard moet het verzoek binnen negentig dagen na ontvangst worden uitgevoerd. Een eventuele vertraging dient via formulier G aan het verzoekende gerecht te worden medegedeeld. Wordt het verzoek afgewezen (formulier H), dan moet het aangezochte gerecht het verzoekende gerecht daarvan binnen zestig dagen na ontvangst van het verzoek op de hoogte brengen.

Weigeren van het gebruik van videoconferentie: Aan die wens wordt door het aangezochte gerecht gehoor gegeven, tenzij deze vorm in strijd is met het recht van de lidstaat van het aangezochte gerecht, dan wel wegens grote praktische moeilijkheden niet mogelijk is.

Het gerecht dat het verzoek behandelt bevestigt zo spoedig mogelijk de ontvangst van het verzoek. Maar: Het aangezochte gerecht is echter op grond van het rechtshulpverdrag van 2000 niet verplicht de ontvangst van het verzoek te bevestigen.

De ontvangstbevestiging wordt naar de instantie van de verzoekende lidstaat gezonden en bevat naam, adres, telefoon- en faxnummer van het gerecht en indien mogelijk de naam van de rechter die het verzoek behandelt.

De aangezochte lidstaat voert het verzoek om bijstand zo spoedig mogelijk uit, en neemt daarbij zoveel mogelijk de door de verzoekende lidstaat aangegeven proces- en andere termijnen in acht.

De verzoekende lidstaat licht de redenen voor de termijnen toe.

Weigeren van het gebruik van videoconferentie: De aangezochte lidstaat moet toestemming geven voor de hoorzitting via videoconferentie; het gebruik van videoconferentie mag niet in strijd zijn met de fundamentele beginselen van zijn recht en deze lidstaat dient over de technische middelen te beschikken om de hoorzitting op die manier te kunnen laten plaatsvinden.

Artikel 17: verzoeken om rechtstreekse bewijsverkrijging

Binnen 30 dagen na ontvangst van het verzoek deelt het centrale orgaan of de bevoegde instantie het verzoekende gerecht (via formulier J) mee of de aanvraag al dan niet kan worden ingewilligd, en of er voorwaarden verbonden zijn aan de bewijsverkrijging. Indien het wordt aanvaard kan het centraal orgaan of de bevoegde autoriteit een gerecht van zijn lidstaat opdragen aan de handeling tot bewijsverkrijging deel te nemen teneinde te garanderen dat dit artikel correct wordt toegepast en de gestelde voorwaarden in acht worden genomen.

1.5.

Toegang tot video-conferentie-apparatuur

Indien het verzoekende of het aangezochte gerecht geen toegang heeft tot bovenbedoelde technische middelen, kunnen zij door de gerechten in onderlinge overeenstemming ter beschikking worden gesteld.

Indien de aangezochte lidstaat geen toegang heeft tot de technische middelen voor videoconferentie, kunnen zij door de verzoekende lidstaat in onderlinge overeenstemming ter beschikking worden gesteld

1.6. Praktische regelingen voorafgaand aan de video-conferentie

1. (onrechtstreekse) Bewijsverkrijging door het aangezochte gerecht

Aangezocht gerecht: kennisgeving aan het verzoekende gerecht en/of de partijen van de datum, het tijdstip waarop en de plaats waar de bewijsverkrijging zal plaatsvinden, alsmede de voorwaarden voor deelneming.

- oproepen van de getuige

Verzoekende en aangezochte gerecht:

- boeken van rechtszaal

- in werking stellen van videoconferentie-apparatuur (inclusief testen van verbindingen)

- boeken van tolken en technisch personeel

2. Rechtstreekse bewijsverkrijging:

Verzoekend gerecht:

- kennisgeving aan de getuige van de datum, het tijdstip waarop en de plaats waar de bewijsverkrijging zal plaatsvinden, alsmede de voorwaarden voor deelneming

Verzoekende gerecht of videoconferentie-faciliteit (met bijstand van centrale orgaan of bevoegde instantie)

- boeken van rechtszaal of video-conferentie-faciliteit

- in werking stellen van videoconferentie-apparatuur (inclusief testen van verbindingen)

- boeken van tolken en technisch personeel

Het gerecht of de rechterlijke instantie van de aangezochte lidstaat dagvaardt de betrokkene overeenkomstig het eigen recht.

Verzoekende en aangezochte gerecht of videoconferentie-faciliteit:

- boeken van rechtszaal of videoconferentie-faciliteit

- in werking stellen van videoconferentie-apparatuur (inclusief testen van verbindingen)

- boeken van tolken en technisch personeel

1.7. Talen en vertolking

1. (onrechtstreekse) Bewijsverkrijging door het aangezochte gerecht

Taal

De taal van het aangezochte gerecht wordt gebruikt.

Gebruik van tolk

Op verzoek van het verzoekende gerecht of de te horen persoon draagt het aangezochte gerecht er zorg voor dat de te horen persoon indien nodig bijgestaan wordt door een tolk;

2. Rechtstreekse bewijsverkrijging:

Taal

Onder door de centrale autoriteit of de bevoegde instantie opgelegde voor­waarden, wordt de taal van het verzoekende gerecht gebruikt.

Gebruik van tolk

Het verzoekende gerecht draagt er zorg voor dat de te horen persoon indien nodig bijgestaan wordt door een tolk.

Talen

In het verzoek deelt het verzoekende gerecht het aangezochte gerecht mee welke taal wordt gebruikt.

Het verzoekende en het aangezochte gerecht kunnen indien Wenselijk verzoeken dat het geding geheel of ten dele in een vreemde taal plaatsvindt;

Gebruik van tolk

Op verzoek van de verzoekende lidstaat of de te horen persoon draagt de aangezochte lidstaat er zorg voor dat de te horen persoon indien nodig bijgestaan wordt door een tolk;

2.1. Afnemen van het verhoor met gebruik van video-conferentie

Het recht van de aangezochte lidstaat wordt toegepast

Het gebruik van videoconferentie wordt geregeld volgens het recht van de aangezochte staat. Het verzoekende gerecht kan het aangezochte gerecht echter verzoeken om het verzoek af te handelen volgens bijzondere vormen waarin het recht van de staat van het verzoekende gerecht voorziet. Aan die wens wordt door het aangezochte gerecht gehoor gegeven, tenzij dit in strijd is met het recht van de lidstaat van dat gerecht, dan wel wegens grote praktische moeilijkheden niet mogelijk is.

Bij rechtstreekse bewijsverkrijging op grond van artikel 17 door het verzoekende gerecht, voert het verzoekende gerecht het verzoek uit overeenkomstig zijn nationale recht.

Het recht van de verzoekende staat wordt toegepast

Het gebruik van videoconferentie wordt geregeld volgens het recht van de verzoekende staat. De aangezochte staat neemt de door de verzoekende lidstaat uitdrukkelijk aangegeven formaliteiten en procedures in acht, voor zover deze niet in strijd zijn met de fundamentele beginselen van het recht van de aangezochte staat.

Recht van verschoning

De te horen persoon heeft het recht van verschoning indien de wetgeving van de aangezochte staat c.q. van de verzoekende staat daarin voorziet.

Verzoeken tot rechtstreekse bewijs­verkrijging op grond van artikel 17 kunnen alleen vrijwillig en zonder dwang­maatregelen worden uitgevoerd.

Recht van verschoning

De te horen persoon heeft het recht van verschoning indien de wetgeving van de aangezochte staat c.q. van de verzoekende staat daarin voorziet.

Aanwezigheid van de rechterlijke instantie van de aangezochte staat

Een rechterlijke instantie van de aangezochte lidstaat is aanwezig bij de hoorzitting, indien nodig bijgestaan door een tolk, en belast met de identificatie van de te horen persoon en de inachtneming van de fundamentele beginselen van het recht van de aangezochte lidstaat.

2.2. Wie is verantwoor-delijk voor een hoor-zitting met video-conferentie?

1. (onrechtstreekse) Bewijsverkrijging door het aangezochte gerecht

Het aangezochte gerecht (het gerecht van de aangezochte staat op grond van de artikelen 10 tot en met 12 van de verordening bewijsverkrijging van 2001)

2. Rechtstreekse bewijsverkrijging:

Het verzoekende gerecht (het gerecht van de verzoekende staat op grond van artikel 17 van de verordening bewijsverkrijging van 2001)

Het gerecht of de officier van justitie van het verzoekende gerecht

2.3. Kosten van video-conferentie

Het verzoekende gerecht betaalt de vergoeding terug van de deskundigen en tolken, en van de voorzieningen voor de videoconferentie.

De uitvoering van het verzoek tot onrechtstreekse bewijsverkrijging moet geen aanleiding geven tot terugbetaling van rechten of kosten. Indien het aangezochte gerecht zulks verlangt, dient het verzoekende gerecht er evenwel voor te zorgen dat de kosten in verband met het gebruik van de videoconferentie worden terugbetaald. f

Het verzoekende gerecht betaalt de vergoeding terug van de deskundigen en tolken, en van de voorzieningen voor de videoconferentie. Het verzoekende gerecht kan afstand doen van de terugbetaling van alle kosten of een deel daarvan.

3. Maatregelen na de video-conferentie-sessie

1. Bij verzoeken tot onrechtstreekse bewijsverkrijging (krachtens de artikelen 10 tot en met 12 van de Verordening) verzendt het aangezochte gerecht onverwijld de documenten waaruit blijkt dat het verzoek is uitgevoerd en stuurt het in voorkomend geval de documenten terug die het van het verzoekende gerecht heeft ontvangen. Die documenten moeten vergezeld gaan van een bevestiging van uitvoering waarbij formulier H in de bijlage bij de verordening bewijsverkrijging van 2001 wordt gebruikt.

2. Rechtstreekse bewijsverkrijging:

Tenzij anders voorgeschreven in voorwaarden die door het centrale orgaan zijn opgelegd, zijn geen maatregelen vereist na afloop van de videoconferentie sessie.

De rechterlijke instantie van de verzoekende lidstaat zal na afloop van de hoorzitting een proces-verbaal opstellen waarin plaats en datum van de hoorzitting worden vermeld, alsmede de identiteit van de gehoorde personen, de identiteit en functie van alle overige personen in de aangezochte lidstaat die bij het verhoor aanwezig waren, de afgelegde eden en de technische omstandigheden waarin het verhoor plaatsvond. Het document wordt door de bevoegde instantie van de aangezochte lidstaat naar de bevoegde autoriteit van de verzoekende lidstaat gestuurd.