Handleiding

1. Deze gids gaat over het gebruik van videoconferentie-apparatuur in grensoverschrijdende juridische procedures in de Europese Unie. Hij gaat in op de organisatorische, technische en juridische aspecten van het gebruik van videoconferentietechnologie. Voorts worden het gebruik van apparatuur in de rechtszaal en de getuigenkamer en van draagbare apparatuur besproken. De richtsnoeren gelden voor zaken waarbij videoconferentie wordt gebruikt bij alle onderdelen van een gerechtelijke procedure, met name bewijsverkrijging in locaties op afstand in andere EU-lidstaten.

2. Deze gids omvat advies en sturing voor juridische professionals, griffiers en technisch personeel. In de gids worden de praktische overwegingen bij het gebruik van videoconferentie-apparatuur besproken die van bijzonder belang zijn voor juridische professionals en rechtbank¬personeel, en vervolgens de technische aspecten die speciaal van belang zijn voor het technisch personeel. In de bijlage bij deze gids staan gegevens over het juridisch kader voor het grensoverschrijdend gebruik van videoconferenties in strafzaken en in civiele en handels¬zaken. In andere bijlagen worden de technische normen omschreven die in acht moeten worden genomen en wordt een korte opsomming gegeven van de essentiële stappen in de processen voor het gebruik van videoconferenties in grensoverschrijdende juridische procedures. Dit document heeft tot doel gebruikers te helpen door advies en sturing te verlenen. Het komt niet in de plaats van gedetailleerde werkinstructies of gedetailleerde bedieningsrichtlijnen.

3. Dit document gaat hoofdzakelijk over het gebruik van videoconferenties bij juridische procedures voor de strafrechter, de civiele rechter en de handelsrechter. Veel van de technische aspecten in verband met het gebruik van videoconferenties gelden ook in de bredere context van gebruik binnen de rechtsgemeenschap in ruimere zin. Het horen van getuigen en deskundigen vindt niet altijd plaats in rechtbanken en er kan een videoconferentie-verbinding tot stand gebracht worden tussen rechtbanken en andere locaties zoals consulaire en diplomatieke vertegenwoordigingen, gevangenissen, ziekenhuizen en asielcentra. In die zin kan het document als basis dienen voor het gebruik van videoconferenties in andere procedures.

4. In grensoverschrijdende civiele procedures zijn er gewoonlijk twee situaties mogelijk waarin getuigen en deskundigen via videoconferentie kunnen worden gehoord:

• Onrechtstreekse bewijsverkrijging, waarbij het gerecht in de aangezochte staat bijvoorbeeld een getuige hoort (onder bepaalde voorwaarden met deelneming van vertegenwoordigers van het verzoekende gerecht );
• Rechtstreekse bewijsverkrijging, waarbij het verzoekende gerecht via videoconferenties een getuige rechtstreeks hoort in een andere lidstaat.

5. Bij het vooronderzoek in strafzaken kan de rechter of de officier van justitie die het onderzoek voert in het geval van een getuige die bedreigd wordt, of van een getuige of deskundige die in het buitenland verblijft, besluiten die getuige met diens instemming te verhoren via video¬conferentie of ieder ander geschikt middel voor audiovisuele communicatie op afstand, indien het niet mogelijk of wenselijk is dat hij in persoon aanwezig is op het proces.

6. Problemen met de beschikbaarheid van getuige-deskundigen veroorzaken vertragingen, zowel in burgerlijke zaken (bijvoorbeeld medische deskundigen en psychologen in zaken betreffende de hoede over of de verzorging van kinderen) als in strafzaken (bijvoorbeeld forensische deskundigen of computerdeskundigen). Het gebruik van videoconferentie-apparatuur zal de gerechten meer speelruimte geven met betrekking tot het tijdstip en de manier waarop getuige-deskundigen uit andere lidstaten de benodigde verklaringen kunnen afleggen. Het verdient aanbeveling om, alvorens een getuige-deskundige te horen, met de betrokkene contact op te nemen om vast te stellen welk soort technische apparatuur tijdens de hoorzitting nodig zou kunnen zijn.

7. Voor kwetsbare en geïntimideerde getuigen kan de videoconferentie worden beschouwd als een middel om de spanning en het ongemak die een vermoeiende reis naar een rechtbank in het buitenland met zich brengt, te verminderen. Het afleggen van een getuigenverklaring voor een buitenlandse rechtbank kan beter in een aparte getuigenkamer plaatsvinden dan in de zittingzaal zelf.