Handleiding

28. Voor grensoverschrijdende videoconferenties kan bij het verzoekende gerecht of het aangezochte gerecht een tolk nodig zijn. De tolk kan hetzij werken vanaf een elders gelegen locatie terwijl de voornaamste partijen zich op dezelfde locatie, bijvoorbeeld de rechtszaal, bevinden (televertolking), hetzij, wanneer een zich elders bevindende deelnemer (bijvoorbeeld een beklaagde of een getuige) een tolk nodig heeft, werken vanaf de locatie waar die deelnemer zich bevindt of op de locatie waar de procedure plaatsvindt (tolken bij videoconferenties). .

28 a. Het gebruik van vertolking tijdens videoconferenties (…) is een moeilijke taak voor de deelnemers aan de hoorzitting en voor de tolk. Het is mogelijk dat de getuige niet gewend is om met tolken te werken en het gevoel van afstand kan problemen opleveren bij het tolken. Voor de tolk is het nuttig dat de rechter de volgorde waarin de betrokken partijen aan het woord komen coördineert.

29. Het horen van de getuige geschiedt meestal met consecutieve vertolking. Bij consecutieve vertolking speelt de rechter een centrale rol omdat hij de regie over de vertolking voert en de getuige of de tolk instructies geeft tijdens de hoorzitting. Gezien de complexiteit van videoconferenties en vertolking in een juridisch kader, wordt aanbevolen consecutieve vertolking te gebruiken wanneer de tolk gescheiden is van degenen die vertolking nodig hebben, omdat consecutieve vertolking meer mogelijkheden biedt voor de verduidelijkingen en opmerkingen die nodig kunnen zijn om ervoor te zorgen dat de vertolking juist is.

29 a. Simultaanvertolking is veeleisender, omdat er een speciale cabine nodig is voor de tolk en de vertolking naar de toehoorders gestuurd wordt via gespecialiseerde apparatuur (zender, ontvanger en hoofdtelefoons). Wanneer tijdens de hoorzitting of het proces schriftelijke documenten worden voorgelegd, is er vaak behoefte aan een mondelinge vertaling van het blad. Indien de tolk zich niet bevindt in de rechtszaal waar het document wordt voorgelegd, moeten in de videoconferentie documentcamera's worden gebruikt.

30. Wanneer teletolken in een derde locatie worden gebruikt, buiten de rechtszaal, moet aandacht worden geschonken aan voorbereidende regelingen en voorafgaande informatie over de technische apparatuur op die derde locatie en het testen van verbindingen tussen de locaties voordat de eigenlijke hoorzitting plaatsvindt. Voorts moet aandacht worden geschonken aan de akoestiek en de geluidskwaliteit in de locatie van de teletolk.

30 a. Andere aspecten die aandacht vragen, zijn de indeling van de ruimten waar videoconferenties en vertolking worden gebruikt en de plaats van de tolk en van de andere deelnemers. Visuele en non-verbale communicatie is voor de tolk doorslaggevend om te begrijpen wat er wordt gezegd, betekenisnuances te onderscheiden en mogelijke begrips­verwarring te vermijden. Daarom moet de tolk de gezichten, de gelaats­uitdrukkingen en mogelijk de lipbewegingen van zich elders bevindende deelnemers kunnen zien. Dat heeft gevolgen voor de positie van de deelnemers ten opzichte van de camera's die de video­beelden voor de tolk leveren. De tolk moet de zich elders bevindende deelnemers recht in het gezicht kunnen kijken. Tegelijkertijd moet de tolk louter door zijn verschijning op een videoscherm niet het middelpunt van de aandacht worden. De ruimtelijke indeling moet dus niet zodanig zijn dat de voornaamste partijen zich van elkaar weg moeten draaien om de tolk te zien.

30 b. De betrouwbaarheid en de beveiliging van het beeldenverkeer moeten ook worden gewaarborgd.

31. Wanneer tolken worden ingeschakeld bij een videoconferentie, moet op het volgende worden gelet:

• de kwaliteit van de communicatie en vertolking moet hoog zijn;
• tijdens de vertolking, het effect van technische aspecten zoals de controle over de apparatuur (bv. controle over de bewegingen van de camera bij vertolking op basis van video). Dit kan met name van belang zijn bij televertolking waarbij beeld en weergave van de locatie moeten worden gegarandeerd;
• communicatiemanagement is van essentieel belang: de tolk moet opmerkingen kunnen maken (voor en tijdens een vertolking, om te vragen wat er bedoeld wordt);
• de geluidskwaliteit is van cruciaal belang evenals het effect van de vertraging van de datatransmissie (ongeveer 0,5 seconde) op interactieproblemen tijdens het vertolken.

32. Wat de kwaliteit van de vertolking betreft, verschillen de kwalificaties die van gerechtstolken worden verlangd per lidstaat. Daar moet rekening mee gehouden worden bij verzoeken om videoconferentie te gebruiken bij wederzijdse rechtshulp of bewijsverkrijging.

32 a. Met het oog op de problemen van videoconferenties in combinatie met vertolking en mogelijk negatieve indrukken daarvan onder de gebruikers, kunnen de volgende aanbevelingen over de implementatie en het gebruik van videovertolking nuttig zijn:

A. Planning, aanschaf en installatie van videoconferentieapparatuur voor rechtszalen

• bepalen van de behoeften:
  de specifieke situatie, zoals wie spreekt met wie, wie moet wie zien, moet in kaart worden gebracht.
• reeds in de planningsfase moet een beroep worden gedaan op deskundigheid:
  het is heel belangrijk dat bij de planning deskundigen op het gebied van vertolking/taal, recht en techniek worden betrokken om de precieze inrichting te bepalen.
• gebruik van hoogwaardige techniek:
  voor alle partijen moeten klank en beelden van hoge kwaliteit beschikbaar zijn, met zo nodig extra apparatuur voor de tolk; een afzonderlijke documentcamera is nodig (voor het tonen van documenten, beelden en ander materiaal dat de vertolking kan vergemakkelijken). Simultane vertolking stelt specifieke (hogere) eisen aan de klank- en beeldkwaliteit en de lipsynchronisatie dan consecutieve vertolking.
• een proeffase is noodzakelijk:
  met name voor omvangrijke aankopen, implementatie en installatie van videoapparatuur. Kritieke punten in het communicatieproces moeten worden opgespoord, waarna de nodige aanpassingen moeten worden aangebracht.
• nieuwe technologie moet gefaseerd worden ingevoerd:
  begonnen moet worden met zaken die weinig weerklank hebben, teneinde het effect van de technologie in elke fase en de consequenties voor de volgende fase te kunnen beoordelen.
• voor de tolk moet een passende werkomgeving worden gecreëerd:
  zoals een ergonomisch verantwoorde en rustige werkomgeving waarin de tolk zijn apparatuur kan bedienen.

B. Met het oog op een vlotter gebruik van televertolking via videoconferenties in de rechtszalen

• zijn gekwalificeerde deelnemers en tolken nodig:
  passend gekwalificeerde tolken en juristen die ervaring hebben met het werken met tolken moeten zorgen voor een kwaliteit die voldoende is om de billijkheid van de procedure te garanderen.
• scholing voor tolken en juristen:
  een inleidende scholing moet worden aangeboden voordat de technologie wordt ingevoerd. Vervolgens moet permanente bijscholing worden aangeboden (waarbij onder andere bewustzijn van de bredere context, beheersing van de techniek, de communicatiesituatie en ondersteunende technieken als stressbeheersing aan de orde komen).
• er moeten risicobeoordelingsprocedures worden afgesproken:
  voor beslissingen over het al dan niet gebruiken van een videoverbinding in combinatie met vertolking moeten procedures worden gevolgd en er moet advies worden ingewonnen bij ervaren tolken.
• er moeten richtsnoeren/protocollen worden ontwikkeld:
  deze moeten aangeven wie er verantwoordelijk is voor het reserveren, timen, testen, starten en controleren van de verbinding; de procedure voor, tijdens en na de zitting (briefen van de tolk, begin van de zitting, inleidingen, regels tijdens de zitting, debriefing) voor alle deelnemers.
• voor storingen moeten regelingen worden getroffen:
  voor storingen in de communicatie of de techniek moet een protocol worden ontwikkeld omdat het oplossen van storingen niet aan de tolk moet worden overgelaten.
• code van beste praktijken:
  justitiële instanties, rechtsbeoefenaren en tolkenverenigingen moeten blijven samen­werken met het oog op verbetering van gezamenlijke codes van beste praktijken voor videoconferenties en televertolking.