Manuale

22. Una volta accettata la richiesta, possono iniziare i preparativi pratici.

23. Nei procedimenti transfrontalieri civili e commerciali, nel caso di una richiesta rivolta ad un'autorità giudiziaria in un altro Stato membro, l'autorità giudiziaria richiesta informa l'autorità richiedente e/o le parti della data, dell'ora e delle condizioni relative alla partecipazione. È opportuno prendere in considerazione la consultazione preventiva dell'autorità giudiziaria richiedente sulla data e l'ora dell'audizione. L'autorità giudiziaria richiesta convoca il testimone ed adotta le misure coercitive necessarie, ove opportuno. La richiesta deve essere eseguita entro novanta giorni dalla data del recepimento.

24. In caso di assunzione diretta di prove, la stessa autorità giudiziaria richiedente deve occuparsi di organizzare l'audizione e di informare il testimone della data, ora e luogo della stessa, nonché del fatto che la deposizione è volontaria.

L'organo centrale o l'autorità competente dello Stato membro richiesto dovrebbe assistere l'autorità giudiziaria richiedente, poiché è suo dovere incoraggiare il ricorso alla videoconferenza. L'autorità giudiziaria richiedente deve soddisfare le condizioni stabilite dall'organo centrale o dall'autorità competente, che può anche nominare un'autorità giudiziaria del proprio Stato membro per assicurare l'osservanza di dette condizioni.

25. In materia penale, l’autorità giudiziaria dello Stato membro richiesto notifica alla persona in causa una citazione a comparire, conformemente al diritto nazionale. La modalità della citazione a comparire in tribunale è disciplinata dalla legislazione nazionale.

26. È inoltre necessario che l'autorità giudiziaria richiedente e l'infrastruttura di videoconferenza nello Stato membro richiesto (che può essere un tribunale) effettuino una prenotazione delle aule di audizione e dei locali destinati ai testimoni. Se si intende far ricorso all'interpretazione durante l'audizione, in caso di assunzione diretta di prove in materia civile, l'autorità giudiziaria richiedente contatta gli interpreti e giunge ad un accordo riguardo al compenso, ad eventuali modalità di viaggio e ad altre spese.

27. La possibilità di utilizzare le apparecchiature di videoconferenza svolge un ruolo centrale nelle preparazioni pratiche.

È sempre necessario mantenersi in contatto con gli esperti tecnici delle autorità giudiziarie, carceri o altri luoghi di videoconferenza con largo anticipo in vista della videoconferenza, in modo da accertarsi che le apparecchiature di videoconferenza funzionino correttamente (telecamere, microfoni, schermi, linee ISDN, ecc.).

Si raccomanda di provare le apparecchiature e le connessioni almeno un giorno prima dello svolgimento della videoconferenza.  Può inoltre essere utile munirsi dei numeri delle linee telefoniche ISDN e dei numeri di fax inviati al personale tecnico e ai cancellieri delle autorità giudiziarie interessate.