Manuale

1. La presente guida riguarda l'utilizzo di apparecchiature di videoconferenza nei procedimenti giudiziari transfrontalieri nell'Unione europea. Esso tratta gli aspetti organizzativi, tecnici e giuridici dell'utilizzo delle tecnologie di videoconferenza. Analizza inoltre l'utilizzo di apparecchiature nelle aule di udienza e nei locali riservati ai testimoni, nonché l'utilizzo di apparecchiature portatili. Gli orientamenti riguardano i casi in cui la videoconferenza è utilizzata per qualsiasi fase del procedimento giudiziario, in particolare per l'assunzione delle prove da luoghi remoti in altri Stati membri.

2. La presente guida contiene consigli ed orientamenti ad uso dei professionisti del settore legale, dei cancellieri e del personale tecnico. Esamina considerazioni pratiche sull'uso di apparecchiature di videoconferenza di particolare interesse per i professionisti del settore legale ed il personale degli organi giurisdizionali, nonché gli aspetti tecnici che rivestono un interesse specifico per il personale tecnico.  L'allegato della guida fornisce dettagli sul quadro giuridico del ricorso alla videoconferenza in materia penale, nonché civile e commerciale. Ulteriori allegati illustrano le norme tecniche da tenere in considerazione e forniscono una sintesi delle fasi chiave delle procedure di utilizzo della videoconferenza nei procedimenti giudiziari transfrontalieri. Il presente documento è volto ad assistere gli utenti mediante consigli e orientamenti e non sostituisce le istruzioni operative o di funzionamento dettagliate.

3. Il presente documento riguarda principalmente l'utilizzo della videoconferenza nei procedimenti giudiziari presso organi giurisdizionali penali, civili e commerciali. Molti aspetti tecnici relativi all'uso della videoconferenza sono tuttavia applicabili più in generale al settore della giustizia in senso lato. L'audizione di testimoni e periti non avviene sempre in un'aula di tribunale ed è possibile allestire un collegamento in videoconferenza tra il tribunale ed altri luoghi, quali le rappresentanze consolari e diplomatiche, gli istituti penitenziari, gli ospedali ed i centri di asilo. Il presente documento può essere utilizzato come riferimento per l'utilizzo della videoconferenza in altri procedimenti.

4. In genere nei procedimenti civili transfrontalieri si possono verificare due situazioni nelle quali i testimoni e i periti possono essere interrogati mediante videoconferenza:

• assunzione indiretta di prove, laddove l'organo giurisdizionale nello Stato richiesto conduce l'audizione, ad esempio, di un testimone (a determinate condizioni, con la partecipazione dei delegati dell'autorità giudiziaria richiedente)
• assunzione diretta di prove, laddove l'autorità giudiziaria richiedente interroga un testimone in un altro Stato membro direttamente mediante videoconferenza.

5. Nelle indagini penali preliminari il giudice istruttore o il pubblico ministero può decidere di ascoltare la deposizione di un testimone oggetto di minacce o di un testimone o perito che si trova all'estero, mediante videoconferenza o qualsiasi altro sistema appropriato di comunicazione audiovisiva remota, con il consenso del testimone, se non è possibile o auspicabile che quest'ultimo si presenti personalmente al dibattimento.

6. La disponibilità di consulenti tecnici è stata individuata come un motivo di ritardo nelle cause sia civili (ad esempio, medici e psicologi nelle cause relative all’affidamento o all'assistenza dei figli) che penali (ad esempio, esperti forensi o informatici). Il ricorso alle apparecchiature di videoconferenza offrirà agli organi giurisdizionali maggiore flessibilità riguardo al momento e alle modalità di deposizione di consulenti tecnici di altri Stati membri. Allorché si prevede l'audizione di consulenti tecnici si raccomanda di contattare l'interessato prima dell'audizione stessa al fine di accertare il tipo di apparecchiatura tecnica necessario.

7. Nel caso di testimoni vulnerabili o oggetto di intimidazioni, la videoconferenza può essere considerata un mezzo per ridurre lo stress e il disagio che potrebbero essere causati dall’inconveniente del viaggio verso un organo giurisdizionale straniero. Per la deposizione presso un organo giurisdizionale straniero, un locale separato per il testimone potrebbe risultare più pratico di un’aula di audizione.