Manual

This guide covers the use of videoconferencing equipment in cross-border court proceedings in the European Union. It discusses the organizational, technical and legal aspects of the use of videoconferencing technology. Furthermore, it analyzes the use of equipment in courtrooms and witness rooms, and the use of portable equipment. The guidance applies to cases where videoconferencing is used for any part of legal proceedings, in particular for taking of evidence from remote locations in other EU Member States.

Last update: 18/01/2019

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SISTEMI TRANSFRONTALIERI DI VIDEOCONFERENZA NELL'UE

1.1. Campo di applicazione e contesto

1. La presente guida riguarda l'utilizzo di apparecchiature di videoconferenza nei procedimenti giudiziari transfrontalieri nell'Unione europea. Esso tratta gli aspetti organizzativi, tecnici e giuridici dell'utilizzo delle tecnologie di videoconferenza. Analizza inoltre l'utilizzo di apparecchiature nelle aule di udienza e nei locali riservati ai testimoni, nonché l'utilizzo di apparecchiature portatili. Gli orientamenti riguardano i casi in cui la videoconferenza è utilizzata per qualsiasi fase del procedimento giudiziario, in particolare per l'assunzione delle prove da luoghi remoti in altri Stati membri.

2. La presente guida contiene consigli ed orientamenti ad uso dei professionisti del settore legale, dei cancellieri e del personale tecnico. Esamina considerazioni pratiche sull'uso di apparecchiature di videoconferenza di particolare interesse per i professionisti del settore legale ed il personale degli organi giurisdizionali, nonché gli aspetti tecnici che rivestono un interesse specifico per il personale tecnico.  L'allegato della guida fornisce dettagli sul quadro giuridico del ricorso alla videoconferenza in materia penale, nonché civile e commerciale. Ulteriori allegati illustrano le norme tecniche da tenere in considerazione e forniscono una sintesi delle fasi chiave delle procedure di utilizzo della videoconferenza nei procedimenti giudiziari transfrontalieri. Il presente documento è volto ad assistere gli utenti mediante consigli e orientamenti e non sostituisce le istruzioni operative o di funzionamento dettagliate.

3. Il presente documento riguarda principalmente l'utilizzo della videoconferenza nei procedimenti giudiziari presso organi giurisdizionali penali, civili e commerciali. Molti aspetti tecnici relativi all'uso della videoconferenza sono tuttavia applicabili più in generale al settore della giustizia in senso lato. L'audizione di testimoni e periti non avviene sempre in un'aula di tribunale ed è possibile allestire un collegamento in videoconferenza tra il tribunale ed altri luoghi, quali le rappresentanze consolari e diplomatiche, gli istituti penitenziari, gli ospedali ed i centri di asilo. Il presente documento può essere utilizzato come riferimento per l'utilizzo della videoconferenza in altri procedimenti.

4. In genere nei procedimenti civili transfrontalieri si possono verificare due situazioni nelle quali i testimoni e i periti possono essere interrogati mediante videoconferenza:

  • assunzione indiretta di prove, laddove l'organo giurisdizionale nello Stato richiesto conduce l'audizione, ad esempio, di un testimone (a determinate condizioni, con la partecipazione dei delegati dell'autorità giudiziaria richiedente)
  • assunzione diretta di prove, laddove l'autorità giudiziaria richiedente interroga un testimone in un altro Stato membro direttamente mediante videoconferenza.

5. Nelle indagini penali preliminari il giudice istruttore o il pubblico ministero può decidere di ascoltare la deposizione di un testimone oggetto di minacce o di un testimone o perito che si trova all'estero, mediante videoconferenza o qualsiasi altro sistema appropriato di comunicazione audiovisiva remota, con il consenso del testimone, se non è possibile o auspicabile che quest'ultimo si presenti personalmente al dibattimento.

6. La disponibilità di consulenti tecnici è stata individuata come un motivo di ritardo nelle cause sia civili (ad esempio, medici e psicologi nelle cause relative all’affidamento o all'assistenza dei figli) che penali (ad esempio, esperti forensi o informatici). Il ricorso alle apparecchiature di videoconferenza offrirà agli organi giurisdizionali maggiore flessibilità riguardo al momento e alle modalità di deposizione di consulenti tecnici di altri Stati membri. Allorché si prevede l'audizione di consulenti tecnici si raccomanda di contattare l'interessato prima dell'audizione stessa al fine di accertare il tipo di apparecchiatura tecnica necessario.

7. Nel caso di testimoni vulnerabili o oggetto di intimidazioni, la videoconferenza può essere considerata un mezzo per ridurre lo stress e il disagio che potrebbero essere causati dall’inconveniente del viaggio verso un organo giurisdizionale straniero. Per la deposizione presso un organo giurisdizionale straniero, un locale separato per il testimone potrebbe risultare più pratico di un’aula di audizione.

Ultimo aggiornamento: 18/01/2019

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SISTEMI TRANSFRONTALIERI DI VIDEOCONFERENZA NELL'UE

1.2. Panoramica del quadro giuridico nel diritto dell'Unione europea

8. Le richieste relative alle cause penali sono generalmente disciplinate da leggi nazionali e dalla Convenzione europea di assistenza giudiziaria in materia penale tra gli Stati membri e l'Unione europea del 29 maggio 2000 (in prosieguo "convenzione di assistenza giudiziaria").

9. Le richieste possono riguardare anche cause civili ai sensi del regolamento (CE) n. 1206/2001 del Consiglio, del 28 maggio 2001, relativo alla cooperazione fra le autorità giudiziarie degli Stati membri nel settore dell'assunzione delle prove in materia civile o commerciale (in prosieguo "regolamento sull'assunzione delle prove del 2001").

10. I formulari e le informazioni standard riguardo alle procedure sono inoltre disponibili sui siti della rete giudiziaria europea in materia civile e commerciale (sezione "Il link si apre in una nuova finestraAtlante Giudiziario Europeo") e della Il link si apre in una nuova finestrarete giudiziaria europea in materia penale.

11. Ulteriori informazioni sul ricorso alla videoconferenza in ambito UE sono fornite nella direttiva 2004/80/CE del Consiglio, del 29 aprile 2004, relativa all'indennizzo delle vittime di reato. Ai sensi dell'articolo 9, paragrafo 1, della direttiva il richiedente può essere ascoltato mediante videoconferenza. Inoltre, l'articolo 9, paragrafo 1, del regolamento (CE) n. 861/2007 dell’11 luglio 2007, che istituisce un procedimento europeo per le controversie di modesta entità prevede la possibilità di assumere prove tramite videoconferenza o altri mezzi tecnologici di comunicazione se disponibili. La direttiva 2008/52/CE, del 21 maggio 2008, relativa a determinati aspetti della mediazione in materia civile e commerciale sottolinea che non dovrebbe minimamente impedire l’utilizzazione di tecnologie moderne di comunicazione nei procedimenti di mediazione.

12. Per la maggior parte degli Stati membri dell'UE quasi tutti gli strumenti summenzionati sono già applicabili (fatte salve alcune riserve avanzate da taluni Stati membri, specialmente riguardo all'audizione di imputati mediante videoconferenza) .

Nell'ambito delle disposizioni operative in materia di videoconferenza esistono differenze tra, da un lato, i procedimenti civili e commerciali e, dall'altro, i procedimenti penali. Le procedure da seguire per effettuare un'audizione mediante videoconferenza e le differenze tra le disposizioni figurano nella tabella dell'allegato III.

Ultimo aggiornamento: 18/01/2019

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CONSIDERAZIONI PRATICHE IN MATERIA DI VIDEOCONFERENZA

2.1. Operazioni preparatorie

13. Nei procedimenti giudiziari transfrontalieri, l'obiettivo consiste nel rendere la sessione il più possibile simile alla prassi abituale in uso all'interno dei tribunali in cui l'assunzione delle prove avviene in pubblica udienza. Rispetto ai procedimenti giudiziari nazionali, i procedimenti transfrontalieri presentano differenze abbastanza lievi. Le disposizioni per un'audizione transfrontaliera mediante videoconferenza richiedono l'adozione di talune misure formali.

14. Per i procedimenti in materia civile e commerciale la richiesta relativa all'assunzione delle prove mediante videoconferenza è introdotta mediante formulari standard. Tali formulari sono disponibili sul sito dell'Il link si apre in una nuova finestraAtlante giudiziario europeo della rete giudiziaria europea in materia civile e commerciale.

15. Nelle questioni penali non vige l'obbligo di utilizzare determinati formulari di richiesta o note di trasmissione. La rete giudiziari europea in materia penale ha elaborato una nota di trasmissione per le lettere rogatorie. Mediante l'uso di tale tipo di nota, le autorità richiedenti e le autorità richieste saranno in grado di stabilire un contatto diretto riguardo al contenuto e/o all'esecuzione della lettera rogatoria. (cfr. allegato III).

16. Le richieste possono essere inoltrate per posta, corriere, fax (in tutti gli Stati membri) o e-mail (non in tutti gli Stati membri). Alcuni dettagli sulle norme in vigore negli Stati membri sono disponibili sui siti delle reti giudiziarie europee.

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CONSIDERAZIONI PRATICHE IN MATERIA DI VIDEOCONFERENZA

2.2. La richiesta

17. La natura della richiesta relativa all'uso della videoconferenza nell'assistenza giudiziaria o nell'assunzione di prove è diversa a seconda che si tratti di materia civile o penale ed i dettagli sono forniti nell'allegato III. I formulari sono disponibili sia per le materie civili sia per quelle penali e sono inviati dall'autorità giudiziaria richiedente all'autorità giudiziaria richiesta in un altro paese (in materia penale il ricorso ai formulari è facoltativo). I formulari includono informazioni utilizzate per contattare le parti coinvolte ed i rappresentanti, nonché dettagli relativi all'organo giurisdizionale. In alcuni casi sono fornite anche informazioni sul pagamento per l'uso delle apparecchiature e può essere indicata la lingua da utilizzare durante la videoconferenza.

18. In materia civile, il regolamento sull'assunzione delle prove del 2001 fornisce due possibilità per l'uso della videoconferenza nell'assunzione transfrontaliera delle prove.

  • Ai sensi degli articoli da 10 a 12, l'autorità giudiziaria richiedente può chiedere all'autorità giudiziaria richiesta in un altro Stato membro di far sì che essa o le parti assistano o partecipino mediante videoconferenza all'assunzione delle prove da parte dell'autorità giudiziaria richiesta. Tale richiesta può essere respinta solo se questa è incompatibile con le leggi dello Stato membro dell'autorità giudiziaria richiesta o per notevoli difficoltà di ordine pratico. L'articolo 13 prevede inoltre misure coercitive per l'esecuzione della richiesta. Tuttavia, ai sensi dell'articolo 14 il testimone può invocare il diritto di astenersi dal deporre conformemente alla legge dello Stato membro dell'autorità giudiziaria richiedente o richiesta.
  • Ai sensi dell'articolo 17 l'autorità giudiziaria richiedente può essa stessa procedere direttamente all'assunzione delle prove in un altro Stato membro con il consenso dell'organo centrale o l'autorità competente di tale Stato membro. Ai sensi dell'articolo 17, paragrafo 4, l'organo centrale o l'autorità competente sono tenute ad incoraggiare il ricorso alla videoconferenza a tale scopo. L'articolo 17, paragrafo 2, precisa che l'assunzione diretta delle prove può aver luogo solo se è possibile procedervi su base volontaria.

Oltre alla possibilità di misure coercitive, le principali differenze tra i due metodi sono l'autorità giudiziaria incaricata dell'assunzione delle prove e la legge applicabile.

19. L'autorità giudiziaria richiedente invia all'autorità giudiziaria richiesta una domanda relativa all'uso della videoconferenza e le informazioni richieste, insieme ad un formulario di richiesta A o I di cui al regolamento sull'assunzione delle prove del 2001.

La risposta alla richiesta è notificata anch'essa mediante formulari standard. In caso di rifiuto di una richiesta rivolta all'autorità giudiziaria in un altro Stato membro relativa alla partecipazione mediante videoconferenza, l'autorità giudiziaria utilizza il formulario E. Qualora si proceda all'assunzione diretta delle prove, l'organo centrale o l'autorità competente è tenuta a comunicare entro trenta giorni all'autorità giudiziaria richiedente (mediante il formulario J) se la richiesta è stata accolta o respinta. Se una richiesta è accolta, l'autorità giudiziaria richiedente può stabilire un termine per l'assunzione delle prove.

20. In materia penale, lo Stato membro richiesto è tenuto a dare il suo assenso all’audizione mediante videoconferenza, sempreché il ricorso alla videoconferenza non sia contrario ai principi fondamentali del diritto nazionale e che disponga dei mezzi tecnici necessari per effettuare l’audizione.

Possono essere decise misure coercitive nell'esecuzione di una richiesta di assistenza reciproca (ad esempio una citazione a comparire, con una sanzione in caso di non comparizione) se il reato descritto nella richiesta è punibile anche nello Stato richiesto.

21. Se le apparecchiature di videoconferenza da utilizzare non sono fornite dall'autorità giudiziaria richiedente, tutte le spese relative alla trasmissione, comprese quelle riguardanti il noleggio delle apparecchiature e del relativo personale tecnico, saranno inizialmente a carico dell'autorità che richiede la videoconferenza e devono essere da essa sostenute.

A norma del regolamento sull'assunzione delle prove del 2001 vige il principio generale secondo cui, per l'esecuzione delle richieste di assunzione indiretta di prove, non può essere chiesto il rimborso di tasse o spese. Tuttavia, se l'autorità giudiziaria richiesta lo chiede, l'autorità giudiziaria richiedente dovrebbe rimborsare le spese sostenute per il ricorso alla videoconferenza.

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CONSIDERAZIONI PRATICHE IN MATERIA DI VIDEOCONFERENZA

2.3. Preparativi necessary

22. Una volta accettata la richiesta, possono iniziare i preparativi pratici.

23. Nei procedimenti transfrontalieri civili e commerciali, nel caso di una richiesta rivolta ad un'autorità giudiziaria in un altro Stato membro, l'autorità giudiziaria richiesta informa l'autorità richiedente e/o le parti della data, dell'ora e delle condizioni relative alla partecipazione. È opportuno prendere in considerazione la consultazione preventiva dell'autorità giudiziaria richiedente sulla data e l'ora dell'audizione. L'autorità giudiziaria richiesta convoca il testimone ed adotta le misure coercitive necessarie, ove opportuno. La richiesta deve essere eseguita entro novanta giorni dalla data del recepimento.

24. In caso di assunzione diretta di prove, la stessa autorità giudiziaria richiedente deve occuparsi di organizzare l'audizione e di informare il testimone della data, ora e luogo della stessa, nonché del fatto che la deposizione è volontaria.

L'organo centrale o l'autorità competente dello Stato membro richiesto dovrebbe assistere l'autorità giudiziaria richiedente, poiché è suo dovere incoraggiare il ricorso alla videoconferenza. L'autorità giudiziaria richiedente deve soddisfare le condizioni stabilite dall'organo centrale o dall'autorità competente, che può anche nominare un'autorità giudiziaria del proprio Stato membro per assicurare l'osservanza di dette condizioni.

25. In materia penale, l’autorità giudiziaria dello Stato membro richiesto notifica alla persona in causa una citazione a comparire, conformemente al diritto nazionale. La modalità della citazione a comparire in tribunale è disciplinata dalla legislazione nazionale.

26. È inoltre necessario che l'autorità giudiziaria richiedente e l'infrastruttura di videoconferenza nello Stato membro richiesto (che può essere un tribunale) effettuino una prenotazione delle aule di audizione e dei locali destinati ai testimoni. Se si intende far ricorso all'interpretazione durante l'audizione, in caso di assunzione diretta di prove in materia civile, l'autorità giudiziaria richiedente contatta gli interpreti e giunge ad un accordo riguardo al compenso, ad eventuali modalità di viaggio e ad altre spese.

27. La possibilità di utilizzare le apparecchiature di videoconferenza svolge un ruolo centrale nelle preparazioni pratiche.

È sempre necessario mantenersi in contatto con gli esperti tecnici delle autorità giudiziarie, carceri o altri luoghi di videoconferenza con largo anticipo in vista della videoconferenza, in modo da accertarsi che le apparecchiature di videoconferenza funzionino correttamente (telecamere, microfoni, schermi, linee ISDN, ecc.).

Si raccomanda di provare le apparecchiature e le connessioni almeno un giorno prima dello svolgimento della videoconferenza.  Può inoltre essere utile munirsi dei numeri delle linee telefoniche ISDN e dei numeri di fax inviati al personale tecnico e ai cancellieri delle autorità giudiziarie interessate.

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CONSIDERAZIONI PRATICHE IN MATERIA DI VIDEOCONFERENZA

2.4. Interpretazione

28. Nelle videoconferenze transfrontaliere può rivelarsi necessario ricorrere ad un interprete presso l'autorità giudiziaria richiedente o richiesta. L'interprete puo' lavorare a distanza, mentre le parti principali si trovano nello stesso locale, ad esempio nell'aula di udienza (interpretazione a distanza) oppure, quando un partecipante a distanza (ad es. la parte convenuta o un testimone) chiede un interprete, l'interprete si trova o nello stesso locale del partecipante a distanza oppure collegato al sito principale (interpretazione in videoconferenza).

28 a. Il ricorso all'interpretazione durante la videoconferenza è all'origine di complicazioni per i partecipanti all'audizione e per l'interprete stesso. È possibile che il testimone non sia abituato a lavorare con interpreti e la sensazione di lontananza può causare problemi nell'interpretazione. Il lavoro degli interpreti sarà facilitato se il giudice coordina l'ordine in cui le parti coinvolte prendono la parola.

29. L'assunzione delle prove è generalmente condotta facendo ricorso all'interpretazione consecutiva. Nell'interpretazione consecutiva il giudice svolge un ruolo centrale nel gestire l'interpretazione e nel fornire istruzioni ai testimoni o all'interprete nel corso dell'audizione. Vista la complessità di offrire videoconferenze e interpretazioni nelle sedi giudiziarie, si raccomanda il ricorso all'interpretazione consecutiva quando l'interprete è separato dalle persone che richiedono l'interpretazione: infatti, questo metodo consente più agevolmente di procedere ai chiarimenti e interventi eventualmente necessari per garantire l'accuratezza dell'interpretazione.

29 a. L'interpretazione simultanea richiede un maggiore impegno organizzativo, poiché è necessario predisporre un'apposita cabina per l'interprete, nonché apparecchiature ad hoc che consentano la trasmissione dell'interpretazione agli ascoltatori (trasmettitore, ricevitore e auricolari). Allorché, durante l'udienza o il processo, vengono presentati documenti scritti, si presenta spesso la necessità di usare una traduzione orale "a prima vista" del testo scritto. Se l'interprete non si trova all'interno dell'aula in cui il documento è presentato, in videoconferenza si deve ricorrere ai visualizzatori di documenti

30. Allorché si fa ricorso ad interpreti ubicati in un locale esterno, al di fuori delle aule di audizione, occorre prestare particolare attenzione alle operazioni preparatorie, nonché alle informazioni sulle apparecchiature tecniche disponibili in tali locali esterni ed alle prove delle connessioni tra i vari luoghi prima dell'inizio dell'audizione. Occorre inoltre prestare attenzione all'acustica ed alla qualità del suono nel locale esterno in cui si trova l'interprete.

30 a. Altri aspetti da considerare sono l'allestimento delle sale in cui hanno luogo la videoconferenza e l'interpretazione, nonché il posizionamento dell'interprete e degli altri partecipanti. La comunicazione visiva e non verbale svolge un ruolo fondamentale che aiuta l'interprete a capire quello che viene detto, afferrare sfumature di senso e risolvere eventuali ambiguità. Quindi, l'interprete dovrebbe poter scorgere i volti, le espressioni del viso e, in qualche modo, il movimento delle labbra dei partecipanti a distanza. Cio' si ripercuote sulla posizione dei partecipanti rispetto alle videocamere che trasmettono l'immagine all'interprete. L'interprete dovrebbe avere una visione frontale dei partecipanti a distanza. Nel contempo, l'interprete non dovrebbe entrare al centro dell'attenzione semplicemente perché compare su un videoschermo. In altre parole, la sistemazione non dovrebbe creare una situazione in cui le parti principali devono allontanarsi le une dalle altre per vedere l'interprete.

30 b. E' inoltre necessario richiamare l'attenzione sia sull'affidabilità che sulla sicurezza delle trasmissioni da assicurare.

31. In caso di ricorso ad interpreti nell'ambito di una videoconferenza occorre prestare attenzione agli aspetti seguenti:

  • necessità di garantire la qualità elevata della comunicazione e dell'interpretazione;
  • durante l'interpretazione, questioni tecniche quali il controllo delle apparecchiature (ad esempio, il controllo del movimento della videocamera in caso di interpretazione con ausilio di immagini video). Cio' puo' rivelarsi particolarmente difficile per l'interpretazione a distanza, in cui devono essere garantite la visione e l'immagine del luogo distante;
  • la gestione delle comunicazioni è di fondamentale importanza: dovrebbe essere possibile intervenire per l'interprete (prima e durante l'ingaggio, per eventuali richieste di chiarimenti sui contenuti);
  • è essenziale la qualità del suono, così come gli effetti del ritardo nella trasmissione (circa 0,5 secondi) sui problemi di interazione nel corso dell'interpretazione.

32. Per quanto riguarda la qualità dell'interpretazione, le qualifiche richieste per gli interpreti dei tribunali variano a seconda degli Stati membri. Occorre tenere questo fattore in considerazione nelle richieste di utilizzo della videoconferenza nell'assistenza giudiziaria o nell'assunzione delle prove.

32 a. Per superare le difficoltà in materia di videoconferenza con interpretazione e le eventuali percezioni negative tra gli operatori, potrebbero rivelarsi utili le seguenti raccomandazioni su come realizzare e usare il video-interpretariato:

A. La programmazione, la fornitura e l'installazione delle apparecchiature di videoconferenza per le aule di udienza

  • individuazione dei bisogni:
    occorre tracciare un piano d'azione dell'impostazione specifica: chi si rivolge a chi, chi deve vedere chi.
  • le competenze di esperti dovrebbero intervenire nella fase di progettazione:
    è estremamente importante che nella programmazione intervengano interpreti/linguisti, giuristi e tecnici esperti che definiscano le caratteristiche specifiche dell'impostazione.
  • utilizzo di alta tecnologia:
    suono e video di alta qualità sono messi a disposizione di tutte le parti interessate, e, se necessario, apparecchiature supplementari per gli interpreti; dovrebbe essere usato un visualizzatore di documenti separato (per la presentazione di documenti, immagini e altro materiale che possa facilitare l'interpretazione). Occorre tener presente che l'interpretazione simultanea richiede criteri specifici per una qualità audio e video (superiore) rispetto all'interpretazione consecutiva.
  • bisognerebbe passare per una fase di tentavi ed errori:
    soprattutto prima di ogni acquisto importante, introduzione e diffusione di apparecchiature di videoconferenza. Occorre individuare i punti critici nel processo di comunicazione, apportando gli adeguamenti necessari.
  • bisogna consentire un'introduzione graduale di nuove tecnologie:
    bisognerebbe iniziare dalle situazioni aventi un impatto ridotto per analizzare gli effetti della tecnologia in ciascuna fase e valutare le implicazioni per la fase successiva.
  • ambiente di lavoro adeguato per l'interprete:
    un ambiente calmo ed ergonomico che consenta all'interprete di controllare le apparecchiature.

B. Potenziare l'uso corrente dell'interpretazione a distanza mediante videoconferenza nelle aule di udienza

  • necessità di ricorrere a partecipanti ed interpreti qualificati:
    occorre ricorrere a interpreti adeguatamente qualificati e a giuristi abituati a lavorare con loro per garantire una qualità sufficiente a salvaguardare l'equità dei procedimenti.
  • formazione da mettere a disposizione degli interpreti e dei giuristi:
    prevedere un periodo di sperimentazione iniziale prima di installare le nuove tecnologie. Dovrebbe esserci dunque una formazione professionale permanente (che comprenda la sensibilizzazione ad un contesto più ampio, la padronanza della tecnologia, della situazione comunicativa e di tecniche di supporto come la gestione dello stress).
  • definizione di procedure in materia di valutazione dei rischi:
    procedure per decidere se un collegamento video combinato all'interpretazione sia opportuno e se si debbano contattare interpreti esperti.
  • elaborazione di orientamenti/protocolli:
    questi dovrebbero specificare il responsabile in materia di, ad esempio, prenotazione, calendario, prova, avvio e controllo della connessione; descrizione della procedura prima, durante e dopo la sessione (istruzioni per l'interprete, inizio di sessione, presentazioni, regole da rispettare durante la sessione, resoconto) per tutti i partecipanti.
  • elaborazione di disposizioni in caso di interruzioni:
    occorre predisporre un protocollo per l'interruzione della comunicazione o l'interruzione tecnica, visto che non bisogna lasciare agli interpreti il compito di occuparsi dei guasti.
  • codice di migliori prassi:
    servizi giuridici, operatori di giustizia e associazioni di interpreti dovrebbero continuare a cooperare per migliorare i codici comuni di migliori prassi per la videoconferenza e l'interpretazione a distanza.
Ultimo aggiornamento: 18/01/2019

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CONSIDERAZIONI PRATICHE IN MATERIA DI VIDEOCONFERENZA

2.5. L'audizione

33. Nella maggior parte dei paesi il magistrato è presente nel luogo in cui si trova l'autorità giudiziaria richiedente prima della creazione della connessione video e se ne allontana solo dopo che la connessione è stata interrotta. Il magistrato ha un ruolo chiave nella conduzione dell'udienza.

34. In materia penale, l'udienza è condotta direttamente dall'autorità giudiziaria dello Stato membro richiedente, o sotto la sua direzione, conformemente alla legislazione nazionale (cfr. convenzione di assistenza giudiziaria).

35. In materia civile, l'articolo 12 del regolamento sull'assunzione delle prove del 2001 stabilisce che delegati dell'autorità giudiziaria richiedente, compresi i magistrati, hanno facoltà di assistere all'esecuzione dell'assunzione delle prove da parte dell'autorità giudiziaria richiesta ove compatibile con la legge dello Stato membro dell'autorità giudiziaria richiedente.

Ai sensi dell'articolo 17 del regolamento sull'assunzione delle prove del 2001 (richiesta di assunzione diretta delle prove) l'assunzione delle prove è eseguita da un magistrato o da un'altra persona designata in conformità della legge dello Stato membro richiedente.

36. In materia civile o penale è normalmente il magistrato o il cancelliere a manovrare le apparecchiature. L'esame del testimone nel sito remoto dovrebbe seguire il più fedelmente possibile la prassi seguita quando il testimone si trova nell'aula di audizione.

37. Le persone coinvolte dovrebbero potersi consultare senza essere ascoltate da terzi. Si possono verificare dei casi in cui la parte desidera consultare il proprio legale (direttamente o mediante un interprete) senza che il magistrato o un'altra parte possa sentire. È pertanto necessario prevedere la possibilità di una consultazione reciproca confidenziale. Normalmente i microfoni possono essere spenti nei locali destinati ai testimoni, ma nelle aule di audizione potrebbero essere spenti solo dal cancelliere o dal magistrato.

38. Se la parte e il suo legale non sono presenti nello stesso sito, dovrebbero poter avere colloqui privati usando ad esempio una linea telefonica o un telefono cellulare sicuri o, se possibile, un'apparecchiatura di videoconferenza separata. Si raccomanda che qualsiasi apparecchiatura sia installata in modo tale da essere chiaramente separata dalle altre parti del procedimento giudiziario.

39. Dovrebbe essere spiegata preventivamente una procedura che stabilisca in che modo le parti possono interrompersi reciprocamente e sollevare un'obiezione. In alcune situazioni, se possibile, si potrebbe considerare la possibilità di fornire alle parti un'inquadratura di insieme che riprenda tutti i professionisti impegnati in quanto ciò può rendere più facile gestire le interruzioni impreviste.

Ultimo aggiornamento: 18/01/2019

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CONSIDERAZIONI PRATICHE IN MATERIA DI VIDEOCONFERENZA

2.6. Processo verbale dell'audizione

40. Nei procedimenti penali transfrontalieri, dopo la conclusione dell'audizione, l'autorità giudiziaria dello Stato membro richiesto deve redigere il processo verbale dell'audizione in videoconferenza. Il processo verbale indica la data e il luogo dell'audizione, l'identità della persona ascoltata, le identità e funzioni di tutte le altre persone che hanno partecipato all'audizione, eventuali giuramenti prestati e le condizioni tecniche in cui si è svolta l'audizione. Il documento è trasmesso dall'autorità competente dello Stato membro richiesto all'autorità competente dello Stato membro richiedente.

41. Analogamente, nei procedimenti transfrontalieri civili e commerciali per le richieste presentate ai sensi degli articoli 10 e 12 del regolamento sull'assunzione delle prove (vale a dire le richieste indirette), l'autorità giudiziaria richiesta invia all'autorità giudiziaria richiedente i documenti che dispongono l'esecuzione della richiesta e, se del caso, restituisce i documenti ricevuti dall'autorità giudiziaria richiedente. Agli atti deve essere allegata una dichiarazione di esecuzione utilizzando il formulario H riportato nell'allegato  del regolamento del 2001sull'assunzione delle prove.

42. Per l'assunzione diretta di prove in materia civile e commerciale, se le apparecchiature da utilizzare non sono fornite dall'autorità giudiziaria richiedente, tutte le spese relative alla trasmissione, comprese quelle riguardanti il noleggio delle apparecchiature e del relativo personale tecnico, saranno a carico dell'autorità che richiede la videoconferenza. Vige il principio generale secondo cui, per l'esecuzione delle richieste di assunzione indiretta di prove, non può essere chiesto il rimborso di tasse o spese. Tuttavia, se l'autorità giudiziaria richiesta lo chiede, l'autorità giudiziaria richiedente dovrebbe rimborsare le spese sostenute per il ricorso alla videoconferenza.

43. In materia penale, ove si applica la convenzione di assistenza giudiziaria, le spese di stabilimento della connessione video, le spese relative alla manutenzione della connessione video nello Stato membro richiesto, la retribuzione degli interpreti da esso forniti e le indennità ai testimoni e ai periti nonché le spese di viaggio nello Stato membro richiesto devono essere rimborsate dallo Stato membro richiedente allo Stato membro richiesto, a meno che quest'ultimo rinunci al rimborso di tutte o di alcune di tali spese.

44. Analogamente nei procedimenti civili commerciali se l'autorità giudiziaria richiesta lo chiede, l'autorità giudiziaria richiedente vigila a che si proceda senza indugio al rimborso dei compensi versati ai periti e agli interpreti e delle spese sostenute per l'uso della videoconferenza (applicazione dell'articolo 18 del regolamento sull'assunzione delle prove del 2001).

Ultimo aggiornamento: 18/01/2019

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ASPETTI TECNICI

3.1. Contesto dei requisiti tecnici

45. La presente sezione della guida esamina gli aspetti tecnici delle videoconferenze e delle attrezzature di videoconferenza. Ciò comprende l'istallazione delle videocamere, degli schermi, dell'illuminazione e dei microfoni. Le apparecchiature fornite dovrebbero essere scelte ed installate al fine di sostenere al meglio le varie fasi di svolgimento dell'udienza. Le specifiche tecniche particolareggiate delle videoconferenze figurano nell'allegato II.

Principio del realismo

46. L’obiettivo consiste nel rendere la sessione di videoconferenza il più possibile simile alla prassi abituale in uso all’interno dei tribunali in cui l'assunzione delle prove avviene in pubblica udienza. Per ottimizzare i risultati occorre tener conto di varie differenze. Alcune questioni che risultano ovvie allorché l'assunzione delle prove avviene in maniera convenzionale necessitano di un approccio diverso in caso di ricorso alla videoconferenza: ad esempio, accertarsi che il testimone comprenda le modalità pratiche della sessione di videoconferenza e quali sono le parti in causa nella videoconferenza ed i ruoli rispettivi. Si suggerisce la seguente lista di controllo di considerazioni pratiche che incoraggiano ad avvalersi delle migliori prassi nell'utilizzo della videoconferenza:

  • Quando la videoconferenza prevede l'intervento di un testimone situato all'estero occorre tener conto delle differenze di fuso orario. Le esigenze pratiche dei testimoni, delle parti, dei loro rappresentanti e dell'autorità giudiziaria sono tutti elementi che dovrebbero essere presi in considerazione.
  • Nell'aula di udienza tali attrezzature dovrebbero essere il più possibile installate e usate in modo tale da corroborare la sensazione dell'utente di partecipare ad una riunione tradizionale dell'organo giurisdizionale.
  • Le persone che partecipano alla videoconferenza devono essere consapevoli del fatto che, anche con i sistemi più avanzati attualmente disponibili, vi è un lieve intervallo tra la trasmissione delle immagini e quella del relativo audio. Se non si tiene conto di questo si rischia di sovrapporre la propria voce a quella del testimone, il cui audio continua per una frazione di secondo dopo che la sua immagine su schermo mostra di aver completato l'intervento.
  • L'attuale tecnologia assicura una buona qualità dell'immagine, anche se non equiparabile alle immagini televisive. La qualità dell'immagine risulta migliorata se le persone che partecipano alla videoconferenza riducono al minimo i movimenti di fronte alla videocamera.
Ultimo aggiornamento: 18/01/2019

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ASPETTI TECNICI

3.2. Disposizioni generali e principi di qualità

47. Il sistema di videoconferenza dovrebbe essere allestito in modo tale che le persone coinvolte dispongano di un quadro dettagliato di quanto avviene nel sito straniero (dell'autorità richiedente o richiesta).

Per quanto riguarda la qualità della connessione video e audio, si dovrebbero prendere nella debita considerazione gli interessi delle persone coinvolte. Di conseguenza, il sistema di videoconferenza dovrebbe essere di qualità elevata. Solo in questo caso un'audizione condotta mediante videoconferenza può costituire un'alternativa ragionevole all'audizione faccia a faccia.

Più specificatamente, ciò significa che audio e video devono essere accuratamente allineati e riprodotti senza ritardi percepibili. Inoltre l'apparenza esterna, le espressioni del volto e i gesti delle persone coinvolte dovrebbero essere chiaramente visibili.

Apparecchiature di videoconferenza

48. Per facilitare l’uso delle apparecchiature di videoconferenza, tutti i componenti delle apparecchiature dovrebbero essere il più possibile normalizzati in base agli stessi tipi di apparecchiature e alla stessa configurazione.

Le apparecchiature di videoconferenza dovrebbero ove possibile essere integrate nella disposizione e nell'infrastruttura di lavoro abituali dell'aula di udienza.

Nell'aula di udienza tali attrezzature dovrebbero essere il più possibile installate e usate in modo tale da creare l'atmosfera di una riunione tradizionale dell'organo giurisdizionale. Nelle sezioni che seguono sono discussi i vari aspetti dell'immagine, dell'illuminazione, del suono e del posizionamento e uso delle attrezzature (videocamere, microfoni e schermi).

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ASPETTI TECNICI

3.2.1.  Apparecchiature di videoconferenza - Immagine

49. Nella videoconferenza transfrontaliera si prevede che lo schermo possa essere usato per tre diverse inquadrature:

  • un'inquadratura ravvicinata, per la trasmissione delle immagini relative ai partecipanti nell'altro locale;
  • un'inquadratura panoramica, per una panoramica della situazione nell'altro locale;
  • un'inquadratura a fini informativi, per la trasmissione di documenti e di altre informazioni (compresi eventuali schermi situati nelle "postazioni di lavoro" dei singoli partecipanti).

50. Per garantire l'obiettività, ciascun partecipante dovrebbe essere ripreso nella misura del possibile nella stessa maniera. L'intensità della luce, la risoluzione ed i frame per secondo dovrebbero essere compatibili per tutti i partecipanti. L'illuminazione dovrebbe essere nella misura del possibile tale che la mimica facciale sia sempre facilmente leggibile, che non vi siano ombre attorno agli occhi e che non vi siano riflessi sugli schermi. Nella misura del possibile si dovrebbe simulare il contatto visivo.

Posizionamento delle attrezzature

51. Le attrezzature dovrebbero essere posizionate in modo tale che l'aula di udienza in questione possa continuare ad essere utilizzata per cause che non ricorrono alla videoconferenza. Dovrebbe essere possibile posizionare le videocamere, gli schermi, gli impianti di illuminazione ed i partecipanti in modo tale che l'intero allestimento sia idoneo alla videoudienza ed alla videodifesa nei procedimenti sia penali che civili. Nel posizionare le videocamere si dovrebbe avere cura, ove possibile, di evitare di riprendere i partecipanti dall'alto o dal basso: ciò può infatti dare un'immagine distorta e influire sull'impressione che si ha del partecipante.

Schermi

52. L'angolo e la distanza di visione dovrebbero consentire a tutti i partecipanti di utilizzare lo stesso schermo allo stesso modo. La dimensione dello schermo dovrebbe essere sufficientemente grande, in termini di angolo di visione, da poter preferibilmente raffigurare le persone coinvolte nelle stesse proporzioni che sarebbero state percepite in una riunione normale. Dovrebbe essere realizzabile una risoluzione minima secondo la norma WXGA. Per quanto riguarda il numero di frame per secondo, potrebbe essere necessario un minimo di 30. La mimica facciale dovrebbe essere prontamente leggibile, con un elevato comfort visivo.

Videocamere

54. Le videocamere dovrebbero essere preferibilmente fisse e avere diverse posizioni predefinite per pan, tilt e zoom; una delle posizioni possibili dovrebbe essere predefinita a titolo preferenziale. In tal modo l'addetto alle apparecchiature può passare rapidamente da un'inquadratura all'altra senza arrecare il minimo disagio al procedimento giudiziario. L'angolazione delle videocamere per le inquadrature ravvicinate dovrebbe essere sufficientemente ampia da consentire di vedere chiaramente il viso, le spalle e il busto del partecipante. Tutti i partecipanti dovrebbero essere in grado di muoversi e voltarsi in direzione di altre persone in un raggio di 80 x 80 cm senza uscire dall'inquadratura.

55. Di norma, nell'aula di udienza saranno sufficienti due videocamere: una videocamera "di localizzazione" rivolta verso il giudice istruttore, il pubblico ministero o l'avvocato, il testimone o l'imputato, a seconda di chi ha la parola (punti fissi) e una videocamera per fornire all'occorrenza una panoramica dell'aula di udienza. In alcuni casi l'immagine panoramica può anche essere fornita all'inizio di una sessione facendo una panoramica mediante una videocamera "di localizzazione".

56. Le apparecchiature mobili non consentono di disporre di videocamere multiple; la fornitura di vedute panoramiche sarà quindi limitata qualora si utilizzino tali attrezzature. In alcuni casi può essere necessario usare una stanza per i testimoni, il che richiede l'installazione di una videocamera. Occorrerà tenere conto della necessità per un testimone che si trova in tale stanza di dover conferire con professionisti del settore legale fuori dal campo visivo della videocamera.

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ASPETTI TECNICI

3.2.2.  Apparecchiature di videoconferenza - Audio

Parlato

56. Il parlato dovrà sempre essere facilmente comprensibile e nessuna parola dovrebbe essere persa nel corso della videoconferenza. La qualità del suono dovrà essere continua, senza interferenze esterne.

Il rischio che la qualità del parlato diminuisca a causa della compressione audio dovrebbe essere evitato. Ciò significa conformarsi a taluni criteri in materia di sincronismo labiale (ritardo inferiore a 0,15 secondi), cancellazione dell'eco e del rumore di fondo e riverberazione.

Queste preoccupazioni rivestono particolare importanza in situazioni che vedono il coinvolgimento di interpreti nella videoconferenza. È opportuno che il giudice e il cancelliere siano in grado di regolare il volume sul posto per compensare eventuali differenze di livello del parlato.

Microfoni

57. I microfoni dovrebbero essere posizionati in modo tale che tutti gli oratori siano chiaramente comprensibili, senza distorsioni causate da rumori di fondo.

I microfoni possono essere di tipo fisso (da tavolo o di altro tipo) e dovrebbero preferibilmente essere protetti da rischi di intercettazioni, essere omnidirezionali e disporre di un bottone "mute".

Durante l'audizione, vi possono essere situazioni nelle quali il personale dell'organo giurisdizionale debba essere in grado di spegnere un microfono (ad esempio, se una parte desidera consultare il proprio legale).

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ASPETTI TECNICI

3.3. Funzionamento delle apparecchiature di videoconferenza

Apparecchiature mobili

58. Le apparecchiature mobili (schermo + videocamera + altoparlante + microfono + accessori) dovrebbero essere utilizzabili in varie combinazioni o in associazione con una serie di apparecchiature fisse.

Le apparecchiature dovrebbero essere facilmente trasportabili (ma non necessariamente su ruote), facili da spostare da un luogo all'altro e flessibili in termini di utilizzo. Di conseguenza è prevedibile che si pongano maggiori limitazioni per la qualità delle apparecchiature mobili rispetto a quelle fisse (ad esempio riguardo al numero di partecipanti che possono essere ripresi contemporaneamente in modo chiaro).

59. Le apparecchiature mobili sono indicate per l'esame di testimoni (ad esempio su richiesta di un altro paese), in caso di guasti ad altri impianti, ad integrazione temporanea di apparecchiature fisse o in luoghi specifici quali gli ospedali penitenziari. Le apparecchiature mobili, tuttavia, possono essere alquanto fragili e difficili da utilizzare in quanto possono richiedere, ad esempio, lunghi riaggiustamenti delle posizioni delle videocamere per adeguarsi a nuovi luoghi (data la difficoltà di usare posizioni prestabilite).

Funzionamento delle apparecchiature di videoconferenza

60. Per il funzionamento del sistema di videoconferenza è estremamente opportuno disporre di uno schermo tattile. È utile che il funzionamento sia il più conviviale (semplice) possibile e consista in una serie limitata di manovre, ad esempio accensione/spegnimento, avvio e arresto della connessione e login/logout.

61. Durante l'utilizzo l'apparato audiovisivo non dovrebbe richiedere l'intervento dell'operatore. In caso di complicazioni, l'operatore dovrebbe essere in grado di contattare la help desk. Spetta al giudice decidere se porre fine a una sessione di videoconferenza intralciata per questo motivo.

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ASPETTI TECNICI

3.3.1.  Registrazioni e uso dei documenti

62. Generalmente i procedimenti per i quali ci si avvale della videoconferenza non richiedono registrazioni diverse da quelle che verrebbero normalmente effettuate per tali procedimenti.

Nei casi in cui la richiesta di ricorso alla videoconferenza prevede anche la registrazione del procedimento per il quale ci si avvale della videoconferenza, l'autorità richiedente ha l'obbligo di provvedere a che siano forniti se necessario all'autorità richiesta apparecchi di registrazione in modo che le prove possano essere registrate dall'autorità richiesta nel formato corretto.

La videoregistrazione del procedimento può essere sottoposta a restrizioni a seconda degli Stati membri interessati.

63. Si presume che le parti abbiano previsto quali documenti saranno necessari nel corso del procedimento e che abbiano distribuito anticipatamente delle copie ai partecipanti.

Le parti devono fare il possibile per giungere ad un accordo in tal senso. In generale sarà più pratico preparare in anticipo l'insieme delle copie dei documenti, che l'autorità richiedente dovrebbe quindi inviare all'autorità richiesta.

Se tecnicamente possibile, i documenti potrebbero essere presentati usando un visualizzatore di documenti separato che faccia parte delle apparecchiature di videoconferenza.

64. In determinate situazioni, un visualizzatore di documenti non è un mezzo sufficiente per procedere a scambi di documenti. Utilizzando un visualizzatore di documenti, ad esempio, il cliente e l'avvocato non possono direttamente discutere in privato i documenti presentati. Pertanto, può risultare più facilmente accessibile una fotocopia del documento trasmessa via fax.

65. Per lo scambio di documenti, la videoconferenza potrebbe essere integrata da archivi o server comuni di documenti.

Tali capacità sono sempre più utilizzate per lo scambio di informazioni, ma nel contesto giudiziario occorre usare maggiore cautela al fine di garantire la sicurezza di ciascuno di tali archivi, renderli facilmente accessibili per le parti e riservarne l'accesso unicamente alle parti autorizzate collegate alla causa. Tali archivi potrebbero essere disponibili mediante computer presso il sito sia dell'autorità richiedente che dell'autorità richiesta.

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ASPETTI TECNICI

3.3.2.  Connessioni e bridge multipunto

66. Nella videoconferenza transfrontaliera, il sistema dell'autorità richiedente dovrebbe anche poter essere connesso con i sistemi dell'autorità richiesta.

In genere la videoconferenza transfrontaliera riguarda l'installazione di una connessione audiovisiva fra due sedi (da punto a punto), il sito dell'autorità richiedente e il sito dell'autorità richiesta.

In alcuni casi può risultare necessario stabilire una connessione tra più di due sedi simultaneamente (multipunto), ad esempio quando un interprete è collegato con il procedimento giudiziario da una terza sede. I collegamenti possono essere stabiliti con un bridge attraverso terzi.

67. Le connessioni da punto a punto e le connessioni multipunto dovrebbero inoltre essere conformi agli standard internazionali applicabili alla videoconferenza. Tali standard sono stabiliti dall'Unione internazionale delle telecomunicazioni (UIT). Un elenco dettagliato figura nell'allegato II della presente guida.

La connessione transfrontaliera dei sistemi di videoconferenza dovrebbe altresì essere protetta in modo tale da impedire l'intercettazione illegale delle registrazioni da parte di terzi. Se si utilizzano collegamenti da IP a IP, i metodi di cifratura devono essere concordati dagli organi giurisdizionali partecipanti.

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IL QUADRO GIURIDICO IN MATERIA PENALE

4.1. Il quadro giuridico in materia penale

68. In ambito penale, il quadro giuridico per le cause transfrontaliere è dato dall'articolo 10 della convenzione relativa all'assistenza giudiziaria in materia penale del 2000. Si applicano le seguenti regole:

1. all'audizione è presente, se necessario assistita da un interprete, un'autorità giudiziaria dello Stato membro richiesto che provvede anche a garantire l'identificazione della persona da ascoltare e il rispetto dei principi fondamentali del diritto dello Stato membro richiesto. Se l'autorità giudiziaria dello Stato membro richiesto ritiene che durante l'audizione si violino i principi fondamentali del diritto di questo Stato, essa prende immediatamente i provvedimenti necessari per assicurare che l'audizione continui a svolgersi secondo tali principi;

2. le autorità competenti dello Stato membro richiedente e dello Stato membro richiesto concordano, se del caso, misure relative alla protezione della persona da ascoltare;

3. l'audizione è condotta direttamente dall'autorità giudiziaria dello Stato membro richiedente o sotto la sua direzione, secondo il proprio diritto interno;su richiesta dello Stato membro richiedente o della persona da ascoltare lo Stato membro richiesto provvede affinché la persona da ascoltare sia assistita, se del caso, da un interprete;

5. la persona da ascoltare può avvalersi della facoltà di non testimoniare prevista dal diritto nazionale dello Stato membro richiesto ovvero dello Stato membro richiedente.69. L'articolo 10 della convenzione di assistenza giudiziaria stabilisce il principio secondo cui la richiesta di audizione mediante videoconferenza può essere presentata da uno Stato membro in relazione a una persona che si trova in un altro Stato membro. Siffatta richiesta può essere effettuata nel caso in cui le autorità giudiziarie dello Stato membro richiedente chiedano che la persona in questione sia ascoltata in qualità di testimone o di perito e per questa non sia opportuno o possibile recarsi in tale Stato per l'audizione. Il concetto di non opportunità potrebbe applicarsi, ad esempio, nei casi in cui il testimone è molto giovane, molto anziano o in cattive condizioni di salute; quello di non possibilità, ad esempio, nei casi in cui la comparizione nello Stato membro richiedente esponga il testimone a gravi pericoli.

70. Lo Stato membro richiesto è tenuto a consentire alla videoconferenza, sempreché l’audizione non sia contraria ai principi fondamentali del suo diritto nazionale ed esso disponga delle capacità tecniche necessarie per effettuarla. In tale contesto, il riferimento ai "principi fondamentali del diritto nazionale" implica che una richiesta non può essere rifiutata solo perché l'audizione di testimoni e periti mediante videoconferenza non è prevista dal diritto dello Stato membro richiesto oppure perché non sarebbero soddisfatte una o più condizioni specifiche previste dal diritto nazionale per la videoconferenza.

Quando non sono disponibili gli strumenti tecnici necessari, lo Stato membro richiedente può, con il consenso dello Stato membro richiesto, fornire l'attrezzatura adeguata per consentire lo svolgimento dell'audizione .

71. Le richieste di audizione mediante videoconferenza contengono, oltre alle informazioni riguardanti l'autorità che presenta la richiesta, l'oggetto e il motivo della richiesta laddove possibile, l'identità e la nazionalità della persona interessata e, se necessario, il nome e l'indirizzo del destinatario della notifica. Deve inoltre figurarvi il motivo per cui non è auspicabile o possibile che i testimoni o i periti partecipino personalmente, la denominazione dell'autorità giudiziaria e i nominativi delle persone che effettueranno l'audizione. Tali informazioni sono menzionate nella convenzione di assistenza giudiziaria. L'autorità giudiziaria dello Stato richiesto dispone la comparizione della persona in questione secondo le forme prescritte dalla propria legislazione.

72. L'articolo 10, paragrafo 8 della convenzione di assistenza giudiziaria tra gli Stati membri dell'Unione europea prevede che, qualora durante un'audizione mediante videoconferenza una persona rifiuti di testimoniare o non testimoni il vero, lo Stato in cui si trova la persona ascoltata debba poter trattare tale persona alla stessa stregua che in caso di audizione condotta secondo le proprie procedure nazionali.

Ciò deriva dal fatto che, in base a tale paragrafo, l'obbligo di deporre in un'audizione mediante videoconferenza insorge ai sensi del diritto dello Stato richiesto.  In particolare, il paragrafo intende garantire che in caso di non rispetto dell'obbligo di deporre da parte del testimone, le conseguenze di tale comportamento siano soggette a norme analoghe a quelle applicabili in un caso nazionale in cui non è utilizzata la videoconferenza.

73. Nell'articolo 10, paragrafo 9 il ricorso alle audizioni mediante videoconferenza è esteso agli imputati. Ciascuno Stato membro ha piena discrezione nell'accettare o meno di eseguire richieste di questo tipo di audizioni. Uno Stato membro può fare una dichiarazione generale con la quale rifiuta di accettarle.  In ciascun caso, affinché l'audizione possa essere effettuata è necessario il consenso dell'imputato.

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IL QUADRO GIURIDICO IN MATERIA CIVILE E COMMERCIALE

4.2. Il quadro giuridico in materia civile e commerciale

74. Il quadro giuridico per l'assunzione delle prove mediante videoconferenza in materia civile e commerciale è rappresentato dal regolamento (CE) 1206/2001 relativo alla cooperazione fra le autorità giudiziarie degli Stati membri nel settore dell'assunzione delle prove in materia civile o commerciale. Il regolamento prevede due casi in cui è possibile ricorrere alla videoconferenza nell'assunzione delle prove transfrontaliera. Si tratta dell'assunzione delle prove da parte dell'autorità giudiziaria richiesta di cui agli articoli 10 e 12 e dell'assunzione diretta delle prove  di cui all'articolo 17.

75. Ai sensi degli articoli da 10 a 12, le parti e i loro rappresentanti possono essere presenti all'atto dell'assunzione delle prove da parte dell'autorità giudiziaria richiesta, se ciò è previsto dal diritto dello Stato membro dell'autorità giudiziaria richiedente  L'autorità giudiziaria richiesta determina le condizioni alle quali le parti e i loro rappresentanti possono partecipare a norma dell'articolo 10. L'autorità giudiziaria richiesta comunica loro la data e il luogo in cui si svolgerà il procedimento. Ai sensi dell'articolo 11, l'autorità giudiziaria richiesta può anche chiedere alle parti e ai loro rappresentanti di essere presenti o di partecipare all'assunzione delle prove, se tale possibilità è prevista dalla legge dello Stato membro cui essa appartiene. Anche i delegati dell'autorità giudiziaria richiedente possono scegliere di essere presenti all'esecuzione dell'assunzione delle prove da parte dell'autorità giudiziaria richiesta, se ciò è consentito dalla legge dello Stato membro dell'autorità giudiziaria richiedente. Se è chiesta la partecipazione dei delegati dell'autorità giudiziaria richiedente all'esecuzione dell'assunzione delle prove, l'autorità giudiziaria richiesta determina, in conformità dell'articolo 10, le condizioni alle quali essi possono partecipare.

76. Per facilitare la presenza o la partecipazione delle parti o dell'autorità giudiziaria richiedente, quest'ultima può chiedere all'autorità giudiziaria richiesta di avvalersi delle tecnologie della comunicazione, come la videoconferenza, per l'esecuzione dell'assunzione delle prove L'autorità giudiziaria richiesta ottempera a tale richiesta salvo qualora questa sia incompatibile con le leggi del suo Stato membro o sussistano notevoli difficoltà di ordine pratico. Se l'autorità giudiziaria richiesta non ottempera alla richiesta, ne informa l'autorità giudiziaria richiedente.

Se non hanno accesso ai mezzi tecnici, le autorità giudiziarie possono convenire di renderli disponibili.

77. Salvo se l'autorità giudiziaria richiedente chiede una procedura speciale, l'autorità giudiziaria richiesta dà esecuzione alla richiesta applicando le leggi del proprio Stato membro. Presiede l'audizione, che di norma si tiene nella lingua ufficiale dell'autorità giudiziaria richiesta. L'autorità giudiziaria richiesta provvede altresì a organizzare l'audizione e a convocare i testimoni. Ove necessario, sono applicate misure coercitive conformemente alla legge dello Stato membro dell'autorità giudiziaria richiesta. I testimoni possono invocare il diritto di astenersi dal deporre in base alla legge dello Stato membro dell'autorità giudiziaria richiesta o dell'autorità giudiziaria richiedente.

78. Ai sensi dell'articolo 17, l'autorità giudiziaria può chiedere di procedere direttamente all'assunzione delle prove in un altro Stato membro e presentare in tale Stato una richiesta presso l'organo centrale o le autorità competenti. L'assunzione diretta delle prove deve aver luogo su base volontaria, senza il ricorso a misure coercitive. L'autorità giudiziaria richiedente informa le persone da ascoltare che l'assunzione diretta delle prove si effettua su base volontaria.

A seguito della richiesta, l'organo centrale o l'autorità competente dello Stato membro richiesto informa l'autorità giudiziaria richiedente se la richiesta è accolta ed eventualmente a quali condizioni dev'essere eseguita in conformità della legge del suo Stato membro (ad esempio, un'autorità giudiziaria dello Stato membro richiesto può essere incaricata di partecipare all'assunzione delle prove). L'autorità giudiziaria richiedente esegue la richiesta in conformità della legge del suo Stato membro, nel rispetto delle condizioni imposte dalla legge dello Stato membro richiesto.

Come l'articolo 10, anche l'articolo 17 incoraggia il ricorso alla videoconferenza. La richiesta può essere respinta dall'organo centrale o dall'autorità competente se non rientra nell'ambito d'applicazione del regolamento sull'assunzione delle prove del 2001, se non contiene tutte le informazioni necessarie o se l'assunzione diretta delle prove è contraria a principi fondamentali della legge del suo Stato membro.

Ultimo aggiornamento: 18/01/2019

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SPECIFICHE TECNICHE

5.  ALLEGATO II - Specifiche tecniche

79. Le apparecchiature di comunicazione mediante video e audioconferenza dovrebbero soddisfare standard industriali minimi in modo da facilitare l'interoperabilità a livello sia locale sia globale. Si elencano in appresso gli standard industriali (per lo più dell'Unione internazionale delle telecomunicazioni (UIT)).

Video

80. Standard H.320 e H.310 per video tramite ISDN. Tali standard includono orientamenti per la compressione e la trasmissione video, nonché per i segnali audio e di controllo. Allorché il sistema video di un fabbricante è associato ad un'altra marca, entrambi i sistemi video si adeguano automaticamente al denominatore comune dello standard H.320. H.310 è lo  standard per connessioni ISDN più rapide.

81. Standard H.323 per video tramite Internet Lo standard H.323 fornisce un supporto per comunicazioni audio, video e di dati mediante reti fondate sul protocollo Internet. Conformandosi allo standard H.323 i prodotti e le applicazioni multimediali di origine diversa possono interagire, consentendo agli utenti di comunicare senza problemi di compatibilità.

Conferenze dati

82. Standard T.120 per conferenze dati  Il T.120 è un  protocollo di condivisione di dati  per la comunicazione di dati multipunto  in un ambiente di conferenze multimedia. Permette collaborazioni su" lavagna bianca" trasferimento di file, presentazioni grafiche e condivisione di applicazioni.

Immagine e audio

83. H.263 e H.264.  Standard di qualità dell'immagine Common Intermediate Format (CIF) di 30 frame/secondo a 336-384 kbps (kilobits al secondo). Lo standard di 30 frame al secondo garantisce una qualità dell'immagine simile alle trasmissioni televisive. Esempi di standard UIT che soddisfano tale requisito sono l'H.263 e l'H.264.

84. H.239 - Picture-in-picture (PIP). La funzione Picture-in-picture o DuoVideo H.239 permette al codec di mostrare almeno due immagini sul monitor.

85. Standard di codifica audio: G.711 :  modulazione codificata di impulsi (Pulse code modulation (PCM)) delle frequenze vocali, G.722 (codifica audio di 7 kHz a 64 kbps)  G.722.1 : codifica a bassa complessità a 24 e 32 kbps per operazioni a mani libere in sistemi con perdita di frame ridotta)

86. Microfoni a cancellazione d'eco con risposta di frequenza da 100 a 7.000 Hz, funzione "mute", interruttore di accensione/spegnimento e audio full duplex

87. H.281 Un protocollo di controllo di videocamere remote per le videoconferenze che utilizzano lo standard H.224.  H.281 è lo standard per il protocollo di controllo delle videocamere locali e remote per le videoconferenze ISDN (H.320) per videocamere con capacità di pan, tilt e zoom, sia manuale, sia preprogrammata.

Canali, banda passante e  bridge

88. Minimo di 6 canali per i sistemi di videoconferenza in sala che utilizzano l'ISDN o sistemi video operanti in via esclusiva su un computer o su un sistema da sala più potente dovrebbero avere la possibilità di utilizzare 3 linee ISDN. Tale capacità è necessaria per raggiungere una velocità di trasmissione di 384 kbps a 30 frame/secondo. In generale, quanto più elevate sono la banda passante dei circuiti di connessione e la potenza di elaborazione del codec, tanto migliore sarà la qualità dell'immagine, in particolarmente sui grandi schermi.

89. Standard  per Codec H 261, H.263 e H.264. La funzione principale del codec è la compressione e la decompressione video e audio. Uscite multiple identiche possono essere fornite dal sistema di uscita singolo mediante un dispositivo chiamato "amplificatore di distribuzione".

Standard relativi al "BONDING" (Bandwidth On Demand Inter-Networking Group), solo per ISDN e H.320, per la multiplessazione inversa. I multiplexer a inversione combinano singoli canali a 56 kbps o 64 kbps per aumentare la banda passante, e quindi migliorare la qualità dell'immagine.

90. Standard H.243 - H.320/H.323 per la tecnologia bridge. Le apparecchiature bridge multipunto sono esaminate nell'ambito dello standard H.243. Il bridge multipunto connette tutti i partecipanti consentendo ad un sistema di videoconferenza di collegarsi a più di due siti.

91. H.460 è uno standard che consente ai  segnali di videoconferenza H.323 di transitare attraverso  firewall e traduzione di indirizzo di rete ( Network Address Translation, NAT ) H.460.18 e H.460.19 sono standard che consentono ai dispositivi H.323 lo scambio di segnali e la comunicazione multimediale attraverso la barriera imposta  da NAT e firewall.

Ultimo aggiornamento: 18/01/2019

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FASI ESSENZIALI DELL'USO DELLA VIDEOCONFERENZA NEI PROCEDIMENTI GIUDIZIARI TRANSFRONTALIERI

Fase

Videoconferenza

Materia civile e commerciale

Videoconferenza

Materia penale

 

1. Richiesta di assunzione delle prove

 

 

1.1. Gli attori coinvolti

L'autorità giudiziaria invia la richiesta

 

 

Le richieste sono trasmesse direttamente dall'autorità giudiziaria presso la quale il procedimento è pendente (l'autorità giudiziaria richiedente) all'autorità giudiziaria di un altro Stato membro che procede all'assunzione delle prove (autorità giudiziaria richiesta). Una richiesta di procedere direttamente all'assunzione delle prove (ai sensi dell'articolo 17) è presentata dall'autorità giudiziaria richiedente all'organo centrale o all'autorità competenti nello Stato richiesto.

L'autorità giudiziaria, il pubblico ministero o un'altra autorità giudiziaria competente trasmette la richiesta

Le richieste sono trasmesse direttamente dall'autorità giudiziaria  (l'autorità giudiziaria richiedente) o altra autorità competente (per es. pubblici ministeri o centri di assistenza giudiziaria) all'autorità competente dello stato richiesto.

 

1.2. Formulario per la richiesta

Formulari tipo riportati nel regolamento sull'assunzione delle prove del 2001

 

La richiesta deve essere effettuata mediante i formulari tipo allegati al regolamento sull'assunzione delle prove del 2001. La richiesta deve contenere informazioni particolareggiate quali nome e indirizzo delle parti del procedimento, natura e oggetto della  causa, una descrizione dell'assunzione delle prove da effettuare, ecc. I formulari da usare sono:

Formulario A richiesta di assunzione delle prove (ai sensi degli articoli da 10 a 12);

Formulario I: richiesta di assunzione diretta delle prove (ai sensi dell'articolo 17).

Formulario tipo  (non obbligatorio):

Richiesta di assistenza giudiziaria in materia penale.

Le richieste di audizione mediante videoconferenza contengono, oltre alle informazioni riguardanti l'autorità che presenta la richiesta, se possibile, l'identità e la cittadinanza della persona interessata e, se necessario, la denominazione dell'autorità giudiziaria e delle persone che effettueranno l'audizione.

Devono inoltre figurarvi il motivo per cui non è auspicabile o possibile che i testimoni o i periti partecipino personalmente nonché la denominazione dell'autorità giudiziaria e delle persone che effettueranno l'audizione.

 

1.3. Trasmissione della richiesta

I formulari si trovano  nella sezione relativa all'Atlante giudiziario europeo del sito della rete giudiziaria europea in materia civile e commerciale.

Il link si apre in una nuova finestrahttps://e-justice.europa.eu/content_taking_of_evidence_forms-160-it.do

 

La richiesta può essere inoltrata per posta, corriere, fax (in tutti gli Stati membri) o e-mail (solo in 13 Stati membri).


 

1.4. Risposta alla richiesta

1. Assunzione (indiretta) di prove da parte dell'autorità giudiziaria richiesta:

Avviso di ricezione della notifica: Per le richieste effettuate ai sensi degli articoli da 10 a 12 (ossia richieste di assunzione indiretta di prove) l'autorità giudiziaria richiesta trasmette all'autorità giudiziaria richiedente, entro sette giorni dalla ricezione della richiesta, una dichiarazione di ricezione utilizzando il formulario B che figura nell'allegato.

Formulario: La risposta è data mediante il formulario F allegato al regolamento 1206/2001. Vi sono indicati la data, l'ora, il luogo in cui è effettuata l'assunzione delle prove e le condizioni per la partecipazione

Tempi: Se la richiesta non  può essere accettata o se sono necessarie ulteriori informazioni, l'autorità giudiziaria richiesta deve comunicarlo entro 30 giorni all’autorità giudiziaria richiedente. La comunicazione è effettuata mediante il formulario C allegato al regolamento  sull'assunzione delle prove.

Se accolta, la richiesta deve essere eseguita entro novanta giorni dalla data del recepimento. In caso di ritardo, l'autorità giudiziaria richiedente dovrebbe esserne informata mediante il formulario G. Se l'esecuzione di una richiesta è rifiutata (formulario H), l'autorità giudiziaria richiesta ne deve informare l'autorità giudiziaria richiedente entro 60 giorni dalla ricezione della richiesta

Rifiuto di usare la videoconferenza: L'autorità giudiziaria richiesta ottempera a tale richiesta salvo qualora questa sia incompatibile con la legge del suo Stato membro o sussistano notevoli difficoltà di ordine pratico.

L'autorità competente a trattare la richiesta conferma la ricezione della richiesta non appena possibile.  Tuttavia,

l'autorità giudiziaria richiesta non è obbligata a confermare la ricezione della  richiesta in conformità della convenzione di assistenza giudiziaria.

La dichiarazione di ricezione è inviata all'autorità dello Stato membro richiesto e contiene la denominazione , l'indirizzo i numeri di telefono e di fax dell'autorità giudiziaria e, se possibile, del giudice responsabile per il trattamento della pratica.

 

Lo stato membro richiesto esegue la richiesta di assistenza il più presto possibile tenendo pienamente conto,

se possibile, dei termini procedurali e di altri termini indicati dallo Stato membro richiedente. Lo

Stato membro richiedente precisa i motivi per i quali ha indicato i termini.

 

Rifiuto di usare la videoconferenza: Lo Stato membro richiesto da il suo assenso all’audizione mediante videoconferenza, sempre che il ricorso alla videoconferenza non sia contrario ai principi fondamentali del diritto nazionale e siano disponibili i mezzi tecnici necessari per effettuare l’audizione.

 

Articolo 17 assunzione diretta delle prove:

Entro 30 giorni dalla ricezione della richiesta l'organo centrale o l'autorità competente comunica all'autorità giudiziaria richiedente, utilizzando il formulario J, se la richiesta è accolta o meno, indicando eventuali condizioni per l'assunzione delle prove. Se la richiesta è accolta, l'organo centrale o l'autorità competente può incaricare un'autorità giudiziaria del proprio Stato membro di partecipare all'esecuzione dell'assunzione delle prove per garantire la corretta applicazione dell' articolo 17 e delle condizioni prescritte.

 

 

1.5. Accesso alle attrezzature VC

Se non hanno accesso ai mezzi tecnici di cui sopra le autorità giudiziarie richiedenti o richieste possono convenire di renderli disponibili.

Se lo Stato membro richiesto non ha accesso ai mezzi tecnici per la videoconferenza, può concordare con lo Stato membro richiedente che tali mezzi siano messi a disposizione da quest'ultimo.

 

1.6. Disposizioni pratiche per la VC

1. Assunzione (indiretta) di prove da parte dell'autorità giudiziaria richiesta:

Autorità giudiziaria richiesta: comunicazione all'autorità giudiziaria richiedente e/alle parti della data, dell'ora e del luogo in cui è effettuata l'assunzione delle prove e delle condizioni per la partecipazione

- citazione dei testimoni

Autorità giudiziaria richiedente e richiesta:

-prenotazione dell'aula di udienza

-attivazione delle attrezzature VC (compresa la prova dei collegamenti)

- prenotazione degli interpreti e del personale tecnico

2. Assunzione diretta delle prove:

Autorità giudiziaria richiedente:

- comunicazione al testimone della data, dell'ora, del luogo in cui è effettuata l'assunzione delle prove

Autorità giudiziaria richiedente o infrastruttura di videoconferenza (con l'assistenza dell'organo centrale o dell'autorità competente ):

- prenotazione dell'aula di udienza o dell'infrastruttura di videoconferenza

-attivazione delle attrezzature VC (compresa la prova dei collegamenti)

- prenotazione degli interpreti e del personale tecnico

L’autorità giudiziaria o altra autorità dello Stato membro richiesto notifica alla persona in causa una citazione a comparire, conformemente al diritto nazionale.

 

Autorità giudiziarie richiedente e richiesta o infrastruttura di videoconferenza

- prenotazione dell'aula di udienza o dell'infrastruttura di videoconferenza

-attivazione delle attrezzature VC (compresa la prova dei collegamenti)

- prenotazione degli interpreti e del personale tecnico

 

 

1.7. Lingue e interpretazione

1. Assunzione (indiretta) di prove da parte dell'autorità giudiziaria richiesta:

Lingua

È usata la lingua dell'autorità giudiziaria richiesta.

 

 

 

Ricorso ad interpreti

Su richiesta dell'autorità giudiziaria richiedente o della persona da ascoltare l'autorità giudiziaria richiesta provvede affinché la persona da ascoltare sia assistita, se del caso, da un interprete.

2. Assunzione diretta delle prove:

Lingua

Fatte salve le condizioni imposte dall'autorità centrale o dall'autorità competente, è usata la lingua dell'autorità giudiziaria richiedente.

Ricorso ad interpreti

L'autorità giudiziaria richiedente provvede affinché la persona da ascoltare sia assistita, se del caso, da un interprete.

Lingue

Nella richiesta, l'autorità giudiziaria richiedente informa l'autorità giudiziaria richiesta della lingua da usare.

Le autorità giudiziarie richiedente e richiesta possono, se del caso,  decidere che il procedimento si svolga interamente o parzialmente in una lingua straniera;

Ricorso ad interpreti

Su richiesta dello Stato membro richiedente o della persona da ascoltare lo Stato membro richiesto provvede affinché la persona da ascoltare sia assistita, se del caso, da un interprete.

 

2.1. Svolgimento dell'audizione mediante videoconferenza

In caso di applicazione della legislazione dello Stato richiesto

L'uso della videoconferenza si svolge secondo la legge dello Stato richiesto. Tuttavia, l'autorità giudiziaria richiedente può chiedere che la richiesta sia eseguita secondo una procedura particolare prevista dal diritto del proprio Stato membro. L'autorità giudiziaria richiesta accoglie tale richiesta a meno che la procedura sia incompatibile con la legge del suo Stato membro o per notevoli difficoltà d'ordine pratico.

In caso di assunzione diretta delle prove ai sensi dell'articolo 17 da parte dell'autorità giudiziaria richiedente, quest'ultima esegue la richiesta in conformità della sua legge nazionale.

In caso di applicazione della legge dello stato richiedente

L'uso della videoconferenza si svolge secondo la legge dello Stato richiedente. Lo stato richiesto si attiene alle formalità e procedure espressamente indicate dallo stato richiedente, purché tali formalità e procedure non siano contrarie ai principi fondamentali della legge dello stato richiesto.

 

 

 

Il rifiuto di testimoniare

La persona da ascoltare ha il diritto di rifiutare se nella legge dello stato richiesto o in quella dello stato richiedente è previsto un motivo che lo giustifichi.

 

L'assunzione diretta delle prove ai sensi dell'articolo 17 può aver luogo solo  su base volontaria senza che siano necessarie misure coercitive.

 

Il rifiuto di testimoniare

La persona da ascoltare ha il diritto di rifiutare se  nella legge dello stato richiesto o in quella dello stato richiedente è previsto un motivo che lo giustifichi.

La presenza dell'autorità giudiziaria dello stato richiesto

All'audizione è presente, se necessario assistita da un interprete, un'autorità giudiziaria dello Stato membro richiesto che provvede anche a garantire l'identificazione della persona da ascoltare e il rispetto dei principi fondamentali del diritto dello Stato membro richiesto.

 

 

2.2. Chi è responsabile dell'udienza mediante VC

1. Assunzione (indiretta) di prove da parte dell'autorità giudiziaria richiesta:

L'autorità giudiziaria richiesta (l'autorità giudiziaria dello Stato richiesto ai sensi degli articoli 10-12 del regolamento del 2001sull'assunzione delle prove)

 

2. Assunzione diretta delle prove:

L'autorità giudiziaria richiedente (l'autorità giudiziaria dello Stato richiedente ai sensi dell' articolo 17 del regolamento del 2001sull'assunzione delle prove)

 

Il giudice o pubblico ministero dello stato richiedente

 

2.3. Costo della videoconferenza

L'autorità giudiziaria richiedente provvede al rimborso dei compensi versati ai periti e agli interpreti e delle spese per lo svolgimento della videoconferenza.

Per l'esecuzione delle richieste di assunzione indiretta di prove non può essere chiesto il rimborso di tasse o spese. Tuttavia, se l'autorità giudiziaria richiesta lo chiede, l'autorità giudiziaria richiedente dovrebbe rimborsare le spese sostenute per il ricorso alla videoconferenza.

L'autorità giudiziaria richiedente provvede al rimborso dei compensi versati ai periti e agli interpreti e delle spese per lo svolgimento della videoconferenza. L'autorità giudiziaria richiesta può rinunciare al rimborso totale o parziale di queste spese.

 

3. Misure successive alla sessione VC

1. Nel caso delle richieste di assunzione  indiretta di prove (ai sensi degli articoli da 10 a 12 del regolamento) l'autorità giudiziaria richiesta trasmette senza indugio all'autorità giudiziaria richiedente gli atti comprovanti l'esecuzione della richiesta e, laddove opportuno, restituisce gli atti ricevuti dall'autorità giudiziaria richiedente. Agli atti deve essere allegata una dichiarazione di esecuzione utilizzando il formulario H riportato nell'allegato  del regolamento del 2001sull'assunzione delle prove.

2. Assunzione diretta delle prove:

Salvo diversa disposizione nelle condizioni determinate dall'organo centrale, non è richiesta alcuna misura dopo la sessione di videoconferenza.

Dopo la conclusione dell'audizione, l'autorità giudiziaria dello Stato membro richiesto redige un processo verbale in cui sono indicate la data e il luogo dell'audizione, l'identità della persona ascoltata, le identità e le funzioni di tutte le altre persone  che hanno partecipato all'audizione nello Stato membro richiesto, eventuali giuramenti e le condizioni tecniche in cui si è svolta l'audizione. Il documento è trasmesso dall'autorità competente dello Stato membro richiesto  all'autorità competente dello Stato membro richiedente.

Ultimo aggiornamento: 18/01/2019

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