33. Nella maggior parte dei paesi il magistrato è presente nel luogo in cui si trova l'autorità giudiziaria richiedente prima della creazione della connessione video e se ne allontana solo dopo che la connessione è stata interrotta. Il magistrato ha un ruolo chiave nella conduzione dell'udienza.
34. In materia penale, l'udienza è condotta direttamente dall'autorità giudiziaria dello Stato membro richiedente, o sotto la sua direzione, conformemente alla legislazione nazionale (cfr. convenzione di assistenza giudiziaria).
35. In materia civile, l'articolo 12 del regolamento sull'assunzione delle prove del 2001 stabilisce che delegati dell'autorità giudiziaria richiedente, compresi i magistrati, hanno facoltà di assistere all'esecuzione dell'assunzione delle prove da parte dell'autorità giudiziaria richiesta ove compatibile con la legge dello Stato membro dell'autorità giudiziaria richiedente.
Ai sensi dell'articolo 17 del regolamento sull'assunzione delle prove del 2001 (richiesta di assunzione diretta delle prove) l'assunzione delle prove è eseguita da un magistrato o da un'altra persona designata in conformità della legge dello Stato membro richiedente.
36. In materia civile o penale è normalmente il magistrato o il cancelliere a manovrare le apparecchiature. L'esame del testimone nel sito remoto dovrebbe seguire il più fedelmente possibile la prassi seguita quando il testimone si trova nell'aula di audizione.
37. Le persone coinvolte dovrebbero potersi consultare senza essere ascoltate da terzi. Si possono verificare dei casi in cui la parte desidera consultare il proprio legale (direttamente o mediante un interprete) senza che il magistrato o un'altra parte possa sentire. È pertanto necessario prevedere la possibilità di una consultazione reciproca confidenziale. Normalmente i microfoni possono essere spenti nei locali destinati ai testimoni, ma nelle aule di audizione potrebbero essere spenti solo dal cancelliere o dal magistrato.
38. Se la parte e il suo legale non sono presenti nello stesso sito, dovrebbero poter avere colloqui privati usando ad esempio una linea telefonica o un telefono cellulare sicuri o, se possibile, un'apparecchiatura di videoconferenza separata. Si raccomanda che qualsiasi apparecchiatura sia installata in modo tale da essere chiaramente separata dalle altre parti del procedimento giudiziario.
39. Dovrebbe essere spiegata preventivamente una procedura che stabilisca in che modo le parti possono interrompersi reciprocamente e sollevare un'obiezione. In alcune situazioni, se possibile, si potrebbe considerare la possibilità di fornire alle parti un'inquadratura di insieme che riprenda tutti i professionisti impegnati in quanto ciò può rendere più facile gestire le interruzioni impreviste.
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