Manuale

3.3.1.  Registrazioni e uso dei documenti

62. Generalmente i procedimenti per i quali ci si avvale della videoconferenza non richiedono registrazioni diverse da quelle che verrebbero normalmente effettuate per tali procedimenti.

Nei casi in cui la richiesta di ricorso alla videoconferenza prevede anche la registrazione del procedimento per il quale ci si avvale della videoconferenza, l'autorità richiedente ha l'obbligo di provvedere a che siano forniti se necessario all'autorità richiesta apparecchi di registrazione in modo che le prove possano essere registrate dall'autorità richiesta nel formato corretto.

La videoregistrazione del procedimento può essere sottoposta a restrizioni a seconda degli Stati membri interessati.

63. Si presume che le parti abbiano previsto quali documenti saranno necessari nel corso del procedimento e che abbiano distribuito anticipatamente delle copie ai partecipanti.

Le parti devono fare il possibile per giungere ad un accordo in tal senso. In generale sarà più pratico preparare in anticipo l'insieme delle copie dei documenti, che l'autorità richiedente dovrebbe quindi inviare all'autorità richiesta.

Se tecnicamente possibile, i documenti potrebbero essere presentati usando un visualizzatore di documenti separato che faccia parte delle apparecchiature di videoconferenza.

64. In determinate situazioni, un visualizzatore di documenti non è un mezzo sufficiente per procedere a scambi di documenti. Utilizzando un visualizzatore di documenti, ad esempio, il cliente e l'avvocato non possono direttamente discutere in privato i documenti presentati. Pertanto, può risultare più facilmente accessibile una fotocopia del documento trasmessa via fax.

65. Per lo scambio di documenti, la videoconferenza potrebbe essere integrata da archivi o server comuni di documenti.

Tali capacità sono sempre più utilizzate per lo scambio di informazioni, ma nel contesto giudiziario occorre usare maggiore cautela al fine di garantire la sicurezza di ciascuno di tali archivi, renderli facilmente accessibili per le parti e riservarne l'accesso unicamente alle parti autorizzate collegate alla causa. Tali archivi potrebbero essere disponibili mediante computer presso il sito sia dell'autorità richiedente che dell'autorità richiesta.

Ultimo aggiornamento: 18/01/2019

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