28. A határokon átnyúló videokonferencia során akár a megkereső, akár a megkeresett bíróságon szükség lehet tolmácsra. A tolmács dolgozhat valamilyen távoli helyszínről, miközben a fő felek egyazon helyen, például a tárgyalóteremben tartózkodnak (távtolmácsolás); vagy pedig – amennyiben egy távoli résztvevő (pl. az alperes vagy egy tanú) igényel tolmácsot – a tolmács tartózkodhat ugyanazon a helyen, mint ahol a távoli résztvevő, vagy pedig az esemény fő helyszínén (videokonferencián keresztüli távtolmácsolás).
28 a. Videokonferencia során a tolmácsolás használata nehézséget jelent (…) a kihallgatásban részvevők és a tolmács számára. Elképzelhető, hogy a tanú nincs hozzászokva a tolmácsokkal való együttműködéshez, és a távolság érzése problémákat okozhat a tolmácsolásban. A tolmácsoknak segít, ha a bíró koordinálja, hogy milyen sorrendben szólalnak fel a részt vevő felek.
29. A bizonyításfelvételt általában konszekutív tolmácsolás révén folytatják. A konszekutív tolmácsolás során a bíró központi szerepet játszik a tolmácsolás irányításában és a tanú vagy a tolmács részére a kihallgatás alatt adott útmutatásban. Tekintve a jogi környezetben zajló videokonferencia és tolmácsolás bonyolult jellegét, célszerű a tolmácsolás konszekutív módját választani olyan esetekben, amikor a tolmács nincs egy helyen azokkal, akik a tolmácsolást igénylik, mivel ez a forma több teret enged az olyan pontosításoknak, illetve közbevetéseknek, amelyek a maradéktalan és szöveghű átültetés biztosítása szempontjából esetleg szükségesek lehetnek.
29 a. A szimultán tolmácsolás nehezebb, mivel a tolmács számára speciális fülkét igényel, és szükséges hozzá, hogy a tolmácsolás külön e célt szolgáló berendezések (adó- és vevőberendezés, és fülhallgatók) segítségével jusson el a hallgatókhoz. Amikor a kihallgatás vagy tárgyalás során írásos dokumentáció benyújtására kerül sor, gyakran szükség lehet az írott szöveg szóbeli „prima vista” (azaz lapról, „kapásból” történő) fordítására. Amennyiben a tolmács nem tartózkodik abban a tárgyalóteremben, ahol a dokumentáció bemutatása történik, dokumentumkamerát kell használni a videokonferenciához.
30. Harmadik helyszínen – a tárgyalótermeken kívül – tartózkodó távtolmácsok alkalmazása esetében figyelmet kell fordítani az előkészítő intézkedésekre, az ezen harmadik helyszínnel kapcsolatos technikai berendezésre vonatkozó tájékoztatásra, valamint a helyszínek közötti kapcsolatok tesztelésére, még a tényleges kihallgatást megelőzően. Továbbá figyelmet kell fordítani a távtolmács helyszínén az akusztikára és a hang minőségére.
30 a. További figyelembe veendő szempont a videokonferencia és tolmácsolás helyszínéül szolgáló helyiség kialakítása, valamint a tolmács és a résztvevők egymáshoz képesti elhelyezkedése. A vizuális és nonverbális kommunikáció ugyanis rendkívül fontos segítség a tolmács számára a mondottak megértésében, az apró jelentésbeli nüanszok átadásában és az esetleges félreértések tisztázásában. Éppen ezért a tolmácsnak látnia kell a távoli résztvevők arcát, arckifejezését, és ha lehet, szájmozgását is. Mindez a résztvevőknek a tolmács számára képanyagot továbbító kamerához viszonyított elrendezésére is kihatással van. A tolmácsnak lehetőség szerint szemből kell látnia a távoli résztvevőket. Ugyanakkor arra is ügyelni kell, hogy a tolmács ne kerüljön a figyelem középpontjába pusztán azért, mert megjelenik a képernyőn. Másként megfogalmazva a kialakítással nem szabad olyan helyzetet teremteni, amelyben a fő feleknek el kell fordulniuk egymástól annak érdekében, hogy a tolmácsot láthassák.
30 b. Kellő figyelmet kell fordítani a közvetítés megbízhatóságának és zavartalanságának biztosítására is.
31. Tolmácsok videokonferencia-eljárás során való igénybevétele esetén az alábbi szempontokra kell figyelni:
- a minőségi kommunikáció és tolmácsolás biztosítása;
- a tolmácsolás során az olyan technikai problémák hatása, mint például a berendezés irányítása (pl. videoalapú tolmácsolás esetén a kameramozgás irányítása). Ez különösen a távtolmácsolás esetében kritikus, ahol a távoli helyszínen is garantálni kell a megfelelő látványt és a képet;
- lényeges a kommunikáció irányítása: lehetőséget kell biztosítani a tolmács hozzászólására a kommunikáció irányításával kapcsolatban (tolmácsolási feladat előtt és alatt a tartalom pontosítását célzó kérdésre);
- a hangminőség alapvető fontosságú, akárcsak az adatáttovábbítás időbeli eltérésének (körülbelül 0,5 másodperc) hatása az interakciós problémákra a tolmácsolás során.
32. Ami a tolmácsolás minőségét illeti, a tagállamok között eltérések vannak a bírósági tolmácsokra vonatkozóan előírt minősítések terén. Ezt figyelembe kell venni a videokonferenciának a kölcsönös jogsegély keretében vagy bizonyításfelvételre történő használatára irányuló kérelem esetében.
32 a. A videokonferenciával egybekötött tolmácsolás nehézségeinek elhárítása, valamint a jogi szakemberek körében esetlegesen élő negatív percepciók leküzdése érdekében hasznosnak bizonyulhatnak az alábbi ajánlások a videoalapú tolmácsolás lefolytatására vonatkozóan:
A. A tárgyalótermek videokonferencia-berendezésének megtervezése, beszerzése és telepítése
- a szükségletek feltárása:
fel kell mérni a specifikus helyzetet, úgymint ki beszél kihez, kinek kit kell látnia stb., - szakértők bevonása a tervezési szakaszba:
nagyon fontos a tervezés során többféle – tolmács/nyelvész, jogi és műszaki – szakértő véleményét kikérni az adott helyszín kialakításához, - kiváló minőségű technológia alkalmazása:
valamennyi érintett fél számára minőségi akusztikát és videót kell biztosítani; igény szerint a tolmácsnak további szükséges berendezéseket kell rendelkezésre bocsátani; külön dokumentumkamerát kell telepíteni (a dokumentáció, képek, illetve a tolmácsolást segítő más anyagok bemutatásához). Nem szabad elfelejteni, hogy a szimultán tolmácsolás audio- és videominőség, valamint az ajakmozgás szinkronja tekintetében speciális (magasabb) követelményeket támaszt a konszekutív formához képest. - „tesztüzem” lefolytatása:
ez különösen nagyobb mérvű beszerzések, valamint a videokonferencia-berendezés telepítése és bevezetése előtt célszerű. A teszt során fel kell tárni a kommunikációs folyamat szempontjából kritikus tényezőket, és ezek fényében meg kell tenni a szükséges lépéseket a javításra. - az új technológia lépésről-lépésre történő bevezetése:
érdemes csekélyebb horderejű ügyekkel kezdeni a technológia hatásának lemérését minden egyes lépést értékelés követ, amelynek keretében fel kell mérni a következő lépésre gyakorolt következményeket is, - megfelelő munkakörnyezet kialakítása a tolmács számára:
figyelemmel kell lenni az ergonomikus és csendes munkakörnyezetre, továbbá arra, hogy a tolmácsnak legyen lehetősége kezelni a berendezéseket.
B. A videokonferencián keresztüli távtolmácsolás zavartalan lefolyásának előmozdítása a tárgyalóteremben
- képesített résztvevők és tolmácsok alkalmazása:
a tisztességes eljárás garantálásához szükséges minőség biztosítása érdekében célszerű megfelelően képzett tolmácsokat, valamint a tolmácsokkal való munkában jártas bírósági alkalmazottakat segítségül hívni, - képzés biztosítása a tolmácsok és a bírósági alkalmazottak számára:
ajánlatos idejekorán, még a technológia teljes körű alkalmazását megelőzően bevezető tájékoztatást tartani. Emellett célszerű folyamatos szakmai képzési lehetőséget biztosítani (mely kiterjed a tágabb összefüggések megértetésére, a technika szakszerű használatára, kommunikációs helyzetek gyakorlására, továbbá támogatást biztosító technikák – például stresszkezelés – elsajátítására), - kockázatértékelési eljárások elfogadása:
eljárásokat kell kialakítani annak eldöntésére, hogy szükség van-e videokapcsolatra a tolmácsolással egyidejűleg, és ennek kapcsán tapasztalt tolmácsok véleményét kell kikérni, - iránymutatások/protokollok kidolgozása:
ezek határozzák meg, hogy ki a felelős pl. a terem lefoglalásáért, az időzítésért, a tesztelésért, valamint a kapcsolat indításáért és vezérléséért, valamint ezek írják le a videokonferencia előtt, alatt és után a résztvevők által követendő eljárást (tolmács eligazítása, a konferencia megkezdése, bevezetés, a konferencia alatt betartandó szabályok, de-briefing), - rendelkezések meghibásodás esetére:
szabályzatot célszerű kidolgozni a kommunikációs kapcsolat megszakadása vagy technikai probléma esetére, hiszen nem szerencsés a hiba elhárítását a tolmácsra hagyni, - a bevált gyakorlatok kódexe:
az igazságszolgáltatási szervek, jogi szakemberek és tolmácsszervezetek folyamatos együttműködésben dolgozzanak ki közös kódexet a videokonferencia és a távtolmácsolás bevált gyakorlataihoz.
