62. Dans la majorité des procédures par visioconférence, il est inutile de procéder à un autre enregistrement que celui qui est normalement prévu.
Lorsque la demande de visioconférence s'accompagne aussi d'une demande d'enregistrement, l'autorité requérante est tenue de veiller à ce que le matériel nécessaire à l'enregistrement de l'audition par l'autorité requise soit fourni dans le bon format à cette dernière.
L'enregistrement vidéo des procédures peut être soumis à des restrictions selon les États membres concernés.
63. Les parties auront normalement prévu les documents qui seront demandés au cours de la procédure et en auront préalablement mis des copies à la disposition des participants.
Elles devront s'être mises d'accord à ce propos. Il sera généralement très utile de préparer à l'avance des copies des documents, que l'autorité requérante devra alors transmettre à l'autorité requise.
Si c'est techniquement possible, les documents pourraient être présentés en utilisant une caméra distincte destinée à filmer des documents, qui fera partie du matériel de visioconférence.
64. Dans certains cas, une caméra destinée à filmer des documents ne suffit pas pour échanger des documents. Si l'on utilise une caméra, il n'est par exemple pas directement possible pour le client et l'avocat d'examiner en privé les documents présentés. Une copie du document envoyée par télécopieur peut être plus facilement utilisable.
65. Pour l'échange de documents, la visioconférence pourrait être complétée par des répertoires partagés ou des serveurs de documents.
Quoique de tels dispositifs soient de plus en plus utilisés pour le partage d'informations, il est indispensable de prendre des précautions supplémentaires dans le contexte judiciaire, afin que ces répertoires soient sécurisés, que les parties y aient un accès direct et qu'ils soient accessibles uniquement à des intervenants autorisés et concernés par l'affaire. Ces répertoires pourraient être disponibles par le biais d'ordinateurs tant dans les locaux de l'autorité requérante que dans ceux de l'autorité requise.
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