Käsikirja

28. Rajatylittävässä videoneuvottelussa saattaa olla tarpeen käyttää tulkkia joko pyynnön esittäneessä tuomioistuimessa tai pyynnön vastaanottaneessa tuomioistuimessa. Tulkki voi työskennellä joko etäällä olevassa paikassa, kun taas pääosallistujat ovat yhdessä samassa paikassa, esimerkiksi oikeussalissa (etätulkkaus), tai jos etäällä oleva osallistuja (esimerkiksi vastaaja tai todistaja) pyytää tulkin käyttöä, tulkki on joko samassa paikassa kuin etäällä oleva osallistuja tai pääpaikalla (videoneuvottelutulkkaus).

28 a. Tulkkauksen käyttö videoneuvottelussa (…) on haastavaa kuulemiseen osallistujille ja tulkille. Todistaja saattaa olla tottumaton työskentelemään tulkkien kanssa, ja etäisyyden tunne saattaa aiheuttaa tulkkausongelmia. Tulkkien kannalta on hyödyllistä, että tuomari koordinoi asianomaisten henkilöiden puhumisjärjestystä.

29. Todisteiden vastaanottamisessa käytetään tavallisesti konsekutiivitulkkausta. Konsekutiivitulkkauksessa tuomarilla on keskeinen rooli tulkkauksen ohjaamisessa ja neuvojen antamisessa todistajalle tai tulkille kuulemisen aikana. Koska videoneuvottelujen ja tulkkauksen toteuttaminen oikeudellisissa ympäristöissä on monimutkaista, suositellaan konsekutiivitulkkauksen käyttöä, kun tulkki on erillään tulkkausta tarvitsevista, koska tällöin on helpompaa esittää selvennyksiä tai puuttua asiaan tulkkauksen tarkkuuden varmistamiseksi.

29 a. Simultaanitulkkaus on vaativampaa, koska se edellyttää tulkkikoppia ja tulkkauksen välittämistä kuulijoille erityistä laitteistoa (lähetin, vastaanotin ja kuulokkeet) käyttäen. Kun kuulemisen tai oikeudenkäynnin aikana esitetään kirjallisia asiakirjoja, tarvitaan usein kirjallisen tekstin suullista valmistelematonta tulkkausta. Jos tulkki ei ole oikeussalissa, jossa asiakirja esitetään, videoneuvottelussa on käytettävä asiakirjakameroita.

30. Kun käytetään etätulkkia kolmannessa paikassa oikeussalin ulkopuolella, olisi kiinnitettävä huomiota kolmannen paikan teknistä laitteistoa koskeviin ennakkojärjestelyihin ja -tietoihin sekä yhteyksien testaamiseen paikkojen välillä ennen varsinaista kuulemista. Lisäksi olisi kiinnitettävä huomiota etätulkin sijaintipaikan akustiikkaan ja äänenlaatuun.

30 a. Muita huomioon otettavia näkökohtia ovat videoneuvotteluun ja tulkkaukseen käytettyjen tilojen sisustus ja tulkin ja muiden osallistujien sijoittelu. Visuaalinen ja sanaton viestintä ovat tärkeitä, sillä ne auttavat tulkkia ymmärtämään puhuttua, erottamaan merkitysvivahteita ja ratkaisemaan mahdollisia epäselvyyksiä. Siksi tulkin olisi voitava nähdä etäällä olevien osallistujien kasvot, ilmeet ja mahdollisesti huulten liikkeet. Tämä vaikuttaa osallistujien sijoittamiseen videokuvan tulkille välittävään kameraan nähden. Tulkin on voitava nähdä etäällä olevat osallistujat edestä päin. Tällöin tulkista ei kuitenkaan saa tulla huomion keskus ilmestyessään videonäytölle. Toisin sanoen järjestely ei saisi aiheuttaa tilannetta, jossa varsinaiset osallistujat joutuvat kääntymään pois toisistaan nähdäkseen tulkin.

30 b. Huomiota olisi kiinnitettävä myös tiedonsiirron luotettavuuteen ja turvallisuuteen, jotka olisi varmistettava.

31. Kun videoneuvotteluprosessissa käytetään tulkkia, on kiinnitettävä huomiota seuraaviin näkökohtiin:

• Olisi varmistettava korkeatasoinen viestintä ja tulkkaus.
• Teknisten seikkojen, kuten laitteiston ohjaamisen, vaikutus tulkkauksen aikana (esimerkiksi kameran liikkeiden ohjaaminen videotulkkauksessa). Tämä voi olla erityisen tärkeää etätulkkauksessa, jossa on varmistettava etäällä olevasta paikasta tuleva ääni ja kuva.
• Viestinnän hoitaminen on olennaista: Tulkilla olisi oltava mahdollisuudet puuttua asiaan (ennen tulkkausta ja sen aikana sisällön selvennyksiä koskevien kysymysten osalta).
• Äänenlaatu on merkittävä tekijä samoin kuin tiedonsiirron viiveen (noin 0,5 sekuntia) vaikutus viestintäongelmiin tulkkauksen aikana.

32. Mitä tulkkaukseen laatuun tulee, niin oikeustulkkeja koskevat pätevyysvaatimukset vaihtelevat jäsenvaltioittain. Tämä on otettava huomioon pyynnöissä, jotka koskevat videoneuvottelujen käyttöä keskinäisen oikeusavun puitteissa tai todisteiden vastaanottamisessa.

32 a. Tulkkauksen sisältäviin videoneuvotteluihin liittyvien vaikeuksien ja oikeusalan toimijoiden mahdollisten kielteisten käsitysten voittamiseksi voisi olla hyötyä seuraavista suosituksista videotulkkauksen toteutuksesta ja käytöstä:

A. Oikeussaleissa käytettävän videoneuvottelulaitteiston suunnittelu, hankinta ja asennus

• Olisi määriteltävä tarpeet.
  Olisi kartoitettava erityisvaatimukset, esimerkiksi kuka puhuu kenelle, kenen täytyy nähdä kenet.
• Suunnitteluvaiheessa olisi käytettävä asiantuntemusta:
  On erittäin tärkeää, että suunnitteluun osallistuu tulkkauksen/kielten, oikeusalan ja teknologian asiantuntijoita erityisvaatimusten määrittelemiseksi.
• Olisi käytettävä korkealaatuista teknologiaa:
  Olisi varmistettava korkealaatuinen ääni ja kuva kaikille osallistujille ja tarvittava lisälaitteisto tulkille; olisi käytettävä erillistä asiakirjakameraa (asiakirjojen, kuvien ja muun tulkkausta helpottavan aineiston esittämistä varten). On huomattava, että simultaanitulkkaukseen liittyy erityisvaatimuksia äänen ja videon (korkeamman) laadun ja huulten liikkeiden synkronoinnin suhteen kuin konsekutiivitulkkaukseen.
• Olisi toteutettava yritys-erehdys-testaus:
  erityisesti ennen videoneuvottelulaitteiston laajamittaista hankintaa, toteuttamista ja käyttöönottoa. Olisi määriteltävä viestintäprosessin kriittiset vaiheet ja tehtävä tarvittavat mukautukset.
• Olisi sallittava uuden teknologian vaiheittainen käyttöönotto:
  Olisi aloitettava helpoilla tapauksilla, jotta voidaan arvioida teknologian vaikutuksia kussakin vaiheessa ja tehdä johtopäätökset seuraavaa vaihetta varten.
• Tulkille olisi tarjottava asianmukainen työympäristö:
  ergonominen ja rauhallinen työympäristö ja mahdollisuus ohjata laitteistoa.

B. Videoneuvotteluun pohjautuvan etätulkkauksen sujuvan käytön edistäminen oikeussaleissa

• Olisi käytettävä ammattitaitoisia henkilöitä ja tulkkeja:
  Olisi käytettävä asianmukaisen ammattitaidon omaavia tulkkeja sekä oikeusalan henkilöstöä, jolla on kokemusta työskentelystä tulkkien kanssa, jotta varmistetaan oikeudenkäynnin oikeudenmukaisuuden edellyttämä laatu.
• Tulkeille ja oikeusalan henkilöstölle olisi tarjottava koulutusta:
  Olisi tarjottava johdantokurssi hyvissä ajoin ennen teknologian käyttöönottoa. Tämän jälkeen olisi oltava saatavilla ammatillista täydennyskoulutusta (mukaan lukien laajemman ympäristön tunteminen, teknologian hallinta, viestintätilanne ja tukitekniikat kuten stressinhallinta).
• Olisi sovittava riskinarviointimenettelyistä:
  Olisi sovittava menettelyistä sen arvioimiseksi, onko tulkkaukseen liittyvä videoyhteys asianmukainen, ja tällöin olisi kuultava kokeneita tulkkeja.
• Olisi kehitettävä ohjeet/käytännöt, joissa
  olisi määriteltävä, kuka vastaa esimerkiksi yhteyden varauksesta, ajoituksesta, testauksesta, käynnistämisestä ja ohjaamisesta, sekä kuvattava ennen istuntoa, sen aikana ja sen jälkeen sovellettava menettely (tulkin ohjeistus, istunnon aloitus, johdanto, istunnon aikana noudatettavat säännöt ja loppuarviointi) kaikkien osallistujien osalta.
• Olisi varauduttava vikatilanteeseen:
  Olisi kehitettävä käytäntö viestintäkatkon tai teknisen vian varalle, sillä ongelmien ratkaisemista ei olisi jätettävä tulkille.
• Parhaat käytännöt:
  Oikeusviranomaisten, oikeusalan toimijoiden ja tulkkijärjestöjen olisi tehtävä jatkuvasti yhteistyötä parantaakseen videoneuvotteluita ja etätulkkausta koskevia parhaita käytäntöjä.