Guide on videoconferencing in cross-border proceedings (PDF)

CONTENTS

1. CROSS-BORDER VIDEOCONFERENCING IN THE EU

1.1. Scope and Background

1.2. Overview of the Legal Framework in European Union law

2. PRACTICAL CONSIDERATIONS FOR VIDEOCONFERENCING

2.1. Preparatory arrangements

2.2. The Request

2.3. The Necessary Preparations

2.4. Interpretation

2.5. The Hearing

2.6. Minutes of the Hearing

3. TECHNICAL ASPECTS

3.1. Background to Technical Requirements

3.2. General Arrangements and Quality Principles

3.2.1. Videoconferencing Equipment - Image

3.2.1. Videoconferencing Equipment - Sound

3.3. Operation of the videoconferencing equipment

3.3.1. Recordings and Use of Documents

3.3.2. Multipoint connections and bridging

ANNEXES

4. Annex I – Further Explanation of the Legal Framework for the Use of Videoconferencing in Cross-border Cases

4.1. The Legal Framework in Criminal Matters

4.2. The Legal Framework in Civil and Commercial Matters

5. Annex II - TECHNICAL STANDARDS

6. Annex III - KEY STEPS FOR USING VIDEOCONFERENCING IN CROSS-BORDER PROCEEDINGS

1. Tässä oppaassa käsitellään videoneuvottelulaitteiden käyttöä rajatylittävissä oikeudenkäynneissä Euroopan unionissa. Siinä tarkastellaan videoneuvottelutekniikan käytön organisatorisia, teknisiä ja oikeudellisia näkökohtia. Lisäksi oppaassa analysoidaan laitteiden käyttöä oikeussalissa ja todistajainhuoneissa sekä kannettavien laitteiden käyttöä. Ohjeita sovelletaan tapauksissa, joissa videoneuvotteluja käytetään oikeudenkäyntien missä tahansa osassa, erityisesti todisteiden vastaanottamiseksi etäältä muissa EU:n jäsenvaltioissa olevista paikoista.

2. Tämä opas sisältää neuvoja ja ohjeita oikeusalalla toimiville, tuomioistuimen virkailijoille ja tekniselle henkilöstölle. Oppaassa käsitellään videoneuvottelulaitteiden käytön käytännön näkökohtia, jotka ovat erityisen merkityksellistä oikeusalalla toimiville ja tuomioistuimen henkilöstölle, ja sen jälkeen käsitellään teknisiä näkökohtia, jotka ovat erityisen tärkeitä tekniselle henkilöstölle. Oppaan liitteessä esitetään oikeudellisten puitteiden yksityiskohtia videoneuvottelujen rajatylittävän käytön osalta rikos- sekä siviili- ja kauppaoikeudellisissa asioissa. Muissa liitteissä kuvataan huomioon otettavat tekniset standardit ja esitetään yhteenveto menettelyn keskeisistä vaiheista, kun videoneuvotteluja käytetään rajatylittävissä oikeudenkäynneissä. Tämän asiakirjan tarkoituksena on auttaa käyttäjiä antamalla neuvoja ja ohjeita. Se ei korvaa seikkaperäisiä työskentelyohjeita tai yksityiskohtaisia käyttöohjeita.

3. Tässä asiakirjassa käsitellään pääasiassa videoneuvottelujen käyttöä oikeudenkäynneissä rikosasioita, riita-asioita ja kauppaoikeudellisia asioita käsittelevissä tuomioistuimissa. Monia videoneuvottelujen käyttöä koskevista teknisistä seikoista voidaan kuitenkin soveltaa yleisemmin videoneuvottelujen käyttöön laajemmassa oikeusyhteisössä. Todistajien ja asiantuntijoiden kuuleminen ei aina tapahdu tuomioistuimissa, ja on mahdollista järjestää videoneuvotteluyhteys tuomioistuinten ja muiden paikkojen kuten konsuli- ja diplomaattiedustustojen, vankiloiden, sairaaloiden ja turvapaikkakeskusten välille. Näin ollen tätä asiakirjaa voidaan käyttää perustana videoneuvottelujen käytölle muissa menettelyissä.

4. Rajatylittävissä riita-asioiden oikeudenkäynneissä on tavallisesti kaksi mahdollista tilannetta, joissa todistajia ja asiantuntijoita voidaan kuulla videoneuvottelun välityksellä:

• Epäsuora todisteiden vastaanottaminen, jossa pyynnön vastaanottaneen valtion tuomioistuin suorittaa esimerkiksi todistajan kuulemisen (tietyin edellytyksin pyynnön esittäneen tuomioistuimen edustajat osallistuvat kuulemiseen).
• Välitön todisteiden vastaanottaminen, jossa pyynnön esittänyt tuomioistuin kuulee todistajaa toisessa jäsenvaltiossa suoraan videoneuvottelun välityksellä.

Oikeudenkäyntiä edeltävässä rikostutkinnassa tutkintatuomari tai syyttäjä voi päättää vastaanottaa todisteita todistajalta, jota uhataan, tai ulkomailla asuvalta todistajalta tai asiantuntijalta videoneuvottelun tai muun asianmukaisen audiovisuaalisen etäviestinnän menetelmän välityksellä todistajan suostumuksella, jos tämän ei ole mahdollista tai toivottavaa esiintyä oikeudenkäynnissä henkilökohtaisesti.

Vaikeus saada asiantuntijatodistajia paikalle on todettu yhdeksi viivytysten syyksi niin riita-asioissa (esimerkiksi lääketieteen asiantuntijat ja psykologit lasten huoltajuuteen tai lasten hoitoon liittyvissä asioissa) kuin rikosasioissakin (esimerkiksi teknisen rikostutkinnan tai tietotekniikan asiantuntijat). Videoneuvottelulaitteiden käytön ansiosta tuomioistuimet voivat päättää joustavammin, milloin ja miten muiden jäsenvaltioiden asiantuntijatodistajia pyydetään todistamaan. Kun on tarkoitus kuulla asiantuntijatodistajia, näihin on suotavaa ottaa yhteyttä ennen kuulemista sen selvittämiseksi, millaisia teknisiä välineitä kuulemisen aikana saatetaan tarvita.

Suojattomassa asemassa tai uhkausten kohteena olevien todistajien kannalta videoneuvottelu voidaan kokea keinona vähentää stressiä ja vaivaa, jota rasittava matka ulkomaiseen tuomioistuimeen voisi aiheuttaa. Kun todistajaa kuulee jokin ulkomainen tuomioistuin, erillinen todistajainhuone saattaa olla käytännöllisempi ratkaisu kuin oikeussali.

8. Rikosasioita koskeviin hakemuksiin sovelletaan yleensä kansallisia säädöksiä sekä keskinäisestä oikeusavusta rikosasioissa Euroopan unionin jäsenvaltioiden välillä 29. toukokuuta 2000 tehtyä yleissopimusta (jäljempänä 'vuoden 2000 oikeusapuyleissopimus') .

9. Myös riita-asioita koskevia hakemuksia voidaan tehdä jäsenvaltioiden tuomioistuinten välisestä yhteistyöstä siviili- ja kauppaoikeudellisissa asioissa tapahtuvassa todisteiden vastaanottamisessa 28. toukokuuta 2001 annetun EU:n neuvoston asetuksen N:o 1206/2001 (jäljempänä 'todisteiden vastaanottamista koskeva vuoden 2001 asetus') nojalla.

10. Vakiomuotoiset lomakkeet ja menettelyjä koskevat tiedot ovat saatavilla myös siviili- ja kauppaoikeuden alan Euroopan oikeudellisen verkoston verkkosivuilla (Euroopan siviilioikeudellisessa atlaksessa) ja Euroopan rikosoikeudellisen verkoston verkkosivuilla.

11. Lisämahdollisuuksia videoneuvottelujen käyttämiseksi EU:n toiminnan puitteissa löytyy rikoksen uhreille maksettavista korvauksista 29. huhtikuuta 2004 annetusta neuvoston direktiivistä 2004/80/EY. Direktiivin 9 artiklan 1 kohdan a alakohdan mukaan hakijaa voidaan kuulla videoneuvottelun avulla. Lisäksi eurooppalaisesta vähäisiin vaatimuksiin sovellettavasta menettelystä 11. heinäkuuta 2007 annetun asetuksen (EY) N:o 861/2007 9 artiklan 1 kohdassa edellytetään mahdollisuutta todisteiden esittämiseen videoneuvottelun avulla, jos siihen on tekniset valmiudet. Tietyistä sovittelun näkökohdista siviili- ja kauppaoikeuden alalla 21. toukokuuta 2008 annetussa direktiivissä 2008/52/EY korostetaan, että kyseinen direktiivi ei saisi millään tavalla estää nykyaikaisen viestintätekniikan käyttöä sovittelumenettelyssä.

12. Useimpia näistä välineistä sovelletaan jo useimmissa EU:n jäsenvaltioissa (jotkin jäsenvaltiot ovat tehneet joitakin varaumia erityisesti syytettyjen kuulemisesta videoneuvottelun avulla).

Videoneuvottelujen järjestelyissä on eroja yhtäältä siviili- ja kauppaoikeudellisia asioita ja toisaalta rikosoikeudellisia asioita koskevien oikeudenkäyntien välillä. Videoneuvottelun avulla toteutettavaan kuulemiseen tarvittavat toimet sekä erot järjestelyjen välillä esitetään liitteessä III olevassa taulukossa.

13. Rajatylittävissä oikeudenkäynneissä tavoitteena on tehdä videoneuvotteluistunnosta mahdollisimman samanlainen kuin tavallinen avoin oikeuskäsittely, jossa todisteita vastaanotetaan. Rajatylittävissä menettelyissä on varsin pieniä eroja kansallisiin oikeudellisiin menettelyihin verrattuna. Videoneuvottelua käyttäen toteutettavan rajatylittävän kuulemisen järjestäminen edellyttää tiettyjen muodollisten toimenpiteiden toteuttamista.

14. Siviili- ja kauppaoikeudellisissa asioissa pyyntö todisteiden vastaanottamisesta videoneuvottelun avulla tehdään käyttäen vakiolomakkeita. Nämä lomakkeet ovat saatavilla siviili- ja kauppaoikeuden alan Euroopan oikeudellisen verkoston verkkosivustolla kohdassa Euroopan siviilioikeudellinen atlas.

15. Rikosasioissa ei ole velvoitetta käyttää tiettyjä pyyntölomakkeita tai saatteita. Euroopan rikosoikeudellinen verkosto on laatinut saatteen oikeusapupyyntöjä varten. Saatetta käyttämällä pyynnön esittänyt viranomainen ja pyynnön vastaanottanut viranomainen voivat muodostaa oikeusapupyynnön sisältöä ja/tai täytäntöönpanoa koskevan suoran yhteyden. (katso liite III).

16. Pyynnöt voidaan lähettää postitse, kuriiripostitse, faksilla (kaikissa jäsenvaltioissa) tai sähköpostilla (ei kaikissa jäsenvaltioissa). Joitain tietoja jäsenvaltioissa voimassa olevista säännöistä on saatavilla Euroopan oikeudellisten verkostojen verkkosivustoilla.

17. Pyyntö videoneuvottelun käyttämisestä keskinäisen oikeusavun puitteissa tai todisteiden vastaanottamiseksi on erilainen riita-asioissa ja rikosasioissa; yksityiskohtia esitetään liitteessä III. Lomakkeita on saatavissa sekä riita- että rikosasioita varten, ja pyynnön esittävä tuomioistuin lähettää lomakkeen toisessa maassa olevalle pyynnön vastaanottavalle tuomioistuimelle (rikosasioissa lomakkeiden käyttö ei ole pakollista). Lomakkeet sisältävät tiedot, joita käytetään yhteyden ottamiseksi asianosaisiin ja edustajiin sekä tuomioistuinta koskevat tiedot. Joissain tapauksissa voidaan antaa myös tietoja laitteiden käyttömaksusta ja videoneuvottelussa käytettävästä kielestä.

18. Todisteiden vastaanottamista koskeva vuoden 2001 asetus antaa riita-asioissa kaksi mahdollisuutta videoneuvottelun käyttöön rajatylittävässä todisteiden vastaanottamisessa:

• 10–12 artiklan nojalla pyynnön esittänyt tuomioistuin voi pyytää pyynnön toisessa jäsenvaltiossa vastaanottanutta tuomioistuinta antamaan sille tai asianosaisille oikeuden olla läsnä videoneuvottelun avulla pyynnön vastaanottaneen tuomioistuimen suorittamassa todisteiden vastaanottamisessa tai osallistua siihen. Tällainen pyyntö voidaan evätä ainoastaan, jos se on ristiriidassa pyynnön vastaanottaneen tuomioistuimen jäsenvaltion lainsäädännön kanssa tai aiheuttaa merkittäviä käytännön vaikeuksia. Asetuksen 13 artiklassa säädetään pakkokeinoista pyynnön täytäntöönpanoa varten. Todistaja voi kuitenkin 14 artiklan nojalla vaatia oikeutta kieltäytyä todistamasta pyynnön esittäneen tai pyynnön vastaanottaneen tuomioistuimen jäsenvaltion lainsäädännön nojalla.
• 17 artiklan nojalla pyynnön esittänyt tuomioistuin vastaanottaa välittömästi todisteita toisessa jäsenvaltiossa tämän jäsenvaltion keskuselimen tai toimivaltaisen viranomaisen suostumuksella. 17 artiklan 4 kohdan nojalla keskuselin tai toimivaltainen viranomainen on velvollinen edistämään videoneuvottelujen käyttöä tätä varten. 17 artiklan 2 kohdassa todetaan, että välitön todisteiden vastaanottaminen on mahdollista vain, jos se voidaan suorittaa vapaaehtoiselta pohjalta.

Lukuun ottamatta pakkokeinojen mahdollisuutta tärkeimmät erot kyseisten kahden menetelmän välillä ovat todisteiden vastaanottamisesta vastaava tuomioistuin ja sovellettava lainsäädäntö.

19. Pyynnön esittänyt tuomioistuin lähettää videoneuvottelua koskevan pyynnön ja vaaditut tiedot yhdessä todisteiden vastaanottamista koskevan vuoden 2001 asetuksen A-lomakkeen tai I lomakkeen kanssa pyynnön vastaanottavalle tuomioistuimelle. Pyyntöön myös vastataan vakiolomakkeella. Jos toisen jäsenvaltion tuomioistuimelle esitetty pyyntö osallistua videoneuvottelun välityksellä evätään, tuomioistuin käyttää E-lomaketta. Jos kyseessä on välitön todisteiden vastaanottaminen, keskuselin tai toimivaltainen viranomainen on velvollinen ilmoittamaan pyynnön esittäneelle tuomioistuimelle 30 päivän kuluessa (käyttäen J-lomaketta), hyväksytäänkö pyyntö vai ei. Jos pyyntö hyväksytään, pyynnön esittänyt tuomioistuin voi vastaanottaa todisteet päättämässään aikataulussa.

20. Rikosoikeudellisissa asioissa pyynnön vastaanottaneen jäsenvaltion on suostuttava videoneuvottelun avulla tapahtuvaan kuulemiseen edellyttäen, että videoneuvottelun käyttö ei ole sen lainsäädännön perusperiaatteiden vastaista ja että sillä on kuulemisen edellyttämät tekniset välineet. Keskinäistä oikeusapua koskevan pyynnön täytäntöönpanemiseksi voidaan määrätä pakkokeinoja (esimerkiksi kutsu tulla kuultavaksi seuraamuksin, jos kuultava ei saavu paikalle), jos pyynnössä kuvattu rikos on rangaistava myös pyynnön vastaanottaneessa valtiossa.

21. Jos pyynnön esittänyt tuomioistuin ei toimita käytettäviä videoneuvottelulaitteita, kaikki lähetyskulut, mukaan luettuina laitteiden vuokraamisesta ja niitä käyttävän teknisen henkilöstön palkkaamisesta aiheutuvat kustannukset, ovat aluksi videoneuvottelua pyytäneen viranomaisen vastuulla ja sen on huolehdittava niistä. Todisteiden vastaanottamista koskevan vuoden 2001 asetuksen mukaisesti yleisperiaate on, että epäsuoraa todisteiden vastaanottamista koskevan pyynnön täyttäminen ei saa johtaa vaatimukseen minkäänlaisesta maksujen tai kulujen korvaamisesta. Jos pyynnön vastaanottanut tuomioistuin sitä vaatii, pyynnön esittäneen tuomioistuimen olisi kuitenkin huolehdittava videoneuvottelun käytöstä aiheutuneiden kulujen korvaamisesta.

22. Kun pyyntö on hyväksytty, voidaan aloittaa käytännön valmistelut.

23. Rajatylittävissä siviili- ja kauppaoikeudellisia asioita koskevissa oikeudenkäynneissä, joissa pyyntö on esitetty toisen jäsenvaltion tuomioistuimelle, pyynnön vastaanottanut tuomioistuin ilmoittaa pyynnön esittäneelle tuomioistuimelle ja/tai asianosaisille osallistumisen päivämäärän, ajan ja edellytykset. Olisi harkittava alustavia neuvotteluja pyynnön esittäneen tuomioistuimen kanssa kuulemisen päivämäärästä ja ajasta. Pyynnön vastaanottanut tuomioistuin kutsuu todistajan kuultavaksi ja toteuttaa vaadittaessa tarvittavat pakkokeinot. Pyyntö on pantava täytäntöön 90 päivän kuluessa sen vastaanottamisesta.

24. Jos kyseessä on välitön todisteiden vastaanottaminen, pyynnön esittänyt tuomioistuin vastaa itse kuulemisen järjestämisestä ja siitä, että todistajalle ilmoitetaan kuulemisen päivämäärä, aika ja paikka sekä se, että todistaminen on vapaaehtoista. Pyynnön vastaanottaneen jäsenvaltion keskuselimen tai toimivaltaisen viranomaisen olisi avustettava pyynnön esittänyttä tuomioistuinta, sillä sen on edistettävä videoneuvottelujen käyttöä. Pyynnön esittäneen tuomioistuimen on noudatettava keskuselimen tai toimivaltaisen viranomaisen asettamia ehtoja, ja ne voivat myös nimetä jäsenvaltionsa tuomioistuimen varmistamaan ehtojen noudattamisen.

25. Rikosoikeudellisissa asioissa pyynnön vastaanottaneen jäsenvaltion oikeusviranomainen kutsuu henkilön kuultavaksi oman lainsäädäntönsä mukaisesti. Tavasta, jolla henkilö kutsutaan tuomioistuimeen, säädetään kansallisessa lainsäädännössä.

26. Lisäksi pyynnön esittäneen tuomioistuimen ja pyynnön vastaanottaneen jäsenvaltion videoneuvottelupalvelun (joka voi olla tuomioistuin) on tehtävä varaus oikeussalia tai todistajainhuonetta varten. Jos kuulemisessa käytetään tulkkausta ja kyse on välittömästä todisteiden vastaanottamisesta siviilioikeudellisissa asioissa, pyynnön esittänyt tuomioistuin ottaa yhteyttä tulkkeihin ja tekee tulkkien kanssa sopimuksen (palkkiosta, mahdollisista matkajärjestelyistä ja muista kustannuksista).

27. Videoneuvottelulaitteiden käytettävyys on käytännön valmisteluissa keskeisellä sijalla.

Kyseessä olevien tuomioistuinten, vankiloiden tai muiden videoneuvottelupaikkojen teknisten asiantuntijoiden on aina tarpeen olla keskenään yhteydessä hyvissä ajoin ennen videoneuvottelua videoneuvottelulaitteiden asianmukaisen toiminnan varmistamiseksi (kamerat, mikrofonit, näytöt, ISDN-linjat jne.)

On suositeltavaa testata laitteet ja yhteydet vähintään yhtä päivää ennen varsinaista videoneuvottelua. Lisäksi saattaa osoittautua hyödylliseksi lähettää ISDN-puhelinlinjojen numerot ja faksinumerot kyseessä olevien tuomioistuinten tekniselle henkilöstölle ja virkailijoille.

28. Rajatylittävässä videoneuvottelussa saattaa olla tarpeen käyttää tulkkia joko pyynnön esittäneessä tuomioistuimessa tai pyynnön vastaanottaneessa tuomioistuimessa. Tulkki voi työskennellä joko etäällä olevassa paikassa, kun taas pääosallistujat ovat yhdessä samassa paikassa, esimerkiksi oikeussalissa (etätulkkaus), tai jos etäällä oleva osallistuja (esimerkiksi vastaaja tai todistaja) pyytää tulkin käyttöä, tulkki on joko samassa paikassa kuin etäällä oleva osallistuja tai pääpaikalla (videoneuvottelutulkkaus).

28 a. Tulkkauksen käyttö videoneuvottelussa (…) on haastavaa kuulemiseen osallistujille ja tulkille. Todistaja saattaa olla tottumaton työskentelemään tulkkien kanssa, ja etäisyyden tunne saattaa aiheuttaa tulkkausongelmia. Tulkkien kannalta on hyödyllistä, että tuomari koordinoi asianomaisten henkilöiden puhumisjärjestystä.

29. Todisteiden vastaanottamisessa käytetään tavallisesti konsekutiivitulkkausta. Konsekutiivitulkkauksessa tuomarilla on keskeinen rooli tulkkauksen ohjaamisessa ja neuvojen antamisessa todistajalle tai tulkille kuulemisen aikana. Koska videoneuvottelujen ja tulkkauksen toteuttaminen oikeudellisissa ympäristöissä on monimutkaista, suositellaan konsekutiivitulkkauksen käyttöä, kun tulkki on erillään tulkkausta tarvitsevista, koska tällöin on helpompaa esittää selvennyksiä tai puuttua asiaan tulkkauksen tarkkuuden varmistamiseksi.

29 a. Simultaanitulkkaus on vaativampaa, koska se edellyttää tulkkikoppia ja tulkkauksen välittämistä kuulijoille erityistä laitteistoa (lähetin, vastaanotin ja kuulokkeet) käyttäen. Kun kuulemisen tai oikeudenkäynnin aikana esitetään kirjallisia asiakirjoja, tarvitaan usein kirjallisen tekstin suullista valmistelematonta tulkkausta. Jos tulkki ei ole oikeussalissa, jossa asiakirja esitetään, videoneuvottelussa on käytettävä asiakirjakameroita.

30. Kun käytetään etätulkkia kolmannessa paikassa oikeussalin ulkopuolella, olisi kiinnitettävä huomiota kolmannen paikan teknistä laitteistoa koskeviin ennakkojärjestelyihin ja -tietoihin sekä yhteyksien testaamiseen paikkojen välillä ennen varsinaista kuulemista. Lisäksi olisi kiinnitettävä huomiota etätulkin sijaintipaikan akustiikkaan ja äänenlaatuun.

30 a. Muita huomioon otettavia näkökohtia ovat videoneuvotteluun ja tulkkaukseen käytettyjen tilojen sisustus ja tulkin ja muiden osallistujien sijoittelu. Visuaalinen ja sanaton viestintä ovat tärkeitä, sillä ne auttavat tulkkia ymmärtämään puhuttua, erottamaan merkitysvivahteita ja ratkaisemaan mahdollisia epäselvyyksiä. Siksi tulkin olisi voitava nähdä etäällä olevien osallistujien kasvot, ilmeet ja mahdollisesti huulten liikkeet. Tämä vaikuttaa osallistujien sijoittamiseen videokuvan tulkille välittävään kameraan nähden. Tulkin on voitava nähdä etäällä olevat osallistujat edestä päin. Tällöin tulkista ei kuitenkaan saa tulla huomion keskus ilmestyessään videonäytölle. Toisin sanoen järjestely ei saisi aiheuttaa tilannetta, jossa varsinaiset osallistujat joutuvat kääntymään pois toisistaan nähdäkseen tulkin.

30 b. Huomiota olisi kiinnitettävä myös tiedonsiirron luotettavuuteen ja turvallisuuteen, jotka olisi varmistettava.

31. Kun videoneuvotteluprosessissa käytetään tulkkia, on kiinnitettävä huomiota seuraaviin näkökohtiin:

• Olisi varmistettava korkeatasoinen viestintä ja tulkkaus.
• Teknisten seikkojen, kuten laitteiston ohjaamisen, vaikutus tulkkauksen aikana (esimerkiksi kameran liikkeiden ohjaaminen videotulkkauksessa). Tämä voi olla erityisen tärkeää etätulkkauksessa, jossa on varmistettava etäällä olevasta paikasta tuleva ääni ja kuva.
• Viestinnän hoitaminen on olennaista: Tulkilla olisi oltava mahdollisuudet puuttua asiaan (ennen tulkkausta ja sen aikana sisällön selvennyksiä koskevien kysymysten osalta).
• Äänenlaatu on merkittävä tekijä samoin kuin tiedonsiirron viiveen (noin 0,5 sekuntia) vaikutus viestintäongelmiin tulkkauksen aikana.

32. Mitä tulkkaukseen laatuun tulee, niin oikeustulkkeja koskevat pätevyysvaatimukset vaihtelevat jäsenvaltioittain. Tämä on otettava huomioon pyynnöissä, jotka koskevat videoneuvottelujen käyttöä keskinäisen oikeusavun puitteissa tai todisteiden vastaanottamisessa.

32 a. Tulkkauksen sisältäviin videoneuvotteluihin liittyvien vaikeuksien ja oikeusalan toimijoiden mahdollisten kielteisten käsitysten voittamiseksi voisi olla hyötyä seuraavista suosituksista videotulkkauksen toteutuksesta ja käytöstä:

A. Oikeussaleissa käytettävän videoneuvottelulaitteiston suunnittelu, hankinta ja asennus

• Olisi määriteltävä tarpeet.
  Olisi kartoitettava erityisvaatimukset, esimerkiksi kuka puhuu kenelle, kenen täytyy nähdä kenet.
• Suunnitteluvaiheessa olisi käytettävä asiantuntemusta:
  On erittäin tärkeää, että suunnitteluun osallistuu tulkkauksen/kielten, oikeusalan ja teknologian asiantuntijoita erityisvaatimusten määrittelemiseksi.
• Olisi käytettävä korkealaatuista teknologiaa:
  Olisi varmistettava korkealaatuinen ääni ja kuva kaikille osallistujille ja tarvittava lisälaitteisto tulkille; olisi käytettävä erillistä asiakirjakameraa (asiakirjojen, kuvien ja muun tulkkausta helpottavan aineiston esittämistä varten). On huomattava, että simultaanitulkkaukseen liittyy erityisvaatimuksia äänen ja videon (korkeamman) laadun ja huulten liikkeiden synkronoinnin suhteen kuin konsekutiivitulkkaukseen.
• Olisi toteutettava yritys-erehdys-testaus:
  erityisesti ennen videoneuvottelulaitteiston laajamittaista hankintaa, toteuttamista ja käyttöönottoa. Olisi määriteltävä viestintäprosessin kriittiset vaiheet ja tehtävä tarvittavat mukautukset.
• Olisi sallittava uuden teknologian vaiheittainen käyttöönotto:
  Olisi aloitettava helpoilla tapauksilla, jotta voidaan arvioida teknologian vaikutuksia kussakin vaiheessa ja tehdä johtopäätökset seuraavaa vaihetta varten.
• Tulkille olisi tarjottava asianmukainen työympäristö:
  ergonominen ja rauhallinen työympäristö ja mahdollisuus ohjata laitteistoa.

B. Videoneuvotteluun pohjautuvan etätulkkauksen sujuvan käytön edistäminen oikeussaleissa

• Olisi käytettävä ammattitaitoisia henkilöitä ja tulkkeja:
  Olisi käytettävä asianmukaisen ammattitaidon omaavia tulkkeja sekä oikeusalan henkilöstöä, jolla on kokemusta työskentelystä tulkkien kanssa, jotta varmistetaan oikeudenkäynnin oikeudenmukaisuuden edellyttämä laatu.
• Tulkeille ja oikeusalan henkilöstölle olisi tarjottava koulutusta:
  Olisi tarjottava johdantokurssi hyvissä ajoin ennen teknologian käyttöönottoa. Tämän jälkeen olisi oltava saatavilla ammatillista täydennyskoulutusta (mukaan lukien laajemman ympäristön tunteminen, teknologian hallinta, viestintätilanne ja tukitekniikat kuten stressinhallinta).
• Olisi sovittava riskinarviointimenettelyistä:
  Olisi sovittava menettelyistä sen arvioimiseksi, onko tulkkaukseen liittyvä videoyhteys asianmukainen, ja tällöin olisi kuultava kokeneita tulkkeja.
• Olisi kehitettävä ohjeet/käytännöt, joissa
  olisi määriteltävä, kuka vastaa esimerkiksi yhteyden varauksesta, ajoituksesta, testauksesta, käynnistämisestä ja ohjaamisesta, sekä kuvattava ennen istuntoa, sen aikana ja sen jälkeen sovellettava menettely (tulkin ohjeistus, istunnon aloitus, johdanto, istunnon aikana noudatettavat säännöt ja loppuarviointi) kaikkien osallistujien osalta.
• Olisi varauduttava vikatilanteeseen:
  Olisi kehitettävä käytäntö viestintäkatkon tai teknisen vian varalle, sillä ongelmien ratkaisemista ei olisi jätettävä tulkille.
• Parhaat käytännöt:
  Oikeusviranomaisten, oikeusalan toimijoiden ja tulkkijärjestöjen olisi tehtävä jatkuvasti yhteistyötä parantaakseen videoneuvotteluita ja etätulkkausta koskevia parhaita käytäntöjä.

33. Useimmissa maissa tuomari on paikalla pyynnön esittäneen viranomaisen tiloissa ennen videoyhteyden muodostamista eikä tavallisesti poistu tiloista ennen kuin videoyhteys on katkaistu. Heillä on keskeinen rooli kuulemisen suorittamisessa.

34. Rikosasioissa kuulemisen toimittaa suoraan pyynnön esittäneen jäsenvaltion oikeusviranomainen tai se toimitetaan kyseisen viranomaisen johdolla sen oman lainsäädännön mukaisesti (vuoden 2000 oikeusapuyleissopimus).

35. Riita-asioiden osalta todisteiden vastaanottamista koskevan vuoden 2001 asetuksen 12 artiklassa säädetään, että pyynnön esittäneen tuomioistuimen edustajilla, myös lainkäyttöhenkilöstöön kuuluvilla, on oikeus olla läsnä, kun todisteita otetaan vastaan pyynnön vastaanottaneessa tuomioistuimessa, jos tämä on pyynnön esittäneen tuomioistuimen jäsenvaltion lainsäädännön mukaista. Todisteiden vastaanottamista koskevan vuoden 2001 asetuksen 17 artiklan (välitöntä todisteiden vastaanottamista koskevat pyynnöt) nojalla todisteet vastaanottaa pyynnön esittäneen jäsenvaltion lainsäädännön mukaisesti nimettävä tuomari tai jokin muu henkilö.

36. Riita- tai rikosasioissa laitteita käsittelee tavallisesti tuomari tai tuomioistuimen virkailija. Todistajan kuulemisen etäpisteessä tulisi mahdollisimman tarkoin olla sen käytännön mukainen, jota noudatetaan todistajan ollessa läsnä oikeussalissa.

37. Asianomaisten henkilöiden pitäisi voida keskustella keskenään ilman, että kolmannet osapuolet kuulevat. Asianosainen saattaa haluta keskustella asianajajansa kanssa (joko suoraan tai tulkin välityksellä) ilman, että tuomari tai muut asianosaiset kuulevat. Tästä syystä yhteinen keskustelu on tarpeen toteuttaa niin, etteivät kolmannet osapuolet kuule sitä. Mikrofonit voidaan tavallisesti sulkea todistajainhuoneissa, mutta oikeussaleissa mahdollisesti ainoastaan tuomioistuimen virkailija tai tuomari voi sulkea ne.

38. Jos asianosainen ja hänen asianajajansa eivät ole läsnä samassa paikassa, heidän olisi voitava käydä yksityisiä keskusteluja käyttäen esimerkiksi suojattua puhelinyhteyttä, matkapuhelinyhteyttä, tai jos mahdollista, erillisiä videoneuvottelulaitteita. Laitteet suositellaan asennettaviksi siten, että ne on selkeästi erotettu oikeudenkäynnin muista asianosaisista.

39. Menetelmä, jossa määrätään, miten asianosaiset voivat keskeyttää toisensa ja esittää vastalauseen johonkin kysymykseen, olisi selitettävä ennakolta. Joissain tilanteissa voisi olla mahdollista harkita, että asianosaisille toimitetaan kaaviokuva kaikista oikeudenkäynnissä mukana olevista lakimiehistä, koska tämä saattaa helpottaa ennakoimattomien keskeytysten käsittelyä.

40. Rajatylittävissä rikosoikeudenkäynneissä pyynnön vastaanottaneen jäsenvaltion oikeusviranomaisen on laadittava kuulemisen päätyttyä pöytäkirja videoneuvottelukuulemisesta. Pöytäkirjassa mainitaan kuulemisen päivämäärä ja paikka, kuullun henkilön nimi, kaikkien muiden kuulemiseen osallistuneiden henkilöiden nimet ja tehtävät, vannotut valat tai annetut vakuutukset ja tekniset olosuhteet, joissa kuuleminen tapahtui. Pyynnön vastaanottaneen jäsenvaltion toimivaltainen viranomainen toimittaa asiakirjan pyynnön esittäneen jäsenvaltion toimivaltaiselle viranomaiselle.

41. Vastaavasti siviili- ja kauppaoikeudellisia asioita koskevissa rajatylittävissä oikeudenkäynneissä pyynnön vastaanottanut tuomioistuin lähettää todisteiden vastaanottamista koskevan asetuksen 10–12 artiklan nojalla tehtyjen pyyntöjen (eli epäsuoraa todisteiden vastaanottamista koskevien pyyntöjen) osalta pyynnön esittäneelle tuomioistuimelle asiakirjat, joissa vahvistetaan pyynnön täytäntöönpano, ja tarvittaessa palauttaa pyynnön esittäneeltä tuomioistuimelta saadut asiakirjat. Asiakirjoihin on liitettävä pyynnön täyttämistä koskeva vahvistus käyttäen todisteiden vastaanottamista koskevan vuoden 2001 asetuksen liitteessä olevaa H-lomaketta.

42. Kun kyse on välittömästä todisteiden vastaanottamisesta siviili- ja kauppaoikeudellisissa asioissa ja pyynnön esittänyt tuomioistuin ei toimita käytettäviä videoneuvottelulaitteita, kaikki lähetyskulut, mukaan luettuina laitteiden vuokraamisesta ja niitä käyttävän teknisen henkilöstön palkkaamisesta aiheutuvat kustannukset, ovat videoneuvottelua pyytäneen viranomaisen vastuulla. Yleisperiaate epäsuoran todisteiden vastaanottamisen osalta on, että pyynnön täyttäminen ei saa johtaa vaatimukseen minkäänlaisesta maksujen tai kulujen korvaamisesta. Jos pyynnön vastaanottanut tuomioistuin sitä vaatii, pyynnön esittäneen tuomioistuimen olisi kuitenkin huolehdittava videoneuvottelun käytöstä aiheutuneiden kulujen korvaamisesta.

43. Kun rikosasioissa sovelletaan vuoden 2000 oikeusapuyleissopimusta, pyynnön esittäneen jäsenvaltion on korvattava pyynnön vastaanottaneelle jäsenvaltiolle kustannukset, jotka aiheutuvat videoyhteyden luomisesta, kustannukset, jotka liittyvät videoyhteyden käyttämiseen pyynnön vastaanottaneessa jäsenvaltiossa, tämän hankkimien tulkkien palkkiot sekä todistajille ja asiantuntijoille maksettavat palkkiot ja heidän matkakulunsa pyynnön vastaanottaneessa jäsenvaltiossa, paitsi jos tämä luopuu joidenkin tai kaikkien näiden kulujen korvausvaatimuksesta.

44. Samoin siviili- ja kauppaoikeudellisten asioiden oikeudenkäynneissä pyynnön esittäneen tuomioistuimen on huolehdittava viipymättä asiantuntijoille ja tulkeille maksettujen palkkioiden ja videoneuvottelun käytön aiheuttamien kustannusten korvaamisesta, jos pyynnön vastaanottanut tuomioistuin sitä vaatii (todisteiden vastaanottamista koskevan vuoden 2001 asetuksen 18 artiklan mukaisesti).

45. Oppaan tässä osassa käsitellään videoneuvottelun ja videoneuvottelulaitteiston teknisiä näkökohtia: kameroiden sijoittelua, valaistusta, näyttöjä ja mikrofoneja. Laitteisto olisi valittava ja asennettava niin, että se soveltuu mahdollisimman hyvin oikeudenkäynnin eri vaiheiden seuraamiseen. Videoneuvotteluun sovellettavat yksityiskohtaiset tekniset standardit esitetään liitteessä II.

Luonnonmukaisuusperiaate

46. Tavoitteena on, että videoneuvotteluistunto muistuttaisi niin pitkälle kuin mahdollista tavallista avointa oikeuskäsittelyä, jossa todisteita vastaanotetaan. Mahdollisimman suuren hyödyn saamiseksi on otettava huomioon useat erot. Eräät seikat, jotka tavanomaisessa todisteiden vastaanottamistilanteessa ovat itsestään selviä, saavat videoneuvottelutodistamisessa erilaisen ulottuvuuden: on esimerkiksi varmistettava, että todistaja ymmärtää videoneuvotteluistuntoon liittyvät käytännön järjestelyt ja sen, keitä videoneuvottelun osapuolet ovat ja mitkä ovat heidän roolinsa. Seuraavien käytännön seikkojen huomioon ottamisella varmistetaan paras toimintatapa videoneuvottelussa:

• Aikaerot on otettava huomioon kuultaessa ulkomailla olevaa todistajaa videoneuvottelun välityksellä. Todistajan, asianosaisten, heidän edustajiensa ja tuomioistuimen mukavuus olisi aina otettava huomioon.
• Videoneuvottelulaitteet olisi oikeussalissa mahdollisuuksien mukaan asennettava ja niitä olisi käytettävä niin, että käyttäjä tuntisi osallistuvansa perinteiseen oikeusistuntoon.
• Videoneuvottelun osanottajien on pidettävä mielessä, että jopa kehittyneimpiä tarjolla olevia järjestelmiä käytettäessä kuvan ja siihen liittyvän äänen vastaanoton välillä on hienoinen viive. Jos tätä ei muisteta, saatetaan puhua todistajan päälle, koska tämän ääni kuuluu vielä sekunnin murto-osan ajan sen jälkeen, kun hän ruudulla näyttää lopettaneen puhumisen.
• Nykyteknologian ansiosta kuvan laatu on hyvä, mutta ei yhtä hyvä kuin televisiokuvan. Kuvan laatua parantaa, jos videoneuvottelumonitoreissa näkyvät henkilöt liikehtivät mahdollisimman vähän.

47. Videoneuvottelujärjestelmä olisi asennettava siten, että asianomaisille henkilöille tarjoutuu tarkka kuva tapahtumista vieraassa paikassa (pyynnön esittäneen tai vastaanottaneen viranomaisen luona). Näkö- ja kuuloyhteyden laadun osalta olisi otettava riittävästi huomioon asianomaisten henkilöiden tarpeet. Siksi videoneuvottelujärjestelmän olisi oltava korkealaatuinen. Vain silloin videoneuvotteluna suoritettu kuuleminen on varteenotettava vaihtoehto kasvokkain tapahtuvalle kuulemiselle. Tämä tarkoittaa erityisesti sitä, että ääni ja kuva on sovitettava toisiinsa täsmällisesti ja ilman havaittavaa viivettä. Lisäksi henkilöiden ulkoisen olemuksen, kasvonilmeiden ja eleiden olisi erotuttava selvästi.

Videoneuvottelulaitteisto

48. Videoneuvottelulaitteiston käytön helpottamiseksi sen kaikkien osien tulisi olla mahdollisimman pitkälle standardoituja samantyyppisten laitteiden ja samanlaisen konfiguraation pohjalta. Videoneuvottelulaitteisto olisi mahdollisuuksien mukaan integroitava oikeussalin vakiintuneisiin työskentelyjärjestelyihin ja -infrastruktuuriin. Videoneuvottelulaitteet olisi oikeussalissa mahdollisimman pitkälle asennettava ja niitä olisi käytettävä niin, että tuntuisi siltä kuin olisi perinteinen oikeusistunto. Seuraavissa osioissa käsitellään kuvaan, valaistukseen, ääneen sekä laitteiden (kamerat, mikrofonit ja näytöt) sijoitteluun ja käyttöön liittyviä eri näkökohtia.

49. Näyttöä odotetaan rajatylittävässä videoneuvottelussa voitavan käyttää kolmeen eri näkymään:

• Tarkennusnäyttö, jolla lähetetään kuvia toisessa tilassa olevista henkilöistä
• Yleiskuva, joka välittää yleiskuvan toisen tilan tilanteesta
• Tietonäyttö, asiakirjojen ja muun tiedon välittämiseen (tähän kuuluvat myös osallistujien "työasemilla" olevat näytöt).

50. Objektiivisuuden takaamiseksi kukin osallistuja olisi mahdollisuuksien mukaan kuvattava samasta kuvakulmasta. Valaistuksen voimakkuuden, resoluution ja kuvataajuuden olisi oltava kunkin osanottajan kohdalla samat. Valaistuksen olisi mahdollisuuksien mukaan oltava sellainen, että kasvonilmeet aina selkeästi erottuvat, silmien ympärillä ei ole varjoja eikä näytöllä heijastumia. Katsekontaktia olisi mahdollisimman paljon jäljiteltävä.

Laitteiston sijoittaminen

51. Laitteisto olisi sijoitettava oikeussaliin siten, että siellä voidaan käsitellä asioita myös ilman videoneuvottelua. Kamerat, näytöt, valaistus sekä osanottajat olisi voitava sijoittaa niin, että se soveltuu videokuulemiseen ja videoasianajoon sekä siviili- että rikosoikeudenkäynneissä. Kamerat olisi mahdollisuuksien mukaan sijoitettava niin, ettei osanottajia kuvata ylhäältä tai alhaalta päin, sillä se voi vääristää kuvaa ja vaikuttaa osanottajasta tehtäviin havaintoihin.

Näytöt

52. Katselukulman ja katseluetäisyyden pitäisi olla sellaiset, että kaikki osanottajat voivat käyttää samaa näyttöä samalla tavalla. Näytön olisi oltava niin suuri, että katselukulmasta riippuen henkilöt voidaan mieluiten näyttää samassa mittakaavassa kuin tavanomaisessa istunnossa. Olisi kyettävä saavuttamaan vähintään WXGA-standardin mukainen resoluutio. Kuvan nopeuden osalta voidaan vaatia vähintään 30 kuvaa sekunnissa. Kasvonilmeet olisi voitava erottaa helposti ja katsomismukavuuden olisi oltava hyvä.

Kamerat

53. Kameroiden olisi mieluummin oltava kiinteitä ja niillä olisi oltava useita ennalta asetettuja asentoja panorointia, kallistusta ja zoomausta varten; yhden mahdollisista asennoista olisi oltava oletusasetus. Näin laitteiston käyttäjän on mahdollista vaihtaa nopeasti kuvaa häiriten oikeuskäsittelyä mahdollisimman vähän. Tarkennuskameroiden kulmakoon olisi oltava niin suuri, että osanottajan kasvot, olkapäät ja ylävartalo ovat selvästi näkyvissä. Kaikkien osanottajien olisi voitava liikkua ja kääntyä muihin henkilöihin päin 80 x 80 cm:n kokoisella alueella katoamatta näkyvistä.

54. Yleensä oikeussaliin riittää kaksi kameraa: yksi seurantakamera on suunnattu tuomariin, yleiseen syyttäjään tai asianajajaan, todistajaan tai epäiltyyn, sen mukaan kuka puhuu (kiinteät pisteet) ja toinen kamera antaa tarvittaessa oikeussalista yleiskuvan. Joissakin tilanteissa voidaan istunnon alussa tarjota yleiskuva panoroimalla seurantakameraa.

55. Kannettavassa laitteistossa ei ole useampaa kameraa, joten sitä käytettäessä yleiskuvaa olisi tarjolla rajoitetusti. Joissakin tapauksissa saattaa todistajainhuoneen käyttö olla tarpeen, mikä edellyttää kameran asentamista. On otettava huomioon, että todistajan tarvitsee neuvotella tuossa huoneessa lakimiesten kanssa kameran ulkopuolella.

Puhe

56. Puheesta on aina voitava saada selvää, eikä sanoja saisi kadota videoneuvottelun aikana. Äänen laadun on oltava tasainen, eikä ulkopuolisia häiriöitä saa ilmetä. Puheen laatu ei saisi kärsiä puheen kompressoinnin vuoksi. Tiettyjen huulisynkronisointia (viive alle 0,15 sekuntia), kaiun poistoa, taustahälyä ja jälkikaiuntaa koskevien vaatimusten on täytyttävä. Tämä on erityisen tärkeää silloin, kun videoneuvottelussa on mukana tulkkeja. Tuomarin ja tuomioistuinvirkailijan on voitava säätää äänen voimakkuutta puhumispaikalla tasoittaakseen erot puheen voimakkuudessa.

Mikrofonit

57. Mikrofonit olisi sijoitettava niin, että kaikkien osanottajien puhe on selvästi ymmärrettävää ilman taustahälyn aiheuttamia vääristymiä. Mikrofonit voivat olla kiinteitä (pöytiin tai muualle kiinnitettyjä), ja niiden tulisi mieluiten olla salakuuntelua vastaan suojattuja, suuntaherkkiä ja mykistysnäppäimellä varustettuja. Oikeuskäsittelyn aikana saattaa olla tilanteita, joissa tuomioistuimen henkilöstön on voitava sammuttaa mikrofonit (esim. asianosaisen neuvotellessa lakimiehensä kanssa).

Kannettava laitteisto

58. Kannettavaa laitteistoa (näyttö + kamera + kaiutin + mikrofoni + lisävarusteet) olisi voitava käyttää joko eri yhdistelminä tai kiinteän laitteiston kanssa. Laitteistoa olisi voitava kuljettaa helposti (eikä sen siten tarvitsisi olla pyörillä), liikutella helposti paikasta toiseen ja sen olisi oltava joustava käytössä. Näin ollen kannettavaan laitteistoon kohdistuu todennäköisesti enemmän rajoituksia kuin kiinteään kalustoon (esim. niiden henkilöiden määrän osalta, joita voidaan selkeästi kuvata samanaikaisesti).

59. Kannettavaa kalustoa voidaan käyttää todistajien kuulemiseen (esim. toisen maan pyynnöstä), laitteiston rikkouduttua, kiinteän laitteiston väliaikaisena korvikkeena tai erityisissä paikoissa, kuten vankisairaaloissa.

Liikkuva kalusto voi kuitenkin olla jossain määrin haurasta ja hankalakäyttöistä, sillä vieraat tilat saattavat vaatia esimerkiksi aikaavievää kameroiden uudelleensijoittelua (eikä vakiosijoittelu käy).

Videoneuvottelujärjestelmän käyttö

60. Videoneuvottelujärjestelmän käyttö on mukavinta kosketusnäytön avulla. Järjestelmän tulisi olla mahdollisimman helppokäyttöinen (eli yksinkertainen) ja käsittää vain muutamia toimintoja, esimerkiksi käynnistäminen/sammuttaminen, yhteyden ottaminen/päättäminen sekä sisään- ja uloskirjautuminen.

61. Audiovisuaalisen ratkaisun ei pitäisi käytön aikana vaatia käyttäjän toimenpiteitä. Ongelmien ilmetessä käyttäjän olisi voitava soittaa tukipalveluun. On tuomarin asia päättää, tuleeko näin keskeytynyt videoneuvottelu päättää.

62. Useimmissa tapauksissa videoneuvotteluna tapahtuva oikeuskäsittely ei edellytä muuta tallennusta kuin sen, joka käsittelystä normaalisti tehtäisiin. Silloin kun videoneuvotteluhakemuksessa pyydetään myös videoneuvottelun tallentamista, pyynnön esittänyt viranomainen on tarvittaessa velvollinen huolehtimaan tallennuslaitteiden toimittamisesta pyynnön vastaanottaneelle viranomaiselle, jotta tämä voi tallentaa todistajanlausunnot oikeassa muodossa. Jotkin jäsenvaltiot ovat asettaneet rajoituksia oikeuskäsittelyjen tallentamiselle kuvanauhalle.

63. Osapuolet ovat oletettavasti ennakoineet, mitä asiakirjoja oikeuskäsittelyssä tarvitaan, ja ottaneet niistä etukäteen jäljennökset osanottajien käyttöön. Osapuolten olisi pyrittävä sopimaan tästä. Jäljennöksistä on yleensä parasta tehdä etukäteen asiakirjanippu, jonka pyynnön esittänyt viranomainen sitten lähettää pyynnön vastaanottaneelle viranomaiselle. Asiakirjat voitaisiin esittää käyttäen videoneuvottelulaitteistoon kuuluvaa erillistä asiakirjakameraa, jos se on teknisesti mahdollista.

64. Tietyissä tilanteissa asiakirjakamera ei ole riittävä tapa vaihtaa papereita. Kameran käyttäminen ei esimerkiksi ole suoraan mahdollista, kun asiakas ja lakimies haluavat keskustella esitetyistä asiakirjoista kahden kesken. Tällöin saattaa olla helpompi käyttää asiakirjan faksattua jäljennöstä.

65. Asiakirjojen vaihtamisen osalta videoneuvottelua voitaisiin täydentää yhteisillä asiakirja-arkistoilla tai -palvelimilla.

Näitä mahdollisuuksia käytetään yhä enemmän tietojen vaihtoon, mutta oikeudenkäyntien yhteydessä on erityisesti varmistettava, että tällaiset arkistot ovat suojattuja, asianosaisten helposti käytettävissä ja että niihin pääsevät vain kyseiseen asiaan liittyvät osapuolet, joilla on siihen valtuudet. Tällaisiin arkistoihin pitäisi päästä tietokoneitse sekä pyynnön esittäneen että sen vastaanottaneen viranomaisen luota.

66. Rajatylittävässä videoneuvottelussa pitäisi myös olla mahdollista yhdistää pyynnön esittäneen viranomaisen järjestelmä pyynnön vastaanottaneen viranomaisen järjestelmiin. Rajatylittävässä videoneuvottelussa yleensä luodaan näkö- ja kuuloyhteys kahden sijaintipaikan, pyynnön esittäneen viranomaisen ja pyynnön vastaanottaneen viranomaisen, välille (kaksipisteyhteys). Joissain tapauksissa voi olla tarpeen luoda yhtäaikainen (monipiste)yhteys useamman kuin kahden paikan välille. Tämä voi olla tarpeen esimerkiksi silloin, kun tulkilla on yhteys oikeudenkäymispaikkaan kolmannesta paikasta. Yhteydet voidaan luoda kolmannen osapuolen yhdistimen kautta.

67. Kaksi- ja monipisteyhteyksien pitäisi myös olla videoneuvotteluun sovellettavien kansainvälisten standardien mukaisia. Nuo standardit on laatinut Kansainvälinen televiestintäliitto (ITU). Yksityiskohtainen luettelo on tämän oppaan liitteessä II. Videoneuvottelujärjestelmien rajatylittävien yhteyksien pitäisi myös olla niin suojattuja, etteivät ulkopuoliset voi laittomasti seurata tallennusta. Jos IP–IP-yhteyttä käytetään, salausmenetelmien tulee olla osallistuvien tuomioistuimien hyväksymiä.

68. Rikosasioissa keskinäisestä oikeusavusta rikosasioissa vuonna 2000 tehdyn yleissopimuksen 10 artikla muodostaa oikeudelliset puitteet rajatylittävissä tapauksissa. Seuraavat säännöt ovat voimassa:

1. Pyynnön vastaanottaneen jäsenvaltion oikeusviranomainen on läsnä kuulemisen aikana, tarvittaessa tulkin avustamana, ja hän huolehtii myös kuultavan henkilöllisyyden varmistamisesta sekä siitä, että kuulemisessa noudatetaan pyynnön vastaanottaneen jäsenvaltion lainsäädännön perusperiaatteita. Jos pyynnön vastaanottaneen jäsenvaltion oikeusviranomainen katsoo, että kuulemisen aikana rikotaan pyynnön vastaanottaneen jäsenvaltion lainsäädännön perusperiaatteita, sen on välittömästi toteutettava tarpeelliset toimenpiteet sen varmistamiseksi, että kuulemista jatketaan mainittujen periaatteiden mukaisesti.
2. Kuultavan henkilön suojelua koskevista toimenpiteistä sovitaan tarvittaessa pyynnön esittäneen ja pyynnön vastaanottaneen jäsenvaltion toimivaltaisten viranomaisten kesken.
3. Kuulemisen toimittaa suoraan pyynnön esittäneen jäsenvaltion oikeusviranomainen tai se toimitetaan kyseisen viranomaisen johdolla sen oman lainsäädännön mukaisesti.
4. Pyynnön vastaanottanut jäsenvaltio huolehtii pyynnön esittäneen jäsenvaltion tai kuultavan henkilön pyynnöstä siitä, että kuultavaa henkilöä avustaa tarvittaessa tulkki.
5. Kuultava henkilö voi joko pyynnön vastaanottaneen jäsenvaltion tai pyynnön esittäneen jäsenvaltion lainsäädännön nojalla vaatia hänelle mahdollisesti kuuluvaa oikeutta kieltäytyä todistamasta.

69. Vuoden 2000 oikeusapuyleissopimuksen 10 artiklassa vahvistetaan periaate, jonka mukaan jäsenvaltio voi pyytää videoneuvottelun avulla tapahtuvaa kuulemista, jos kuultava henkilö on toisessa jäsenvaltiossa. Edellytyksenä tällaisen pyynnön tekemiselle on se, että pyynnön esittäneen jäsenvaltion oikeusviranomaiset edellyttävät kyseisen henkilön kuulemista asiantuntijana tai todistajana ja että kyseisen henkilön ei ole toivottavaa tai mahdollista matkustaa kyseiseen valtioon kuultavaksi. Tämä voi olla "ei toivottavaa", jos todistaja esimerkiksi on hyvin nuori, hyvin vanha tai terveydeltään huono; "ei mahdollista" esimerkiksi silloin, kun todistaja antautuisi vakavaan vaaraan ilmestymällä pyynnön esittäneeseen jäsenvaltioon.

70. Pyynnön vastaanottaneen jäsenvaltion on suostuttava videoneuvottelun käyttöön edellyttäen, että tällainen kuuleminen ei ole sen lain perusperiaatteiden vastaista ja että sillä on tarvittavat tekniset valmiudet. Viittaus "lain perusperiaatteisiin" tarkoittaa tässä yhteydessä, että pyyntöä ei voi evätä vain sillä perusteella, että todistajien ja asiantuntijoiden kuulemisesta videoneuvottelun avulla ei säädetä pyynnön vastaanottaneen valtion laissa tai että yksi tai useampi nimenomainen edellytys videoneuvottelun avulla tapahtuvalle kuulemiselle ei kansallisen lainsäädännön mukaan täyty. Jos pyynnön vastaanottaneella jäsenvaltiolla ei ole käytettävissään videoneuvottelun mahdollistavia teknisiä välineitä, pyynnön esittänyt jäsenvaltio voi vastaanottavan jäsenvaltion suostumuksella antaa sellaiset sen käyttöön .

71. Videoneuvottelun avulla tapahtuvaa kuulemista koskevista pyynnöistä on pyynnön esittäneen viranomaisen sekä pyynnön kohteen ja syyn lisäksi käytävä mahdollisuuksien mukaan ilmi kyseisen henkilön henkilöllisyys ja kansalaisuus sekä tarvittaessa sen henkilön nimi ja osoite, jolle pyyntö toimitetaan. Lisäksi siinä on ilmoitettava, miksi todistajan tai asiantuntijan henkilökohtainen läsnäolo ei ole toivottavaa tai mahdollista, sekä sen oikeusviranomaisen nimi ja niiden henkilöiden nimet, jotka hoitavat kuulemisen. Näihin tietoihin viitataan mainitussa vuoden 2000 oikeusapuyleissopimuksessa. Pyynnön vastaanottaneen valtion oikeusviranomainen toimittaa lainsäädäntönsä mukaisella tavalla asianomaiselle henkilölle kutsun tulla kuultavaksi.

72. Vuoden 2000 oikeusapuyleissopimuksen 10 artiklan 8 kohta edellyttää, että jos videoneuvottelun avulla kuulemisen yhteydessä henkilö kieltäytyy todistamasta ja todistaa totuuden vastaisesti, valtio, jossa kuuleminen tapahtuu, toteuttaa toimenpiteitä henkilön osalta samalla tavoin kuin jos tämän kuuleminen tapahtuisi kansallisessa menettelyssä.

Tämä on seurausta siitä, että tämän kohdan mukaan velvollisuus todistaa videoneuvottelun avulla tapahtuvassa kuulemisessa perustuu pyynnön vastaanottaneen jäsenvaltion lainsäädäntöön. Kohdan tarkoituksena on erityisesti taata, että todistajaan, joka ei noudata todistamisvelvollisuuttaan, kohdistuu tästä menettelystä samanlaisia seuraamuksia kuin jos kyseessä olisi kansallinen tapaus, jossa ei käytetä videoneuvottelun avulla tapahtuvaa kuulemista.

73. Mainitun yleissopimuksen 10 artiklan 9 kohdassa ulotetaan videoneuvottelun avulla tapahtuva kuuleminen syytettyihin. Kullakin jäsenvaltiolla on oikeus päättää, suostuuko se tällaisia kuulemisia koskeviin pyyntöihin. Jäsenvaltio voi tehdä yleisen ilmoituksen siitä, ettei se suostu pyyntöön . Syytetyn suostumus olisi aina saatava ennen kuulemista.

74. Jäsenvaltioiden tuomioistuinten välisestä yhteistyöstä siviili- ja kauppaoikeudellisissa asioissa tapahtuvassa todisteiden vastaanottamisessa annettu asetus (EY) 1206/2001 muodostaa oikeudelliset puitteet todisteiden vastaanottamiselle videoneuvottelussa siviili- ja kauppaoikeudellisissa asioissa. Rajatylittävässä todisteiden vastaanottamisessa videoneuvottelun käyttäminen on asetuksen mukaan mahdollinen kahdessa tapauksessa. Nämä ovat pyynnön vastaanottaneen tuomioistuimen suorittama todisteiden vastaanottaminen 10–12 artiklan mukaisesti ja välitön todisteiden vastaanottaminen 17 artiklan mukaisesti.

75. Asetuksen 10–12 artiklan mukaan asianosaisilla ja heidän edustajillaan on oikeus olla läsnä, kun todisteita otetaan vastaan pyynnön vastaanottaneessa tuomioistuimessa, jos tämä on pyynnön esittäneen tuomioistuimen jäsenvaltion lainsäädännön mukaista. Pyynnön vastaanottanut tuomioistuin määrittää asianosaisten ja heidän edustajiensa osallistumisen edellytykset 10 artiklan mukaisesti. Pyynnön vastaanottanut tuomioistuin ilmoittaa heille oikeudenkäynnin ajan ja paikan. 11 artiklan mukaan pyynnön vastaanottanut tuomioistuin voi myös pyytää asianosaisia ja heidän edustajiaan olemaan läsnä tai mukana todisteiden vastaanottamisessa, jos tämä on tuon jäsenvaltion lainsäädännön mukaista. Pyynnön esittäneen tuomioistuimen edustajat voivat halutessaan olla myös läsnä, kun todisteita otetaan vastaan pyynnön vastaanottaneessa tuomioistuimessa, jos tämä on pyynnön esittäneen tuomioistuimen jäsenvaltion lainsäädännön mukaista.

Jos pyynnön esittäneen tuomioistuimen edustajien edellytetään olevan läsnä todisteiden vastaanottamisessa, pyynnön vastaanottanut tuomioistuin määrittää osallistumisen edellytykset 10 artiklan mukaisesti.

76. Helpottaakseen asianosaisten tai pyynnön esittäneen tuomioistuimen läsnäoloa tai osallistumista pyynnön esittänyt tuomioistuin voi pyytää pyynnön vastaanottanutta tuomioistuinta käyttämään viestintätekniikkaa, kuten videoneuvottelua, todisteiden vastaanottamisessa. Pyynnön vastaanottaneen tuomioistuimen on noudatettava tällaista pyyntöä, jollei se ole ristiriidassa pyynnön vastaanottaneen tuomioistuimen jäsenvaltion lainsäädännön kanssa tai aiheuta merkittäviä käytännön vaikeuksia. Jos pyynnön vastaanottanut tuomioistuin ei noudata pyyntöä, sen on ilmoitettava asiasta pyynnön esittäneelle tuomioistuimelle.

Jos mainittuja teknisiä välineitä ei ole käytössä, tuomioistuimet voivat keskinäisellä sopimuksella ottaa sellaiset käyttöön.

77. Lukuun ottamatta tapausta, jossa pyynnön esittänyt tuomioistuin on pyytänyt erityistä menettelyä, pyynnön vastaanottanut tuomioistuin täyttää pyynnön oman jäsenvaltionsa lainsäädäntöä noudattaen. Pyynnön vastaanottanut tuomioistuin toimii puheenjohtajana kuulemisen aikana, ja kuuleminen pidetään yleensä sen virallisella kielellä. Pyynnön vastaanottanut tuomioistuin vastaa myös kuulemisen järjestämisestä ja todistajan kutsumisesta kuultavaksi. Tarvittaessa käytetään pakkokeinoja pyynnön vastaanottaneen tuomioistuimen jäsenvaltion lainsäädännön mukaisesti. Todistaja voi vaatia oikeutta kieltäytyä todistamasta pyynnön esittäneen tai pyynnön vastaanottaneen tuomioistuimen jäsenvaltion lainsäädännön nojalla.

78. 17 artiklan nojalla tuomioistuin voi pyytää saada vastaanottaa välittömästi todisteita toisessa jäsenvaltiossa esittämällä pyynnön tämän jäsenvaltion keskuselimelle tai toimivaltaiselle viranomaiselle. Välittömän todisteiden vastaanottamisen on tapahduttava vapaaehtoiselta pohjalta käyttämättä pakkokeinoja.

Pyynnön esittäneen tuomioistuimen on ilmoitettava kuultaville henkilöille, että välitön todisteiden vastaanottaminen on vapaaehtoista. Pyynnön esittämisen jälkeen pyynnön vastaanottaneen jäsenvaltion keskuselin tai toimivaltainen viranomainen ilmoittaa pyynnön esittäneelle tuomioistuimelle, täytetäänkö pyyntö, ja mahdolliset siihen liittyvät jäsenvaltionsa lainsäädännön mukaiset edellytykset (voidaan esimerkiksi osoittaa jokin pyynnön vastaanottaneen jäsenvaltion tuomioistuin osallistumaan todisteiden vastaanottamiseen). Pyynnön esittänyt tuomioistuin täyttää pyynnön jäsenvaltionsa lainsäädännön mukaisesti, tosin pyynnön vastaanottaneen jäsenvaltion lainsäädännön mukaiset edellytykset on otettava huomioon. Kuten 10 artiklassa myös 17 artiklassa kannustetaan videoneuvottelun käyttöön. Keskuselin tai toimivaltainen viranomainen voi evätä pyynnön, jos pyyntö ei kuulu todisteiden vastaanottamista koskevan vuoden 2001 asetuksen soveltamisalaan, se ei sisällä kaikkia tarvittavia tietoja tai välitön todisteiden vastaanottaminen on vastoin sen jäsenvaltion lain perusperiaatteita.

79. Video- ja audioneuvottelulaitteiden olisi täytettävä alan vähimmäisstandardit paikallisen ja maailmanlaajuisen yhteentoimivuuden helpottamiseksi. Seuraavat ovat alan yleiset standardit (laatinut pääosin Kansainvälinen televiestintäliitto (ITU)).

Video

80. ISDN-verkossa käytettävät H.320- ja H.310-videoneuvottelustandardit. Nämä standardit sisältävät videoiden kompressointiin ja siirtoon sekä ääni- ja ohjaussignaaleihin liittyviä suuntaviivoja. Kun neuvottelu käydään erimerkkisten järjestelmien kesken, molemmissa järjestelmissä käytetään automaattisesti yhteisenä nimittäjänä toimivaa H.320-standardia. H.310 on nopeampien ISDN-yhteyksien standardi.

81. Internetissä käytettävä H.323-videoneuvottelustandardi. H.323-standardi toimii äänen-, kuvan- ja tiedonsiirron pohjana Internet-protokollaan perustuvissa verkoissa. Eri alkuperää olevat, H.323-standardin mukaiset multimediatuotteet ja -sovellukset ovat yhteentoimivia, joten niiden käyttäjät voivat olla yhteydessä toisiinsa ilman huolta yhteensopivuudesta.

Dataneuvottelut

82. Dataneuvotteluissa käytettävä T.120-standardi. T.120 on tiedonsiirtoprotokolla monipistetietoliikennettä varten multimediaalisessa neuvotteluympäristössä. Se mahdollistaa "liitutaulu"-yhteistyön, tiedostonsiirrot, graafiset esitykset ja sovellusten jakamisen.

Kuva ja ääni

83. H.263 ja H.264. Kuvan laatustandardi Common Intermediate Format (CIF) 30 kuvaa sekunnissa/336-384 kbps (kilobittiä sekunnissa). Noudatettaessa standardia 30 kuvaa sekunnissa kuvan laatu vastaa lähes televisiokuvaa. Esimerkkejä Kansainvälisen televiestintäliiton standardeista, jotka täyttävät tämän vaatimuksen, ovat H.263 ja H.264.

84. H.239 - Kuva kuvassa (PIP). Kuva kuvassa tai Duo Video H.239 antaa koodekille mahdollisuuden näyttää ruudulla vähintään kaksi kuvaa.

85. Äänen koodauksessa käytettävät standardit: G.711 (puhetaajuuksien pulssikoodimodulaatio (PCM)), G.722 (7 kHz:n äänikoodausnopeudella 64 kbit/s); G.722.1 (yksinkertainen koodausnopeuksilla 24 ja 32 kbit/s kaiutintoimintaa varten järjestelmissä, joissa kuvan menetys on vähäistä).

86. Kaikua poistavat mikrofonit, joiden taajuusvaste on 100–7000 Hz ja joissa on mykistin, kytkin ja kaksisuuntainen ääniyhteys.

87. H.281 - Etäkohteen kameran ohjausprotokolla H.224-standardia käyttävissä videoneuvotteluissa. H.281 on standardi paikallis- ja etäkohteen kameran ohjausprotokollalle ISDN-verkkoa käyttävässä videoneuvottelussa (H.320) sellaisten kameroiden osalta, jotka voivat kiertyä, kallistua ja zoomata sekä manuaalisesti että valmiita asetuksia käyttäen.

Kanavat, kaistanleveys ja yhdistäminen

88. Vähintään kuusi kanavaa ISDN-verkkoa käyttäviä videoneuvottelujärjestelmiä varten tai videojärjestelmissä, jotka toimivat henkilökohtaisen tietokoneen ainoana sovelluksena tai suurempia neuvottelutiloja koskevassa järjestelmässä, olisi voitava käyttää kolmea ISDN-linjaa. Tämä kapasiteetti on tarpeen, jotta siirtonopeus olisi 384 kbps 30 kuvaa sekunnissa. Yleensä kuvanlaatu, etenkin suurissa näytöissä, on sitä parempi, mitä suuremmat liitäntäpiirien kaistanleveys ja koodekin prosessointiteho ovat.

89. Koodekkien standardit: H.261, H.263 ja H.264. Koodekin pääasiallisena tehtävänä on kompressoida ja dekompressoida videokuvaa ja ääntä. Yhdestä ulostulojärjestelmästä voidaan saada useita identtisiä ulostuloja laitteella, joka tunnetaan yleisemmin jakovahvistimena.

90. Käänteisissä kanavointilaitteissa (inverse multiplexers) käytettävät BONDING-standardit (Bandwith On Demand Inter-Networking Group) (vain ISDN ja H.320). Käänteisissä kanavointilaitteissa yhdistetään yksittäiset 56K- tai 64K-kanavat kaistanleveyden lisäämiseksi, mikä parantaa kuvan laatua.

91. H.243 - Yhdistämisteknologiassa (Bridging Technology) käytettävä H.320/H.323-standardi Moniosaiseen yhdistämislaitteistoon sovelletaan standardia H.243. Monipisteyhdistin yhdistää kaikki osanottajat mahdollistamalla videoneuvottelujärjestelmän yhdistämisen useampaan kuin kahteen pisteeseen.

92. H.460 on standardi, jota käytetään, jotta H.323-videoneuvottelusignaalit voivat läpäistä palomuurit ja osoitteenmuunnoslaitteet (Network Address Translation, NAT). H.460.18 ja H.460.19 -standardien avulla H.323-laitteet voivat vaihtaa signaalia ja välinettä NAT-laitteista ja palomuureista välittämättä.