62. Enamikel juhtudel ei nõua videokonverentsi kasutamine muud salvestamist peale sellise menetluse puhul tavaliselt toimuva salvestamise. Juhul kui videokonverentsi kasutamise taotluses soovitakse ka videokonverentsi teel toimuva menetluse salvestamist, on taotluse esitanud asutus vajaduse korral kohustatud korraldama taotluse saanud asutuse varustamise salvestusseadmetega, nii et taotluse saanud asutus saaks tunnistaja ütlused salvestada õiges formaadis. Menetluse videosalvestamise suhtes võivad sõltuvalt asjaomasest liikmesriigist kehtida piirangud.
63. Eeldatakse, et menetlusosalised on osanud ette näha, milliseid dokumente menetluse käigus vajatakse, ja on teinud osalejatele koopiad aegsasti kättesaadavaks. Menetlusosalised peaksid püüdma selles kokku leppida. Tavaliselt on kõige otstarbekam valmistada koopiad eelnevalt ette ning seejärel peaks taotluse esitanud asutus saatma need taotluse saanud asutusele. Kui see on tehniliselt võimalik, võiks dokumente esitada videokonverentsiseadmete osaks oleva eraldi dokumendikaamera abil.
64. Teatavates olukordades ei piisa dokumentide vahetamiseks dokumendikaamerast. Näiteks ei ole dokumendikaamerat võimalik vahetult kasutada esitatud dokumentide eraviisiliseks arutamiseks kliendi ja advokaadi vahel. Seetõttu oleks lihtsamini kättesaadav dokumendi faksiga saadetud koopia.
65. Dokumentide vahetamiseks võib videokonverentside pidamist täiendada ühiste dokumendihoidlate või dokumendiserveritega. Nimetatud võimalusi kasutatakse üha sagedamini teabe jagamiseks, kuid õiguskeskkonna puhul tuleb äärmiselt hoolikalt tagada, et sellised hoidlad oleksid turvalised ja asjaosalistele hõlpsasti kättesaadavad ning et neile oleks juurdepääs vaid kohtuasjaga seotud volitatud isikutel. Hoidlad võiksid olla arvuti teel kättesaadavad nii taotluse esitanud asutuse kui ka taotluse saanud asutuse asukohas.
Käesolevat lehekülge haldab Euroopa Komisjon. Sellel veebisaidil avaldatud teave ei kajasta tingimata Euroopa Komisjoni ametlikku seisukohta. Komisjon ei võta mingit vastutust ega kohustusi seoses käesolevas dokumendis esitatud või viidatud teabe ega andmetega. Palun lugege õigusteabe viida alt ELi veebilehtede autoriõiguste eeskirjade kohta.