62. En la mayoría de los casos, las diligencias realizadas por videoconferencia no requieren más grabaciones que las que serían necesarias para las diligencias presenciales.
En caso de que la solicitud de utilización de la videoconferencia vaya acompañada de una solicitud de grabación de las diligencias realizadas por videoconferencia, la autoridad requirente deberá encargarse de tomar las disposiciones necesarias a fin de que se proporcione a la autoridad requerida el equipo de grabación necesario para grabar las pruebas en el formato correcto.
La grabación en vídeo de las actuaciones puede estar sujeta a restricciones en algunos Estados miembros.
63. Se espera de la partes que hayan previsto qué documentos serán necesarios durante el procedimiento, y que hayan transmitido con antelación ejemplares de los mismos a todas las partes interesadas.
Las partes deben procurar llegar a un acuerdo a este respecto. Por lo regular, lo más conveniente será preparar con antelación un paquete con las copias de documentos para la autoridad requirente lo envíe a la autoridad requerida.
Si es técnicamente factible, los documentos podrían presentarse utilizando una cámara de documentos específica como parte del equipo de videoconferencia.
64. En ciertas situaciones, las cámaras de documentos no bastan para el intercambio de documentos escritos. Por ejemplo, el uso de tales cámaras no permite directamente que el abogado y su cliente traten en privado de los documentos presentados. Por ello, puede resultar más fácil utilizar copias de los documentos enviadas por fax.
65. Para hacer posible el intercambio de documentos, se podría complementar la videoconferencia con depósitos digitales de documentos o servidores de documentos.
Este tipo de medios se utiliza cada vez más para compartir información, pero, dentro del contexto judicial, debe ponerse especial cuidado en garantizar que el depósito digital sea seguro, que las partes tengan acceso inmediato a él y que sólo puedan consultarlo las partes autorizadas relacionadas con el caso. Estos depósitos digitales podrían consultarse por ordenador desde las salas utilizadas por las autoridades requirente y requerida.
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