62. In den meisten Fällen ist bei einer Videokonferenz keine weitere Aufzeichnung der Verhandlung erforderlich als jene, die im Regelfall für eine derartige Verhandlung veranlasst wird.
In Fällen, in denen mit dem Antrag auf Einsatz von Videokonferenztechnik auch beantragt wird, dass die betreffende Verhandlung aufgezeichnet wird, muss ersuchende Behörde dafür sorgen, dass der ersuchten Behörde die ggf. benötigten Aufzeichnungsgeräte zur Verfügung stehen, so dass diese die Beweismittel im korrekten Format aufzeichnen kann. Die Videoaufzeichnung der Verhandlung unterliegt ggf.
Einschränkungen, je nachdem, welche Mitgliedstaaten beteiligt sind.
63. Es wird davon ausgegangen, dass die Parteien im Voraus festgestellt haben, welche Unterlagen im Laufe der Verhandlung benötigt werden, und Kopien für die Verhandlungsteilnehmer angefertigt haben.
Die Parteien sollten sich um ein diesbezügliches Einvernehmen bemühen. Es ist in der Regel am besten, im Voraus ein Paket mit den kopierten Unterlagen zu erstellen, das die ersuchende Behörde dann der ersuchten Behörde zuleitet.
Sofern dies technisch machbar ist, könnten die Unterlagen anhand einer separaten Dokumentenkamera präsentiert werden die Teil der Videokonferenzanlage ist.
64. In bestimmten Situationen eignet sich eine Dokumentenkamera nicht für den Austausch von Unterlagen. Eine Dokumentenkamera ist beispielsweise nicht sinnvoll, wenn ein Mandant mit seinem Anwalt vorgelegte Dokumente unbeobachtet erörtern möchte. In diesen Fällen ist ein per Telefax übermitteltes Exemplar des Dokuments möglicherweise einfacher zu verwenden.
65. Zum Zwecke des Dokumentenaustauschs könnte die Videokonferenztechnik durch gemeinsame Dokumentenserver ergänzt werden.
Die betreffenden Möglichkeiten werden zusehends für den Austausch von Informationen genutzt; allerdings muss im justiziellen Kontext mit besonderer Sorgfalt gewährleistet werden, dass die Server gesichert sind, von den Beteiligten ohne weiteres genutzt werden können und nur den befugten Verfahrensbeteiligten zugänglich sind. Solche Server sollten über Endgeräte an beiden Standorten, d.h. sowohl bei der ersuchenden als auch der ersuchten Behörde, zugänglich sein.
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