Håndbog

62. I de fleste tilfælde kræver retsforhandlinger med brug af ikke andre optagelser end dem, der normalt finder sted under sådanne forhandlinger. I de tilfælde, hvor der i anmodningen om brug af videokonference også anmodes om optagelse af videokonferenceforhandlingerne, skal den anmodende myndighed sørge for, at der om nødvendigt stilles optageudstyr til rådighed for den anmodede myndighed, så bevisførelsen kan blive optaget af den anmodede myndighed i det korrekte format. Videooptagelser af retsforhandlinger kan være underlagt restriktioner afhængig af de berørte medlemsstater.

63. Det forventes, at parterne forudser, hvilke dokumenter der vil blive krævet under retsforhandlingerne, og at de forinden får taget kopier til dem, der deltager. Parterne bør bestræbe sig på at blive enige herom. Det vil normalt være mest hensigtsmæssigt, at der forberedes et sæt kopidokumenter på forhånd, som den anmodende myndighed sender til den anmodede myndighed. Hvis det er teknisk muligt, kan dokumenter fremlægges ved brug af et separat dokumentkamera som indgår i videokonferenceudstyret.

64. I visse situationer er et dokumentkamera ikke tilstrækkeligt til at udveksle dokumenter. Det er f.eks. ikke umiddelbart muligt at bruge et dokumentkamera, når en klient og dennes advokat ønsker at drøfte forelagte dokumenter under fire øjne. En faxet kopi af det pågældende dokument kan således være lettere at anvende.

65. Med henblik på udveksling af dokumenter kan brug af videokonference suppleres med fælles dokumentsamlinger eller dokumentservere. Disse muligheder anvendes i stigende grad til udveksling af oplysninger, men inden for en retlig kontekst er der et ekstra stort behov for at sørge for, at en sådan dokumentsamling er sikker, umiddelbart til rådighed for parterne og kun tilgængelig for de bemyndigede parter, som har forbindelse til sagen. Sådanne dokumentsamlinger kan stilles til rådighed via computere hos både den anmodende og den anmodede myndighed.