Public documents

National information and online forms concerning Regulation No. 2016/1191

In July 2016, the European Union adopted a Regulation simplifying the circulation of certain public documents between EU countries. The Regulation aims at reducing red tape and costs for citizens when they need to present a public document issued by the authorities of an EU country to the authorities of another EU country. Under the Regulation, public documents (for example, a birth certificate or a marriage notarial document) issued in an EU country must be accepted as authentic in another EU country without the need for such documents to bear an authentication stamp (the apostille). The public documents covered by the Regulation are, in particular, civil status (for example, birth, death, marriage, registered partnership, adoption), but also residence and the absence of a criminal record.

The Regulation also abolishes the obligation to, in all cases, provide certified copies and certified translations of public documents issued in another EU country. The Regulation introduces optional multilingual, standard forms that can be attached to the public documents to avoid translation requirements. The Regulation does not govern the recognition in a EU country of the content or effects of a public document issued in another EU country. The recognition of such content or effects depends on the law of the receiving country. The Regulation is applicable from 16 February 2019.

Last update: 27/02/2019

This page is maintained by the European Commission. The information on this page does not necessarily reflect the official position of the European Commission. The Commission accepts no responsibility or liability whatsoever with regard to any information or data contained or referred to in this document. Please refer to the legal notice with regard to copyright rules for European pages.

Yleiset asiakirjat - Suomi

24 artiklan 1 kohdan a alakohta - kielet, jotka jäsenvaltio on hyväksynyt sen viranomaisille esitettävissä yleisissä asiakirjoissa 6 artiklan 1 kohdan a alakohdan nojalla

suomi ja ruotsi

24 artiklan 1 kohdan b alakohta - ohjeellinen luettelo tämän asetuksen soveltamisalaan kuuluvista yleisistä asiakirjoista

Asetuksen soveltamisalaan kuuluvia asiakirjoja ovat muun muassa väestötietojärjestelmästä saatavat otteet, seurakuntien antamat virkatodistukset, rikosrekisteriote, jonka mukaan henkilöllä ei ole merkintöjä rikosrekisterissä, sekä joissain tilanteissa myös tuomoistuimen ratkaisu.

24 artiklan 1 kohdan c alakohta - luettelo yleisistä asiakirjoista, joihin monikielinen vakiolomake voidaan liittää käännösavuksi

Suomessa on otettu käyttöön kaikki muut monikieliset vakiolomakkeet paitsi liite VIII (kelpoisuus rekisteröidä parisuhde). Näistä kaikki paitsi liite XI (merkinnätön rikosrekisteriote) sisältävät maakohtaisia otsaketietoja.

Vakiolomake voidaan liittää väestötietojärjestelmästä annettaviin otteisiin, jotka koskevat syntymää, henkilön elossaoloa, kuolemaa, avioliittoa, rekisteröityä parisuhdetta sekä koti- ja asuinpaikkaa. Vakiolomake voidaan liittää todistukseen Suomen lain mukaisesta oikeudesta mennä avioliittoon ulkomaan viranomaisen edessä. Lisäksi vakiolomake voidaan liittää rikosrekisteriotteeseen, jonka mukaan henkilöllä ei ole merkintöjä rikosrekisterissä.

24 artiklan 1 kohdan d alakohta - luettelo henkilöistä, joilla on kansallisen lainsäädännön mukaan kelpoisuus laatia oikeaksi todistettuja käännöksiä, jos tällainen luettelo on olemassa

Suomessa on auktorisoitujen kääntäjien järjestelmä, josta huolehtii Opetushallituksen yhteydessä toimiva tutkintolautakunta. Auktorisoitujen kääntäjien tutkintolautakunta ylläpitää rekisteriä auktorioiduista kääntäjistä: Linkki avautuu uuteen ikkunaanhttp://www03oph.fi/kaantajat/

24 artiklan 1 kohdan e alakohta - ohjeellinen luettelo viranomaisista, joilla on kansallisen lainsäädännön nojalla valtuudet antaa oikeaksi todistettuja jäljennöksiä

Oikeaksi todistettuja jäljennöksiä antavat julkiset notaarit. Julkiset notaarit ovat maistraatin virkamiehiä. Ahvenanmaan maakunnassa julkiset notaarit toimivat Ahvananmaan valtionvirastossa.

Maistraatin yhteystiedot:

englanninkielinen sivu: Linkki avautuu uuteen ikkunaanhttp://www.maistraatti.fi/en/List-of-local-register-offices/

suomenkielinen sivu: Linkki avautuu uuteen ikkunaanhttp://www.maistraatti.fi/fi/Kaikki-maistraatit/

Lisäksi Suomen ulkomaan edustustoissa suoritetaan tiettyjä julkisen notaarin tehtäviä, ja oikeaksi todistettuja jäljennöksiä annetaan myös edustustoissa.

24 artiklan 1 kohdan f alakohta - tiedot siitä, millä keinoin oikeaksi todistetut käännökset ja oikeaksi todistetut jäljennökset voidaan tunnistaa

Oikeaksi todistetussa jäljennöksessä on auktorisoidun kääntäjän allekirjoitus. Kääntäjän voi tarkistaa edellä mainitusta auktorisoitujien kääntäjien rekisteristä.

Maistraatissa toimivien julkisten notaarien antamat oikeaksi todistetut jäljennökset voidaan tunnistaa pyöreästä leimasta, jonka keskellä on leijonavaakuna. Lisäksi oikeaksi todistetuissa jäljennöksissä on julkisen notaarin allekirjoitus ja nimenselvennys.

24 artiklan 1 kohdan g alakohta - tiedot oikeaksi todistettujen jäljennösten erityispiirteistä

Ks. edellinen kohta

Päivitetty viimeksi: 11/04/2019

Tämän sivuston eri kieliversioita ylläpitävät asianomaiset jäsenvaltiot. Käännökset on tehty Euroopan komissiossa. Muutokset, joita jäsenvaltiot ovat saattaneet tehdä tekstin alkuperäisversioon, eivät välttämättä näy käännöksissä.Euroopan komissio ei ole vastuussa tässä asiakirjassa esitetyistä tai mainituista tiedoista. Ks. oikeudellinen huomautus, josta löytyvät tästä sivustosta vastaavan jäsenvaltion tekijänoikeussäännöt.