Yleiset asiakirjat

24 artiklan 1 kohdan a alakohta - kielet, jotka jäsenvaltio on hyväksynyt sen viranomaisille esitettävissä yleisissä asiakirjoissa 6 artiklan 1 kohdan a alakohdan nojalla

Belgiassa paikallistason hallinnollisissa yhteyksissä käytettävistä kielistä säädetään kielten käytöstä hallintoasioissa 2. elokuuta 1963 annetussa laissa sekä kielten käyttöä hallintoasioissa koskevien lakien yhteensovittamisesta 18. heinäkuuta 1966 annetussa kuninkaan asetuksessa.

Lainsäädännössä määritellään etenkin viranomaisille toimitettavien asiakirjojen kieli.

Belgiassa on neljä kielialuetta: hollanninkielinen alue, ranskankielinen alue, saksankielinen alue ja Brysselin pääkaupunkialue (kielten käytöstä hallintoasioissa annetun lain 2 §). Kunkin alueen paikallisviranomaiset hyväksyvät vain asianomaisen alueen kielellä esitettyjä asiakirjoja.

• Hollanninkielinen alue:

Antwerpenin, Limburgin, Itä-Flanderin, Länsi-Flanderin ja Vlaams-Brabantin maakuntien kunnat:

asiakirjat on esitettävä hollannin kielellä.

Lukuun ottamatta seuraavia kuntia: Sint-Genesius-Rode (Rhode-Saint-Genèse), Wezembeek-Oppem, Drogenbos, Kraainem, Linkebeek, Wemmel, Bever, Herstappe, Spiere-Helkijn (Espierres-Helchin), Voeren (Fourons), Mesen (Messines) ja Ronse (Renaix):

asiakirjat olisi esitettävä hollannin kielellä mutta ne voidaan esittää myös ranskan kielellä.

• Ranskankielinen alue:

Hainaut’n (Henegouwen), Luxemburgin, Namurin (Namen), Liègen (Luik) (lukuun ottamatta sen saksankielistä osaa) ja Brabantin maakuntien kunnat:

asiakirjat on esitettävä ranskan kielellä.

Lukuun ottamatta seuraavia kuntia: Soignies (Zinnik), Enghien (Edingen), Mouscron (Moeskroen) ja Comines-Warneton:

asiakirjat olisi esitettävä ranskan kielellä mutta ne voidaan esittää myös hollannin kielellä.

Lukuun ottamatta seuraavia kuntia: Malmedy ja Waimes (Weismes):

asiakirjat olisi esitettävä ranskan kielellä mutta ne voidaan esittää myös saksan kielellä.

• Saksankielinen alue:

Kunnat Amel (Amblève), Büllingen (Bullange), Burg-Reuland, Bütgenbach (Butgenbach), Eupen, Kelmis (La Calamine), Lontzen, Raeren ja Sankt Vith (Saint-Vith):

asiakirjat olisi esitettävä saksan kielellä mutta ne voidaan esittää myös ranskan kielellä.

• Brysselin pääkaupunkialue:

Kunnat Anderlecht, Bruxelles (Brussel), Ixelles (Elsene), Etterbeek, Evere, Ganshoren, Jette, Koekelberg, Auderghem (Oudergem), Schaerbeek (Schaarbeek), Berchem-Sainte-Agathe (Sint-Agatha-Berchem), Saint-Gilles (Sint-Gillis), Molenbeek-Saint-Jean (Sint-Jans-Molenbeek), Saint-Josse-ten-Noode (Sint-Joost-ten-Node), Woluwe-Saint-Lambert (Sint-Lambrechts-Woluwe), Woluwe-Saint-Pierre (Sint-Pieters-Woluwe), Uccle (Ukkel), Forest (Vorst) ja Watermael-Boitsfort (Watermaal-Bosvoorde):

asiakirjat on esitettävä hollannin tai ranskan kielellä.

24 artiklan 1 kohdan b alakohta - ohjeellinen luettelo tämän asetuksen soveltamisalaan kuuluvista yleisistä asiakirjoista

1) Väestörekisteriasiakirjat (Belgian kuntien tai diplomaatti- tai konsuliedustustojen antamat)

• syntymätodistus
• avioliittotodistus
• adoptiotodistus
• todistus lapsen isyyden tunnustamisesta
• kuolintodistus
• todistus sukunimenmuutoksesta
• todistus etunimenmuutoksesta
• avioerotodistus
• todistus poissaolevaksi merkitsemisestä
• todistus Belgian kansalaisuudesta
• todistus kuolleena syntyneestä lapsesta
• todistus isyyden tunnustamisesta ennen lapsen syntymää
• nimenantotodistus
• todistus sukupuolimerkinnän muuttamisesta
• todistus adoption purkamisesta tai tarkistamisesta, sukupuolimerkinnän muuttamisesta uudelleen tai muuttamisen peruuttamisesta.

2) Tuomioistuinten päätökset

• tuomioistuimen päätöksen perusteella laadittu syntymätodistus
• tuomioistuimen päätös vanhemmuuden vahvistamisesta (äitiyden, isyyden tai yhteisäitiyden (comaternité) vahvistaminen)
• tuomioistuimen päätös vanhemmuuden kiistämisestä (äitiys, isyys- tai yhteisäitiysolettama, äidin, isän tai yhteisäidin tekemän vanhemmuuden tunnustamisen kiistäminen)
• tuomioistuimen päätös lapseksiottamisesta.

3) Rikosrekisteriotteet

• Kun kyse on merkinnättömästä rikosrekisteriotteesta:
  • rikosprosessilain (Code d'instruction criminelle) 595 §:n mukainen rikosrekisteriote
  • rikosprosessilain 596 §:n 1 momentin mukainen rikosrekisteriote
  • rikosprosessilain 596 §:n 2 momentin mukainen rikosrekisteriote.

• Tiettyä käyttöä varten tarkoitettuja otteita antavat Belgiassa ensisijaisesti kunnallisviranomaiset, jotka liitettiin oikeusrekisterikeskukseen 1.1.2018. Vain joissakin tapauksissa otteen antaa oikeusrekisterikeskus (ulkomailla kirjoilla olevat, diplomaatit, oikeushenkilöt jne.).

4) Konsuliedustustojen antamat todistukset

• avioliiton esteettömyystodistus
• todistus siviilisäädystä (avioero, asumusero ja avioliiton mitätöinti, rekisteröity parisuhde, rekisteröidyn parisuhteen purkaminen)
• kotipaikkatodistus (kotipaikka/asuinpaikka; ilman luetteloa aiemmista koti-/asuinpaikoista tai luettelon kera)
• kansalaisuustodistus
• ote eri rekistereistä
• todistus kotitalouden kokoonpanosta
• todistus nimen laillisesta pätevyydestä.

5) Kuntien/sisäasiainministeriön (Service public fédéral (SPF) Intérieur) antamat todistukset

• asuinpaikkatodistus
• asuinpaikkatodistus (sis. luettelon aiemmista asuinpaikoista)
• elossaolotodistus
• todistus Belgian kansalaisuudesta
• todistus laillisesta asuinkumppanuudesta (cohabitation legale)
• asuintodistus avioliiton solmimista varten
• todistus rekisteröitymisestä äänestäjäksi Belgiassa
• ote eri rekistereistä.

24 artiklan 1 kohdan c alakohta - luettelo yleisistä asiakirjoista, joihin monikielinen vakiolomake voidaan liittää käännösavuksi

1) Väestörekisteriasiakirjat

Kuntien tai konsuliedustustojen antamat:

– syntymätodistus

– avioliittotodistus

– kuolintodistus.

2) Rikosrekisteriotteet

– merkinnätön rikosrekisteriote.

3) Konsuliedustustojen antamat todistukset

– todistus oikeudesta mennä avioliittoon

– siviilisäätytodistus.

4) Kuntien/sisäasiainministeriön (Service public fédéral (SPF) Intérieur) antamat todistukset

– asuinpaikkatodistus -> liite X

– asuinpaikkatodistus (sis. luettelon aiemmista asuinpaikoista) -> liite X

– elossaolotodistus -> liite II

– todistus laillisesta asuinkumppanuudesta (cohabitation légale) -> liite VII

– asuintodistus avioliiton solmimista varten -> liite X.

24 artiklan 1 kohdan d alakohta - luettelo henkilöistä, joilla on kansallisen lainsäädännön mukaan kelpoisuus laatia oikeaksi todistettuja käännöksiä, jos tällainen luettelo on olemassa

Belgiassa ei ole vielä saatavilla luetteloa auktorisoiduista kääntäjistä.

Laki, jolla muutetaan eri säännöksiä oikeusalan asiantuntijoita sekä auktorisoituja kääntäjiä, tulkkeja ja kääntäjä-tulkkeja koskevan kansallisen rekisterin perustamiseksi, annettiin 10. huhtikuuta 2014, ja se tuli voimaan 1. joulukuuta 2016.

Laissa säädetään auktorisoituja kääntäjiä, tulkkeja ja kääntäjä-tulkkeja koskevan rekisterin perustamisesta. Rekisteri ei ole vielä käytössä.

Valmisteilla on uusi ehdotus laiksi, jossa säädetään kansallisen rekisterin kehittämisen jatkamisesta. Kun laki on hyväksytty ja kansallinen rekisteri toiminnassa, Belgia toimittaa komissiolle rekisteriin johtavan linkin. Rekisteristä voi hakea helposti auktorisoituja kääntäjiä haluamallaan kielellä ja haluamaltaan alueelta. Kaikki kääntäjiä koskevat tiedot eivät kuitenkaan ole julkisesti saatavilla.

24 artiklan 1 kohdan e alakohta - ohjeellinen luettelo viranomaisista, joilla on kansallisen lainsäädännön nojalla valtuudet antaa oikeaksi todistettuja jäljennöksiä

1) Väestörekisteriasiakirjat:

– kunnat

– suoraan väestörekisteritietokannasta (Banque de données des actes de l’état civil, BAEC) saatavat otteet

– Belgian suurlähetystöt ja konsulaatit

– ulkoasiainministeriö (SPF Affaires étrangères), henkilöiden oikeuksia koskeva osasto (Direction Droit des personnes).

2) Kuntien tai sisäasiainministeriön antamat todistukset (Mon DOSSIER -sovellus)

– sisäasiainministeriö, instituutio- ja väestöasioita käsittelevä osasto, kansallinen rekisteri (SPF Intérieur – Direction générale Institutions et Population - Registre national).

3) Rikosrekisteriotteet

Rikosrekisteriotteiden jäljennöksiä ei voida todistaa oikeiksi. Ainoastaan alkuperäinen ote on todistusvoimainen.

24 artiklan 1 kohdan f alakohta - tiedot siitä, millä keinoin oikeaksi todistetut käännökset ja oikeaksi todistetut jäljennökset voidaan tunnistaa

Otteita ja todistuksia koskevat tiedot (ei koske oikeaksi todistettuja jäljennöksiä)

1) Väestörekisteriasiakirjat:

– kunnan tunnus TAI BAEC-tietokannan tunnus TAI konsuliedustuston tunnus ja Belgian valtion tunnus

– BAEC-tietokannan elektroninen leima + linkki/viivakoodi sen tarkistamiseksi, onko jäljennös tai ote BAEC:n toimittama.

2) Sisäasiainministeriön antamat todistukset (Mon DOSSIER):

Belgian kuningaskunnan sinetti (sähköinen leima) ja maininta SPF Intérieur – Registre national (sisäasiainministeriö – väestörekisteri) kussakin asiakirjassa.

Todistukset ovat PDF-muodossa, ne ovat väestörekisterin allekirjoittamia, ja niissä on kaikki viralliset tunnukset.

Sähköinen leima on merkitty ylätunnisteen IBZ-kirjainyhdistelmään.

3) Rikosrekisteriotteet

– Kunnallisviranomaisten antamat otteet:

Otteen on oltava kunnallisviranomaisen päiväämä ja allekirjoittama (21. marraskuuta 2016 annetun kuninkaan asetuksen 10 §).

Otteissa on näin ollen aina oltava alkuperäinen leima, ja niiden on oltava pormestarin tai tämän valtuuttaman henkilön päiväämiä ja allekirjoittamia.

Koska otteet ovat peräisin oikeusrekisterikeskuksesta, niissä on aina myös keskuksen johtajan skannattu allekirjoitus.

Jotkut kunnallisviranomaiset antavat jo digitaalisia otteita.

– Oikeusrekisterikeskuksen antamat otteet:

Asiakirjassa on oikeusrekisterikeskuksen koholeima sekä otteen antaneen virkailijan (tallennettu) allekirjoitus.

24 artiklan 1 kohdan g alakohta - tiedot oikeaksi todistettujen jäljennösten erityispiirteistä

Ei muita tietoja kuin edellä mainitut.