Unionsmedborgare som är bosatta i ett annat EU-land än hemlandet behöver ofta lämna in en officiell handling till myndigheterna i det EU-land där de bor. Sådana handlingar kan till exempel vara en födelseattest för att gifta sig, eller ett intyg om avsaknad av noteringar i kriminalregister för att kunna få en anställning.
Förordningen om officiella handlingar (förordning 2016/1191), som är tillämplig från och med den 16 februari 2019, syftar till att minska byråkratin och kostnaderna för medborgare som behöver lämna in en officiell handling i ett EU-land när denna handling har utfärdats i ett annat EU-land.
Innan förordningen fanns var medborgare som behövde lämna in en officiell handling i ett annat EU-land tvungna att erhålla en äkthetsstämpel (så kallad apostill) för att bevisa att handlingen var autentisk. Medborgarna var ofta också skyldiga att lägga fram en vidimerad kopia och en översättning av sina officiella handlingar.
Förordningen innebär att en rad byråkratiska förfaranden försvinner:
- Officiella handlingar (t.ex. födelsebevis, vigselbevis, notariatshandlingar, domar) och bestyrkta kopior av dessa som utfärdats av myndigheterna i ett EU-land måste godtas som äkta av myndigheterna i ett annat EU-land, utan att det krävs någon äkthetsstämpel (dvs. apostill).
- Genom förordningen avskaffas skyldigheten för medborgarna att samtidigt tillhandahålla både originalet av en officiell handling och en bestyrkt kopia av densamma. När ett EU-land tillåter att en bestyrkt kopia av en officiell handling läggs fram i stället för originalet, måste myndigheterna i det EU-landet godta en bestyrkt kopia som har gjorts i det EU-land där den officiella handlingen utfärdades.
- Genom förordningen avskaffas medborgarnas skyldighet att tillhandahålla en vidimerad kopia och en översättning av sina officiella handlingar. Om den officiella handlingen inte är avfattad på ett av de officiella språken i det land som begär den, kan medborgarna begära att få ett flerspråkigt standardformulär, som finns tillgängligt på alla EU-språk, från myndigheterna. Formuläret kan bifogas deras officiella handlingar för att undvika krav på översättning. När en medborgare lägger fram en officiell handling tillsammans med ett flerspråkigt standardformulär, kan den mottagande myndigheten endast i undantagsfall begära en översättning av den officiella handlingen. Eftersom inte alla flerspråkiga standardformulär utfärdas i alla EU-länder, kan medborgarna kontrollera vilka formulär som utfärdas i det egna EU-landet här.
- Om myndigheterna i det mottagande EU-landet kräver en auktoriserad översättning av den officiella handling som läggs fram av medborgaren, måste de godta en bestyrkt översättning som gjorts i ett EU-land, oavsett vilket.
Genom förordningen införs också ett skydd mot förfalskningar av officiella handlingar: om en mottagande myndighet hyser rimlig tvivel om äktheten av en officiell handling som läggs fram för den, kommer den att kunna kontrollera dess äkthet med den utfärdande myndigheten i det andra EU-landet med hjälp av den befintliga IMI-plattformen (informationssystemet för den inre marknaden).
Förordningen tar upp officiella handlingars äkthet, men inte erkännandet av deras rättsverkningar i ett annat EU-land. Erkännande av rättsverkningarna av en officiell handling regleras fortfarande av den nationella lagstiftningen i det EU-land där medborgaren lägger fram handlingen. Vid tillämpningen av sin nationella lagstiftning måste EU-länderna dock respektera unionsrättens regler, däribland EU-domstolens rättspraxis, om fri rörlighet för medborgarna inom Europeiska unionen.
Med officiella handlingar avses handlingar som utfärdats av en offentlig myndighet, till exempel
- handlingar som härrör från en domstol eller en domstolstjänsteman,
- administrativa handlingar.
- notariatshandlingar,
- officiella intyg för privata handlingar,
- diplomatiska och konsulära handlingar.
Förordningen omfattar officiella handlingar som utfärdats för följande ändamål:
- Födelseattest.
- Intyg för att styrka att en person är i livet.
- Dödsattest.
- Namnbevis.
- Bevis på äktenskap, inbegripet behörighet att ingå äktenskap och civilstånd.
- Bevis på skilsmässa, hemskillnad och annullering av äktenskap.
- Bevis på registrerat partnerskap, inbegripet behörighet att ingå registrerat partnerskap och status som varande i registrerat partnerskap.
- Bevis på upplösning av registrerat partnerskap, hemskillnad eller annullering av registrerat partnerskap.
- Bevis på föräldraskap.
- Adoptionsbevis.
- Intyg om hemvist och/eller bostadsadress.
- Medborgarskapsbevis.
- Intyg för att styrka avsaknad av noteringar i kriminalregistret.
- Intyg om rösträtt och valbarhet i kommunalval och till Europaparlamentet.
De flerspråkiga standardformulär som ska bifogas officiella handlingar som översättningshjälpmedel kan begäras för följande ändamål:
- Födelseattest.
- Intyg för att styrka att en person är i livet.
- Dödsattest.
- Bevis på äktenskap, inbegripet behörighet att ingå äktenskap och civilstånd.
- Bevis på registrerat partnerskap, inbegripet behörighet att ingå registrerat partnerskap och status som varande i registrerat partnerskap.
- Intyg om hemvist och/eller bostadsadress.
- Intyg för att styrka avsaknad av noteringar i kriminalregistret.
Flerspråkiga standardformulär
Klicka här för att se de flerspråkiga standardformulär som utfärdas av myndigheterna i varje EU-land
Uppgifter som meddelats av EU-länderna (i enlighet med artikel 24 i förordningen)
Klicka här för att se information från EU-länderna om genomförandet av förordningen, särskilt följande:
- Det eller de språk på vilket/vilka en officiell handling kan läggas fram
- Förteckningen över officiella handlingar till vilka ett flerspråkigt standardformulär kan fogas
- En förteckning över auktoriserade översättare
- De myndigheter som kan utfärda bestyrkta kopior
- Egenskaperna hos auktoriserade översättningar och bestyrkta kopior
Databas med officiella handlingar
Klicka här för att se exempel på officiella handlingar som utfärdas i varje EU-land.
Klicka här 
(652 KB) 
för att se listan över de centrala myndigheter som utsetts av EU-länderna och deras kontaktuppgifter. Om det finns flera centrala myndigheter i ett land ser du också vilken av dem som ansvarar för att ta emot meddelanden från ett annat land.
