Documente oficiale

Cetățenii care locuiesc într-o altă țară a UE decât țara lor de origine se află deseori în situația de a trebui să prezinte un document oficial autorităților din țara UE în care locuiesc. De exemplu, un certificat de naștere pentru a se putea căsători sau un certificat de cazier judiciar pentru a putea ocupa un loc de muncă.

Regulamentul privind documentele oficiale (Regulamentul 2016/1191), care se aplică din 16 februarie 2019, urmărește reducerea formalităților administrative și a costurilor pentru cetățeni atunci când aceștia trebuie să prezinte într-o țară din UE un document oficial eliberat de o altă țară din UE.

Înainte de adoptarea regulamentului menționat, pentru a putea prezenta un document oficial într-o altă țară a UE era necesară o ștampilă de atestare a autenticității documentului (și anume apostila). De multe ori era, de asemenea, necesar să se prezinte o copie certificată și o traducere a documentului oficial respectiv.

Regulamentul anulează o serie de proceduri birocratice:

• documentele oficiale (de exemplu, un certificat de naștere, un act notarial privind căsătoria, o hotărâre judecătorească) și copiile certificate ale acestora, eliberate de autoritățile unei țări din UE, trebuie să fie acceptate ca fiind autentice de către autoritățile unei alte țări din UE fără să fie necesară ștampila de atestare a autenticității (și anume, apostila);
• regulamentul elimină obligația de a prezenta, alături de documentul oficial în original, copia certificată. Atunci când o țară din UE permite prezentarea unei copii certificate a documentului oficial în locul originalului, autoritățile acelei țări din UE trebuie să accepte copia care a fost certificată în țara din UE în care a fost emis documentul oficial;
• regulamentul elimină, de asemenea, obligația prezentării unei traduceri a documentului oficial. Atunci când documentul oficial nu este redactat într-una dintre limbile oficiale ale țării din UE care solicită documentul, cetățenii pot solicita autorităților un formular standard multilingv, disponibil în toate limbile UE. Acest document se poate atașa la documentul lor oficial, astfel încât să nu fie nevoie de traducere. Atunci când un cetățean prezintă un document oficial însoțit de un formular standard multilingv, autoritatea care primește documentul poate solicita traducerea documentului oficial respectiv numai în situații excepționale. Întrucât nu toate formularele standard multilingve sunt emise în toate țările UE, cetățenii pot verifica aici care formulare se emit în țara lor de origine;
• în cazul în care autoritățile din țara UE în care se primește documentul solicită o traducere autorizată a documentului oficial prezentat de către cetățean, acestea trebuie să accepte o traducere autorizată efectuată în orice țară din UE.

Regulamentul introduce, de asemenea, garanții împotriva documentelor oficiale frauduloase: în cazul în care autoritatea care primește documentul are îndoieli întemeiate cu privire la autenticitatea documentului oficial care îi este prezentat, aceasta va putea verifica autenticitatea documentului cu autoritatea emitentă din cealaltă țară din UE, prin intermediul platformei IT existente, și anume Sistemul de informare al pieței interne („IMI”).

Regulamentul abordează aspectele legate de autenticitatea documentelor oficiale, însă nu și pe cele legate de recunoașterea efectelor juridice ale acestora într-o altă țară a UE. Recunoașterea efectelor juridice ale unui document oficial este în continuare reglementată de dreptul intern al țării din UE în care cetățeanul prezintă documentul. Cu toate acestea, atunci când aplică dreptul intern, țările membre ale UE trebuie să respecte dreptul Uniunii Europene, inclusiv jurisprudența Curții de Justiție a Uniunii Europene, cu privire la libera circulație a cetățenilor în cadrul Uniunii Europene.

Documente oficiale înseamnă documente emise de o autoritate publică, de exemplu:

• documente care emană de la o instanță judecătorească sau de la un funcționar al unei instanțe judecătorești;
• documente administrative;
• acte notariale;
• certificate oficiale aplicate pe documente private;
• documente diplomatice și consulare.

Regulamentul se referă la documente oficiale emise pentru a constata următoarele:

• nașterea;
• faptul că o persoană este în viață;
• decesul;
• numele;
• căsătoria, inclusiv capacitatea de căsătorie și starea civilă;
• divorțul, separarea de drept sau anularea căsătoriei;
• parteneriatul înregistrat, inclusiv capacitatea de a încheia un parteneriat înregistrat și statutul de parteneriat înregistrat;
• desfacerea unui parteneriat înregistrat, separarea de drept sau anularea unui parteneriat înregistrat;
• filiația;
• adopția;
• domiciliul și/sau reședința;
• cetățenia;
• absența cazierului judiciar;
• dreptul de a vota și de a candida la alegerile locale și la alegerile pentru Parlamentul European.

Formularele standard multilingve care se atașează la documentele oficiale ca materiale ajutătoare pentru traducere pot fi solicitate în legătură cu următoarele situații:

• nașterea;
• faptul că o persoană este în viață;
• decesul;
• căsătoria, inclusiv capacitatea de căsătorie și starea civilă;
• parteneriatul înregistrat, inclusiv capacitatea de a încheia un parteneriat înregistrat și statutul de parteneriat înregistrat;
• domiciliul și/sau reședința;
• absența cazierului judiciar.

Formulare standard multilingve

Faceți clic aici pentru a vedea formularele standard multilingve emise de autoritățile din fiecare țară a UE

Informații comunicate de țările din UE (în temeiul articolului 24 din regulament)

Faceți clic aici pentru a vedea informațiile furnizate de țările din UE cu privire la punerea în aplicare a regulamentului, mai ales:

• limba (limbile) în care se poate prezenta un document oficial;
• lista documentelor oficiale la care se poate atașa un formular standard multilingv;
• lista traducătorilor autorizați;
• autoritățile care pot face copii certificate;
• caracteristicile traducerilor autorizate și ale copiilor certificate.

Baza de date a documentelor oficiale

Faceți clic aici pentru a vedea exemple de documente oficiale emise în fiecare țară a UE.

Faceți clic aici  (652 KB)  pentru a vizualiza lista autorităților centrale desemnate de fiecare țară din UE, inclusiv datele lor de contact. De asemenea, în cazul în care au fost desemnate mai multe autorități centrale, lista indică care este cea însărcinată să primească informațiile comunicate de o altă țară.