Os cidadãos que vivem num país da UE diferente do seu país de origem têm muitas vezes de apresentar documentos públicos às autoridades do país da UE onde residem. Esses documentos podem ser, por exemplo, uma certidão de nascimento, para poder contrair matrimónio, ou uma certidão que comprove a inexistência de registo criminal, a fim de obter um emprego.
O Regulamento relativo aos documentos públicos (Regulamento n.º 2016/1191), aplicável a partir de 16 de fevereiro de 2019, visa reduzir a burocracia e os custos para os cidadãos que tenham de apresentar num país da UE documentos públicos emitidos por outro país da UE.
Antes da entrada en vigor do regulamento, os cidadãos que tinham de apresentar documentos públicos noutros países da UE deviam obter um carimbo comprovativo da autenticidade dos mesmos (a chamada «apostila»). Muitas vezes, tinham também de apresentar uma cópia autenticada e uma tradução do documento público em causa.
O regulamento põe termo a uma série de procedimentos burocráticos:
- Os documentos públicos (por exemplo, uma certidão de nascimento/casamento ou uma sentença) e as respetivas cópias autenticadas emitidas pelas autoridades de um país da UE devem ser aceites como autênticos pelas autoridades de outro país da UE sem que seja necessário o carimbo de autenticidade (ou seja, a apostila);
- O regulamento suprimiu a obrigação para os cidadãos de fornecerem, em simultâneo, tanto um documento público original como uma cópia autenticada. Quando um país da UE permite que seja apresentada uma cópia autenticada de um documento público em vez do original, as autoridades desse país devem aceitar uma cópia autenticada efetuada no país da UE que emitiu o documento público;
- O regulamento elimina igualmente a obrigação de o cidadão apresentar uma tradução do documento público. Se o documento público não estiver redigido numa das línguas oficiais do país da UE que o solicitou, o cidadão pode solicitar às autoridades um formulário multilingue, disponível em todas as línguas da UE. Este formulário pode ser anexado ao documento público para evitar a exigência de tradução. Se um cidadão apresentar um documento público juntamente com um formulário multilingue, a autoridade que o recebe só poderá exigir a tradução do documento público em circunstâncias excecionais. Dado que nem todos os formulários multilingues são emitidos em todos os países da UE, os cidadãos podem verificar nesta ligação quais os formulários que são emitidos no seu país;
- Se as autoridades do país de acolhimento da UE exigirem uma tradução certificada do documento público apresentado, são obrigadas a aceitar uma tradução certificada efetuada em qualquer país da UE.
O regulamento introduz igualmente salvaguardas contra eventuais documentos públicos fraudulentos: se a autoridade do país de acolhimento tiver dúvidas fundadas quanto a um documento público que lhe tenha sido apresentado, poderá verificar a sua autenticidade junto das autoridades emissoras do outro país da UE através da plataforma informática existente, o Sistema de Informação do Mercado Interno (IMI).
O regulamento versa sobre a autenticidade dos documentos públicos, mas não sobre o reconhecimento dos seus efeitos jurídicos noutro país da UE. O reconhecimento dos efeitos jurídicos de um documento público continuará a reger-se pelo direito nacional do país da UE onde tiver sido apresentado. Todavia, ao aplicarem o respetivo direito nacional, os países da UE devem respeitar o direito da União Europeia, incluindo a jurisprudência assente pelo Tribunal de Justiça quanto à livre circulação dos cidadãos na União Europeia.
Entende-se por documentos públicos os documentos emitidos por autoridades públicas, nomeadamente:
- documentos provenientes de um tribunal ou de um oficial de justiça;
- documentos administrativos;
- atos notariais;
- declarações oficiais insertas em atos de natureza privada;
- atos exarados pelos agentes diplomáticos e consulares.
O regulamento abrange os documentos públicos emitidos nos seguintes domínios:
- nascimento
- prova de vida
- óbito
- nome
- casamento, incluindo a capacidade matrimonial e o estado civil
- divórcio, separação judicial ou anulação do casamento;
- parceria registada, incluindo a capacidade de estabelecer uma parceria registada e o estatuto de parceria registada
- dissolução de uma parceria registada, separação judicial ou anulação de uma parceria registada
- filiação
- adoção
- domicílio e/ou residência
- nacionalidade;
- inexistência de registo criminal
- direito de eleger e de ser eleito em eleições municipais e nas eleições para o Parlamento Europeu.
Podem ser solicitados formulários multilingues, a anexar como auxiliar de tradução de documentos públicos, nos seguintes domínios:
- nascimento
- prova de vida
- óbito
- casamento, incluindo a capacidade matrimonial e o estado civil
- parceria registada, incluindo a capacidade de estabelecer uma parceria registada e o estatuto de parceria registada
- domicílio e/ou residência
- inexistência de registo criminal.
Formulários multilingues
Clique aqui para ver os formulários multilingues emitidos pelas autoridades de cada país da UE
Informações comunicadas pelos países da UE (nos termos do artigo 24.º do regulamento)
Clique aqui para ver as informações fornecidas pelos países da UE quanto à aplicação do regulamento, nomeadamente:
- em que língua(s) pode apresentar o documento público
- a lista dos documentos públicos aos quais pode ser apenso um formulário multilingue
- a lista dos tradutores certificados
- as autoridades que podem emitir cópias autenticadas
- as características das traduções certificadas e das cópias autenticadas
Repositório de documentos públicos
Clique aqui para ver exemplos dos documentos públicos emitidos pelas autoridades de cada país da UE
