Dokumenty urzędowe

Rozporządzenie w sprawie dokumentów urzędowych (rozporządzenie 2016/1191), przyjęte 6 lipca 2016 r. i stosowane we wszystkich państwach UE od 16 lutego 2019 r., upraszcza obieg niektórych dokumentów urzędowych.

Obywatele UE zamieszkujący w innym państwie UE niż ich kraj ojczysty często muszą przedstawiać dokumenty urzędowe organom państwa członkowskiego UE, w którym mieszkają. Takim dokumentem urzędowym może być na przykład akt urodzenia potrzebny do zawarcia małżeństwa lub zaświadczenie o braku wpisu w rejestrze karnym wymagane przez przyszłego pracodawcę.

Rozporządzenie w sprawie dokumentów urzędowych (rozporządzenie 2016/1191), które stosuje się od 16 lutego 2019 r., ma na celu ograniczenie biurokracji i kosztów ponoszonych przez obywateli, od których wymaga się przedłożenia w danym państwie członkowskim UE dokumentu urzędowego wydanego w innym państwie członkowskim.

Przed wejściem w życie rozporządzenia obywatele, od których wymagano przedstawienia dokumentu urzędowego w innym państwie UE, musieli uzyskać pieczęć potwierdzającą jego autentyczność (tzw. apostille). Często byli również zobowiązani do przedstawiania kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem oraz tłumaczenia dokumentu.

Nowe rozporządzenie kładzie kres wielu procedurom administracyjnym:

  • dokumenty urzędowe (na przykład akt urodzenia, notarialny akt małżeństwa, wyrok) oraz ich kopie poświadczone za zgodność z oryginałem wydawane przez organy państwa członkowskiego UE muszą być akceptowane jako autentyczne przez organy innego państwa UE bez wymogu pieczęci autentyczności (apostille);
  • rozporządzenie znosi obowiązek dostarczania jednocześnie oryginalnego dokumentu urzędowego i jego kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem; jeżeli dane państwo UE zezwala na przedstawienie kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem zamiast oryginału dokumentu urzędowego, organy tego państwa muszą przyjąć taką kopię wydaną w państwie UE, w którym wydano dokument urzędowy;
  • rozporządzenie znosi obowiązek dostarczenia tłumaczenia dokumentu urzędowego. Jeżeli dokument urzędowy nie jest sporządzony w jednym z języków urzędowych państwa członkowskiego UE, które żąda jego przedstawienia, obywatel może poprosić organ o wielojęzyczny standardowy formularz dostępny we wszystkich językach urzędowych UE. Taki formularz można załączyć do dokumentu urzędowego, aby uniknąć konieczności tłumaczenia. Jeżeli obywatel przedstawia dokument urzędowy wraz z wielojęzycznym standardowym formularzem, organ przyjmujący może zażądać tłumaczenia tego dokumentu jedynie w wyjątkowych okolicznościach. Ponieważ nie wszystkie wielojęzyczne standardowe formularze są wydawane we wszystkich państwach UE, tutaj obywatele mogą sprawdzić, jakie formularze są wydawane w ich państwie.
  • jeżeli organy przyjmującego państwa członkowskiego wymagają uwierzytelnionego tłumaczenia dokumentu urzędowego przedstawionego przez obywatela, muszą przyjąć uwierzytelnione tłumaczenie sporządzone w dowolnym państwie UE.

Rozporządzenie wprowadza również zabezpieczenia przed sfałszowanymi dokumentami urzędowymi: w przypadku gdy organ przyjmujący dokument urzędowy ma uzasadnione wątpliwości co do jego autentyczności, może ją zweryfikować, kontaktując się z organem wydającym w drugim państwie UE za pośrednictwem specjalnej platformy informatycznej – systemu wymiany informacji na rynku wewnętrznym (IMI).

Rozporządzenie odnosi się do kwestii autentyczności dokumentów urzędowych, ale nie do uznawania ich skutków prawnych w innym państwie UE. Uznawanie skutków prawnych dokumentu urzędowego jest nadal regulowane prawem krajowym państwa członkowskiego UE, w którym dany obywatel przedstawia dokument. Stosując prawo krajowe, państwa członkowskie mają jednak obowiązek przestrzegania prawa unijnego w zakresie swobodnego przepływu obywateli wewnątrz Unii Europejskiej, w tym orzecznictwa Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej.

Dokumenty urzędowe oznaczają dokumenty wydane przez organ publiczny, takie jak:

  • dokumenty pochodzące od sądu lub urzędnika sądowego;
  • dokumenty administracyjne;
  • akty notarialne;
  • świadectwa urzędowe umieszczane na dokumentach prywatnych;
  • dokumenty dyplomatyczne i konsularne.

Rozporządzenie obejmuje dokumenty urzędowe dotyczące następujących faktów:

  • urodzenia
  • pozostawania osoby przy życiu
  • zgonu
  • imienia i nazwiska
  • małżeństwa, w tym zdolności do zawarcia małżeństwa oraz stanu cywilnego
  • rozwodu, separacji lub unieważnienia małżeństwa
  • zarejestrowanego związku partnerskiego, w tym zdolności do zawarcia zarejestrowanego związku partnerskiego i statusu takiego związku
  • rozwiązania zarejestrowanego związku partnerskiego, separacji lub unieważnienia takiego związku
  • pochodzenia dziecka
  • przysposobienia
  • miejsca zamieszkania lub miejsca pobytu
  • obywatelstwa
  • braku wpisu w rejestrze karnym
  • prawa do głosowania i kandydowania w wyborach lokalnych i wyborach do Parlamentu Europejskiego.

Wielojęzycznego standardowego formularza do załączenia jako pomoc tłumaczeniowa do dokumentu urzędowego można zażądać w przypadku dokumentów dotyczących następujących faktów:

  • urodzenia
  • pozostawania osoby przy życiu
  • zgonu
  • małżeństwa, w tym zdolności do zawarcia małżeństwa oraz stanu cywilnego
  • zarejestrowanego związku partnerskiego, w tym zdolności do zawarcia zarejestrowanego związku partnerskiego i statusu takiego związku
  • miejsca zamieszkania lub miejsca pobytu
  • braku wpisu w rejestrze karnym.

Wielojęzyczne standardowe formularze

Kliknij tutaj, aby zobaczyć wielojęzyczne standardowe formularze wydawane przez organy w poszczególnych państwach UE.

Informacje przekazywane przez państwa UE (na podstawie art. 24 rozporządzenia)

Kliknij tutaj, aby zobaczyć informacje przekazane przez państwa UE na temat sposobu wdrożenia rozporządzenia, w szczególności:

  • w jakim języku (językach) można przedstawić dokument urzędowy
  • wykaz dokumentów urzędowych, do których można dołączyć wielojęzyczny standardowy formularz
  • wykaz tłumaczy przysięgłych
  • organy, które mogą sporządzać kopie poświadczone za zgodność z oryginałem
  • cechy tłumaczenia uwierzytelnionego i kopii poświadczonych za zgodność z oryginałem

Repozytorium dokumentów urzędowych

Kliknij tutaj, aby zobaczyć przykłady dokumentów urzędowych wydawanych w poszczególnych państwach UE.

Ostatnia aktualizacja: 15/02/2019

Stroną zarządza Komisja Europejska. Informacje na tej stronie nie muszą odzwierciedlać oficjalnego stanowiska Komisji Europejskiej, nie ponosi ona również odpowiedzialności za wszelkie informacje, dane czy odniesienia na niej zawarte. Więcej informacji na temat praw autorskich odnoszących się do stron UE znajduje się na stronie „Informacje prawne”.