Obywatele UE zamieszkujący w innym państwie UE niż ich kraj ojczysty często muszą przedstawiać dokumenty urzędowe organom państwa członkowskiego UE, w którym mieszkają. Takim dokumentem urzędowym może być na przykład akt urodzenia potrzebny do zawarcia małżeństwa lub zaświadczenie o braku wpisu w rejestrze karnym wymagane przez przyszłego pracodawcę.
Rozporządzenie w sprawie dokumentów urzędowych (rozporządzenie 2016/1191), które stosuje się od 16 lutego 2019 r., ma na celu ograniczenie biurokracji i kosztów ponoszonych przez obywateli, od których wymaga się przedłożenia w danym państwie członkowskim UE dokumentu urzędowego wydanego w innym państwie członkowskim.
Przed wejściem w życie rozporządzenia obywatele, od których wymagano przedstawienia dokumentu urzędowego w innym państwie UE, musieli uzyskać pieczęć potwierdzającą jego autentyczność (tzw. apostille). Często byli również zobowiązani do przedstawiania kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem oraz tłumaczenia dokumentu.
Nowe rozporządzenie kładzie kres wielu procedurom administracyjnym:
- dokumenty urzędowe (na przykład akt urodzenia, notarialny akt małżeństwa, wyrok) oraz ich kopie poświadczone za zgodność z oryginałem wydawane przez organy państwa członkowskiego UE muszą być akceptowane jako autentyczne przez organy innego państwa UE bez wymogu pieczęci autentyczności (apostille);
- rozporządzenie znosi obowiązek dostarczania jednocześnie oryginalnego dokumentu urzędowego i jego kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem; jeżeli dane państwo UE zezwala na przedstawienie kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem zamiast oryginału dokumentu urzędowego, organy tego państwa muszą przyjąć taką kopię wydaną w państwie UE, w którym wydano dokument urzędowy;
- rozporządzenie znosi obowiązek dostarczenia tłumaczenia dokumentu urzędowego. Jeżeli dokument urzędowy nie jest sporządzony w jednym z języków urzędowych państwa członkowskiego UE, które żąda jego przedstawienia, obywatel może poprosić organ o wielojęzyczny standardowy formularz dostępny we wszystkich językach urzędowych UE. Taki formularz można załączyć do dokumentu urzędowego, aby uniknąć konieczności tłumaczenia. Jeżeli obywatel przedstawia dokument urzędowy wraz z wielojęzycznym standardowym formularzem, organ przyjmujący może zażądać tłumaczenia tego dokumentu jedynie w wyjątkowych okolicznościach. Ponieważ nie wszystkie wielojęzyczne standardowe formularze są wydawane we wszystkich państwach UE, tutaj obywatele mogą sprawdzić, jakie formularze są wydawane w ich państwie.
- jeżeli organy przyjmującego państwa członkowskiego wymagają uwierzytelnionego tłumaczenia dokumentu urzędowego przedstawionego przez obywatela, muszą przyjąć uwierzytelnione tłumaczenie sporządzone w dowolnym państwie UE.
Rozporządzenie wprowadza również zabezpieczenia przed sfałszowanymi dokumentami urzędowymi: w przypadku gdy organ przyjmujący dokument urzędowy ma uzasadnione wątpliwości co do jego autentyczności, może ją zweryfikować, kontaktując się z organem wydającym w drugim państwie UE za pośrednictwem specjalnej platformy informatycznej – systemu wymiany informacji na rynku wewnętrznym (IMI).
Rozporządzenie odnosi się do kwestii autentyczności dokumentów urzędowych, ale nie do uznawania ich skutków prawnych w innym państwie UE. Uznawanie skutków prawnych dokumentu urzędowego jest nadal regulowane prawem krajowym państwa członkowskiego UE, w którym dany obywatel przedstawia dokument. Stosując prawo krajowe, państwa członkowskie mają jednak obowiązek przestrzegania prawa unijnego w zakresie swobodnego przepływu obywateli wewnątrz Unii Europejskiej, w tym orzecznictwa Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej.
Dokumenty urzędowe oznaczają dokumenty wydane przez organ publiczny, takie jak:
- dokumenty pochodzące od sądu lub urzędnika sądowego;
- dokumenty administracyjne;
- akty notarialne;
- świadectwa urzędowe umieszczane na dokumentach prywatnych;
- dokumenty dyplomatyczne i konsularne.
Rozporządzenie obejmuje dokumenty urzędowe dotyczące następujących faktów:
- urodzenia
- pozostawania osoby przy życiu
- zgonu
- imienia i nazwiska
- małżeństwa, w tym zdolności do zawarcia małżeństwa oraz stanu cywilnego
- rozwodu, separacji lub unieważnienia małżeństwa
- zarejestrowanego związku partnerskiego, w tym zdolności do zawarcia zarejestrowanego związku partnerskiego i statusu takiego związku
- rozwiązania zarejestrowanego związku partnerskiego, separacji lub unieważnienia takiego związku
- pochodzenia dziecka
- przysposobienia
- miejsca zamieszkania lub miejsca pobytu
- obywatelstwa
- braku wpisu w rejestrze karnym
- prawa do głosowania i kandydowania w wyborach lokalnych i wyborach do Parlamentu Europejskiego.
Wielojęzycznego standardowego formularza do załączenia jako pomoc tłumaczeniowa do dokumentu urzędowego można zażądać w przypadku dokumentów dotyczących następujących faktów:
- urodzenia
- pozostawania osoby przy życiu
- zgonu
- małżeństwa, w tym zdolności do zawarcia małżeństwa oraz stanu cywilnego
- zarejestrowanego związku partnerskiego, w tym zdolności do zawarcia zarejestrowanego związku partnerskiego i statusu takiego związku
- miejsca zamieszkania lub miejsca pobytu
- braku wpisu w rejestrze karnym.
Wielojęzyczne standardowe formularze
Kliknij tutaj, aby zobaczyć wielojęzyczne standardowe formularze wydawane przez organy w poszczególnych państwach UE.
Informacje przekazywane przez państwa UE (na podstawie art. 24 rozporządzenia)
Kliknij tutaj, aby zobaczyć informacje przekazane przez państwa UE na temat sposobu wdrożenia rozporządzenia, w szczególności:
- w jakim języku (językach) można przedstawić dokument urzędowy
- wykaz dokumentów urzędowych, do których można dołączyć wielojęzyczny standardowy formularz
- wykaz tłumaczy przysięgłych
- organy, które mogą sporządzać kopie poświadczone za zgodność z oryginałem
- cechy tłumaczenia uwierzytelnionego i kopii poświadczonych za zgodność z oryginałem
Repozytorium dokumentów urzędowych
Kliknij tutaj, aby zobaczyć przykłady dokumentów urzędowych wydawanych w poszczególnych państwach UE.
Kliknij tutaj 
(493 Kb) 
, aby zobaczyć wykaz organów centralnych wyznaczonych przez każdy kraj UE wraz z ich danymi kontaktowymi. W wykazie wskazano również, w przypadku wyznaczenia więcej niż jednego organu centralnego, który z nich odpowiada za otrzymywanie powiadomień z innego kraju.
