Rozporządzenie w sprawie dokumentów urzędowych (rozporządzenie 2016/1191), przyjęte 6 lipca 2016 r. i stosowane we wszystkich państwach UE od 16 lutego 2019 r., upraszcza obieg niektórych dokumentów urzędowych.
Obywatele UE zamieszkujący w innym państwie UE niż ich kraj ojczysty często muszą przedstawiać dokumenty urzędowe organom państwa członkowskiego UE, w którym mieszkają. Takim dokumentem urzędowym może być na przykład akt urodzenia potrzebny do zawarcia małżeństwa lub zaświadczenie o braku wpisu w rejestrze karnym wymagane przez przyszłego pracodawcę.
Rozporządzenie w sprawie dokumentów urzędowych (rozporządzenie 2016/1191), które stosuje się od 16 lutego 2019 r., ma na celu ograniczenie biurokracji i kosztów ponoszonych przez obywateli, od których wymaga się przedłożenia w danym państwie członkowskim UE dokumentu urzędowego wydanego w innym państwie członkowskim.
Przed wejściem w życie rozporządzenia obywatele, od których wymagano przedstawienia dokumentu urzędowego w innym państwie UE, musieli uzyskać pieczęć potwierdzającą jego autentyczność (tzw. apostille). Często byli również zobowiązani do przedstawiania kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem oraz tłumaczenia dokumentu.
Nowe rozporządzenie kładzie kres wielu procedurom administracyjnym:
Rozporządzenie wprowadza również zabezpieczenia przed sfałszowanymi dokumentami urzędowymi: w przypadku gdy organ przyjmujący dokument urzędowy ma uzasadnione wątpliwości co do jego autentyczności, może ją zweryfikować, kontaktując się z organem wydającym w drugim państwie UE za pośrednictwem specjalnej platformy informatycznej – systemu wymiany informacji na rynku wewnętrznym (IMI).
Rozporządzenie odnosi się do kwestii autentyczności dokumentów urzędowych, ale nie do uznawania ich skutków prawnych w innym państwie UE. Uznawanie skutków prawnych dokumentu urzędowego jest nadal regulowane prawem krajowym państwa członkowskiego UE, w którym dany obywatel przedstawia dokument. Stosując prawo krajowe, państwa członkowskie mają jednak obowiązek przestrzegania prawa unijnego w zakresie swobodnego przepływu obywateli wewnątrz Unii Europejskiej, w tym orzecznictwa Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej.
Dokumenty urzędowe oznaczają dokumenty wydane przez organ publiczny, takie jak:
Rozporządzenie obejmuje dokumenty urzędowe dotyczące następujących faktów:
Wielojęzycznego standardowego formularza do załączenia jako pomoc tłumaczeniowa do dokumentu urzędowego można zażądać w przypadku dokumentów dotyczących następujących faktów:
Kliknij tutaj, aby zobaczyć wielojęzyczne standardowe formularze wydawane przez organy w poszczególnych państwach UE.
Kliknij tutaj, aby zobaczyć informacje przekazane przez państwa UE na temat sposobu wdrożenia rozporządzenia, w szczególności:
Kliknij tutaj, aby zobaczyć przykłady dokumentów urzędowych wydawanych w poszczególnych państwach UE.
Stroną zarządza Komisja Europejska. Informacje na tej stronie nie muszą odzwierciedlać oficjalnego stanowiska Komisji Europejskiej, nie ponosi ona również odpowiedzialności za wszelkie informacje, dane czy odniesienia na niej zawarte. Więcej informacji na temat praw autorskich odnoszących się do stron UE znajduje się na stronie „Informacje prawne”.