Burgers die in een ander EU-land wonen dan hun eigen land, moeten vaak een openbaar document overleggen aan de autoriteiten van het EU-land waar zij wonen. Het kan daarbij bijvoorbeeld gaan om een geboorteakte met het oog op een huwelijk of om een verklaring over de afwezigheid van een strafblad in het kader van een aanwervingsprocedure.
De verordening inzake openbare documenten (Verordening (EU) 2016/1191), die geldt met ingang van 16 februari 2019, heeft tot doel de administratieve rompslomp en de kosten voor burgers te verminderen wanneer deze in een EU-land een openbaar document moeten overleggen dat is afgegeven door een ander EU-land.
Voordat de verordening van kracht werd, hadden burgers die een openbaar document in een ander EU-land moesten overleggen, een authenticiteitsstempel (de zogenaamde apostille) nodig om aan te tonen dat hun openbaar document authentiek was. Burgers moesten vaak ook een voor eensluidend gewaarmerkt afschrift en een vertaling van hun openbaar document overleggen.
Krachtens de verordening wordt een aantal bureaucratische procedures afgeschaft:
- openbare documenten (bijvoorbeeld een geboorteakte, een notariële huwelijksakte, een rechterlijke beslissing) en voor eensluidend gewaarmerkte afschriften daarvan die door de autoriteiten van een EU-land zijn afgegeven, moeten door de autoriteiten van een ander EU-land als authentiek worden aanvaard, zonder dat er een authenticiteitsstempel (d.w.z. de apostille) nodig is;
- ingevolge de verordening wordt de verplichting voor burgers afgeschaft om tegelijkertijd een origineel openbaar document en een voor eensluidend gewaarmerkt afschrift ervan over te leggen. Wanneer een EU-land de overlegging van een voor eensluidend gewaarmerkt afschrift van een openbaar document in plaats van het origineel toestaat, moeten de autoriteiten van dat EU-land een voor eensluidend gewaarmerkt afschrift aanvaarden dat is gemaakt in het EU-land waar het openbaar document is afgegeven;
- ingevolge de verordening wordt de verplichting voor burgers afgeschaft om een vertaling van hun openbaar document te verstrekken. Indien het openbaar document niet is opgesteld in een van de officiële talen van het EU-land dat het document aanvraagt, kunnen burgers bij de autoriteiten een meertalig modelformulier aanvragen, dat in alle EU-talen beschikbaar is. Dit kan aan hun openbaar document worden gehecht teneinde vertaalwerk te vermijden. Wanneer een burger een openbaar document samen met een meertalig modelformulier overlegt, kan de ontvangende autoriteit alleen in uitzonderlijke omstandigheden een vertaling van het openbaar document verlangen. Aangezien niet alle meertalige modelformulieren in alle EU-landen worden afgegeven, kunnen burgers hier nagaan welke modelformulieren in hun EU-land worden afgegeven;
- indien de autoriteiten van het ontvangende EU-land een gewaarmerkte vertaling van het door de burger overgelegde openbaar document verlangen, moeten zij een gewaarmerkte vertaling aanvaarden die in een EU-land is gemaakt.
De verordening voorziet ook in waarborgen tegen vervalste openbare documenten: indien een ontvangende autoriteit gegronde twijfel heeft over de authenticiteit van een aan haar overgelegd openbaar document, zal zij bij de autoriteit van afgifte in het andere EU-land de authenticiteit ervan kunnen nagaan via het bestaande IT-platform (het informatiesysteem interne markt - IMI).
De verordening heeft betrekking op de authenticiteit van openbare documenten, maar niet op de erkenning van de rechtsgevolgen ervan in een ander EU-land. De erkenning van de rechtsgevolgen van een openbaar document wordt nog steeds geregeld door het nationale recht van het EU-land waar de burger het document overlegt. Bij de toepassing van het nationale recht moeten de EU-landen echter het Unierecht eerbiedigen, met inbegrip van de rechtspraak van het Hof van Justitie van de Europese Unie inzake het vrije verkeer van burgers binnen de Europese Unie.
Openbare documenten zijn documenten die zijn afgegeven door een openbare instantie, zoals:
- de documenten die zijn afgegeven door een rechterlijke autoriteit of een rechterlijke functionaris;
- administratieve stukken;
- notariële akten;
- op onderhandse stukken geplaatste officiële verklaringen;
- diplomatieke en consulaire documenten.
De verordening heeft betrekking op openbare documenten die op de volgende gebieden worden afgegeven:
- geboorte;
- in leven zijn;
- overlijden;
- naam;
- huwelijk, daaronder begrepen de bekwaamheid om te huwen en de huwelijkse staat;
- echtscheiding, scheiding van tafel en bed en nietigverklaring van het huwelijk;
- geregistreerd partnerschap, daaronder begrepen de bekwaamheid om een geregistreerd partnerschap aan te gaan en de status van geregistreerd partnerschap;
- ontbinding van een geregistreerd partnerschap, scheiding van tafel en bed of nietigverklaring van een geregistreerd partnerschap;
- afstamming;
- adoptie;
- woon- en/of verblijfplaats
- nationaliteit;
- afwezigheid van een strafblad;
- het actief en passief kiesrecht bij gemeenteraadsverkiezingen en verkiezingen voor het Europees Parlement.
De meertalige modelformulieren die als vertaalhulp aan openbare documenten moeten worden gehecht, kunnen op de volgende gebieden worden aangevraagd:
- geboorte;
- in leven zijn;
- overlijden;
- huwelijk, daaronder begrepen de bekwaamheid om te huwen en de huwelijkse staat;
- geregistreerd partnerschap, daaronder begrepen de bekwaamheid om een geregistreerd partnerschap aan te gaan en de status van geregistreerd partnerschap;
- woon- en/of verblijfplaats;
- afwezigheid van een strafblad.
Meertalige modelformulieren
Klik hier om te zien welke meertalige modelformulieren er door de autoriteiten in elk EU-land worden afgegeven.
Door de EU-landen meegedeelde informatie (overeenkomstig artikel 24 van de verordening)
Klik hier voor de informatie die door de EU-landen werd verstrekt over de tenuitvoerlegging van de verordening, in het bijzonder:
- in welke taal of talen een openbaar document kan worden overgelegd;
- de lijst van openbare documenten waaraan meertalige modelformulieren kunnen worden gehecht;
- een lijst van personen die bevoegd zijn voor het maken van gewaarmerkte vertalingen;
- de autoriteiten die voor eensluidend gewaarmerkte afschriften kunnen maken;
- kenmerken van gewaarmerkte vertalingen en van voor eensluidend gewaarmerkte afschriften.
Het geheugen van openbare documenten
Klik hier voor voorbeelden van openbare documenten die in elk EU-land worden afgegeven.
Klik hier 
(652 KB) 
voor de lijst met de contactgegevens van de centrale autoriteiten die door elk EU-land zijn aangewezen. Indien meer dan één centrale autoriteit is aangewezen, vermeldt de lijst ook welke daarvan bevoegd is voor het ontvangen van mededelingen uit een ander land.
