Viešieji dokumentai

Kitoje nei savoje ES šalyje gyvenantys piliečiai gyvenamosios ES šalies valdžios institucijoms dažnai turi pateikti viešuosius dokumentus. Tokie viešieji dokumentai gali būti, pvz., gimimo liudijimas, ketinant tuoktis, arba teistumo nebuvimo pažyma norint gauti darbą.

Nuo 2019 m. vasario 16 d. visose ES šalyse taikomo Reglamento dėl viešųjų dokumentų (Reglamentas 2016/1191) tikslas – mažinti biurokratizmą ir piliečių išlaidas, kai jie turi vienoje ES šalyje išduotą viešąjį dokumentą pateikti kitoje ES šalyje.

Iki reglamento priėmimo piliečiai, kuriems reikėjo pateikti viešąjį dokumentą kitoje ES šalyje, turėjo gauti autentiškumo spaudą (vadinamąją apostilę), kad įrodytų, jog jų viešasis dokumentas yra autentiškas. Piliečių taip pat dažnai buvo reikalaujama pateikti patvirtintą kopiją ir viešojo dokumento vertimą.

Reglamentu panaikinama ne viena biurokratinė procedūra:

• viešieji dokumentai (pavyzdžiui, gimimo liudijimas, santuokos notarinis aktas, teismo sprendimas) ir jų patvirtintos kopijos, išduoti ES šalies valdžios institucijų, turi būti priimti kaip autentiški kitos ES šalies valdžios institucijų be autentiškumo spaudo (t. y. apostilės);
• reglamentu panaikinama piliečių pareiga pateikti ir pirminį viešąjį dokumentą, ir jo patvirtintą kopiją. Jeigu ES šalis leidžia vietoj viešojo dokumento originalo pateikti patvirtintą kopiją, tos ES šalies valdžios institucijos turi priimti patvirtintą kopiją, padarytą ES šalyje, kurioje buvo išduotas viešasis dokumentas;
• reglamentu taip pat panaikinama piliečių prievolė pateikti viešojo dokumento vertimą. Jei viešasis dokumentas yra parengtas ne viena iš ES šalies, prašančios pateikti dokumentą, oficialiųjų kalbų, piliečiai valdžios institucijų gali paprašyti parengti daugiakalbę standartinę formą, pateikiamą visomis ES kalbomis. Ji gali būti pridėta prie viešojo dokumento, kad būtų išvengta vertimo reikalavimo. Piliečiui pateikiant viešąjį dokumentą kartu su daugiakalbe standartine forma, jį priimanti valdžios institucija reikalauti išversti viešąjį dokumentą gali tik išimtinėmis aplinkybėmis. Kadangi ne visose ES šalyse išduodamos visos daugiakalbės standartinės formos, čia piliečiai gali patikrinti, kokios formos yra išduodamos jų ES šalyje;
• jei priimančiosios ES šalies valdžios institucijos reikalauja piliečio pateikti patvirtintą viešojo dokumento vertimą, jos turi priimti bet kurioje ES šalyje patvirtintą vertimą.

Reglamente taip pat nustatytos apsaugos nuo viešųjų dokumentų klastojimo priemonės: jei viešąjį dokumentą priimančiai valdžios institucijai kils pagrįsta abejonė dėl jo autentiškumo, ji galės patikrinti dokumento autentiškumą kreipdamasi į jį išdavusios ES šalies valdžios instituciją per esamą IT platformą, Vidaus rinkos informacinę sistemą (arba IMI).

Šis reglamentas susijęs su viešųjų dokumentų autentiškumu, bet nesusijęs su jų teisinio poveikio kitoje ES šalyje pripažinimu. Viešojo dokumento teisinės galios pripažinimą ir toliau reglamentuoja ES šalies, kurioje pilietis pateikia dokumentą, nacionalinės teisės aktai. Tačiau ES šalys, taikydamos nacionalinės teisės aktus, turi laikytis Europos Sąjungos teisės, įskaitant Europos Sąjungos Teisingumo Teismo praktiką, dėl laisvo piliečių judėjimo Europos Sąjungoje.

Viešieji dokumentai — tai valdžios institucijos išduodami dokumentai, pavyzdžiui:

• teismo ar teismo tarnautojo išduoti dokumentai;
• administraciniai dokumentai;
• notariniai aktai;
• privačių dokumentų oficialūs patvirtinimai;
• diplomatiniai ir konsuliniai dokumentai.

Reglamentas taikomas šiose srityse išduotiems viešiesiems dokumentams:

• gimimo;
• fakto, kad asmuo yra gyvas;
• mirties;
• vardo ir pavardės;
• santuokos, įskaitant santuokinį veiksnumą ir santuokinę padėtį;
• santuokos nutraukimo, gyvenimo skyrium (separacijos) ar santuokos pripažinimo negaliojančia;
• registruotos partnerystės, įskaitant teisę sudaryti registruotą partnerystę, ir registruotos partnerystės padėties;
• registruotos partnerystės nutraukimo, gyvenimo skyrium (separacijos) ar registruotos partnerystės pripažinimo negaliojančia;
• tėvystės;
• įvaikinimo;
• nuolatinės gyvenamosios vietos ir (arba) gyvenamosios vietos;
• pilietybės;
• teistumo nebuvimo;
• teisės balsuoti ir būti kandidatu vietos savivaldos ir Europos Parlamento rinkimuose.

Daugiakalbių standartinių formų, skirtų naudoti kaip pagalbinė medžiaga vertimui, pridedamų prie viešųjų dokumentų, gali būti prašoma šiose srityse:

• gimimo;
• fakto, kad asmuo yra gyvas;
• mirties;
• santuokos, įskaitant santuokinį veiksnumą ir santuokinę padėtį;
• registruotos partnerystės, įskaitant teisę sudaryti registruotą partnerystę, ir registruotos partnerystės padėties;
• nuolatinės gyvenamosios vietos ir (arba) gyvenamosios vietos;
• teistumo nebuvimo.

Daugiakalbės standartinės formos

Norėdami pamatyti kiekvienos ES šalies valdžios institucijų išduodamas daugiakalbes standartines formas, spauskite čia.

ES šalių pateikta informacija (pagal reglamento 24 straipsnį)

Paspaudę čia, rasite ES šalių įgyvendinant reglamentą pateiktą informaciją, tai yra:

• kokia (-iomis) kalba (-omis) galima pateikti viešąjį dokumentą;
• viešųjų dokumentų, prie kurių galima pridėti daugiakalbę standartinę formą, sąrašą;
• patvirtintų vertėjų raštu sąrašą;
• valdžios institucijas, kurios gali pateikti patvirtintas kopijas;
• patvirtintų vertimų ir patvirtintų kopijų charakteristikas.

Viešųjų dokumentų saugykla

Norėdami pamatyti kiekvienos ES šalies išduodamų viešųjų dokumentų pavyzdžius, spauskite čia.

Spustelėję čia  (652 KB)  pamatysite kiekvienos ES šalies paskirtų centrinių institucijų sąrašą, įskaitant jų kontaktinius duomenis. Jei paskirta daugiau nei viena centrinė įstaiga, sąraše taip pat nurodoma, kuri iš jų yra atsakinga už pranešimų iš kitos šalies gavimą.