Il regolamento sui documenti pubblici (regolamento (UE) 2016/1191), adottato il 6 luglio 2016 e applicabile in tutti gli Stati membri dal 16 febbraio 2019, semplifica la circolazione di alcuni documenti pubblici.
I cittadini che vivono in uno Stato membro diverso da quello di origine spesso devono presentare alle autorità dello Stato membro di residenza un documento pubblico. Fra questi si annoverano per esempio un certificato di nascita per il matrimonio oppure un certificato attestante l'assenza di precedenti penali per ottenere un lavoro.
Il regolamento sui documenti pubblici (regolamento (UE) 2016/1191), applicabile dal 16 febbraio 2019, mira a ridurre le formalità amministrative e gli oneri per i cittadini che devono presentare in uno Stato membro un documento pubblico rilasciato da un altro Stato membro.
Prima del regolamento, i cittadini che dovevano presentare un documento pubblico in un altro Stato membro dovevano ottenere un timbro di autenticità (apostilla) per dimostrare che il documento era autentico. Spesso ai cittadini era richiesto di presentare anche una copia autentica corredata di una traduzione del documento.
Il nuovo regolamento mette fine a una serie di procedure burocratiche:
Il regolamento introduce anche salvaguardie contro i documenti pubblici fraudolenti: se sussistono dubbi ragionevoli sull'autenticità di un documento pubblico presentatole, l'autorità ricevente potrà accertarsene con l'autorità di emissione nell'altro Stato membro attraverso la piattaforma informatica esistente, il sistema di informazione del mercato interno o IMI.
Il regolamento disciplina l'autenticità dei documenti pubblici ma non il riconoscimento dei relativi effetti giuridici in un altro Stato membro. Il riconoscimento degli effetti giuridici di un documento pubblico è tuttora disciplinato dal diritto nazionale dello Stato membro in cui il cittadino presenta il documento. Tuttavia, nell'applicazione della normativa nazionale, gli Stati membri sono tenuti al rispetto del diritto dell'Unione europea, compresa la giurisprudenza della Corte di giustizia dell'Unione europea, in materia di libera circolazione dei cittadini nell'Unione europea.
Per documenti pubblici s'intendono i documenti rilasciati da un'autorità pubblica, quali:
Il regolamento riguarda i documenti pubblici rilasciati nei seguenti ambiti:
I moduli standard multilingue da allegare come ausilio alla traduzione dei documenti pubblici possono essere richiesti nei seguenti ambiti:
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