I cittadini che vivono in uno Stato membro diverso da quello di origine spesso devono presentare alle autorità dello Stato membro di residenza un documento pubblico. Fra questi si annoverano per esempio un certificato di nascita per il matrimonio oppure un certificato attestante l'assenza di precedenti penali per ottenere un lavoro.
Il regolamento sui documenti pubblici (regolamento (UE) 2016/1191), applicabile dal 16 febbraio 2019, mira a ridurre le formalità amministrative e gli oneri per i cittadini che devono presentare in uno Stato membro un documento pubblico rilasciato da un altro Stato membro.
Prima del regolamento, i cittadini che dovevano presentare un documento pubblico in un altro Stato membro dovevano ottenere un timbro di autenticità (apostilla) per dimostrare che il documento era autentico. Spesso ai cittadini era richiesto di presentare anche una copia autentica corredata di una traduzione del documento.
Il nuovo regolamento mette fine a una serie di procedure burocratiche:
- i documenti pubblici (per esempio, un certificato di nascita, un atto notarile di matrimonio, una sentenza) e le corrispondenti copie autentiche rilasciate dalle autorità di uno Stato membro devono essere accettate come autentiche dalle autorità di un altro Stato membro senza timbro di autenticità (apostilla);
- il regolamento sopprime l'obbligo per i cittadini di fornire contemporaneamente un documento pubblico originale e la pertinente copia autentica. Se uno Stato membro ammette la presentazione della copia autentica di un documento pubblico in luogo dell'originale, le autorità di tale Stato membro devono accettare la copia autentica rilasciata nello Stato membro in cui è stato rilasciato il documento pubblico;
- il regolamento sopprime l'obbligo per i cittadini di fornire una traduzione del loro documento pubblico. Se il documento pubblico non è redatto in una delle lingue ufficiali dello Stato membro che lo richiede, i cittadini possono chiedere alle autorità un modulo standard multilingue, disponibile in tutte le lingue ufficiali dell'UE e che viene allegato al documento pubblico per evitare i requisiti di traduzione. Se un cittadino presenta un documento pubblico corredato di un modulo standard multilingue, l'autorità ricevente può esigere una traduzione di tale documento solo in circostanze eccezionali. Poiché non tutti i moduli standard multilingue sono rilasciati in tutti gli Stati membri, i cittadini possono controllare qui quali moduli siano rilasciati nel loro Stato membro;
- se richiedono una traduzione certificata del documento pubblico presentato dal cittadino, le autorità dello Stato membro ricevente sono tenute ad accettare una traduzione certificata effettuata in qualsiasi Stato membro.
Il regolamento introduce anche salvaguardie contro i documenti pubblici fraudolenti: se sussistono dubbi ragionevoli sull'autenticità di un documento pubblico presentatole, l'autorità ricevente potrà accertarsene con l'autorità di emissione nell'altro Stato membro attraverso la piattaforma informatica esistente, il sistema di informazione del mercato interno o IMI.
Il regolamento disciplina l'autenticità dei documenti pubblici ma non il riconoscimento dei relativi effetti giuridici in un altro Stato membro. Il riconoscimento degli effetti giuridici di un documento pubblico è tuttora disciplinato dal diritto nazionale dello Stato membro in cui il cittadino presenta il documento. Tuttavia, nell'applicazione della normativa nazionale, gli Stati membri sono tenuti al rispetto del diritto dell'Unione europea, compresa la giurisprudenza della Corte di giustizia dell'Unione europea, in materia di libera circolazione dei cittadini nell'Unione europea.
Per documenti pubblici s'intendono i documenti rilasciati da un'autorità pubblica, quali:
- i documenti rilasciati da un organo giurisdizionale o da un ufficiale giudiziario;
- i documenti amministrativi;
- gli atti notarili;
- i certificati ufficiali redatti su documenti privati;
- i documenti diplomatici e consolari.
Il regolamento riguarda i documenti pubblici rilasciati nei seguenti ambiti:
- la nascita
- l'esistenza in vita
- il decesso
- il nome
- il matrimonio, compresi la capacità di contrarre matrimonio e lo stato civile
- divorzio, separazione personale o annullamento del matrimonio
- le unioni registrate, compresi la capacità di contrarre un'unione registrata e lo stato di unione registrata
- lo scioglimento di un'unione registrata, la separazione legale o l'annullamento di un'unione registrata
- la filiazione
- l'adozione
- il domicilio e/o la residenza
- la nazionalità
- l'assenza di precedenti penali
- il diritto di voto e di eleggibilità alle elezioni amministrative e alle elezioni del Parlamento europeo.
I moduli standard multilingue da allegare come ausilio alla traduzione dei documenti pubblici possono essere richiesti nei seguenti ambiti:
- la nascita
- l'esistenza in vita
- il decesso
- il matrimonio, compresi la capacità di contrarre matrimonio e lo stato civile
- le unioni registrate, compresi la capacità di contrarre un'unione registrata e lo stato di unione registrata
- il domicilio e/o la residenza
- l'assenza di precedenti penali.
Moduli standard multilingue
Cliccare qui per visualizzare i moduli standard multilingue rilasciati dalle autorità di ciascuno Stato membro
Informazioni comunicate dagli Stati membri (ai sensi dell'articolo 24 del regolamento)
Cliccare qui per visualizzare le informazioni comunicate dagli Stati membri in merito all'attuazione del regolamento, in particolare:
- in quale/i lingua/e è consentito presentare un documento pubblico
- un elenco di documenti pubblici cui può essere allegato un modulo standard multilingue
- un elenco di traduttori certificati
- le autorità abilitate a presentare copie autentiche
- le caratteristiche delle traduzioni certificate e delle copie autentiche
Archivio di documenti pubblici
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