Muualla kuin kotijäsenvaltiossaan asuvien kansalaisten on monesti esitettävä viranomaisille yleinen asiakirja siinä EU-maassa, jossa he asuvat. Naimisiin meneminen voi esimerkiksi edellyttää syntymätodistuksen esittämistä, ja työpaikan saamisen edellytyksenä saattaa olla merkinnättömän rikosrekisteriotteen toimittaminen.
Asetuksella 2016/1191, jonka soveltaminen alkoi 16. helmikuuta 2019, pyritään vähentämään byrokratiaa ja kustannuksia, joita kansalaisille aiheutuu, kun heidän on toimitettava jossakin EU:n jäsenvaltiossa annettu yleinen asiakirja toiseen jäsenvaltioon.
Ennen asetuksen voimaantuloa kansalaisten oli hankittava toisessa jäsenvaltiossa annettuun asiakirjaan sen aitouden todistava leima (ns. apostille-todistus). Usein kansalaisten oli esitettävä yleisestä asiakirjastaan myös oikeaksi todistettu jäljennös sekä käännös.
Asetuksella lopetetaan useita byrokraattisia menettelyjä:
- EU-maan viranomaisten on hyväksyttävä toisten jäsenvaltioiden viranomaisten antamat yleiset asiakirjat (esimerkiksi syntymätodistus, notaarin vahvistama avioliittotodistus, tuomioistuimessa annettu tuomio) ja niiden oikeaksi todistetut jäljennökset aidoiksi ilman aitouden todistavaa leimaa (eli apostille-todistusta).
- Kansalaisten ei enää tarvitse esittää samanaikaisesti sekä alkuperäistä yleistä asiakirjaa että sen oikeaksi todistettua jäljennöstä. Jos EU-maa hyväksyy oikeaksi todistetun jäljennöksen esittämisen alkuperäisen yleisen asiakirjan sijasta, kyseisen maan viranomaisten on hyväksyttävä siinä EU-maassa tehty oikeaksi todistettu jäljennös, jossa yleinen asiakirja on annettu.
- Kansalaisten ei enää tarvitse esittää käännöstä yleisestä asiakirjastaan. Jos asiakirjaa ei ole laadittu asiakirjaa pyytävän EU-maan virallisella kielellä, kansalaiset voivat pyytää viranomaisilta monikielistä vakiolomaketta, joka on saatavilla kaikilla EU-kielillä. Se voidaan liittää yleiseen asiakirjaan käännösvaatimusten välttämiseksi. Kun kansalainen esittää yleisen asiakirjan yhdessä monikielisen vakiolomakkeen kanssa, vastaanottava viranomainen voi ainoastaan poikkeustilanteessa vaatia yleisen asiakirjan käännöstä. Koska kaikissa EU-maissa ei anneta kaikkia monikielisiä vakiolomakkeita, kansalaiset voivat tarkistaa tästä, mitä lomakkeita heidän EU-maassaan annetaan.
- Jos vastaanottavan EU-maan viranomaiset vaativat oikeaksi todistetun käännöksen kansalaisen esittämästä yleisestä asiakirjasta, niiden on hyväksyttävä missä tahansa EU-maassa tehty oikeaksi todistettu käännös.
Asetuksella otetaan käyttöön myös suojatoimia väärennettyjä yleisiä asiakirjoja vastaan. Jos vastaanottavalla viranomaisella on perusteltu syy epäillä sille esitetyn yleisen asiakirjan aitoutta, viranomainen voi tarkistaa asiakirjan aitouden sen myöntäneen toisen EU-maan viranomaiselta sisämarkkinoiden tietojenvaihtojärjestelmän (IMI) kautta.
Asetuksessa käsitellään yleisten asiakirjojen aitoutta mutta ei niiden oikeusvaikutusten tunnustamista toisessa EU-maassa. Yleisen asiakirjan oikeusvaikutusten tunnustamisesta säädetään edelleen sen EU-maan kansallisessa lainsäädännössä, jossa kansalainen esittää asiakirjan. EU:n jäsenvaltioiden on kuitenkin kansallista lainsäädäntöä soveltaessaan noudatettava EU:n lainsäädäntöä, joka koskee kansalaisten vapaata liikkuvuutta Euroopan unionissa, samoin kuin tähän EU:n lainsäädäntöön liittyvää EU:n tuomioistuimen oikeuskäytäntöä.
Yleiset asiakirjat ovat viranomaisen myöntämiä asiakirjoja. Niitä ovat esimerkiksi seuraavat:
- tuomioistuimen tai tuomioistuimen virkailijan antamat asiakirjat
- hallinnolliset asiakirjat
- notaarien vahvistamat asiakirjat
- viralliset todistukset yksityisissä asiakirjoissa
- diplomaattisten edustajien tai konsuliedustajien antamat asiakirjat.
Asetus kattaa seuraavien asioiden yhteydessä annetut yleiset asiakirjat:
- syntymä
- henkilön elossaolo
- kuolema
- nimi
- avioliitto, mukaan lukien oikeus solmia avioliitto ja siviilisääty
- avioero, asumusero tai avioliiton pätemättömäksi julistaminen
- rekisteröity parisuhde, mukaan lukien oikeus solmia rekisteröity parisuhde ja rekisteröidyn parisuhteen asema
- rekisteröidyn parisuhteen purkaminen, asumusero tai rekisteröidyn parisuhteen pätemättömäksi julistaminen
- vanhemmuus
- adoptio
- koti- ja/tai asuinpaikka
- kansalaisuus
- merkinnätön rikosrekisteriote
- äänioikeus ja vaalikelpoisuus paikallisvaaleissa ja Euroopan parlamentin vaaleissa.
Monikielisiä vakiolomakkeita, jotka liitetään käännösavuksi yleisiin asiakirjoihin, voi pyytää seuraavien tietojen osalta:
- syntymä
- henkilön elossaolo
- kuolema
- avioliitto, mukaan lukien oikeus solmia avioliitto ja siviilisääty
- rekisteröity parisuhde, mukaan lukien oikeus solmia rekisteröity parisuhde ja rekisteröidyn parisuhteen asema
- koti- ja/tai asuinpaikka
- merkinnätön rikosrekisteriote.
Monikieliset vakiolomakkeet
Kunkin EU-maan viranomaisten antamat monikieliset vakiolomakkeet näkee tästä.
EU-maiden toimittamat tiedot (asetuksen 24 artiklan mukaisesti)
Tästä näkee EU-maiden toimittamat tiedot asetuksen täytäntöönpanosta ja erityisesti seuraavista aiheista:
- kieli/kielet, jo(i)lla yleinen asiakirja voidaan esittää
- luettelo yleisistä asiakirjoista, joihin voidaan liittää monikielinen vakiolomake
- luettelo auktorisoiduista kääntäjistä
- viranomaiset, jotka voivat tehdä oikeaksi todistettuja jäljennöksiä
- oikeaksi todistettujen käännösten ja jäljennösten ominaisuudet.
Yleisten asiakirjojen rekisteri
Esimerkkejä kunkin EU-maan viranomaisten antamista yleisistä asiakirjoista näkee tästä.
Luettelo 
(493 Kb) 
kunkin EU-maan nimeämistä keskusviranomaisista ja niiden yhteystiedot. Jos nimettyjä keskusviranomaisia on useampi kuin yksi, luettelosta käy myös ilmi, mikä niistä vastaa muiden maiden viranomaisten lähettämien viestien vastaanottamisesta.
