Οι πολίτες που ζουν σε κράτος μέλος της ΕΕ άλλο από το δικό τους χρειάζεται συχνά να υποβάλουν κάποιο δημόσιο έγγραφο στις αρχές του κράτους μέλους στο οποίο ζουν. Για παράδειγμα, μπορεί να χρειάζεται να υποβάλουν πιστοποιητικό γέννησης για να παντρευτούν ή πιστοποιητικό περί λευκού ποινικού μητρώου για να προσληφθούν σε θέση εργασίας.
Ο κανονισμός για τα δημόσια έγγραφα (κανονισμός 2016/1191), ο οποίος εφαρμόζεται από τις 16 Φεβρουαρίου 2019, αποσκοπεί στον περιορισμό της γραφειοκρατίας και του κόστους που υφίστανται οι πολίτες όταν χρειάζεται να υποβάλουν σε ένα κράτος μέλος της ΕΕ δημόσιο έγγραφο που έχει εκδοθεί σε άλλο κράτος μέλος της ΕΕ.
Πριν από τον κανονισμό, οι πολίτες που έπρεπε να υποβάλουν δημόσιο έγγραφο σε άλλο κράτος μέλος της ΕΕ υποχρεούνταν να λάβουν σφραγίδα γνησιότητας (τη λεγόμενη «επισημείωση») για να αποδείξουν ότι το δημόσιο έγγραφο ήταν γνήσιο. Συχνά, οι πολίτες υποχρεούνταν επίσης να υποβάλουν επικυρωμένο αντίγραφο και μετάφραση του δημόσιου εγγράφου που προσκόμιζαν.
Ο κανονισμός θέτει τέρμα σε σειρά γραφειοκρατικών διατυπώσεων:
- Δημόσια έγγραφα (για παράδειγμα, τα πιστοποιητικά γέννησης, οι συμβολαιογραφικές πράξεις γάμου, οι δικαστικές αποφάσεις) και τα επικυρωμένα αντίγραφά τους που έχουν εκδοθεί από τις αρχές κράτους μέλους της ΕΕ πρέπει να γίνονται δεκτά ως γνήσια από τις αρχές των λοιπών κρατών μελών της ΕΕ χωρίς να απαιτείται σφραγίδα γνησιότητας (δηλαδή επισημείωση).
- Ο κανονισμός καταργεί την υποχρέωση των πολιτών να υποβάλλουν ταυτόχρονα το πρωτότυπο δημόσιο έγγραφο και επικυρωμένο αντίγραφό του. Όταν ένα κράτος μέλος της ΕΕ επιτρέπει την υποβολή επικυρωμένου αντιγράφου δημόσιου εγγράφου αντί του πρωτοτύπου, οι αρχές του εν λόγω κράτους μέλους πρέπει να αποδέχονται τα επικυρωμένα αντίγραφα που έχουν εκδοθεί στο κράτος μέλος στο οποίο έχει εκδοθεί το δημόσιο έγγραφο.
- Ο κανονισμός καταργεί την υποχρέωση των πολιτών να παρέχουν μετάφραση των δημόσιων εγγράφων που προσκομίζουν. Αν το δημόσιο έγγραφο δεν έχει συνταχθεί σε κάποια από τις επίσημες γλώσσες του κράτους μέλους της ΕΕ το οποίο ζητεί το έγγραφο, ο πολίτης μπορεί να ζητήσει από τις αρχές ένα πολύγλωσσο τυποποιημένο έντυπο, το οποίο διατίθεται σε όλες τις γλώσσες της ΕΕ. Το έγγραφο αυτό μπορεί να επισυναφθεί στο δημόσιο έγγραφο προκειμένου να αποφευχθούν οι απαιτήσεις μετάφρασης. Όταν πολίτης υποβάλλει δημόσιο έγγραφο μαζί με το πολύγλωσσο τυποποιημένο έντυπο, η παραλήπτρια αρχή μπορεί να ζητήσει μετάφραση του δημόσιου εγγράφου μόνο σε εξαιρετικές περιπτώσεις. Δεδομένου ότι δεν εκδίδονται όλα τα πολύγλωσσα τυποποιημένα έντυπα σε όλα τα κράτη μέλη της ΕΕ, οι πολίτες μπορούν να ελέγχουν εδώ ποια έντυπα εκδίδονται στη χώρα τους.
- Αν οι αρχές του κράτους μέλους της ΕΕ στις οποίες υποβάλλεται το έγγραφο απαιτούν από τον πολίτη την υποβολή επικυρωμένης μετάφρασης του δημόσιου εγγράφου, υποχρεούνται να αποδεχθούν επικυρωμένη μετάφραση που έχει καταρτιστεί σε οποιοδήποτε κράτος μέλος της ΕΕ.
Ο κανονισμός θεσπίζει επίσης διασφαλίσεις έναντι των πλαστών ή νοθευμένων δημόσιων εγγράφων: αν παραλήπτρια αρχή έχει εύλογες αμφιβολίες σχετικά με τη γνησιότητα δημόσιου εγγράφου που της υποβάλλεται, μπορεί να ελέγξει τη γνησιότητά του απευθυνόμενη στην αρχή του άλλου κράτους μέλους η οποία εξέδωσε το δημόσιο έγγραφο μέσω υφιστάμενης πλατφόρμας ΤΠΕ και, συγκεκριμένα, μέσω του συστήματος πληροφόρησης για την εσωτερική αγορά (IMI).
Ο κανονισμός ρυθμίζει ζητήματα που σχετίζονται με τη γνησιότητα των δημόσιων εγγράφων, αλλά όχι ζητήματα που σχετίζονται με την αναγνώριση των έννομων αποτελεσμάτων τους σε άλλα κράτη μέλη της ΕΕ. Η αναγνώριση των έννομων αποτελεσμάτων δημόσιου εγγράφου εξακολουθεί να διέπεται από το εθνικό δίκαιο του κράτους μέλους της ΕΕ στο οποίο ο πολίτης υποβάλλει το έγγραφο. Ωστόσο, κατά την εφαρμογή του εθνικού τους δικαίου, τα κράτη μέλη της ΕΕ οφείλουν να τηρούν το ενωσιακό δίκαιο, συμπεριλαμβανομένης της νομολογίας του Δικαστηρίου της Ευρωπαϊκής Ένωσης, που διέπει την ελεύθερη κυκλοφορία των πολιτών εντός της Ευρωπαϊκής Ένωσης.
Ως δημόσια έγγραφα νοούνται τα έγγραφα που έχουν εκδοθεί από δημόσια αρχή, όπως:
- τα έγγραφα που προέρχονται από δικαστήριο ή δικαστικό υπάλληλο
- τα διοικητικά έγγραφα
- οι συμβολαιογραφικές πράξεις
- τα επίσημα πιστοποιητικά που προσαρτώνται σε ιδιωτικά έγγραφα
- τα διπλωματικά και προξενικά έγγραφα.
Ο κανονισμός καλύπτει δημόσια έγγραφα που εκδίδονται στους ακόλουθους τομείς:
- γέννηση
- βεβαίωση του ότι ένα πρόσωπο βρίσκεται στη ζωή
- θάνατος
- όνομα
- γάμος, περιλαμβανομένων της ικανότητας για σύναψη γάμου και της οικογενειακής κατάστασης
- διαζύγιο, δικαστικός χωρισμός ή ακύρωση γάμου
- καταχωρισμένη συμβίωση, περιλαμβανομένων της ικανότητας για σύναψη σχέσης καταχωρισμένης συμβίωσης και της κατάστασης από άποψη καταχωρισμένης συμβίωσης
- λύση σχέσης καταχωρισμένης συμβίωσης, δικαστικός χωρισμός ή ακύρωση καταχωρισμένης συμβίωσης
- γονική ιδιότητα
- υιοθεσία
- κατοικία και/ή διαμονή
- ιθαγένεια
- λευκό ποινικό μητρώο
- το δικαίωμα του εκλέγειν και του εκλέγεσθαι σε εκλογές της τοπικής αυτοδιοίκησης και σε εκλογές του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου.
Τα πολύγλωσσα τυποποιημένα έντυπα που μπορούν να επισυνάπτονται ως μεταφραστικό βοήθημα σε δημόσια έγγραφα μπορούν να ζητηθούν στους ακόλουθους τομείς:
- γέννηση
- βεβαίωση του ότι ένα πρόσωπο βρίσκεται στη ζωή
- θάνατος
- γάμος, περιλαμβανομένων της ικανότητας για σύναψη γάμου και της οικογενειακής κατάστασης
- καταχωρισμένη συμβίωση, περιλαμβανομένων της ικανότητας για σύναψη σχέσης καταχωρισμένης συμβίωσης και της κατάστασης από άποψη καταχωρισμένης συμβίωσης
- κατοικία και/ή διαμονή
- λευκό ποινικό μητρώο.
Πολύγλωσσα τυποποιημένα έντυπα
Κάντε κλικ εδώ για να δείτε τα πολύγλωσσα τυποποιημένα έντυπα που εκδίδουν οι αρχές σε κάθε κράτος μέλος της ΕΕ
Πληροφορίες που έχουν κοινοποιηθεί από τα κράτη μέλη της ΕΕ (σύμφωνα με το άρθρο 24 του κανονισμού)
Κάντε κλικ εδώ για να δείτε τις πληροφορίες που έχουν κοινοποιήσει τα κράτη μέλη της ΕΕ σχετικά με την εφαρμογή του κανονισμού, και συγκεκριμένα:
- σε ποια ή ποιες γλώσσες μπορεί να υποβληθεί δημόσιο έγγραφο
- τον κατάλογο των δημόσιων εγγράφων στα οποία μπορεί να επισυνάπτεται πολύγλωσσο τυποποιημένο έντυπο
- κατάλογο μεταφραστών που μπορούν να καταρτίζουν επικυρωμένες μεταφράσεις
- τις αρχές που μπορούν να καταρτίζουν επικυρωμένα αντίγραφα
- τα χαρακτηριστικά των επικυρωμένων μεταφράσεων και των επικυρωμένων αντιγράφων
Αποθετήριο δημόσιων εγγράφων
Κάντε κλικ εδώ για να δείτε παραδείγματα των δημόσιων εγγράφων που εκδίδονται σε κάθε κράτος μέλος της ΕΕ.
Κάντε κλικ εδώ 
(652 KB) 
για να δείτε τον κατάλογο των κεντρικών αρχών που έχει ορίσει κάθε χώρα της ΕΕ, καθώς και τα στοιχεία επικοινωνίας τους. Ο κατάλογος προσδιορίζει επίσης, σε περίπτωση που έχουν οριστεί περισσότερες από μία κεντρικές αρχές, ποια από αυτές είναι αρμόδια να λαμβάνει κοινοποιήσεις από άλλη χώρα.
