Borgere, som bor i et EU-land, hvori de ikke er statsborgere, skal ofte fremlægge et offentligt dokument for myndighederne i det land, hvor de bor. Som eksempel på et offentligt dokument kan nævnes en fødselsattest, der fremlægges med henblik på at indgå ægteskab, eller en ren straffeattest, som fremlægges for at få et job.
Forordningen om offentlige dokumenter (forordning 2016/1191), der finder anvendelse fra den 16. februar 2019, har til formål at forenke procedurerne og omkostningerne for borgere, der i et EU-land skal fremlægge et offentligt dokument, som er udstedt af et andet EU-land.
Inden forordningen blev vedtaget, skulle borgere, som havde brug for at fremlægge et offentligt dokument i et andet EU-land, indhente et ægthedsstempel (den såkaldte apostille) for at bevise, at det offentlige dokument var autentisk. Borgerne skulle ofte også fremlægge en bekræftet kopi og en oversættelse af det offentlige dokument.
Med den nye forordning sættes en stopper for en række bureaukratiske procedurer:
- Offentlige dokumenter (f.eks. en fødselsattest, en vielsesattest eller en dom) og de bekræftede kopier, der er udstedt af myndighederne i et EU-land, skal accepteres som autentiske af myndighederne i et andet EU-land uden krav om et ægthedsstempel (dvs. apostillen)
- Med forordningen afskaffes borgernes forpligtelse til både at skulle fremlægge originalen af det offentlige dokument og en bekræftet kopi heraf. Hvis et EU-land accepterer en bekræftet kopi af et offentligt dokument i stedet for originalen, skal myndighederne i det pågældende EU-land også acceptere en bekræftet kopi fra det EU-land, der udstedte det offentlige dokument
- Med forordningen afskaffes borgernes forpligtelse til at fremlægge en oversættelse af det offentlige dokument. Hvis det offentlige dokument ikke er udfærdiget på et af de officielle sprog i det EU-land, der har anmodet om det, kan borgerne anmode myndighederne om en flersproget standardformular, som foreligger på alle EU-sprog. Den kan så vedlægges det offentlige dokument for at komme uden om kravet om oversættelse. Hvis en borger fremlægger et offentligt dokument sammen med en flersproget standardformular, kan den modtagende myndighed kun anmode om en oversættelse af det offentlige dokument i helt særlige tilfælde. Da ikke alle flersprogede standardformularer benyttes i alle EU-lande, kan borgere her se, hvilke formularer der findes i deres EU-land
- Hvis myndighederne i det modtagende EU-land kræver en bekræftet oversættelse af det offentlige dokument, som borgeren fremlægger, skal de acceptere en bekræftet oversættelse fra et hvilket som helst EU-land.
Der indføres ved forordningen også sikkerhedsforanstaltninger mod falske offentlige dokumenter: Hvis den modtagende myndighed nærer begrundet mistanke om et offentligt dokuments ægthed, vil den kunne tjekke dets ægthed hos den udstedende myndighed i det andet EU-land via den eksisterende IT-platform og informationssystemet for det indre marked (IMI).
Forordningen omhandler ægtheden af offentlige dokumenter, men ikke anerkendelsen af deres retsvirkinger i et andet EU-land. Anerkendelsen af offentlige dokumenters retsvirkninger er stadig reguleret ved den nationale lovgivning i det EU-land, hvor borgeren fremlægger dokumentet. EU-landene skal dog, når de anvender deres nationale ret, overholde EU-retten, herunder Den Europæiske Unions Domstols retspraksis, om borgernes frie bevægelighed i EU.
Ved offentlige dokumenter forstås dokumenter, der er udstedt af en offentlig myndighed, så som:
- dokumenter udstedt af en domstol eller en embedsmand, der er tilknyttet en domstol
- administrative dokumenter
- notarbekræftede dokumenter
- officiel påtegning på et privat dokument
- dokumenter udfærdiget af en diplomatisk eller konsulær repræsentant.
Forordningen dækker offentlige dokumenter vedrørende:
- fødsel
- konstatering af, at en person er i live
- død
- navn
- vielse, herunder adgang til at kunne indgå ægteskab og ægteskabelig status
- skilsmisse, separation og omstødelse af ægteskab
- registreret partnerskab, herunder adgang til at kunne indgå et registreret partnerskab og registreret partnerskabsstatus
- opløsning af et registreret partnerskab, separation eller omstødelse af et registreret partnerskab
- forældreskab
- adoption
- bopæl og/eller opholdssted
- nationalitet
- ren straffeattest
- retten til at stemme og stille op som kandidat til kommunale valg og til valg til Europa-Parlamentet.
Der kan anmodes om, at der knyttes en flersproget standardformular til offentlige dokumenter som en oversættelseshjælp i forbindelse med:
- fødsel
- konstatering af, at en person er i live
- død
- vielse, herunder adgang til at kunne indgå ægteskab og ægteskabelig status
- registreret partnerskab, herunder adgang til at kunne indgå et registreret partnerskab og registreret partnerskabsstatus
- bopæl og/eller opholdssted
- ren straffeattest.
Flersprogede standardformular
Her findes de flersprogede standardformularer, som myndighederne i de enkelte EU-lande udsteder
Oplysninger fra EU-lande (jf. forordningens artikel 24)
Her findes oplysninger fra EU-landene om forordningens gennemførelse, bl.a.:
- om hvilke sprog et offentligt dokument kan fremlægges på
- en liste over de offentlige dokumenter, hvortil en flersproget standardformular kan vedhæftes
- en liste over de oversættere, der kan udarbejde bekræftede oversættelser
- en liste over de myndigheder, der kan udfærdige bekræftede kopier
- oplysninger om, hvordan bekræftede oversættelser og bekræftede kopier kan identificeres
Offentlige dokumenter
Her findes eksempler på offentlige dokumenter, som udstedes i de enkelte EU-lande.
