Documents publics

Le règlement sur les documents publics (règlement 2016/1191), qui a été adopté le 6 juillet 2016 et s’applique dans tous les pays de l’UE à partir du 16 février 2019, simplifie la circulation de certains documents publics.

Les citoyens qui vivent dans un pays de l’Union autre que le leur ont souvent besoin de présenter un document public aux autorités du pays de l’UE dans lequel ils vivent. Cela peut être, par exemple, un certificat de naissance pour la conclusion d’un mariage ou un certificat d’absence de casier judiciaire pour l’obtention d’un emploi.

Applicable à partir du 16 février 2019, le règlement sur les documents publics (règlement 2016/1191) vise à alléger les formalités administratives et les coûts pour les citoyens qui doivent présenter, dans un pays de l’UE, un document public délivré dans un autre pays de l’UE.

Avant l’entrée en vigueur du règlement, les citoyens qui avaient à présenter un document public dans un autre pays de l’UE devaient d’abord obtenir un timbre d’authentification (appelé apostille) comme preuve de l’authenticité du document. Ils étaient également souvent tenus de présenter une copie certifiée conforme et une traduction du document public en question.

Le règlement met fin à un certain nombre de procédures bureaucratiques:

  • Les documents publics (tels que les certificats de naissance, les conventions matrimoniales notariées, les jugements) et les copies certifiées de ces documents qui ont été délivrés par les autorités d’un pays de l’UE doivent être acceptés comme authentiques par les autorités d’un autre pays de l’UE sans qu’un timbre d’authentification (c’est-à-dire une apostille) soit nécessaire.
  • Le règlement supprime l’obligation, pour les citoyens, de fournir à la fois un exemplaire original et une copie certifiée conforme du document public. Lorsqu’un pays de l’UE autorise la présentation d’une copie certifiée conforme d’un document public à la place de l’original, les autorités de ce pays de l’UE doivent accepter une copie certifiée conforme établie dans le pays de l’UE où le document public a été délivré.
  • Le règlement supprime l’obligation, pour les citoyens, de produire une traduction certifiée conforme de leur document public. Si le document public n’est pas rédigé dans l’une des langues officielles du pays de l’UE qui exige le document, les citoyens peuvent demander aux autorités de fournir un formulaire type multilingue, disponible dans toutes les langues de l’UE. Celui-ci peut être joint à leur document public pour éviter la nécessité d’une traduction. Lorsqu’un citoyen présente un document public accompagné d’un formulaire type multilingue, l’autorité destinataire ne peut exiger une traduction du document public que dans des circonstances exceptionnelles. Les formulaires types multilingues n’étant pas tous délivrés dans tous les pays de l’UE, les citoyens peuvent vérifier ici quels formulaires sont délivrés dans leur pays.
  • Si les autorités du pays de l’UE destinataire exigent une traduction certifiée conforme du document public qui leur est présenté par un citoyen, elles sont tenues d’accepter une traduction certifiée conforme établie dans n’importe quel pays de l’UE.

Le règlement prévoit également des garanties contre la fraude aux documents publics: si une autorité destinataire a des doutes raisonnables quant à l’authenticité d’un document public qui lui est présenté, elle pourra la vérifier auprès de l’autorité de délivrance de l’autre pays de l’UE en passant par une plateforme informatique déjà en place, le système d’information du marché intérieur, ou IMI.

Le règlement traite de l’authenticité des documents publics mais pas de la reconnaissance de leurs effets juridiques dans un autre pays de l’UE. La reconnaissance des effets juridiques d’un document public reste régie par le droit national du pays de l’UE dans lequel le citoyen présente le document. Toutefois, en appliquant leur droit national, les pays de l’UE doivent respecter le droit de l’Union, y compris la jurisprudence de la Cour de justice de l’Union européenne, en matière de libre circulation des citoyens au sein de l’Union.

On entend par documents publics les documents délivrés par une autorité publique tels que:

  • les documents émanant d’une juridiction ou d’un fonctionnaire de justice;
  • les documents administratifs;
  • les actes notariés;
  • les déclarations officielles apposées sur les actes sous seing privé;
  • les documents diplomatiques et consulaires.

Le règlement concerne les documents publics relatifs aux domaines suivants:

  • la naissance
  • le fait d’être en vie
  • le décès
  • le nom
  • le mariage, y compris la capacité à mariage et la situation matrimoniale
  • le divorce, la séparation de corps et l’annulation du mariage
  • le partenariat enregistré, y compris la capacité à conclure un partenariat enregistré et le statut de partenariat enregistré
  • la dissolution d’un partenariat enregistré, la séparation de corps ou l’annulation d’un partenariat enregistré
  • la filiation
  • l’adoption
  • le domicile et/ou la résidence
  • la nationalité
  • l’absence de casier judiciaire
  • le droit de vote et d’éligibilité aux élections municipales et aux élections au Parlement européen.

Un formulaire type multilingue à joindre au document public comme aide à la traduction peut être demandé dans les domaines suivants:

  • la naissance
  • le fait d’être en vie
  • le décès
  • le mariage, y compris la capacité à mariage et la situation matrimoniale
  • le partenariat enregistré, y compris la capacité à conclure un partenariat enregistré et le statut de partenariat enregistré
  • le domicile et/ou la résidence
  • l’absence de casier judiciaire

Formulaires types multilingues

Cliquez ici pour visualiser les formulaires types multilingues délivrés par les autorités de chaque pays de l’UE.

Informations communiquées par les pays de l’UE (conformément à l’article 24 du règlement)

Cliquez ici pour consulter les informations communiquées par les pays de l’UE sur la mise en œuvre du règlement, et notamment:

  • la ou les langues dans lesquelles les documents publics peuvent être présentés,
  • la liste des documents publics auxquels des formulaires types multilingues peuvent être joints,
  • une liste de traducteurs agréés,
  • les autorités habilitées à établir des copies certifiées conformes,
  • les caractéristiques des traductions certifiées conformes et des copies certifiées conformes.

Recueil de documents publics

Cliquez ici pour voir des exemples de formulaires types multilingues délivrés dans chaque pays de l’UE.

Dernière mise à jour: 15/02/2019

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