Notificarea sau comunicarea documentelor: transmiterea oficială a documentelor

România
Conținut furnizat de
European Judicial Network
Rețeaua judiciară europeană (în materie civilă și comercială)

1 Ce înseamnă conceptul juridic de „comunicare sau notificare a actelor judiciare” în termeni practici? De ce există norme specifice privind „comunicarea sau notificarea actelor judiciare”?

Instanţa poate hotărî asupra unei cereri dacă părţile au fost citate ori s-au prezentat, personal sau prin reprezentant. Comunicarea de acte judiciare în și din străinătate este formalitatea care are ca scop aducerea acestora la cunoştinţa destinatarilor: părţi, martori sau participanţi într-un proces în statul solicitant. (art. 3 alin. 1 din din Legea nr. 189/2003 privind asistenţa judiciară internaţională în materie civilă şi comercială).

2 Care acte judiciare trebuie comunicate sau notificate în mod oficial?

Actele judiciare sunt cele care se emit în cadrul unui proces civil sau comercial şi a căror comunicare are loc din dispoziţia instanţei (cereri de chemare în judecată, hotărâri, cereri privind exercitarea căilor de atac etc.).

3 Cine este responsabil de comunicarea sau notificarea unui act judiciar?

Comunicarea actelor de procedură se face, gratuit, din oficiu, prin agenţii procedurali ai instanţei sau alt salariat al acesteia, și, dacă nu este posibilă, prin poştă, cu scrisoare recomandată, cu conţinut declarat şi confirmare de primire, în plic închis, la care se ataşează dovada de primire/procesul-verbal şi o înştiinţare. La cererea părţii interesate şi pe cheltuiala sa, comunicarea se poate face prin executori judecătoreşti sau prin servicii de curierat rapid. (art. 154 alin. 1, 4 și 5 din C.pr.civ.).

4 Informații legate de adresa destinatarului

4.1 În temeiul Regulamentului (CE) nr. 1393/2007 al Parlamentului European și al Consiliului din 13 noiembrie 2007 privind notificarea sau comunicarea în statele membre a actelor judiciare și extrajudiciare în materie civilă sau comercială, în cazul în care destinatarul nu mai locuiește la adresa cunoscută de autoritatea solicitantă, autoritatea solicitată din acest stat membru încearcă, din proprie inițiativă, să determine locul în care se găsește destinatarul actelor judiciare care trebuie notificate sau comunicate?

Cererea introductivă trebuie să cuprindă domiciliul părții (art. 194 din C.pr.civ.). În procedura prealabilă de verificare și regularizare a cererii, instanța poate cere reclamantului să furnizeze informații suplimentare nemenționate în cerere (art. 200 din C.pr.civ.).

Instanța nu are obligația de a investiga din oficiu adresa actuală a pârâtului. Pe de altă parte, instanța are obligația generală de a avea un rol activ (art. 22 din C.pr.civ.) și de a lua măsurile necesare pentru pronunțarea unei hotărâri temeinice.

4.2 În acest stat membru, autoritățile judiciare străine și/sau părțile la procedurile judiciare au acces la registre sau servicii care să le permită să afle adresa actuală a persoanei în cauză? Dacă da, ce registre sau servicii sunt disponibile și ce procedură trebuie urmată? Ce taxă, dacă este cazul, trebuie plătită?

Obținerea adresei unui cetățean român se poate face prin intermediul Ministerului Afacerilor Interne (Inspectoratul Național pentru Evidenţa Persoanelor şi Administrarea Bazelor de Date- INEPABD, str. Obcina Mare nr. 2, Sector 6, Bucureşti, Tel. +40214135442, +40217467047/8/9, Fax +40214135049, Email depabd@mai.gov.ro; web: http://depabd.mai.gov.ro/furnizari_date.html sau prin intermediul serviciului public comunitar local de evidenta a persoanelor.

Persoanele pot solicita comunicarea unor date cu caracter personal din Registrul national de evidenta a persoanelor cetățeni români, referitoare la domiciliu și reședință, cu formularea unei cereri scrise motivate care se depune la serviciul public comunitar de evidenta a persoanelor pe raza căruia se afla sediul cabinetului de avocatură/persoana căutată. Furnizarea acestor date se poate realiza numai dupa obtinerea, în prealabil, a consimtamântului persoanelor vizate.

Consimţământul nu este necesar atunci când exista un temei legal justificat și solicitarile sunt primite din partea anumitor autorități (politie, apărare, justiției, ocrotire sociala etc.) sau persoane fizice ale căror interese legitime sunt probate prin înscrisuri ce fac dovada temeiului legal justificat. Competenţa soluţionării revine serviciilor publice comunitare de evidenţă a persoanelor sau INEPABD, pentru cererile formulate de persoanele juridice.

Pentru solutionarea unor cereri punctuale/volum redus taxa este de 1 leu RON/persoana si se achita in contul bugetului de stat în contul IBAN nr. RO35TREZ70620330108XXXXX, deschis la Trezoreria Sector 6 Bucureşti, C.I.F. 26362870 (când furnizarea este făcută de INEPABD) sau în contul consiliilor locale (când furnizarea este făcută la serviciile publice comunitare de evidenta a persoanelor).

Fiecare cerere se timbrează cu timbru fiscal de 5 RON. Pentru cererile cu volum mare, taxa este de 120 lei /ora exploatare sistem informatic central sau 7 lei/ora exploatare sistem informatic teritorial. Se exceptează de la plata taxelor institutiile publice cu atributii în anumite domenii (apărare, ordine publică, securitate natională, justitie; finanțe; sănătate etc.) pentru datele solicitate in scopul exercitării atribuțiilor legale.

Obținerea sediului unei persoane juridice prin intermediul Oficiului Național al Registrului Comerțului (Bd. Unirii nr. 74, tronson 2+3, bl. J3B, Sector 3, Bucureşti; https://portal.onrc.ro ) sau al oficiilor registrului comerțului de pe lângă tribunale

Pe cheltuiala solicitantului se pot elibera copii certificate de pe înregistrările efectuate în registru şi actele prezentate, precum şi informaţii despre datele înregistrate şi certificatele constatatoare că un anumit act sau fapt este ori nu este înregistrat. Actele pot fi cerute şi eliberate şi prin corespondenţă. La cerere, documentele se eliberează electronic, cu transmitere on-line, având încorporată, ataşată sau logic asociată semnătura electronică extinsă.

Formularele – tip, taxele şi tarifele percepute pentru furnizarea informațiilor punctuale (de bază sau extinse), a rapoartelor istorice sau certificatelor constatatoare se regăsesc la http://www.onrc.ro, Secțiunea Informații.

În baza unor protocoalelor de colaborare încheiate se pot elibera gratuit documente și informații anumitor autorităţi şi instituţiir publice, persoane juridice, jurnaliştilor şi reprezentanţilor mijloacelor de informare în masă, misiunilor diplomatice acreditate.

Serviciul InfoCert este disponibil pentru eliberarea online a certificatelor constatatoare și a furnizărilor de informații prin intermediul portalului https://portal.onrc.ro. Documentele furnizate prin acest serviciu se supun dispozițiilor privind semnătura electronică și marca temporală. Acestea conțin elemente de siguranță: semnătura electronică calificată; marcare temporală; watermark (marcaj grafic pe fundalul documentului); cod de bare. Specimenele de documente eliberate prin acest serviciu se regăsesc la https://portal.onrc.ro/ONRCPortalWeb/appmanager/myONRC/signup?p=infoCert.

Se pot dezvălui date cu caracter personal privind asociaţii, acţionarii sau alte persoane, în cazul informaţiilor solicitate prin cerere şi eliberate la ghişeu, a celor eliberate pe cale electronică, prin serviciul RECOM on-line, electronic, cu transmitere on-line, având încorporată, ataşată sau logic asociată semnătura electronică extinsă sau prin certificatele constatatoare. Pot avea acces şi la alte date autoritățile publice din domeniul justiției, apărării siguranței naţionale, fiscale, lichidatorii, executării judecătoreşti.

4.3 Cum tratează autoritățile din acest stat membru o solicitare trimisă în conformitate cu Regulamentul (CE) nr. 1206/2001 al Consiliului din 28 mai 2001 privind cooperarea între instanțele statelor membre în domeniul obținerii de probe în materie civilă sau comercială și care vizează găsirea adresei actuale a unei persoane?

Admisibilitatea administrării acestei probe se decide de instanță. Instanțele române primesc un număr redus de cereri de comisie rogatorie având ca obiect obținerea adresei/sediului unei persoane și este dificil să se aprecieze dacă există o practică uniformă. În baza informațiilor disponibile, în general, instanțele române dau curs acestor cereri.

5 În practică, care este modalitatea obișnuită de comunicare sau notificare a actului judiciar? Există metode alternative la care se poate recurge (altele decât notificările sau comunicările indirecte menționate la punctul 7 de mai jos)?

A se vedea răspunsul de la întrebarea 3.

6 Este permisă, în cadrul unei proceduri civile, notificarea sau comunicarea pe cale electronică a actelor (notificarea sau comunicarea actelor judiciare sau extrajudiciare prin mijloace de comunicare electronică la distanță, de exemplu, prin e-mail, prin aplicații internet securizate, prin fax, prin SMS etc.)? Dacă da, pentru ce categorii de proceduri este prevăzută această metodă? Există restricții în ceea ce privește disponibilitatea/accesul la această metodă de notificare sau comunicare a actelor judiciare în funcție de destinatar (practician în domeniul dreptului, persoană juridică, societate comercială sau un alt actor economic etc.)?

Comunicarea actelor de procedură se poate face de grefa instanţei şi prin telefax, poştă electronică/alte mijloace ce asigură transmiterea textului actului şi confirmarea primirii acestuia, dacă partea a indicat instanţei datele corespunzătoare în acest scop. În vederea confirmării, instanţa, odată cu actul de procedură, va comunica un formular care va fi completat de către destinatar cu data primirii, numele în clar şi semnătura persoanei însărcinate cu primirea corespondenţei şi va fi expediat instanţei prin telefax, poştă electronică sau prin alte mijloace. (art. 154 alin. 6 din Codul de procedură civilă).

7 Notificări sau comunicări „indirecte”

7.1 Permite legislația acestui stat membru utilizarea altor metode de notificare sau comunicare în cazul în care nu a fost posibilă notificarea sau comunicarea actelor judiciare către destinatar (de exemplu, notificarea la adresa personală, la executorul judecătoresc, prin intermediul serviciilor de curierat sau prin afișare)?

A se vedea răspunsul la întrebarea 3.

Înmânarea se face personal celui citat. Pentru cei care locuiesc într-un hotel/cămin, actul se predă administratorului sau portarului (art. 161 C.pr.civ.).

Actul se înmânează la unitatea din care face parte destinatarul (unitatea militară; căpitănia portului, pentru echipajul navei; administrația închisorii, pentru deţinuţi și cea a spitalelor, pentru bolnavi), urmând ca, ulterior, unitatea să înmâneze actul destinatarului și să predea dovada agentului ori să o trimită direct instanţei (art. 161 și art. 162 din C.pr.civ.).

Înmânarea actelor se poate face persoanei însărcinate cu primirea corespondenței, administratorului clădirii, paznicului, agentului de pază, la sediul și pentru destinatarii menționați între paranteze: Ministerului Finanţelor Publice/altor organe desemnate (stat); reprezentanților în justiție (unităţi administrativ-teritoriale, persoane juridice de drept public); la sediul principal/dezmembrământului reprezentanţilor (persoane juridice de drept privat); reprezentantului desemnat (asociaţii, societăţi, entităţi fără personalitate juridică); la domiciliul/sediul lor (cei supuşi insolvenţei și creditori); prin Ministerul Afacerilor Externe (personalul misiunilor diplomatice/oficiilor consulare, cetăţenii români trimişi să lucreze în organizațiile internaționale şi membrii de familie care locuiesc cu ei, cât timp se află în străinătate); prin organele centrale trimițătoare sau în subordinea cărora se află unitatea care i-a trimis în străinătate (alți cetățeni români, aflați în străinătate în interes de serviciu, inclusiv membrii familiilor care îi însoțesc).

Dacă destinatarul refuză să primească actul, agentul îl va depune în cutia poştală. În lipsa cutiei poştale, va afişa pe uşa locuinţei destinatarului o înştiinţare care trebuie să cuprindă, printre altele, menţiunea că, după o zi, dar nu mai târziu de 7 zile de la afişare (de 3 zile, în caz de urgență), destinatarul trebuie să se prezinte, pentru a i se comunica actul, la sediul instanţei de judecată/sediul primăriei în a cărei rază teritorială locuieşte/are sediul (când destinatarului nu se află în localitatea unde instanţa are sediul).

Dacă destinatarul nu este găsit, agentul îi va înmâna actul unei alte persoane (major din familie, care locuieşte cu destinatarul, care primeşte corespondenţa). Când destinatarul locuieşte într-un hotel/clădire cu apartamente şi nu este găsit la locuinţa sa, agentul va comunica actul administratorului/portarului. Persoana care primeşte actul va semna dovada de primire, agentul certificându-i identitatea şi semnătura şi încheind un proces-verbal. Dacă aceștia primesc actul, dar refuză să semneze dovada ori nu o pot semna, agentul va întocmi un proces-verbal. Dacă aceste persoane lipsesc sau când acestea, deşi prezente, refuză să primească actul, actul se va depune în cutia poştală a acestora. În lipsa cutiei poştale, se va afişa pe uşa locuinţei acestora o înştiinţare.

În toate situațiile, agentul are obligaţia ca, în termen de 24 de ore de la depunerea/afişarea înştiinţării, să depună actul şi procesul-verbal, la sediul instanţei de judecată/primăriei, urmând ca acestea să comunice actul. Când părţii i s-a înmânat actul de către funcţionarul primăriei, acesta are obligaţia ca, în termen de 24 de ore de la înmânare, să înainteze instanţei de judecată dovada de înmânare şi procesul-verbal. Când termenul s-a împlinit fără ca partea să se prezinte la primărie pentru a i se înmâna actul, funcţionarul primăriei va înainta instanţei de judecată actul şi procesul-verbal. (art. 163 din C.pr.civ.)

Când reclamantul nu a reuşit să afle domiciliul pârâtului, instanţa poate încuviinţa citarea prin publicitate, cu afișarea actului la uşa instanţei, pe portalul instanţei şi la ultimul domiciliu cunoscut. După caz, instanţa poate dispune publicarea citaţiei în Monitorul Oficial al României/într-un ziar central de largă răspândire. Odată cu încuviinţarea citării prin publicitate, instanţa va numi un curator dintre avocaţii baroului care va fi citat la dezbateri pentru reprezentarea intereselor pârâtului.

7.2 În cazul în care se aplică alte metode, în ce moment se consideră că au fost notificate sau comunicate actele judiciare?

Procedura este îndeplinită la data semnării dovezii de înmânare ori a încheierii procesului-verbal, indiferent dacă partea a primit sau nu actul de procedură personal. În cazul comunicării actului prin poştă/curierat rapid, procedura este îndeplinită la data semnării de către parte a confirmării de primire ori consemnării de către funcţionarul poştal/curier a refuzului acesteia de a primi corespondenţa. În cazul comunicării prin telefax, poștă electronică sau prin alte mijloace, procedura este îndeplinită la data arătată pe copia imprimată a confirmării expedierii, certificată de grefierul care a făcut transmisiunea (art. 165 din C.pr.civ.).

Dacă destinatarul refuză să primească actul și nu are cutie poştală, agentul va afişa pe uşa locuinţei destinatarului o înştiinţare pentru destinatar pentru a se prezenta să ridice actul la sediul instanţei de judecată/sediul primăriei. Dacă destinatarul nu se prezintă, actul se consideră comunicat la împlinirea acestui termen (art. 163 din C.pr.civ.).

În cazul citării prin publicitate, procedura este îndeplinită în a 15-a zi de la publicarea citaţiei (art. 167 din C.pr.civ.)

7.3 În cazul în care o altă metodă de notificare sau comunicare este depunerea actelor judiciare într-un anumit loc (de exemplu, la un oficiu poștal), cum este informat destinatarul cu privire la faptul că actele au fost depuse în acest mod?

Dacă destinatarul nu este găsit, agentul procedural sau funcționarul poștal poate înmâna actul unei alte persoane sau, dacă aceasta este prezentă și refuză să primească actul, actul poate fi depus în cutia poștală a acestei persoane. În lipsa cutiei poştale, se va afişa o înștiințare pe uşa locuinţei destinatarului sau altei persoane. Agentul procedural are obligaţia ca, în termen de 24 de ore de la depunerea/afişarea înştiinţării, să depună actul şi procesul-verbal, la sediul instanţei de judecată/primăriei în raza căreia destinatarul locuieşte/îşi are sediul, urmând ca acestea să comunice citaţia.

7.4 În cazul în care destinatarul refuză să accepte notificarea sau comunicarea actelor judiciare, care sunt consecințele? Se consideră că actele au fost efectiv notificate sau comunicate dacă refuzul nu era legitim?

Procedura este îndeplinită la data încheierii procesului-verbal, indiferent dacă partea a primit sau nu actul personal. În cazul comunicării prin poştă sau curierat rapid, procedura este îndeplinită la data semnării de către funcţionarul poştal sau de către curier a consemnării refuzului părții de a primi corespondenţa (art. 165 din C.pr.civ.)

Dacă destinatarul primeşte actul, dar refuză să semneze dovada de înmânare ori nu o poate semna, agentul va întocmi un proces-verbal. Dacă destinatarul refuză să primească actul, agentul o va depune în cutia poştală. În lipsa cutiei poştale, va afişa pe uşa locuinţei destinatarului o înştiinţare și va întocmi un proces-verbal. În înștiințare destinatarul este informat că trebuie să se prezinte la instanță sau primărie pentru a ridica actul, în caz contrar comunicarea va fi considerată ca fiind îndeplinită. (art. 163 din C.pr.civ.)

Partea prezentă în instanţă personal, prin avocat sau prin alt reprezentant este obligată să primească actele de procedură care i se comunică în şedinţă. Dacă se refuză primirea, actele se consideră comunicate prin depunerea lor la dosar, de unde, la cerere, partea le poate primi sub semnătură (art. 170 din C.pr.civ.).

8 Servicii de curierat din străinătate (articolul 14 din Regulamentul privind comunicarea sau notificarea actelor)

8.1 În cazul în care serviciul de curierat livrează un act trimis din străinătate către un destinatar din acest stat membru, într-o situație în care este necesară o confirmare de primire (articolul 14 din Regulamentul privind comunicarea sau notificarea actelor), serviciul de curierat livrează actul doar destinatarului în persoană sau poate, în conformitate cu normele naționale în materie de livrări poștale, să livreze actul și unei alte persoane de la aceeași adresă?

Dacă destinatarul nu este găsit, actul se poate înmâna unei alte persoane (major din familie, care locuieşte cu destinatarul, care primeşte corespondenţa). Când destinatarul locuieşte într-un hotel/clădire cu apartamente şi nu este găsit la locuinţa sa, actul poate fi comunicat administratorului sau portarului (art. 163 pct. 6 și 7 din C.pr.civ.)

8.2 În conformitate cu normele în materie de livrări poștale din acest stat membru, cum se poate efectua notificarea sau comunicarea actelor din străinătate, în conformitate cu articolul 14 din Regulamentul nr. 1393/2007 privind comunicarea sau notificarea actelor, dacă la adresa de livrare nu a fost găsit nici destinatarul, nici o altă persoană abilitată să primească livrarea (dacă este posibil, în temeiul normelor naționale în materie de livrări poștale - a se vedea mai sus)?

Livrarea poștală este efectuată doar o singură dată. Dacă nu este găsit destinatarul sau persoana autorizată să primească corespondența, este lăsat un aviz în scopul de a o ridica, în 10 zile, de la oficiul poștal. În cazul în care destinatarul nu se prezintă, atunci după 2 zile lucrătoare, un al doilea aviz este lăsat în scopul de a o colecta, în 10 zile, de la oficiul poștal.

8.3 Oficiul poștal prevede o anumită perioadă de timp pentru ridicarea actelor înainte de a le trimite înapoi cu mențiunea nelivrat? În cazul unui răspuns afirmativ, în ce mod este informat destinatarul că are corespondență de ridicat de la oficiul poștal?

În ceea ce privește al doilea aviz, documentele sunt păstrate 10 zile la oficiul poștal, înainte ca documentul să fie returnat expeditorului. Destinatarul este informat că există corespondență pentru a o ridica de la oficiul poștal în avizul propriu-zis.

9 Există vreo dovadă scrisă din care să reiasă că actul judiciar a fost comunicat sau notificat?

Dovada de înmânare sau procesul verbal de înmânare redactate de către agentul instrumentator (art. 164 din C.pr.civ.) și recipisa poștală semnată în cazul comunicării actelor prin scrisoare recomandată cu confirmare de primire (art. 155 pct. 13 din C.pr.civ.)

10 Ce se întâmplă în situația în care destinatarul nu primește actul sau în situația în care comunicarea sau notificarea este efectuată cu încălcarea legii (de exemplu, actul judiciar este comunicat sau notificat unei persoane terțe)? În aceste condiții se poate totuși considera valabilă comunicarea sau notificarea actului judiciar (de exemplu, se pot remedia încălcările legii) sau trebuie să se facă un nou demers de comunicare sau notificare a actului judiciar?

• amânarea judecăţii; instanţa va amâna judecarea şi va dispune să se facă citarea ori de câte ori constată că partea care lipseşte nu a fost citată cu respectarea legii, sub sancţiunea nulităţii. (art. 153 din C.pr.civ.)

• nulitatea actelor de procedură întocmite ulterior ne-citării sau citării nelegale; invocarea excepției procesuale a lipsei de citare sau a citării nelegale

• motiv de formulare a unei căi de atac extraordinare (contestația în anulare sau revizuirea)

• motiv de refuz de recunoaştere şi încuviințare a executării (exequatur) unei hotărâri

11 Trebuie să se plătească pentru comunicarea sau notificarea unui act judiciar și, dacă da, care este suma?

A se vedea răspunsul la întrebarea 3.

Ultima actualizare: 20/01/2016

Versiunea în limba naţională a acestei pagini este administrată de punctul de contact RJE respectiv. Traducerile au fost efectuate de serviciile Comisiei Europene. Este posibil ca eventualele modificări aduse originalului de către autoritatea naţională competentă să nu se regăsească încă în traduceri. Nici RJE și nici Comisia Europeană nu-și asumă nicio răspundere sau responsabilitate în legătură cu informațiile sau datele pe care le conține ori la care face trimitere acest document. Pentru a afla care sunt regulile privind protecția drepturilor de autor aplicabile de statul membru responsabil pentru această pagină, vă invităm să consultați avizul juridic.

Opinia dvs.

Completați formularul de mai jos pentru a ne transmite observațiile dumneavoastră cu privire la noul nostru site