1 Co w praktyce oznacza prawniczy termin „doręczenie dokumentów”? Dlaczego do „doręczenia dokumentów” mają zastosowanie szczególne zasady?
„Doręczenie” oznacza w praktyce, że pismo sądowe zostało przesłane lub przekazane adresatowi oraz że istnieją dowody potwierdzające odebranie pisma sądowego przez tę osobę lub spełnienie wymogów przewidzianych w ustawie o doręczaniu pism sadowych (delgivningslagen). Jedną z przyczyn, dla których ustawodawca uregulował doręczanie pism sądowych, jest fakt, że sąd powinien móc uzyskać pewność, że pismo trafi do tej osoby, do której jest adresowane.
2 Jakie dokumenty wymagają doręczenia drogą formalną?
Pisma sądowe muszą zostać doręczone, jeżeli zostało to wyraźnie przewidziane w prawie lub jeżeli przepisy dotyczące powiadamiania stanowią, że pisma powinny zostać doręczone ze względu na ich cel. Pisma sądowe należy doręczać wyłącznie w przypadku, gdy jest to konieczne, i po należytym uwzględnieniu okoliczności danej sprawy. Przykładem wyraźnego wskazania w prawie, że pisma sądowe mają zostać doręczone, jest konieczność doręczenia pozwanemu pisma wszczynającego postępowanie w sprawie cywilnej.
3 Kto odpowiada za doręczenie dokumentu?
Za doręczenie pism sądowych najczęściej odpowiada organ/sąd. W niektórych przypadkach organ/sąd może jednak zezwolić na doręczenie pism sądowych stronie, która wnosi o ich doręczenie (doręczenie przez stronę). Sąd udzieli stronie zezwolenia jedynie pod warunkiem, że takie doręczenie przez stronę nie jest niewłaściwe.
4 Ustalanie adresu
4.1 Czy zgodnie z rozporządzeniem (WE) nr 1393/2007 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 13 listopada 2007 r. dotyczącym doręczania w państwach członkowskich dokumentów sądowych i pozasądowych w sprawach cywilnych i handlowych organ w danym państwie członkowskim, do którego zwrócono się z wnioskiem o doręczenie, z własnej inicjatywy próbuje ustalić miejsce pobytu adresata dokumentu, który ma zostać doręczony, jeżeli adresat nie zamieszkuje już pod adresem znanym organowi występującemu z wnioskiem?
Organ, do którego się zwrócono o doręczenie pism sądowych, ustala nowe dane adresowe adresata z urzędu, jeżeli adresat nie zamieszkuje już pod adresem wskazanym w wezwaniu.
4.2 Czy zagraniczne organy sądowe lub strony postępowania sądowego mają dostęp do rejestrów lub usług w tym państwie członkowskim umożliwiających ustalenie aktualnego adresu zamieszkania danej osoby? Jeśli tak, jakie rejestry lub usługi są dostępne i jakich procedur należy przestrzegać? Czy obowiązują w tym zakresie opłaty i jaka jest ich wysokość?
Każdy może się skontaktować ze szwedzkim Urzędem Podatkowym (Skatteverket), który prowadzi rejestr osób zamieszkujących w Szwecji wraz z ich adresami. Uzyskanie dostępu do tych informacji nie wymaga spełnienia żadnej specjalnej procedury formalnej. Można na przykład zadzwonić do Biura Obsługi Klienta szwedzkiego Urzędu Podatkowego (+46 8 564 851 60). Dodatkowe informacje można uzyskać na stronie internetowej Urzędu pod adresem https://www.skatteverket.se/servicelankar/otherlanguages/popolsku.4.3a2a542410ab40a421c80007020.html. Uzyskanie informacji z rejestru ludności nie wymaga uiszczenia żadnych opłat.
4.3 W jaki sposób organy w tym państwie członkowskim rozpatrują wnioski przesłane na mocy rozporządzenia Rady (WE) nr 1206/2001 z dnia 28 maja 2001 r. w sprawie współpracy między sądami państw członkowskich przy przeprowadzaniu dowodów w sprawach cywilnych lub handlowych, mające na celu ustalenie aktualnego adresu zamieszkania danej osoby?
Wydaje się wątpliwe, aby wyszukiwanie adresu do celów doręczenia pism sądowych mogło zostać potraktowane jako przeprowadzenie dowodu. Kwestię tę rozstrzyga jednak właściwy sąd; z dostępnych informacji wynika, że jak dotąd nie rozpatrzono żadnego wniosku tego rodzaju.
5 W jaki sposób dokument jest zwykle doręczany w praktyce? Czy istnieją alternatywne metody, które można wykorzystać w tym celu (inne niż doręczenie zastępcze, o którym mowa w pkt 6 poniżej)?
Najpowszechniejszą metodą doręczenia pisma sądowego jest jego przesłanie odpowiedniej osobie pocztą (doręczenie standardowe). Do listu dołącza się potwierdzenie odbioru, które adresat powinien podpisać i odesłać.
Do alternatywnych sposobów doręczenia (poza doręczeniem zastępczym) należą doręczenie drogą telefoniczną, doręczenie uproszczone i doręczenie przez pracownika sądowego doręczającego pisma sądowe.
Doręczenie drogą telefoniczną polega na odczytaniu treści doręczanego pisma sądowego w trakcie rozmowy telefonicznej z osobą, której pismo to ma zostać doręczone, a następnie wysłaniu pisma tej osobie. W przypadku doręczenia drogą telefoniczną potwierdzenie odbioru nie jest wymagane. Pismo sądowe uznaje się za doręczone po odczytaniu jego treści.
Doręczenie uproszczone polega na wysłaniu pisma sądowego na ostatni znany adres osoby, której należy doręczyć to pismo, a następnie na wysłaniu następnego dnia roboczego na ten sam adres zawiadomienia o wysłaniu pisma sądowego. W przypadku doręczenia uproszczonego potwierdzenie odbioru nie jest wymagane. Pismo sądowe uznaje się za doręczone po upływie dwóch tygodni od dnia jego wysłania, o ile zawiadomienie zostało wysłane we wskazany powyżej sposób. Doręczenie uproszczone można zastosować wyłącznie w przypadku, gdy osoba, której należy doręczyć pismo sądowe, została pouczona o możliwości zastosowania doręczenia uproszczonego w danej sprawie lub kwestii. W praktyce oznacza to na przykład, że pismo sądowe doręcza się stronie postępowania wraz z potwierdzeniem odbioru wyłącznie jeden raz.
Szczególna metoda doręczania pism sądowych osobom prawnym: w określonych warunkach osobom prawnym można doręczyć pismo sądowe, przesyłając je na adres siedziby danej spółki, a następnie wysyłając zawiadomienie na ten sam adres następnego dnia roboczego. Pismo sądowe uznaje się za doręczone po upływie dwóch tygodni od dnia jego wysłania, o ile zawiadomienie zostało wysłane we wskazany powyżej sposób.
Doręczenie przez pracownika sądowego doręczającego pisma sądowe polega na osobistym doręczeniu pism sądowych przez osobę należycie upoważnioną do dokonania takiego doręczenia, tj. przez pracownika sądowego doręczającego pisma sądowe lub przez pracownika szwedzkiej policji (Polismyndigheten), szwedzkiej prokuratury (Åklagarmyndigheten), sądu, szwedzkiej Służby Komorniczej (Kronofogdemyndigheten) lub upoważnionej kancelarii komorniczej.
6 Czy w postępowaniu cywilnym dozwolone jest elektroniczne doręczanie dokumentów (doręczanie dokumentów sądowych lub pozasądowych za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej, takich jak poczta elektroniczna, zabezpieczone aplikacje internetowe, faks, SMS itp.)? Jeśli tak, w odniesieniu do jakich rodzajów postępowań przewiduje się stosowanie tej metody? Czy istnieją ograniczenia w odniesieniu do dostępności lub dostępu do tej metody doręczania dokumentów w zależności od tego, kto jest adresatem (osoba wykonująca zawód prawniczy, osoba prawna, spółka lub inny podmiot gospodarczy, itp.)?
Doręczenie pism sądowych drogą elektroniczną jest możliwe wyłącznie w przypadku, gdy organy/sądy są zobowiązane doręczyć pismo sądowe danej osobie w drodze doręczenia zwykłego.
7 Doręczenie „zastępcze”
7.1 Czy prawo tego państwa członkowskiego dopuszcza stosowanie innych metod doręczenia w przypadkach, w których doręczenie dokumentów adresatowi nie było możliwe (np. zawiadomienie przesłane na adres domowy, do komornika sądowego, drogą pocztową lub przez wywieszenie ogłoszenia)?
W przypadku braku możliwości ustalenia adresu osoby, której należy doręczyć pisma sądowe, pisma te można doręczyć w jeden z wymienionych poniżej sposobów.
Doręczenie przez pracownika sądowego doręczającego pisma sądowe w drodze doręczenia „zastępczego”: pismo sądowe przekazuje się osobie innej niż osoba, której należy doręczyć to pismo. Osobą taką może być na przykład pełnoletni członek gospodarstwa domowego adresata lub jego pracodawca. Odbiorca zastępczy musi jednak zawsze wyrazić zgodę na przyjęcie pisma sądowego. Na adres adresata należy wysłać zawiadomienie o doręczeniu pisma sądowego zawierające również dane osoby odbierającej.
Doręczenie przez pracownika sądowego doręczającego pisma sądowe w drodze „przymocowania”: pismo sądowe pozostawia się w miejscu zamieszkania adresata, np. w jego skrzynce na listy, lub w odpowiednim miejscu w jego domu, na przykład na drzwiach.
Doręczenie przez ogłoszenie: ten sposób doręczenia polega na pozostawieniu pisma sądowego w siedzibie organu/sądu, który wydał zarządzenie o jego doręczeniu, przy jednoczesnym ogłoszeniu tego faktu oraz zasadniczej treści pisma sądowego w szwedzkim dzienniku urzędowym (Post- och Inrikes Tidningar) oraz – w uzasadnionych przypadkach – w prasie lokalnej. Pismo sądowe wysyła się również jednocześnie na ostatni znany adres osoby, której należy je doręczyć.
7.2 Jeżeli stosowane są inne metody, w którym momencie dokumenty uznaje za doręczone?
W przypadku doręczenia pisma sądowego przez pracownika sądowego doręczającego pisma sądowe w drodze doręczenia „zastępczego” pismo uznaje się za doręczone w momencie jego przekazania i przesłania zawiadomienia adresatowi.
W przypadku doręczenia pisma sądowego przez pracownika sądowego doręczającego pisma sądowe w drodze „przymocowania” pismo sądowe uznaje się za doręczone z chwilą jego pozostawienia w sposób opisany w pkt 7.1.
Pismo sądowe uznaje się za doręczone przez ogłoszenie po upływie dwóch tygodni od dnia wydania zarządzenia o doręczeniu pisma w ten sposób, pod warunkiem że w wyznaczonym terminie (10 dni) dokonano ogłoszenia oraz podjęto inne przewidziane środki.
7.3 Jeżeli inna metoda doręczenia polega na złożeniu dokumentów w określonym miejscu (np. w urzędzie pocztowym), w jaki sposób informuje się adresata o tym, że dokumenty zostały złożone?
Jeżeli pismo sądowe jest zbyt obszerne lub z innych względów nieodpowiednie, aby wysłać je lub pozostawić adresatowi, organ doręczający może podjąć decyzję o złożeniu tego pisma w swojej siedzibie lub w dowolnym wybranym przez siebie miejscu na określony czas. Adresat musi zostać powiadomiony o treści takiej decyzji.
7.4 Jeżeli adresat odmawia przyjęcia doręczenia dokumentów, jakie są tego konsekwencje? Czy dokumenty uważa się za skutecznie doręczone, jeśli odmowa nie jest uzasadniona?
Jeżeli adresat odmówi przyjęcia pisma sądowego doręczanego przez pracownika sądowego doręczającego pisma sądowe, pismo zostanie mimo to uznane za doręczone, o ile doręczający pozostawi je w miejscu doręczenia.
8 Doręczenie drogą pocztową z zagranicy (art. 14 rozporządzenia dotyczącego doręczania dokumentów)
8.1 Jeżeli poczta doręczy adresatowi w tym państwie członkowskim dokument wysłany z zagranicy w sytuacji, w której wymagane jest potwierdzenie odbioru (art. 14 rozporządzenia dotyczącego doręczania dokumentów), czy dokument taki może zostać doręczony tylko adresatowi osobiście, czy też można go doręczyć, zgodnie z krajowymi przepisami dotyczącymi doręczania drogą pocztową, także innej osobie pod tym samym adresem?
Pismo sądowe może zostać doręczone pocztą, o ile zostało wysłane przesyłką poleconą. Przesyłki tego rodzaju obsługują urząd pocztowy, centrum usług pocztowych dla osób prawnych oraz podmiot doręczający przesyłki na obszarach wiejskich; potwierdzenie odbioru przesyłki poleconej musi podpisać adresat pisma lub jego pełnomocnik; przy czym muszą oni również okazać swój dowód tożsamości. Strona zlecająca doręczenie pocztą może również określić, że akceptowane jest wyłącznie doręczenie do rąk własnych adresata.
8.2 W jaki sposób można dokonać, zgodnie z przepisami dotyczącymi doręczania drogą pocztową w tym państwie członkowskim, doręczenia dokumentów z zagranicy na podstawie art. 14 rozporządzenia nr 1393/2007 dotyczącego doręczania dokumentów, jeżeli pod adresem, pod który należało doręczyć dokumenty, nie zastano ani adresata, ani żadnej innej osoby uprawnionej do odebrania przesyłki (o ile doręczenie zastępcze jest możliwe na podstawie krajowych przepisów dotyczących doręczania drogą pocztową – zob. powyżej)?
Jeżeli próba doręczenia pism sądowych przesyłką poleconą nie powiedzie się, nie istnieją inne sposoby doręczenia pism sądowych drogą pocztową. W takim przypadku można rozważyć inne sposoby doręczenia, na przykład za pośrednictwem pracownika sądowego doręczającego pisma sądowe.
8.3 Czy urzędy pocztowe przewidują określony termin na odebranie dokumentów przed ich odesłaniem jako niedoręczone? Jeśli tak, w jaki sposób adresat jest informowany o tym, że w urzędzie pocztowym jest do odebrania adresowana do niego przesyłka?
Adresat pisma sądowego wysłanego przesyłką poleconą jest informowany o wysłaniu tego pisma za pomocą zawiadomienia wysyłanego na jego adres, za pomocą wiadomości SMS lub za pomocą wiadomości e-mail. Przesyłkę zazwyczaj przechowuje się w miejscu, w którym została ona złożona, przez okres 14 dni od dnia jej przybycia.
9 Czy przewiduje się pisemne potwierdzenie doręczenia dokumentu?
Na dowód doręczenia pisma sądowego osoba, której doręczono to pismo, podpisuje potwierdzenie odbioru, a w przypadku doręczenia pisma drogą telefoniczną, w drodze doręczenia zastępczego lub w drodze „przymocowania” właściwy organ/sąd sporządza stosowny dokument.
10 Co się stanie, gdy z jakichkolwiek powodów adresat nie otrzyma dokumentu lub gdy doręczenie dokumentu nastąpi z naruszeniem przepisów prawa (np. dokument zostanie doręczony osobie trzeciej)? Czy pomimo to doręczenie dokumentu może być uznane za zgodne z prawem (np. czy naruszenie przepisów prawa może być usunięte), czy też musi nastąpić nowa próba doręczenia dokumentu?
Każdy może przedstawić dowód i wnieść o jego zbadanie przez sąd. Jeżeli można udowodnić, że osoba zapoznała się z treścią pisma sądowego, nie jest istotne, czy pismo to zostało prawidłowo doręczone. Dlatego też wystąpienie jakichkolwiek uchybień formalnych nie oznacza automatycznie, że pismo musi zostać ponownie doręczone; kluczowe znaczenie w tym kontekście ma ustalenie, czy pismo dotarło do osoby, do której było adresowane.
Jeżeli natomiast można wykazać, że adresat pisma sądowego nie otrzymał tego pisma lub że nie przestrzegano przepisów w zakresie doręczania pism sądowych, orzeczenie wydane w danej sprawie może zostać potencjalnie uchylone na mocy tzw. nadzwyczajnego środka zaskarżenia.
11 Czy muszę zapłacić za doręczenie dokumentu, a jeśli tak, to jaką kwotę?
Jeżeli organ państwowy jest odpowiedzialny za doręczenie pism sądowych, koszt ich doręczenia pokrywa skarb państwa. Oznacza to na przykład, że powód w postępowaniu cywilnym nie ma obowiązku zwrotu kosztów doręczenia pozwanemu pisma wszczynającego postępowanie.
Jeżeli osoba fizyczna lub strona wnosi o doręczenie pisma jakiejś osobie, koszty doręczenia ponosi samodzielnie. Na przykład koszt doręczenia pisma sądowego przez pracownika szwedzkiej policji wynosi 1 000 SEK.
