Notificación de documentos: transmisión oficial de documentos jurídicos

Hiszpania
Autor treści:
European Judicial Network
Europejska sieć sądowa (w sprawach cywilnych i handlowych)

1 ¿Qué quiere decir en la práctica «notificación y traslado de documentos»? ¿Por qué hay normas específicas para la notificación y el traslado de documentos»?

La «notificación y traslado de documentos» consiste en realizar actos de comunicación.

La existencia de normas específicas sobre esta materia está dirigida a determinar las condiciones necesarias para que la entrega de un documentos judicial o extrajudicial pueda ser fehaciente, y por lo tanto pueda dar certeza sobre el momento, lugar, modo y persona a la que se ha entregado el documento, bien en el ámbito de un proceso (documentos judiciales) bien fuera del marco de un proceso (documentos extrajudiciales).

2 ¿Qué documentos deben ser notificados y trasladados de forma oficial?

Deben ser notificadas de forma oficial, por las oficinas judiciales (Juzgados y Servicios Comunes Procesales de Actos de Comunicación) las resoluciones procesales que se dicten en los procedimientos judiciales.

Los actos de comunicación judiciales consisten en:

1.º Notificaciones, cuando tengan por objeto dar noticia de una resolución o actuación.

2.º Emplazamientos, para personarse y para actuar dentro de un plazo.

3.º Citaciones, cuando determinen lugar, fecha y hora para comparecer y actuar.

4.º Requerimientos para ordenar, conforme a la ley, una conducta o inactividad

5.º Mandamientos, para ordenar el libramiento de certificaciones o testimonios y la práctica de cualquier actuación cuya ejecución corresponda a los Registradores, notarios, o funcionarios de Justicia.

6.º Oficios, para las comunicaciones con autoridades no judiciales y funcionarios

Son objeto de traslado todos los documentos admitidos por el tribunal dentro del proceso (ya sean los aportados por las partes, los aportados por terceros requeridos por el tribunal o los generados por expertos designados por el tribunal).

También serán objeto de notificación y traslado los documentos extrajudiciales (notariales, por ejemplo) en su definición dada por el TJUE en el caso C-223/14 (Tecom Mican), aunque estén al margen de un procedimiento judicial, según declaró el TJUE en el caso C-14/08 (Roda Golf).

3 ¿Quién es competetente para la notificación y el traslado de un documento?

Los actos de comunicación se realizarán bajo la dirección del “Letrado de la Administración de Justicia” de cada tribunal (hasta 2015 denominado “Secretario Judicial”), que será el responsable de la adecuada organización del servicio.

También es posible si lo solicita la parte que se efectúen por el Procurador de la parte que lo solicite.

4 Preguntas relativas a la dirección:

4.1 De acuerdo con el Reglamento (CE) nº 1393/2007 del Parlamento Europeo y el Consejo, de 13 de noviembre de 2007, relativo a la notificación y al traslado en los Estados miembros de documentos judiciales y extrajudiciales en materia civil o mercantil, ¿puede la autoridad requerida en este Estado miembro, por iniciativa propia, tratar de determinar la localización del destinatario de los documentos que deben ser notificados y trasladados si el destinatario ya no reside en la dirección conocida por la autoridad peticionaria?

No .Dispone el art. 1.2 El presente Reglamento no se aplicará cuando el domicilio de la persona a la que haya de notificarse o trasladarse el documento sea desconocido.

4.2 ¿Tienen las autoridades judiciales extranjeras y/o las partes de un proceso judicial acceso a los registros o servicios en este Estado miembro que permitan averiguar la dirección actual de una persona? En caso afirmativo, ¿qué registros o servicios existen y qué procedimiento se debe seguir? ¿Es necesario abonar una tasa para utilizarlos? Si es así, ¿a cuánto asciende dicha tasa?

No existe registro abierto  a estos efectos. No obstante, los tribunales en España cuentan con unas bases de datos de acceso restringido (“Punto Neutro Judicial”) donde las autoridades judiciales españolas pueden, de manera motivada, acceder a averiguaciones domiciliarias y patrimoniales. De esta manera, en caso de desconocer el domicilio de la persona física o jurídica destinataria del acto de notificación, la autoridad deberá solicitar la averiguación mediante la consulta de las Bases de Datos que están a disposición de los Juzgados.

Para realizar la búsqueda será necesario que se facilite el Documento Nacional de Identidad o fiscal español o su nº de identificación como extranjero residente en España. En caso de que la persona investigada no tenga ese documento de identificación español, deberán facilitarse datos adicionales al nombre y apellido, tales como número de pasaporte, fecha de nacimiento o nacionalidad del destinatario, ya que sin estos datos la búsqueda puede resultar infructuosa. No es necesario abonar tasa.

Además, las partes podrán acceder a otros Registros Públicos para la averiguación del domicilio. Para acceder a estos Registros los interesados deberán abonar una Tasa cuyo valor dependerá de la información solicitada.

Ni las autoridades judiciales extranjeras ni las partes tienen acceso a los servicios oficiales de búsqueda de nuestro Estado a los que únicamente pueden acceder las autoridades nacionales. Son a cargo del requirente los gastos de traducción (art. 5.2), los de una forma especial de notificación como telegrama o burofax, o los de la intervención de la persona competente (art. 11.2).

4.3 ¿Cómo gestionan las autoridades de este Estado miembro una petición destinada a averiguar la dirección actual de una persona y enviada de acuerdo con el Reglamento del Consejo (CE) nº 1206/2001, de 28 de mayo de 2001, relativo a la cooperación entre los órganos jurisdiccionales de los Estados miembros en el ámbito de la obtención de pruebas en materia civil o mercantil?

Una vez recibido el Formulario A del Reglamento del Consejo (CE) nº 1206/2001, de 28 de mayo de 2001 por la autoridad española competente, solicitando la averiguación de la dirección actual de una persona, la oficina Judicial procederá a la consulta de las bases de datos que permiten la averiguación del domicilio personal o profesional de una persona.

Si se recibiera conjuntamente con una solicitud de notificación o traslado de documentos del Reglamento (CE) nº 1393/2007, en caso de no resultar competente territorialmente como resultado de la averiguación del domicilio, debería remitirla a la autoridad receptora competente, comunicándolo a la autoridad transmisora con el formulario previsto en el artículo 6.4 del Reglamento.

5 ¿Cómo se realiza la notificación y el traslado de un documento en la práctica? ¿Hay otros métodos alternativos que puedan ser utilizados (aparte de la notificación y el traslado sustitutivos a los que se hace referencia a continuación en el apartado 6)?

Los actos de comunicación se efectuarán, bajo  la dirección del Letrado de la Administración de Justicia, en alguna de las formas siguientes:

1.ª A través de procurador, tratándose de comunicaciones a quienes estén personados en el proceso con representación de aquél.

2.ª Remisión de lo que haya de comunicarse mediante correo, telegrama, correo electrónico o cualquier otro medio electrónico que permita dejar en los autos constancia fehaciente de la recepción, de su fecha y hora y del contenido de lo comunicado.

3.ª Entrega al destinatario de copia literal de la resolución que se le haya de notificar, del requerimiento que el tribunal o el Letrado del Tribunal le dirija, o de la cédula de citación o emplazamiento.

4.ª En todo caso, por el personal al servicio de la Administración de Justicia, a través de medios telemáticos, cuando se trate del Ministerio Fiscal, de la Abogacía del Estado, de los Letrados de las Cortes Generales y de las Asambleas Legislativas, o del Servicio Jurídico de la Administración de la Seguridad Social, de las demás Administraciones públicas de las Comunidades Autónomas o de los Entes Locales, si no tuvieran designado procurador.

Se tendrán por válidamente realizados estos actos de comunicación cuando en la diligencia quede constancia suficiente de haber sido practicados en la persona, en el domicilio, en la dirección electrónica habilitada al efecto, por comparecencia electrónica o por los medios telemáticos o electrónicos elegidos por el destinatario.

6 ¿Están permitidos en los procedimientos civiles la notificación y el traslado electrónico de documentos (notificación y traslado de documentos judiciales o extrajudiciales a través de medios electrónicos de comunicación a distancia como el correo electrónico, aplicación segura a través de internet, fax, SMS, etc.)? Si es así, ¿para qué tipos de procedimiento está previsto este método? ¿Hay restricciones en cuanto a la disponibilidad o el acceso a este método de notificación y traslado de documentos en función del destinatario (profesional del Derecho, persona jurídica, empresa u otro tipo de agente comercial, etc.)?

En España se está realizando un proceso de implantación del expediente judicial electrónico con fundamento en la Ley 18/2011, de 5 de julio reguladora del uso de las tecnologías de la información y la comunicación en la Administración de Justicia.

Para la puesta en práctica los interesados pueden suscribirse a procedimientos de notificación en las Sedes Judiciales Electrónicas.

De conformidad al párrafo tercero del art.273 de la Ley de Enjuiciamiento civil todos los profesionales de la justicia están obligados al empleo de los sistemas telemáticos o electrónicos existentes en la Administración de Justicia para la presentación de escritos, iniciadores o no, y demás documentos, de forma tal que esté garantizada la autenticidad de la presentación y quede constancia fehaciente de la remisión y la recepción íntegras, así como de la fecha en que éstas se hicieren, y en todo caso, estarán obligados a intervenir a través de medios electrónicos con la Administración de Justicia, al menos, los siguientes sujetos:

a) Las personas jurídicas.

b) Las entidades sin personalidad jurídica.

c) Quienes ejerzan una actividad profesional para la que se requiera colegiación obligatoria para los trámites y actuaciones que realicen con la Administración de Justicia en ejercicio de dicha actividad profesional.

d) Los notarios y registradores.

e) Quienes representen a un interesado que esté obligado a relacionarse electrónicamente con la Administración de Justicia.

f) Los funcionarios de las Administraciones Públicas para los trámites y actuaciones que realicen por razón de su cargo.

7 Notificación alternativa:

7.1 ¿Permite el Derecho de este Estado miembro otros métodos de notificación y traslado en aquellos casos en los que no haya sido posible notificar y trasladar los documentos al destinatario (por ejemplo, notificación a su domicilio, al agente judicial, por correo postal o por medio de carteles publicitarios)?

Cuando proceda la remisión de la copia de la resolución o de la cédula por correo certificado o telegrama con acuse de recibo, o por cualquier otro medio semejante que permita dejar en los autos constancia fehaciente de haberse recibido la notificación, de la fecha de la recepción, y de su contenido, el Letrado del Tribunal dará fe en los autos de la remisión y del contenido de lo remitido, y unirá a aquéllos, en su caso, el acuse de recibo o el medio a través del cual quede constancia de la recepción o la documentación aportada por el procurador que así lo acredite, de haber procedido éste a la comunicación.

La notificación por medio de anuncio (notificación edictal) sólo puede ser acordada en España por la autoridad judicial que decide del procedimiento principal, y bajo el principio de que haya intentado sin efecto en los domicilios resultantes de la averiguación domiciliaria del destinatario del acto de notificación (artículo 164 de la Ley de Enjuiciamiento Civil)  En consecuencia, el Letrado de la Administración de Justicia español, como autoridad receptora de una solicitud de notificación del reglamento 1393/2007, no puede acordar la notificación por medio de anuncio (notificación edictal), ya que no conoce del procedimiento principal sino que se limita a ejecutar un acto de auxilio judicial.

7.2 En caso de que se apliquen otros métodos, ¿cuándo se considera que los documentos han sido notificados y trasladados?

Los documentos se considerarán notificados y trasladados siempre que cumplan los requisitos establecidos en la Ley, para cada tipo de notificación existente.

En cualquier caso, se utilizarán aquellos medios que permitan dejar en los autos constancia fehaciente de la recepción, de su fecha y hora y del contenido de lo comunicado

Cuando proceda la remisión de la copia de la resolución o de la cédula por correo certificado o telegrama con acuse de recibo, o por cualquier otro medio semejante que permita dejar en los autos constancia fehaciente de haberse recibido la notificación, de la fecha de la recepción, y de su contenido, el Letrado del Tribunal dará fe en los autos de la remisión y del contenido de lo remitido, y unirá a aquéllos, en su caso, el acuse de recibo o el medio a través del cual quede constancia de la recepción o la documentación aportada por el procurador que así lo acredite, de haber procedido éste a la comunicación.

7.3 Si otro método de notificación y traslado es el depósito de los documentos en un lugar específico (por ejemplo, en una oficina de correos), ¿cómo se informa al destinatario acerca de ese depósito?

En el caso de que no pueda entregarse la notificación o documento por el servicio de correos, este dejará aviso de la existencia de la carta o documento, concediéndole un plazo para que pueda recoger la misma en la Oficina de Correos designada al efecto.

También es posible que el acto de comunicación haya sido intentado por funcionarios de la Oficina Judicial, en cuyo caso se dejará en el buzón del destinatario un aviso indicando el plazo en que puede recoger el documento en la sede judicial.

Cuando el destinatario tuviere su domicilio en el partido donde radique la sede del tribunal, y no se trate de comunicaciones de las que dependa la personación o la realización o intervención personal en las actuaciones, podrá remitirse, por cualquiera de los medios a que se refiere el apartado 1, cédula de emplazamiento para que el destinatario comparezca en dicha sede a efectos de ser notificado o requerido o de dársele traslado de algún escrito.

La cédula expresará con la debida precisión el objeto para el que se requiere la comparecencia del emplazado, indicando el procedimiento y el asunto a que se refiere, con la advertencia de que, si el emplazado no comparece, sin causa justificada, dentro del plazo señalado, se tendrá por hecha la comunicación de que se trate o por efectuado el traslado.

Fuera de los casos de notificación postal, no existe la modalidad de depósito de documentos en un lugar específico en nuestra legislación.

7.4 ¿Qué ocurre si el destinatario se niega a aceptar la notificación y el traslado de los documentos? ¿Se considera que los documentos han sido notificados y trasladados correctamente si la negativa es ilegítima?

Si el destinatario se negare injustificadamente a aceptar la notificación, se le tendrá por notificado y se producirán los mismos efectos legales que si se hubiere verificado la entrega de los documentos, contando desde el día siguiente a la negativa, los diferentes plazos procesales (artículo 161.2 de la Ley de Enjuiciamiento civil)

8 Servicio postal desde el extranjero (artículo 14 del Reglamento)

8.1 En caso de que el servicio de correos entregue un documento enviado desde otro país a un destinatario en este Estado miembro y sea necesario un acuse de recibo (artículo 14 del Reglamento), ¿debe entregar el servicio postal el documento exclusivamente al destinatario de forma personal o puede, de conformidad con las normas nacionales de distribución postal, entregar el documento también a otra persona en la misma dirección?

De conformidad con la ley, los envíos, según el tipo de que se trate, se entregarán al destinatario o a la persona que este autorice o serán depositados en los casilleros postales o en los buzones domiciliarios. Se entenderá autorizado por el destinatario para recibir los envíos en su domicilio cualquier persona que se encuentre en el mismo, haga constar su identidad y se haga cargo de ellos, excepto que haya oposición expresa.

8.2 En virtud de las normas de distribución postal en este Estado miembro, ¿cómo se puede llevar a cabo la notificación y el traslado de documentos en el extranjero, con arreglo al artículo 14 del Reglamento nº 1393/2007, si no se ha localizado en la dirección de la entrega ni al destinatario ni a ninguna otra persona autorizada a recibir el envío (si esto es posible de acuerdo con las normas nacionales de distribución postal – véase más arriba)?

De conformidad con la ley, reglamentariamente se establecerán las reglas a seguir para los casos en que los envíos, por cualquier causa, no puedan ser entregados al destinatario o devueltos al remitente. Tales reglas, incluirán las relativas al procedimiento de averiguación del domicilio, procedencia y destino, audiencia o citación de los remitentes y eventual depósito temporal, reclamación y destrucción de los envíos.

8.3 ¿Establece la oficina de correos un plazo específico para la recogida de los documentos antes de devolverlos como «no entregados»? En caso afirmativo, ¿cómo se informa al destinatario de que hay un envío para él en la oficina de correos?

El funcionario de correos dejará aviso de la existencia de una carta postal para que pueda recogerla, en la Oficia Postal que se le indique, dentro del plazo consignado. En el caso de que nadie acuda a recoger el referido envío, dentro del plazo señalado, se consignará esta circunstancia y se devolverá el mismo al remitente.

9 ¿Hay alguna prueba escrita de que se ha notificado y trasladado el documento?

La actuación del operador de correos designado gozará de la presunción de veracidad y fehaciencia en la distribución, entrega y recepción o rehúse o imposibilidad de entrega de notificaciones de órganos administrativos y judiciales, tanto las realizadas por medios físicos, como telemáticos.

En caso de notificación mediante entrega personal a través del personal de los tribunales, se extenderá una diligencia en la que se expresará por el funcionario el resultado de la notificación. En caso de que sea posible la entrega al propio destinatario se incluirá su firma, o bien se hará constar la negativa del mismo a firmar la recepción con la advertencia de que se le tendrá por notificado (ver pregunta 7.4).

De conformidad al artículo 160.3 de la Ley de Enjuiciamiento Civil si el domicilio donde se pretende practicar la comunicación fuere el lugar en el que el destinatario tenga su domicilio según el padrón municipal, o a efectos fiscales, o según registro oficial o publicaciones de colegios profesionales, o fuere la vivienda o local arrendado al demandado, y no se encontrare allí dicho destinatario, podrá efectuarse la entrega, en sobre cerrado, a cualquier empleado, familiar o persona con la que conviva, mayor de catorce años, que se encuentre en ese lugar, o al conserje de la finca, si lo tuviere, advirtiendo al receptor que está obligado a entregar la copia de la resolución o la cédula al destinatario de ésta, o a darle aviso, si sabe su paradero, advirtiendo en todo caso al receptor de su responsabilidad en relación a la protección de los datos del destinatario.

Si la comunicación se dirigiere al lugar de trabajo no ocasional del destinatario, en ausencia de éste, la entrega se efectuará a persona que manifieste conocer a aquél o, si existiere dependencia encargada de recibir documentos u objetos, a quien estuviere a cargo de ella, con las mismas advertencias del párrafo anterior.

En la diligencia se hará constar el nombre de la persona destinataria de la comunicación y la fecha y la hora en la que fue buscada y no encontrada en su domicilio, así como el nombre de la persona que recibe la copia de la resolución o la cédula y la relación de dicha persona con el destinatario, produciendo todos sus efectos la comunicación así realizada.

10 ¿Qué sucede si algo falla y el destinatario no recibe el documento, o la notificación y el traslado se efectúan infringiendo la ley (por ejemplo, el documento se notifica a un tercero)? ¿Se puede considerar válido el traslado y la notificación a pesar de ello, es decir, es posible sanar la infracción legal o se debe realizar una nueva notificación y traslado?

Serán nulos los actos de comunicación que no se practicaren con arreglo a lo dispuesto a la normativa y pudieren causar indefensión. Según la doctrina del TJUE en el caso C-354/15 Henderson, exige que en todo caso las notificaciones que se practiquen omitiendo traducción a una lengua que el propio demandado entienda, o bien en la lengua oficial del Estado miembro requerido, o en la lengua oficial o una de la lenguas oficiales del lugar en el que deba efectuarse la notificación o el traslado si existen varias lenguas oficiales en dicho Estado miembro, la omisión del formulario normalizado que figura en el anexo II del citado Reglamento, deberán ser subsanadas de conformidad con las disposiciones que el propio Reglamento establece, mediante la comunicación al interesado del formulario normalizado que figura en el anexo II del mismo.

11 ¿Hay que pagar por la notificación y el traslado de un documento, y, en este caso, cuánto?

Cuando la notificación y el traslado de un documento se realice por un Juzgado, Oficina Judicial o Servicio Común procesal, el coste del acto de notificación será asumido por el órgano judicial sin que suponga el pago de cantidad alguna por el solicitante.

Última actualización: 01/04/2019

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