1 Co w praktyce oznacza prawniczy termin „doręczenie dokumentów”? Dlaczego do „doręczenia dokumentów” mają zastosowanie szczególne zasady?
W praktyce doręczenie pism sądowych oznacza doręczanie dokumentów i pism sądowych osobom fizycznym i prawnym, które są stronami postępowania. Z jednej strony oznacza to, że adresata zawiadamia się o czynnościach procesowych dokonywanych przez sąd lub stronę, a z drugiej – że sąd otrzymuje wiarygodne potwierdzenie otrzymania pism sądowych przez strony. Potwierdzenie, że pisma sądowe zostały faktycznie i prawidłowo doręczone, stanowi warunek prawidłowego przebiegu postępowania, a prawidłowe doręczenie stronom stanowi jednocześnie gwarancję poszanowania zasady kontradyktoryjności. Doręczenie stanowi zatem czynność procesową sądu, której celem jest zawiadomienie strony o postępowaniu sądowym i czynnościach procesowych strony przeciwnej i sądu i która jednocześnie gwarantuje stronie prawo do udzielenia odpowiedzi.
Szczególne zasady dotyczące doręczania pism sądowych są niezbędne do przestrzegania różnych zasad postępowania cywilnego oraz zapewnienia skutecznej ochrony sądowej bez zbędnej zwłoki, ponieważ doręczenie pism sądowych daje gwarancję powiadomienia wszystkich uczestników postępowania o czynnościach procesowych dokonanych przez sąd lub strony. Szczególne zasady dotyczące doręczania pism sądowych zapewniają także gwarancje na wypadek nieprawidłowego doręczenia.
2 Jakie dokumenty wymagają doręczenia drogą formalną?
Stronom lub uczestnikom doręcza się wszystkie pisma sądowe, przy czym art. 142 ustawy – Kodeks postępowania cywilnego (zwanej dalej „kpc”; Dziennik Urzędowy Republiki Słowenii [Uradni list RS], nr 73/07 – oficjalny tekst skonsolidowany, 45/08 – ustawa o arbitrażu, 45/08, 111/08 – wyrok Trybunału Konstytucyjnego, 121/08 – postanowienie Trybunału Konstytucyjnego, 57/09 – wyrok Trybunału Konstytucyjnego, 12/10 – wyrok Trybunału Konstytucyjnego, 50/10 – wyrok Trybunału Konstytucyjnego, 107/10 – wyrok Trybunału Konstytucyjnego, 75/12 – wyrok Trybunału Konstytucyjnego, 76/12 – zmiana, 40/13 – wyrok Trybunału Konstytucyjnego, 92/13 – wyrok Trybunału Konstytucyjnego, 6/14, 10/14 – wyrok Trybunału Konstytucyjnego, 48/14 i 48/15 – wyrok Trybunału Konstytucyjnego) stanowi, że pisma wszczynające postępowanie i orzeczenia sądu podlegające zaskarżeniu, nadzwyczajne środki zaskarżenia i nakazy zapłaty dotyczące uiszczenia opłat sądowych za wniesienie pisma procesowego, zarzuty strony pozwanej i odpowiedzi na pozew oraz wezwania stron do udziału w postępowaniu pojednawczym lub w pierwszej rozprawie, jeżeli nie wszczęto postępowania pojednawczego, doręcza się stronom osobiście, przy czym zarówno doręczenie fizyczne, jak i elektroniczne uznaje się za fizyczne doręczenie pism sądowych zgodnie z przepisami kodeksu postępowania cywilnego. Inne pisma sądowe doręcza się osobiście jedynie wówczas, gdy wynika to z przepisów prawa lub jeżeli sąd stwierdzi, że niezbędne jest zachowanie szczególnej ostrożności ze względu na dokumenty dołączone do oryginału lub z innego powodu.
3 Kto odpowiada za doręczenie dokumentu?
Pisma sądowe doręcza się przesyłką pocztową, za pośrednictwem urzędników sądowych, w sądzie lub w inny sposób przewidziany w przepisach prawa. Na wniosek strony przeciwnej sąd może zarządzić doręczenie pism sądowych przez osoby prawne lub fizyczne, które dokonują doręczeń pism sądowych w ramach swojej zarejestrowanej działalności na podstawie specjalnego zezwolenia Ministerstwa Sprawiedliwości, przy czym koszty takiej usługi ponosi wnioskodawca (art. 132 kpc). Strony mogą zwrócić się do sądu o elektroniczne doręczenie pism sądowych pod bezpieczny adres e-mail wskazany we wniosku. Wskazany bezpieczny adres e-mail jest równoważny adresowi, pod którym znajduje się miejsce zamieszkania lub siedziba. Jeżeli strona złoży pisma procesowe drogą elektroniczną, domniemywa się, że chce, by doręczenie pism również odbywało się drogą elektroniczną, o ile nie wskaże inaczej. Jeżeli sąd stwierdzi, że bezpieczne elektroniczne doręczenie pism sądowych nie jest możliwe, dokonuje fizycznego doręczenia pism sądowych i wskazuje powody takiego doręczenia. Organom państwowym, adwokatom, notariuszom, komornikom, biegłym sądowym, rzeczoznawcom sądowym, tłumaczom przysięgłym, syndykom masy upadłościowej i innym osobom oraz organom pisma sądowe zawsze doręcza się drogą elektroniczną na bezpieczny adres e-mail. Sąd Najwyższy Republiki Słowenii sporządza i publikuje na swojej stronie internetowej wykaz osób i organów, którym można przyznać większą wiarygodność ze względu na charakter ich pracy. Osoby i organy figurujące w wykazie są zobowiązane założyć bezpieczne konto e-mail i powiadomić Sąd Najwyższy Republiki Słowenii o adresie tego konta oraz o wszelkich zmianach do niego. Adres opublikowany w wykazie uznaje się za oficjalny bezpieczny adres e-mail.
W przypadku organów państwowych, osób prawnych i osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą pisma sądowe doręcza się osobie upoważnionej do ich odbioru lub pracownikowi, którego zastanie się w biurze, lokalu przedsiębiorstwa lub w siedzibie (art. 133 kpc). Pisma przeznaczone dla personelu wojskowego i funkcjonariuszy policji można również doręczyć za pośrednictwem ich dowódców lub bezpośrednich przełożonych; w stosownych przypadkach można im doręczyć w ten sposób również inne pisma sądowe (art. 134 kpc). W przypadku osób pozbawionych wolności doręczenia dokonuje się za pośrednictwem kierownictwa zakładu karnego lub innego zakładu, w którym osoby takie odbywają karę pozbawienia wolności lub są poddawane środkowi zabezpieczającemu polegającemu na pozbawieniu wolności (art. 136 kpc).
Jeżeli strona posiada przedstawiciela ustawowego lub pełnomocnika, pisma sądowe doręcza się temu przedstawicielowi ustawowemu lub pełnomocnikowi, o ile ustawa nie stanowi inaczej, przy czym doręczenia adwokatowi działającemu jako pełnomocnik można dokonać, doręczając pisma sądowe osobie zatrudnionej w jego kancelarii prawnej (art. 137 i 138 kpc).
4 Ustalanie adresu
4.1 Czy zgodnie z rozporządzeniem (WE) nr 1393/2007 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 13 listopada 2007 r. dotyczącym doręczania w państwach członkowskich dokumentów sądowych i pozasądowych w sprawach cywilnych i handlowych organ w danym państwie członkowskim, do którego zwrócono się z wnioskiem o doręczenie, z własnej inicjatywy próbuje ustalić miejsce pobytu adresata dokumentu, który ma zostać doręczony, jeżeli adresat nie zamieszkuje już pod adresem znanym organowi występującemu z wnioskiem?
Doręczenia w państwach członkowskich dokonuje się zgodnie z przepisami krajowymi. W art. 143 ust. 3 ustawy – Kodeks postępowania cywilnego (Dziennik Urzędowy Republiki Słowenii [Uradni list RS], nr 45/08 z późniejszymi zmianami, zwanej dalej „kpc”) w odniesieniu do sądu ustanawia się obowiązek uzyskania informacji o tym, czy adres, pod który podjęto próbę doręczenia, jest taki sam jak adres do doręczeń pism sądowych figurujący w oficjalnych rejestrach. Oznacza to, że jeżeli doręczenie pod wskazany adres jest bezskuteczne (bez względu na powód), sąd jest zobowiązany sprawdzić adres w centralnej ewidencji ludności. Sąd postępuje w ten sposób, zarówno jeżeli postępowanie toczy się w Słowenii, jak i w przypadku dokonywania doręczenia pism sądowych na wniosek sądu w innym państwie członkowskim (zasada autonomii proceduralnej). W przypadku konieczności doręczenia pism sądowych osobie prawnej adres sprawdza się w rejestrze handlowym (AJPES) zgodnie z art. 139 ust. 3 kpc, jeżeli szczegółowe dane dotyczące siedzib osób prawnych są publicznie dostępne. Jeżeli we wspomnianym rejestrze nie można znaleźć potrzebnych informacji, sąd zwraca pisma sądowe jednostce przekazującej.
4.2 Czy zagraniczne organy sądowe lub strony postępowania sądowego mają dostęp do rejestrów lub usług w tym państwie członkowskim umożliwiających ustalenie aktualnego adresu zamieszkania danej osoby? Jeśli tak, jakie rejestry lub usługi są dostępne i jakich procedur należy przestrzegać? Czy obowiązują w tym zakresie opłaty i jaka jest ich wysokość?
Nie mają one dostępu do tych informacji; ze względu na ochronę danych osobowych dostęp jest surowo wzbroniony. Jeżeli organ zagraniczny pragnie uzyskać informacje na temat miejsca zamieszkania osoby fizycznej, powinien wypełnić stosowny wniosek skierowany do organów administracji w języku słoweńskim (za tę usługę nie nalicza się żadnych opłat ani należności), następnie organ administracji podejmuje decyzję w sprawie wniosku na podstawie przepisów prawa krajowego. Jeżeli strona wnioskująca o udostępnienie informacji jest osobą fizyczną, wyszukiwanie jest jeszcze bardziej skomplikowane. Organy administracji nie udostępniają takich informacji stronom. Ponadto istnieje możliwość składania zapytań drogą dyplomatyczną.
Jak stwierdzono powyżej, na wniosek zagranicznego sądu właściwy sąd słoweński może sprawdzić i uzyskać informacje dotyczące adresu danej osoby.
4.3 W jaki sposób organy w tym państwie członkowskim rozpatrują wnioski przesłane na mocy rozporządzenia Rady (WE) nr 1206/2001 z dnia 28 maja 2001 r. w sprawie współpracy między sądami państw członkowskich przy przeprowadzaniu dowodów w sprawach cywilnych lub handlowych, mające na celu ustalenie aktualnego adresu zamieszkania danej osoby?
W przypadku otrzymania wniosku o przeprowadzenie dowodu sąd wyszukuje informacje dotyczące miejsca zamieszkania osoby fizycznej (w centralnej ewidencji ludności lub zwracając się do odpowiedniego organu administracji).
5 W jaki sposób dokument jest zwykle doręczany w praktyce? Czy istnieją alternatywne metody, które można wykorzystać w tym celu (inne niż doręczenie zastępcze, o którym mowa w pkt 6 poniżej)?
Co do zasady pisma sądowe doręcza się pocztą, ale można je także doręczać za pośrednictwem urzędnika sądowego, w sądzie lub w inny sposób przewidziany w przepisach prawa, jak również za pośrednictwem osoby prawnej lub fizycznej, która dokonuje doręczeń pism sądowych w ramach swojej zarejestrowanej działalności na podstawie specjalnego zezwolenia Ministerstwa Sprawiedliwości, oraz za pośrednictwem doręczenia elektronicznego (zob. pkt 3).
6 Czy w postępowaniu cywilnym dozwolone jest elektroniczne doręczanie dokumentów (doręczanie dokumentów sądowych lub pozasądowych za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej, takich jak poczta elektroniczna, zabezpieczone aplikacje internetowe, faks, SMS itp.)? Jeśli tak, w odniesieniu do jakich rodzajów postępowań przewiduje się stosowanie tej metody? Czy istnieją ograniczenia w odniesieniu do dostępności lub dostępu do tej metody doręczania dokumentów w zależności od tego, kto jest adresatem (osoba wykonująca zawód prawniczy, osoba prawna, spółka lub inny podmiot gospodarczy, itp.)?
Tak. Doręczenia pism sądowych dokonuje się za pośrednictwem strony internetowej e-Sodstvo, którą zarządza Sąd Najwyższy Republiki Słowenii, na bezpieczne adresy e-mail użytkowników.
Doręczenie elektroniczne jest dopuszczalne w postępowaniu cywilnym i w innych postępowaniach sądowych o charakterze cywilnym, w których przepisy kodeksu postępowania cywilnego mają zastosowanie do doręczania pism sądowych np. w postępowaniach sądowych w sprawie sporów handlowych i sporów związanych z prawem pracy i z prawem socjalnym, postępowaniach dotyczących innych gałęzi prawa, postępowaniach spadkowych (doręczenia elektronicznego nie stosuje się jeszcze w żadnym z tych postępowań) oraz w postępowaniu wieczystoksięgowym, a także w postępowaniu upadłościowym i w postępowaniu egzekucyjnym (doręczenie elektroniczne stosuje się już we wszystkich tych postępowaniach).
Istnieją ograniczenia w zależności od grupy, do której zostaną zaklasyfikowani użytkownicy. Najpierw dokonuje się podziału na grupy ogólne:
- użytkowników, którzy nie muszą przedstawiać dokumentu tożsamości przy korzystaniu z systemu e-Sodstvo (zwykli użytkownicy);
- użytkowników, którzy uzyskują dostęp do systemu e-Sodstvo, podając nazwę użytkownika i hasło (zarejestrowani użytkownicy); oraz
- użytkowników, którzy uzyskują dostęp do systemu e-Sodstvo, podając nazwę użytkownika i hasło oraz kwalifikowany certyfikat elektroniczny (kwalifikowani użytkownicy).
Kwalifikowani użytkownicy obejmują:
- wewnętrznych kwalifikowanych użytkowników (sędziów i urzędników sądowych upoważnionych do wykonywania zadań elektronicznych w niektórych rodzajach postępowań sądowych o charakterze cywilnym); oraz
- zewnętrznych użytkowników kwalifikowanych (notariuszy, adwokatów, komorników, syndyków masy upadłościowej, Prokuratorię Generalną, prokuraturę, agencje nieruchomości i prokuratorię na szczeblu gminy (Občinska pravobranilstva), tj. jednostki występujące w charakterze pełnomocnika lub organu sądowego w postępowaniu sądowym o charakterze cywilnym, oraz użytkowników/strony, tj. osoby prawne, osoby fizyczne lub organy rządowe i samorządowe, które występują w charakterze strony postępowania w postępowaniu sądowym o charakterze cywilnym).
7 Doręczenie „zastępcze”
7.1 Czy prawo tego państwa członkowskiego dopuszcza stosowanie innych metod doręczenia w przypadkach, w których doręczenie dokumentów adresatowi nie było możliwe (np. zawiadomienie przesłane na adres domowy, do komornika sądowego, drogą pocztową lub przez wywieszenie ogłoszenia)?
Jeżeli chodzi o doręczenie pism sądowych, należy rozróżnić doręczenie zwykłe i doręczenie właściwe.
W przypadku doręczenia zwykłego należy najpierw podjąć próbę doręczenia zastępczego. Oznacza to, że w przypadku gdy osoby, której należy doręczyć pisma sądowe, nie można zastać w jej miejscu zamieszkania, pisma sądowe doręcza się dorosłym członkom gospodarstwa domowego, którzy są zobowiązani do ich przyjęcia (art. 140 ust. 1 kpc). Wyłącznie jeśli takie doręczenie nie jest możliwe, dokonuje się doręczenia osobie fizycznej polegającego na umieszczeniu doręczanych pism przez urzędnika sądowego doręczającego pisma sądowe w skrzynce pocztowej znajdującej się pod adresem doręczenia (hišni predalčnik lub izpostavljeni predalčnik). Jeżeli adresat nie posiada skrzynki pocztowej lub jeżeli nie nadaje się ona do użytku, pisma sądowe składa się w sądzie, który zarządził ich doręczenie, a w przypadku doręczenia pocztą – w placówce pocztowej w miejscu zamieszkania adresata, umieszczając w drzwiach adresata zawiadomienie o doręczeniu pism sądowych wraz z pouczeniem, gdzie można je odebrać (art. 141 ust. 1 i 2 kpc). W przypadku doręczenia osobie prawnej pisma sądowe doręcza się na adres wskazany w rejestrze. Jeżeli doręczenie pism sądowych na ten adres nie jest możliwe, doręczenia dokonuje się w sposób opisany powyżej w odniesieniu do osób fizycznych, przy czym pisma sądowe lub zawiadomienie o doręczeniu pism sądowych pozostawia się pod adresem wskazanym w rejestrze.
Doręczenie właściwe oznacza, że pisma sądowe doręcza się stronie osobiście. Zgodnie z art. 142 kpc następujące pisma uznaje się za pisma sądowe: pisma procesowe wszczynające postępowanie i orzeczenia sądu podlegające zaskarżeniu, nadzwyczajne środki zaskarżenia i nakazy zapłaty dotyczące uiszczenia opłat sądowych za wniesienie pisma procesowego zgodnie z art. 105 kpc (pozew, pozew wzajemny, pozew o rozwód bez orzekania o winie itd.), a także wezwanie stron do udziału w postępowaniu pojednawczym lub w pierwszej rozprawie, jeżeli nie wszczęto postępowania pojednawczego. Inne pisma sądowe doręcza się osobiście jedynie wówczas, gdy wynika to z przepisów prawa lub jeżeli sąd stwierdzi, że jest to niezbędne ze względu na dokumenty dołączone do oryginału.
Jeżeli adresatowi nie można doręczyć pism sądowych osobiście, dokonuje się doręczenia właściwego osobie fizycznej w taki sposób, że urzędnik sądowy doręczający pisma sądowe składa pisma sądowe w sądzie, który zarządził ich doręczenie, a w przypadku doręczenia pocztą – w placówce pocztowej w miejscu zamieszkania adresata, umieszczając w skrzynce pocztowej adresata zawiadomienie o doręczeniu pism sądowych wraz z pouczeniem, gdzie i w jakim terminie należy je odebrać.
W przypadku zmiany adresu przed doręczeniem orzeczenia sądu drugiej instancji kończącego postępowanie w sprawie strony lub ich przedstawiciele ustawowi są zobowiązani do bezzwłocznego zawiadomienia sądu o takiej zmianie. Jeżeli tego nie uczynią, sąd zarządzi doręczenie tej stronie pism sądowych w postępowaniu przez wywieszenie na oficjalnej tablicy ogłoszeń sądu. Pisma sądowe uznaje się za doręczone po upływie ośmiu dni od ich wywieszenia na oficjalnej tablicy ogłoszeń sądu (art. 145 kpc).
7.2 Jeżeli stosowane są inne metody, w którym momencie dokumenty uznaje za doręczone?
W przypadku doręczenia zwykłego pisma sądowe uznaje się za doręczone w dniu ich złożenia w skrzynce pocztowej, o czym adresat zostaje w sposób wyraźny powiadomiony. Jeżeli adresat nie posiada skrzynki pocztowej, pisma sądowe uznaje się za doręczone w dniu umieszczenia zawiadomienia o ich doręczeniu w jego drzwiach.
W przypadku doręczenia właściwego pisma sądowe uznaje się za doręczone w dniu ich odebrania przez adresata. Jeżeli adresat nie odbierze pism sądowych w ciągu 15 dni, uznaje się je za doręczone po upływie tego terminu. Po upływie wspomnianego terminu urzędnik sądowy doręczający pisma sądowe umieszcza pisma sądowe w skrzynce pocztowej adresata; jeżeli adresat nie posiada skrzynki pocztowej lub jeżeli nie nadaje się ona do użytku, pisma sądowe zwraca się do sądu.
7.3 Jeżeli inna metoda doręczenia polega na złożeniu dokumentów w określonym miejscu (np. w urzędzie pocztowym), w jaki sposób informuje się adresata o tym, że dokumenty zostały złożone?
W przypadku doręczenia zwykłego po umieszczeniu pism sądowych w skrzynce pocztowej urzędnik sądowy doręczający pisma sądowe umieszcza na akcie pouczenie skierowane do adresata o skutkach prawnych doręczenia pism oraz umieszcza na potwierdzeniu odbioru i na pismach sądowych adnotację, wskazując powody dokonania takiego doręczenia i dzień, w którym umieszczono pisma sądowe w skrzynce pocztowej, oraz składa na nich swój podpis. Jeżeli adresat nie posiada skrzynki pocztowej, a pisma sądowe złożono w sądzie / w placówce pocztowej, urzędnik sądowy doręczający pisma sądowe umieszcza w drzwiach mieszkania zawiadomienie o ich doręczeniu wraz z pouczeniem, gdzie można odebrać pisma sądowe i kiedy zostaną one uznane za doręczone.
W przypadku doręczenia właściwego urzędnik sądowy doręczający pisma sądowe zostawia w skrzynce pocztowej zawiadomienie zawierające informację o miejscu złożenia pism sądowych, o terminie ich odebrania i skutkach ich nieodebrania przez adresata we wskazanym terminie. Urzędnik sądowy doręczający pisma sądowe podaje powód takiego doręczenia i dzień, w którym umieścił pisma sądowe w skrzynce pocztowej adresata, zarówno na zawiadomieniu, jak i na pismach sądowych, które doręcza, oraz opatruje je swoim podpisem.
7.4 Jeżeli adresat odmawia przyjęcia doręczenia dokumentów, jakie są tego konsekwencje? Czy dokumenty uważa się za skutecznie doręczone, jeśli odmowa nie jest uzasadniona?
Jeżeli osoba, do której skierowane są pisma sądowe, lub osoba zobowiązana do ich odbioru, bez żadnej uzasadnionej przyczyny odmawia przyjęcia pism sądowych, urzędnik sądowy doręczający pisma sądowe składa je w jej miejscu zamieszkania, miejscu pracy lub skrzynce pocztowej, a w przypadku braku skrzynki pocztowej – umieszcza pismo sądowe w drzwiach mieszkania takiej osoby. Doręczający odnotowuje na potwierdzeniu odbioru datę, godzinę i przyczynę odmowy przyjęcia doręczanych pism sądowych oraz miejsce ich złożenia. Po dokonaniu takich czynności pisma sądowe uznaje się za doręczone (art. 144 kpc).
8 Doręczenie drogą pocztową z zagranicy (art. 14 rozporządzenia dotyczącego doręczania dokumentów)
8.1 Jeżeli poczta doręczy adresatowi w tym państwie członkowskim dokument wysłany z zagranicy w sytuacji, w której wymagane jest potwierdzenie odbioru (art. 14 rozporządzenia dotyczącego doręczania dokumentów), czy dokument taki może zostać doręczony tylko adresatowi osobiście, czy też można go doręczyć, zgodnie z krajowymi przepisami dotyczącymi doręczania drogą pocztową, także innej osobie pod tym samym adresem?
Zgodnie z ustawą o usługach pocztowych (Dziennik Urzędowy Republiki Słowenii [Uradni list RS], No 51/09, 77/10 oraz 40/14 – ZIN-B) przesyłkę poleconą z zadeklarowaną wartością doręcza się adresatom osobiście na ich adres. Jeżeli nie jest to możliwe, przesyłkę poleconą z zadeklarowaną wartością doręcza się dorosłym członkom gospodarstwa domowego lub osobie upoważnionej do jej odbioru (art. 41 ustawy o usługach pocztowych), przy czym dorosłym członkiem gospodarstwa domowego jest osoba w wieku powyżej 15 lat, która zamieszkuje z adresatem w tym samym gospodarstwie domowym (ogólne warunki świadczenia powszechnych usług pocztowych z dnia 1 września 2014 r., zwane dalej „ogólnymi warunkami”).
8.2 W jaki sposób można dokonać, zgodnie z przepisami dotyczącymi doręczania drogą pocztową w tym państwie członkowskim, doręczenia dokumentów z zagranicy na podstawie art. 14 rozporządzenia nr 1393/2007 dotyczącego doręczania dokumentów, jeżeli pod adresem, pod który należało doręczyć dokumenty, nie zastano ani adresata, ani żadnej innej osoby uprawnionej do odebrania przesyłki (o ile doręczenie zastępcze jest możliwe na podstawie krajowych przepisów dotyczących doręczania drogą pocztową – zob. powyżej)?
Jeżeli przesyłki poleconej nie można doręczyć osobom, o których mowa powyżej (osobiście adresatowi / dorosłemu członkowi gospodarstwa domowego lub osobie upoważnionej do przyjmowania pism sądowych), z powodu ich nieobecności, doręczający zostawia w skrzynce pocztowej zawiadomienie zawierające informację o miejscu i terminie odbioru przesyłki. Jeżeli adresat nie odbierze przesyłki w terminie przewidzianym w zawiadomieniu, zwraca się ją nadawcy. Jeżeli adresat odmawia przyjęcia przesyłki poleconej z zadeklarowaną wartością, urzędnik sądowy doręczający pisma sądowe wpisuje na potwierdzeniu odbioru datę i przyczynę odmowy przyjęcia przesyłki i zwraca ją nadawcy.
8.3 Czy urzędy pocztowe przewidują określony termin na odebranie dokumentów przed ich odesłaniem jako niedoręczone? Jeśli tak, w jaki sposób adresat jest informowany o tym, że w urzędzie pocztowym jest do odebrania adresowana do niego przesyłka?
Przesyłkę można odebrać z placówki pocztowej w terminie 15 dni od dnia zawiadomienia adresata o jej nadejściu. Wyjątek obejmuje przesyłki z zagranicy, na których nadawca umieścił termin krótszy niż 15 dni podczas ich nadawania. Terminy przewidziane na odbiór przesyłki oblicza się według dni kalendarzowych, począwszy od dnia następującego po dniu otrzymania zawiadomienia przez adresata. W przypadku przesyłek przechowywanych w placówce pocztowej jako poste restante i przesyłek przeznaczonych dla użytkowników skrytek pocztowych terminy oblicza się według dni kalendarzowych, począwszy od dnia następującego po dniu nadejścia przesyłki do placówki pocztowej (art. 27 ogólnych warunków).
W skrzynce pocztowej adresata zostawia się zawiadomienie zawierające informację o miejscu i terminie odbioru przesyłki.
9 Czy przewiduje się pisemne potwierdzenie doręczenia dokumentu?
Potwierdzenie odbioru stanowi dowód doręczenia pisma sądowego. Potwierdzenie odbioru podpisują odbierający i doręczający, przy czym odbierający osobiście wpisuje na nim słownie datę odbioru. Jeżeli odbierający nie umie pisać lub nie jest w stanie podpisać potwierdzenia odbioru, doręczający wpisuje jego imię i nazwisko oraz słownie datę odbioru z adnotacją o przyczynie niezłożenia podpisu przez odbierającego.
Jeżeli adresat odmawia podpisania potwierdzenia odbioru, doręczający pismo odnotowuje to na potwierdzeniu odbioru i wpisuje słownie datę doręczenia, a pisma sądowe uznaje się za doręczone. Jeżeli doręczenia dokonuje się zgodnie z art. 142 ust. 3 kpc (doręczenie zastępcze lub doręczenie „fikcyjne”; zob. również pkt 8.2 i 7.3), na potwierdzeniu odbioru wskazuje się dzień, w którym pozostawiono zawiadomienie adresatowi, oraz dzień, w którym pisma sądowe złożono w sądzie lub w placówce pocztowej.
Jeżeli zgodnie z przepisami kodeksu postępowania cywilnego pisma sądowe doręcza się osobie niebędącej osobą, której należy doręczyć pisma sądowe, urzędnik sądowy doręczający pisma sądowe wskazuje na potwierdzeniu odbioru stosunek łączący te dwie osoby (art. 149 ust. 5 kpc).
10 Co się stanie, gdy z jakichkolwiek powodów adresat nie otrzyma dokumentu lub gdy doręczenie dokumentu nastąpi z naruszeniem przepisów prawa (np. dokument zostanie doręczony osobie trzeciej)? Czy pomimo to doręczenie dokumentu może być uznane za zgodne z prawem (np. czy naruszenie przepisów prawa może być usunięte), czy też musi nastąpić nowa próba doręczenia dokumentu?
Potwierdzenie odbioru posiada wszystkie cechy dokumentu urzędowego, a zatem korzysta z domniemania zgodności treści dokumentu z prawdą. Można je jednak obalić, udowadniając, że jego treść nie jest zgodna z prawdą.
Jeżeli adresat nie otrzyma pism sądowych lub jeżeli powoła się na wadliwość doręczenia, niektóre wady doręczenia lub uchybienia można usunąć. Adresaci nie mogą zatem powołać się na wadliwość doręczenia, jeżeli z ich zachowania niezaprzeczalnie wynika, że pomimo wadliwości doręczenia zapoznali się oni z treścią pism sądowych w inny sposób. Dotyczy to również sytuacji, w której pisma sądowe faktycznie trafią do rąk adresata (np. jeżeli adresat odbierze je po upływie terminu przewidzianego na ich odebranie). Kwestia ta jest również uregulowana w kodeksie postępowania cywilnego, który stanowi, że nie można się powołać na naruszenie zasad doręczenia, jeżeli pomimo takiego naruszenia adresat faktycznie odbierze pisma sądowe. W takim przypadku pisma sądowe uznaje się za doręczone w dniu ich faktycznego odebrania przez adresata (art. 139 ust. 5 kpc).
Można usunąć lub naprawić błędy popełnione podczas doręczenia za pośrednictwem instytucji restitutio ad integrum, która umożliwia przywrócenie terminu, jeżeli opóźnienie w dokonaniu określonej czynności procesowej jest spowodowana zdarzeniem, którego strona nie była w stanie przewidzieć ani mu zapobiec pomimo dołożenia należytej staranności. Jeżeli strona nie stawi się na rozprawie lub nie dotrzyma terminu na dokonanie czynności prawnej, a co za tym idzie utraci prawo do dokonania tej czynności, sąd na jej wniosek zezwala na dokonanie tej czynności w późniejszym terminie (przywrócenie terminu), jeżeli stwierdzi, że strona nie stawiła się na rozprawie lub nie dotrzymała terminu z uzasadnionej przyczyny. Jeżeli przywrócenie terminu jest dopuszczalne, postępowanie znajdzie się ponownie na etapie sprzed dnia uchybienia terminowi, a wszystkie orzeczenia wydane przez sąd w następstwie uchybienia terminowi zostaną uchylone (art. 116 kpc).
Wniosek musi zostać złożony w terminie piętnastu dni od dnia ustania przyczyny, dla której strona nie stawiła się na rozprawie lub nie dotrzymała terminu; jeżeli strona dowiedziała się o uchybieniu terminowi później, bieg terminu rozpoczyna się w dniu, w którym się o tym dowiedziała. Nie można wnosić o przywrócenie terminu po upływie sześciu miesięcy od dnia uchybienia terminowi (art. 117 kpc). Zarówno terminy biegnące od dnia pojawienia się obiektywnych okoliczności (objektivni rok), jak i terminy biegnące od dnia, w którym dana osoba stała się świadoma określonych okoliczności (subjektivni rok), są terminami zawitymi, których nie można przedłużyć.
11 Czy muszę zapłacić za doręczenie dokumentu, a jeśli tak, to jaką kwotę?
Doręczenie pocztą, jako powszechnie akceptowany sposób doręczenia pism sądowych, nie wiąże się z żadnymi dodatkowymi kosztami dla stron. Doręczenie dokonane w inny sposób (np. za pośrednictwem specjalnej służby, która dokonuje doręczeń pism sądowych w ramach swojej zarejestrowanej działalności gospodarczej) pociąga za sobą dodatkowe koszty, zatem sąd może zarządzić takie doręczenie wyłącznie na wniosek strony, która musi wpłacić zaliczkę wystarczającą do pokrycia kosztów. Jak wynika ze specjalnego regulaminu czynności przeprowadzanych przez osoby dokonujące doręczeń pism sądowych w postępowaniu karnym i cywilnym, urzędnicy sądowi doręczający pisma sądowe są uprawnieni do otrzymania honorarium za czynności związane z doręczaniem pism oraz zwrotu kosztów poniesionych w trakcie wykonywania swoich obowiązków, na podstawie umowy zawartej z sądem, przy czym sąd ustala wysokość honorarium i zarządza zwrot kosztów.
