1 Co w praktyce oznacza prawniczy termin „doręczenie dokumentów”? Dlaczego do „doręczenia dokumentów” mają zastosowanie szczególne zasady?
2 Jakie dokumenty wymagają doręczenia drogą formalną?
Każde pismo sądowe przekazane organowi, do którego zwrócono się z wnioskiem o doręczenie, zgodnie z rozporządzeniem (WE) nr 1393/2007 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 13 listopada 2007 r. dotyczącym doręczania w państwach członkowskich dokumentów sądowych i pozasądowych w sprawach cywilnych i handlowych.
3 Kto odpowiada za doręczenie dokumentu?
W Niderlandach jako jednostkę przyjmującą i przekazującą wyznaczono urzędnika sądowego (gerechtsdeurwaarder).
4 Ustalanie adresu
4.1 Czy zgodnie z rozporządzeniem (WE) nr 1393/2007 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 13 listopada 2007 r. dotyczącym doręczania w państwach członkowskich dokumentów sądowych i pozasądowych w sprawach cywilnych i handlowych organ w danym państwie członkowskim, do którego zwrócono się z wnioskiem o doręczenie, z własnej inicjatywy próbuje ustalić miejsce pobytu adresata dokumentu, który ma zostać doręczony, jeżeli adresat nie zamieszkuje już pod adresem znanym organowi występującemu z wnioskiem?
Urzędnik sądowy ma obowiązek sprawdzić miejsce zamieszkania adresata w niderlandzkiej ewidencji ludności (BRP – Basisregistratie Personen). Podczas tej obowiązkowej weryfikacji urzędnik uzyskuje również informacje na temat ewentualnego nowego adresu, jeżeli adresat nie zamieszkuje już pod wskazanym adresem.
4.2 Czy zagraniczne organy sądowe lub strony postępowania sądowego mają dostęp do rejestrów lub usług w tym państwie członkowskim umożliwiających ustalenie aktualnego adresu zamieszkania danej osoby? Jeśli tak, jakie rejestry lub usługi są dostępne i jakich procedur należy przestrzegać? Czy obowiązują w tym zakresie opłaty i jaka jest ich wysokość?
Nie.
4.3 W jaki sposób organy w tym państwie członkowskim rozpatrują wnioski przesłane na mocy rozporządzenia Rady (WE) nr 1206/2001 z dnia 28 maja 2001 r. w sprawie współpracy między sądami państw członkowskich przy przeprowadzaniu dowodów w sprawach cywilnych lub handlowych, mające na celu ustalenie aktualnego adresu zamieszkania danej osoby?
W Niderlandach właściwym organem do celów rozporządzenia (WE) nr 1206/2001 z dnia 28 maja 2001 r są sądy pierwszej instancji (l.poj. rechtbank). Sądy niderlandzkie nie są jednak właściwe do uzyskania adresu strony (na wniosek).
5 W jaki sposób dokument jest zwykle doręczany w praktyce? Czy istnieją alternatywne metody, które można wykorzystać w tym celu (inne niż doręczenie zastępcze, o którym mowa w pkt 6 poniżej)?
Doręczanie pism sądowych należy do obowiązków urzędnika sądowego (art. 2 ustawy o urzędnikach sądowych (Gerechtsdeurwaarderswet)). Po weryfikacji opisanej w pytaniu 4.1 urzędnik sądowy ma obowiązek doręczyć adresatowi pismo sądowe, które otrzymał w celu jego doręczenia. Co do zasady pisma sądowe są doręczane osobiście. Nie istnieją żadne alternatywne sposoby, z wyjątkiem „doręczenia zastępczego”, o którym mowa w pytaniu 7.
6 Czy w postępowaniu cywilnym dozwolone jest elektroniczne doręczanie dokumentów (doręczanie dokumentów sądowych lub pozasądowych za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej, takich jak poczta elektroniczna, zabezpieczone aplikacje internetowe, faks, SMS itp.)? Jeśli tak, w odniesieniu do jakich rodzajów postępowań przewiduje się stosowanie tej metody? Czy istnieją ograniczenia w odniesieniu do dostępności lub dostępu do tej metody doręczania dokumentów w zależności od tego, kto jest adresatem (osoba wykonująca zawód prawniczy, osoba prawna, spółka lub inny podmiot gospodarczy, itp.)?
W Niderlandach elektroniczne doręczanie pism sądowych jest niedozwolone.
7 Doręczenie „zastępcze”
7.1 Czy prawo tego państwa członkowskiego dopuszcza stosowanie innych metod doręczenia w przypadkach, w których doręczenie dokumentów adresatowi nie było możliwe (np. zawiadomienie przesłane na adres domowy, do komornika sądowego, drogą pocztową lub przez wywieszenie ogłoszenia)?
Nie, a przynajmniej wyłącznie wówczas, gdy tego rodzaju szczególna forma nie jest sprzeczna z prawem niderlandzkim. Istnieje również możliwość doręczenia na adres niebędący adresem zamieszkania adresata, pod warunkiem że urzędnik sądowy zastanie adresata i osobiście z nim porozmawia. Jeżeli adresat nie posiada znanego miejsca zamieszkania ani pobytu w Niderlandach, pismo sądowe można złożyć w prokuraturze.
Urzędnicy sądowi nie doręczają pism sądowych drogą pocztową, chociaż jednostka przekazująca w innym państwie członkowskim może wysłać adresatowi pismo sądowe bezpośrednio drogą pocztową.
7.2 Jeżeli stosowane są inne metody, w którym momencie dokumenty uznaje za doręczone?
Nie dotyczy.
7.3 Jeżeli inna metoda doręczenia polega na złożeniu dokumentów w określonym miejscu (np. w urzędzie pocztowym), w jaki sposób informuje się adresata o tym, że dokumenty zostały złożone?
Nie dotyczy.
7.4 Jeżeli adresat odmawia przyjęcia doręczenia dokumentów, jakie są tego konsekwencje? Czy dokumenty uważa się za skutecznie doręczone, jeśli odmowa nie jest uzasadniona?
1. Odmowa przyjęcia pisma sądowego
Jeżeli adresat odmówi przyjęcia pisma sądowego doręczonego przez urzędnika sądowego, urzędnik ten może pozostawić pismo sądowe pod zarejestrowanym adresem w zaklejonej kopercie (art. 47 kodeksu postępowania cywilnego (Wetboek van Burgerlijke Rechtsvordering)). Pismo uznaje się za doręczone w tym momencie.
2. Odmowa ze względu na tłumaczenie
Jeżeli adresat odmówi przyjęcia pisma sądowego ze względu na tłumaczenie (art. 8 ust. 1 rozporządzenia (WE) nr 1393/2007), urzędnik sądowy musi odnotować tę odmowę w poświadczeniu stwierdzającym brak doręczenia. Zgodnie z najnowszym orzecznictwem Trybunału Sprawiedliwości sąd rozstrzyga, w jakim stopniu odmowa jest ważna (wyrok w sprawie Novo Banco).
8 Doręczenie drogą pocztową z zagranicy (art. 14 rozporządzenia dotyczącego doręczania dokumentów)
8.1 Jeżeli poczta doręczy adresatowi w tym państwie członkowskim dokument wysłany z zagranicy w sytuacji, w której wymagane jest potwierdzenie odbioru (art. 14 rozporządzenia dotyczącego doręczania dokumentów), czy dokument taki może zostać doręczony tylko adresatowi osobiście, czy też można go doręczyć, zgodnie z krajowymi przepisami dotyczącymi doręczania drogą pocztową, także innej osobie pod tym samym adresem?
Operator pocztowy może doręczyć przesyłkę również innej osobie. W zależności od wybranej formy przesyłki konieczne może być okazanie dokumentu tożsamości.
8.2 W jaki sposób można dokonać, zgodnie z przepisami dotyczącymi doręczania drogą pocztową w tym państwie członkowskim, doręczenia dokumentów z zagranicy na podstawie art. 14 rozporządzenia nr 1393/2007 dotyczącego doręczania dokumentów, jeżeli pod adresem, pod który należało doręczyć dokumenty, nie zastano ani adresata, ani żadnej innej osoby uprawnionej do odebrania przesyłki (o ile doręczenie zastępcze jest możliwe na podstawie krajowych przepisów dotyczących doręczania drogą pocztową – zob. powyżej)?
Jeżeli pismo sądowe wysłano przesyłką poleconą, zostanie ono złożone w placówce pocztowej na określony czas. Listonosz pozostawia stosowne awizo w skrzynce pocztowej adresata.
8.3 Czy urzędy pocztowe przewidują określony termin na odebranie dokumentów przed ich odesłaniem jako niedoręczone? Jeśli tak, w jaki sposób adresat jest informowany o tym, że w urzędzie pocztowym jest do odebrania adresowana do niego przesyłka?
Jeżeli listonoszowi nie uda się doręczyć pisma sądowego nadanego przesyłką poleconą, pozostawia awizo zawierające pouczenie, że adresat może je odebrać we wskazanej placówce pocztowej. Pismo jest przechowywane przez trzy tygodnie. Jeżeli nie zostanie odebrane, zostaje zwrócone nadawcy.
9 Czy przewiduje się pisemne potwierdzenie doręczenia dokumentu?
Tak, oprócz protokołu doręczenia organ, do którego zwrócono się z wnioskiem o doręczenie (urzędnik sądowy), sporządzi również poświadczenie doręczenia (art. 10 rozporządzenia dotyczącego doręczania) i prześle wraz z protokołem organowi występującemu z wnioskiem o doręczenie.
10 Co się stanie, gdy z jakichkolwiek powodów adresat nie otrzyma dokumentu lub gdy doręczenie dokumentu nastąpi z naruszeniem przepisów prawa (np. dokument zostanie doręczony osobie trzeciej)? Czy pomimo to doręczenie dokumentu może być uznane za zgodne z prawem (np. czy naruszenie przepisów prawa może być usunięte), czy też musi nastąpić nowa próba doręczenia dokumentu?
Jeżeli doręczenia dokonał urzędnik sądowy, nie jest możliwe, by doręczenie to było niezgodne z prawem. Możliwa jest jednak bezskuteczność doręczenia zgodnie z art. 66 kodeksu postępowania cywilnego.
11 Czy muszę zapłacić za doręczenie dokumentu, a jeśli tak, to jaką kwotę?
Jeżeli doręczenia dokonał w Niderlandach organ, do którego zwrócono się z wnioskiem o doręczenie, opłata za doręczenie jest stała i wynosi 65 EUR od doręczenia.
