1 Co w praktyce oznacza prawniczy termin „doręczenie dokumentów”? Dlaczego do „doręczenia dokumentów” mają zastosowanie szczególne zasady?
Doręczenie pism sądowych oznacza ich dostarczenie osobie prawnej lub fizycznej. Tryb doręczania pism sądowych jest szczegółowo uregulowany w kodeksie organizacji i postępowania cywilnego (rozdział 12 Zbioru praw Malty).
W prawie krajowym określono szczególne zasady doręczania pism sądowych, aby stworzyć standardową procedurę ich doręczania i aby zagwarantować, że wszystkie zainteresowane strony otrzymają dokumenty sądowe dotyczące ich samych lub ich powództwa. Ponadto dzięki wspomnianym zasadom sąd zyskuje pewność, że pisma sądowe dotarły do adresata.
2 Jakie dokumenty wymagają doręczenia drogą formalną?
Wszystkie pisma złożone w sądzie muszą zostać doręczone drogą formalną. Dotyczy to pism procesowych, ustaleń sądowych, pozwów, wezwań do stawienia się przed sądem, apelacji/zażaleń, odpowiedzi na pozew, postanowień o ustanowieniu zabezpieczenia i tytułów wykonawczych oraz postanowień wydawanych przez sądy, sędziów i sędziów pokoju.
3 Kto odpowiada za doręczenie dokumentu?
Po złożeniu pisma w sądzie odpowiedzialność za doręczenie pism ponosi sąd. Strona wytaczająca powództwo musi złożyć pismo w sądzie, wskazując osobę, której pismo ma zostać doręczone, oraz adres doręczenia. Jeżeli dane pismo jest skierowane do więcej niż jednego adresata, strona składająca pismo musi zadbać o sporządzenie wystarczającej liczby egzemplarzy, tak aby można było je doręczyć wszystkim adresatom.
4 Ustalanie adresu
4.1 Czy zgodnie z rozporządzeniem (WE) nr 1393/2007 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 13 listopada 2007 r. dotyczącym doręczania w państwach członkowskich dokumentów sądowych i pozasądowych w sprawach cywilnych i handlowych organ w danym państwie członkowskim, do którego zwrócono się z wnioskiem o doręczenie, z własnej inicjatywy próbuje ustalić miejsce pobytu adresata dokumentu, który ma zostać doręczony, jeżeli adresat nie zamieszkuje już pod adresem znanym organowi występującemu z wnioskiem?
Jeżeli próba doręczenia się nie powiedzie, maltańska jednostka przyjmująca sprawdza, czy podany adres jest poprawny. W tym celu jednostka ta musi jednak dysponować numerem identyfikacyjnym adresata, w przypadku gdy jest nim osoba fizyczna. Jeżeli jednostka przekazująca dostarczy wspomniany numer identyfikacyjny, który jest niepowtarzalny dla każdej osoby, jednostka przyjmująca może podjąć próbę ustalenia alternatywnego miejsca zamieszkania tej osoby.
W przypadku spółki organ, do którego zwrócono się z wnioskiem, sprawdza zarejestrowany adres siedziby spółki będącej adresatem, korzystając z internetowego systemu prowadzonego przez rejestr działalności gospodarczej w ramach Maltańskiego Urzędu ds. Usług Finansowych (MFSA). Jeżeli adres przekazany przez jednostkę przekazującą różni się od adresu figurującego w systemie, podjęta zostanie kolejna próba doręczenia pism sądowych na zarejestrowany adres.
Jeżeli właściwy urzędnik sądowy (court marshal) wskaże, że nie zastał adresata pod wskazanym adresem lub że nikt nie otworzył mu drzwi, organ, do którego zwrócono się z wnioskiem, składa we właściwym sądzie wniosek o udzielenie mu zgody na doręczenie pism danej osobie (prawnej lub fizycznej) pod tym samym adresem, ale poza godzinami przewidzianymi w przepisach prawa. Niekiedy pozwala to na skuteczne doręczenie pisma sądowego.
4.2 Czy zagraniczne organy sądowe lub strony postępowania sądowego mają dostęp do rejestrów lub usług w tym państwie członkowskim umożliwiających ustalenie aktualnego adresu zamieszkania danej osoby? Jeśli tak, jakie rejestry lub usługi są dostępne i jakich procedur należy przestrzegać? Czy obowiązują w tym zakresie opłaty i jaka jest ich wysokość?
Jeżeli chodzi o ustalenie adresu osoby fizycznej, prawo dostępu do rejestru zawierającego dane adresowe danej osoby ma wyłącznie jednostka przyjmująca, o ile jednostka przekazująca przekaże jej numer identyfikacyjny. Wspomniana baza danych nie jest dostępna dla ogółu społeczeństwa ani dla organów państw trzecich. Natomiast dostęp do kluczowych informacji o spółkach, takich jak prawidłowa nazwa spółki, numer rejestracyjny spółki i adres jej siedziby, może uzyskać każdy, korzystając z bezpłatnego systemu internetowego prowadzonego przez rejestr działalności gospodarczej w ramach Maltańskiego Urzędu ds. Usług Finansowych. Na tej samej stronie można również uzyskać informacje szczegółowe, takie jak imiona i nazwiska dyrektorów, pełnomocników, sekretarza spółki itp., wymaga to jednak założenia konta i uiszczenia stosownej opłaty.
4.3 W jaki sposób organy w tym państwie członkowskim rozpatrują wnioski przesłane na mocy rozporządzenia Rady (WE) nr 1206/2001 z dnia 28 maja 2001 r. w sprawie współpracy między sądami państw członkowskich przy przeprowadzaniu dowodów w sprawach cywilnych lub handlowych, mające na celu ustalenie aktualnego adresu zamieszkania danej osoby?
Wniosek o przekazanie informacji na temat adresu świadka składany do jednostki centralnej musi być uzasadniony. Jednostka centralna nie jest jednak zobowiązana do przekazania takich informacji.
5 W jaki sposób dokument jest zwykle doręczany w praktyce? Czy istnieją alternatywne metody, które można wykorzystać w tym celu (inne niż doręczenie zastępcze, o którym mowa w pkt 6 poniżej)?
Ustalenia sądowe i pisma sądowe, które nie dotyczą postępowania przed sądem, doręcza się przesyłką poleconą, do której załącza się „różową kartę zwrotną” zawierającą podpis odbierającego albo informacje o tym, że pismo nie zostało odebrane. „Różową kartę zwrotną” załącza się do oryginału danego pisma (na przykład wysyła się ją razem z pismem sądowym).
Inne pisma procesowe składane w celu wszczęcia postępowania sądowego lub w toku takiego postępowania doręcza właściwy urzędnik sądowy (court marshal), który dostarcza wspomniane pismo na adres wskazany przez stronę składającą pismo lub który pozostawia odpisy tych pism w miejscu pracy lub miejscu zamieszkania adresata lub przekazuje te odpisy osobie zatrudnianej przez adresata, adwokatowi adresata lub osobie upoważnionej do odbioru jego korespondencji. Pism nie można jednak przekazać osobie, która nie ukończyła czternastego roku życia, ani żadnej osobie, która – w momencie doręczenia pisma – cierpiała na chorobę psychiczną lub na inne schorzenie, z powodu którego nie była w stanie potwierdzić, że takie doręczenie miało miejsce.
6 Czy w postępowaniu cywilnym dozwolone jest elektroniczne doręczanie dokumentów (doręczanie dokumentów sądowych lub pozasądowych za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej, takich jak poczta elektroniczna, zabezpieczone aplikacje internetowe, faks, SMS itp.)? Jeśli tak, w odniesieniu do jakich rodzajów postępowań przewiduje się stosowanie tej metody? Czy istnieją ograniczenia w odniesieniu do dostępności lub dostępu do tej metody doręczania dokumentów w zależności od tego, kto jest adresatem (osoba wykonująca zawód prawniczy, osoba prawna, spółka lub inny podmiot gospodarczy, itp.)?
Pisma sądowe w postępowaniu cywilnym nie mogą być doręczane drogą elektroniczną.
7 Doręczenie „zastępcze”
7.1 Czy prawo tego państwa członkowskiego dopuszcza stosowanie innych metod doręczenia w przypadkach, w których doręczenie dokumentów adresatowi nie było możliwe (np. zawiadomienie przesłane na adres domowy, do komornika sądowego, drogą pocztową lub przez wywieszenie ogłoszenia)?
Jednostka przyjmująca zapewnia doręczenie pisma, załączając je do pisma przewodniego składanego w sekretariacie Pierwszej Izby Sądu Cywilnego w przypadku pism, które mają zostać doręczone na wyspie Malcie, oraz w sekretariacie Sądu Pokoju dla Gozo w funkcji sądu wyżej instancji w przypadku pism, które mają zostać doręczone na wyspach Gozo i Comino. Właściwy urzędnik sądowy osobiście doręcza te pisma adresatowi wraz z pismem przewodnim. W art. 187 kodeksu organizacji i postępowania cywilnego określono sposób doręczania pism sądowych:
a) doręczenia dokonuje się, dostarczając odpis pisma procesowego adresatowi lub przekazując taki odpis członkowi rodziny lub gospodarstwa domowego adresata, osobie zatrudnianej przez adresata, jego adwokatowi lub osobie upoważnionej przez niego do odbierania poczty przebywającej w miejscu zamieszkania, prowadzenia działalności lub pracy adresata lub pod adresem korespondencyjnym adresata, przy czym przekazanie odpisu osobie, która nie ukończyła czternastego roku życia, lub osobie, która z uwagi na zaburzenia psychiczne nie jest w stanie potwierdzić faktu doręczenia, jest niezgodne z prawem. Osobę uznaje się za zdolną do potwierdzenia faktu doręczenia, o ile nie zostanie przedstawiony dowód przeciwny; w przypadku niewniesienia sprzeciwu w związku z nieprawidłowym doręczeniem z powodu wystąpienia którejkolwiek z powyższych przesłanek, uznaje się, że pismo faktycznie dotarło do osoby, której należało je doręczyć;
b) jeżeli chodzi o osoby przebywające na pokładzie statków handlowych lub członków załogi nieposiadających miejsca zamieszkania na Malcie, doręczenie można przeprowadzić, dostarczając odpis kapitanowi statku lub dowolnej innej osobie działającej w jego imieniu;
c) jeżeli chodzi o podmioty posiadające odrębną osobowość prawną, pisma sądowe doręcza się takim podmiotom, przekazując odpis pisma procesowego: (i) pełnomocnikowi lub przedstawicielom na potrzeby postępowania sądowego bądź sekretarzom lub pracownikom tych podmiotów przebywającym w ich siedzibie statutowej, głównej jednostce organizacyjnej, miejscu prowadzenia działalności lub pod ich adresem korespondencyjnym lub (ii) dowolnej z wymienionych osób w sposób opisany w lit. a).
7.2 Jeżeli stosowane są inne metody, w którym momencie dokumenty uznaje za doręczone?
Pismo sądowe uznaje się za doręczone w momencie, w którym osoba je odbierająca przyjmie przesyłkę.
7.3 Jeżeli inna metoda doręczenia polega na złożeniu dokumentów w określonym miejscu (np. w urzędzie pocztowym), w jaki sposób informuje się adresata o tym, że dokumenty zostały złożone?
Nie dotyczy.
7.4 Jeżeli adresat odmawia przyjęcia doręczenia dokumentów, jakie są tego konsekwencje? Czy dokumenty uważa się za skutecznie doręczone, jeśli odmowa nie jest uzasadniona?
Zgodnie z maltańskim prawem, jeżeli adresat pisma procesowego odmówi osobistego przyjęcia tego pisma od pracownika sądowego doręczającego pisma sądowe, sąd może – na wniosek zainteresowanej strony i po wysłuchaniu pracownika sądowego doręczającego pisma sądowe oraz po uwzględnieniu wszystkich okoliczności sprawy – wydać zarządzenie, że doręczenie należy uznać za dokonane w dniu i o godzinie, w której adresat odmówił przyjęcia pisma, przy czym takie zarządzenie jest uznawane za dowód doręczenia do wszystkich celów przewidzianych w prawie.
Ponadto każdy, kto umyślnie unika doręczenia, utrudnia doręczenie lub odmawia przyjęcia dowolnego pisma lub orzeczenia sądu lub wykonania nakazu lub zarządzenia właściwego urzędnika sądowego, dopuszcza się obrazy sądu i podlega, jeżeli zostanie uznany za winnego, karze a) upomnienia, b) wydalenia z sali rozpraw, c) pozbawienia wolności na okres dwudziestu czterech godzin w budynku, w którym obraduje sąd, lub d) grzywny (ammenda lub multa).
8 Doręczenie drogą pocztową z zagranicy (art. 14 rozporządzenia dotyczącego doręczania dokumentów)
8.1 Jeżeli poczta doręczy adresatowi w tym państwie członkowskim dokument wysłany z zagranicy w sytuacji, w której wymagane jest potwierdzenie odbioru (art. 14 rozporządzenia dotyczącego doręczania dokumentów), czy dokument taki może zostać doręczony tylko adresatowi osobiście, czy też można go doręczyć, zgodnie z krajowymi przepisami dotyczącymi doręczania drogą pocztową, także innej osobie pod tym samym adresem?
Maltański operator świadczący usługi pocztowe doręcza przesyłkę dowolnej osobie fizycznej zastanej pod danym adresem, która wyrazi gotowość jej przyjęcia, pod warunkiem że nie cierpi ona na zaburzenia psychiczne i nie jest osobą małoletnią. Przyjmuje się, że osoba fizyczna zastana pod danym adresem, która przyjęła przesyłkę, została do tego upoważniona przez adresata. Jeżeli dana osoba nie została upoważniona przez adresata do przyjęcia przesyłki, nie powinna jej przyjmować, a jeżeli już to zrobi – ponosi odpowiedzialność za jej przekazanie adresatowi. W momencie doręczenia odbierający podpisuje potwierdzenie odbioru. Procedura ta jest zgodna z art. 33 rozporządzeń (ogólnych) dotyczących usług pocztowych z 2005 r.
8.2 W jaki sposób można dokonać, zgodnie z przepisami dotyczącymi doręczania drogą pocztową w tym państwie członkowskim, doręczenia dokumentów z zagranicy na podstawie art. 14 rozporządzenia nr 1393/2007 dotyczącego doręczania dokumentów, jeżeli pod adresem, pod który należało doręczyć dokumenty, nie zastano ani adresata, ani żadnej innej osoby uprawnionej do odebrania przesyłki (o ile doręczenie zastępcze jest możliwe na podstawie krajowych przepisów dotyczących doręczania drogą pocztową – zob. powyżej)?
Jeżeli pod wskazanym adresem nie uda się zastać żadnej osoby gotowej przyjąć przesyłkę poleconą za potwierdzeniem odbioru, pod adresem tym zostawia się zawiadomienie informujące adresata o próbie doręczenia przesyłki. W takim przypadku adresat może odebrać przesyłkę w najbliższej placówce pocztowej. Decyzja o podjęciu kolejnych prób doręczenia przesyłki leży w gestii operatora świadczącego usługi pocztowe. Jeżeli przesyłka nie zostanie odebrana, odsyła się ją nadawcy z adnotacją „nie odebrano”. Jeżeli adresat lub osoba upoważniona przez adresata odmówi przyjęcia przesyłki, odsyła się ją nadawcy z adnotacją „odmowa przyjęcia”.
8.3 Czy urzędy pocztowe przewidują określony termin na odebranie dokumentów przed ich odesłaniem jako niedoręczone? Jeśli tak, w jaki sposób adresat jest informowany o tym, że w urzędzie pocztowym jest do odebrania adresowana do niego przesyłka?
Jeżeli pod wskazanym adresem nie zastano żadnej osoby gotowej odebrać przesyłkę, zostawia się pod tym adresem zawiadomienie informujące adresata o próbie doręczenia przesyłki wraz z pouczeniem o możliwości odebrania przesyłki w najbliższej placówce pocztowej. Jeżeli przesyłka nie zostanie odebrana, operator świadczący usługi pocztowe przesyła adresatowi – wedle własnego uznania – zawiadomienie powtórne, w którym informuje go o tym, że przesyłka wciąż oczekuje na odbiór. Co do zasady zawiadomienie powtórne przesyła się po upływie pięciu dni w przypadku krajowych przesyłek poleconych i po upływie 10 dni w przypadku zagranicznych przesyłek poleconych. Jeżeli taka przesyłka pozostanie nieodebrana po upływie powyższych terminów, wówczas – po kolejnych pięciu dniach – przesyłkę odsyła się nadawcy z adnotacją „nie odebrano”. Adresat lub osoba upoważniona przez adresata będą mogli odebrać przesyłkę z placówki pocztowej wyłącznie za okazaniem zawiadomienia oraz dokumentu tożsamości (paszportu lub dowodu osobistego) adresata.
9 Czy przewiduje się pisemne potwierdzenie doręczenia dokumentu?
Na Malcie wystawia się poświadczenie doręczenia lub niedoręczenia.
Do oryginałów pism doręczanych przesyłką poleconą dołącza się „różową kartę zwrotną”. Po ich zwróceniu sądowi oryginały pism stempluje się czarnym albo czerwonym tuszem. Czarny tusz wykorzystuje się do oznaczenia, że pismo zostało skutecznie doręczone – w takim przypadku wskazuje się również osobę, której doręczono pismo. Jeżeli próba doręczenia pisma zakończyła się niepowodzeniem, pismo stempluje się czerwonym tuszem – w takim przypadku wskazuje się również powód niedoręczenia pisma.
Pisma doręczane przez właściwego urzędnika sądowego (court marshal) stempluje się czarnym tuszem, jeżeli próba doręczenia zakończyła się powodzeniem, albo czerwonym tuszem, jeżeli próba doręczenia zakończyła się niepowodzeniem, po czym właściwy urzędnik sądowy odpowiedzialny za doręczenie składa na nich swój podpis.
10 Co się stanie, gdy z jakichkolwiek powodów adresat nie otrzyma dokumentu lub gdy doręczenie dokumentu nastąpi z naruszeniem przepisów prawa (np. dokument zostanie doręczony osobie trzeciej)? Czy pomimo to doręczenie dokumentu może być uznane za zgodne z prawem (np. czy naruszenie przepisów prawa może być usunięte), czy też musi nastąpić nowa próba doręczenia dokumentu?
Jeżeli adresat nie otrzyma pism, ale pisma te zostaną mu skutecznie doręczone poprzez pozostawienie ich kopii pod wskazanym adresem, w miejscu jego zamieszkania lub pracy, doręczenie uznaje się za skuteczne i ważne. Doręczenie dokonane z naruszeniem prawa można zakwestionować na drodze sądowej. Jeżeli pomimo nieskutecznego doręczenia strona, której należało doręczyć pismo, wniesie odpowiedź do sądu lub stawi się przed sądem, doręczenie uznaje się za skuteczne.
11 Czy muszę zapłacić za doręczenie dokumentu, a jeśli tak, to jaką kwotę?
Zgodnie z obwieszczeniem nr 148 z 2014 r. jednostka przyjmująca na Malcie ustaliła opłatę w stałej wysokości zgodnie z art. 11 rozporządzenia nr 1393/2007 opiewającą na kwotę 50 EUR za każde pismo sądowe, które ma zostać doręczone na Malcie. Wspomnianą opłatę należy uiścić z góry przelewem na rachunek bankowy Biura Prokuratora Generalnego, którego dane przedstawiono poniżej:
Nazwa banku: Central Bank of Malta
Nazwa rachunku: AG Office – Receipt of Service Documents
Numer rachunku: 40127EUR-CMG5-000-Y
IBAN: MT24MALT011000040127EURCMG5000Y
Kod SWIFT: MALTMTMT
