Doręczanie pism sądowych

Finlandia
Autor treści:
European Judicial Network
Europejska sieć sądowa (w sprawach cywilnych i handlowych)

1 Co w praktyce oznacza prawniczy termin „doręczenie dokumentów”? Dlaczego do „doręczenia dokumentów” mają zastosowanie szczególne zasady?

„Doręczenie pism sądowych” oznacza powiadomienie określonej osoby fizycznej lub prawnej w możliwy do zweryfikowania sposób z zachowaniem formy przewidzianej w przepisach prawa. Celem przepisów w zakresie doręczania pism sądowych jest zapewnienie prawidłowego doręczenia pism sądowych odpowiedniej osobie w możliwy do zweryfikowania sposób.

2 Jakie dokumenty wymagają doręczenia drogą formalną?

Pisma sądowe podlegające doręczeniu to zazwyczaj pisma związane z postępowaniem sądowym, takie jak wezwania do stawienia się przed sądem i wezwania do złożenia zeznań. Przedmiotem wniosku o doręczenie pism w celach dowodowych mogą być również dokumenty inne niż pisma związane z postępowaniem sądowym, np. testamenty.

3 Kto odpowiada za doręczenie dokumentu?

W kontekście postępowania sądowego za doręczenie pism sądowych odpowiada co do zasady sąd. Na wniosek strony sąd może jej powierzyć odpowiedzialność za doręczenie pism sądowych, jeżeli uzna, że istnieją ku temu uzasadnione przesłanki.

W pozostałych przypadkach odpowiedzialność za doręczenie pism sądowych spoczywa na stronie, która ma interes w ich skutecznym doręczeniu.

4 Ustalanie adresu

4.1 Czy zgodnie z rozporządzeniem (WE) nr 1393/2007 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 13 listopada 2007 r. dotyczącym doręczania w państwach członkowskich dokumentów sądowych i pozasądowych w sprawach cywilnych i handlowych organ w danym państwie członkowskim, do którego zwrócono się z wnioskiem o doręczenie, z własnej inicjatywy próbuje ustalić miejsce pobytu adresata dokumentu, który ma zostać doręczony, jeżeli adresat nie zamieszkuje już pod adresem znanym organowi występującemu z wnioskiem?

Tak. Pracownicy sądowi doręczający pisma sądowe przy sądzie rejonowym (käräjäoikeus) mają dostęp do systemu danych ewidencji ludności, w którym mogą sprawdzić aktualne dane adresowe.

4.2 Czy zagraniczne organy sądowe lub strony postępowania sądowego mają dostęp do rejestrów lub usług w tym państwie członkowskim umożliwiających ustalenie aktualnego adresu zamieszkania danej osoby? Jeśli tak, jakie rejestry lub usługi są dostępne i jakich procedur należy przestrzegać? Czy obowiązują w tym zakresie opłaty i jaka jest ich wysokość?

Usługa adresowa (osoitepalvelu/adresstjänst) umożliwia wyszukiwanie aktualnych danych adresowych niemalże wszystkich osób zamieszkujących w Finlandii na stałe. Dzięki tej usłudze można również wyszukać dane adresowe obywateli fińskich zamieszkujących za granicą, jeżeli przekazali oni swoje aktualne dane adresowe lokalnemu urzędowi stanu cywilnego. Informacje dostępne w ramach tej usługi bazują na informacjach przechowywanych w systemie ewidencji ludności prowadzonym przez Centrum Ewidencji Ludności (Väestörekisterikeskus) i lokalne urzędy stanu cywilnego (maistraatit). W rejestrze udostępnia się dane adresowe konkretnych osób fizycznych, które ukończyły 15. rok życia i które nie odmówiły wyrażenia zgody na przekazanie swoich danych adresowych. Dane adresowe można wyszukać, podając imię i nazwisko danej osoby fizycznej – wcześniejsze lub aktualne. Wyniki wyszukiwania można filtrować według wieku osoby fizycznej, jej daty urodzenia lub obecnego bądź wcześniejszego miejsca zamieszkania.

Z usługi adresowej można korzystać drogą telefoniczną i za pośrednictwem internetu. Telefoniczna usługa adresowa w języku fińskim jest dostępna pod numerem 0600 0 1000, a w języku szwedzkim – pod numerem 0600 0 1001 codziennie od godz. 8:00 do godz. 22:00. Koszt usługi to 1,70 EUR za 1 minutę + opłaty z tytułu korzystania z sieci lokalnej / opłaty z tytułu korzystania z sieci komórkowej oraz opłaty z tytułu oczekiwania na połączenie za pośrednictwem linii naziemnej / sieci komórkowej. Z usługi telefonicznej można korzystać wyłącznie na terytorium Finlandii. Strona internetowa osoitepalvelu.net zapewnia dostęp do usługi w języku fińskim pod adresem http://vrk.fi/en/address-service oraz do usługi w języku szwedzkim pod adresem http://vrk.fi/en/address-service. Usługa zapewnia możliwość jednoczesnego wyszukiwania danych adresowych 1–20 osób. Koszt wyszukania danych adresowych jednej osoby to 1,24 EUR – stosowną opłatę należy wnieść za pomocą bankowości internetowej. Usługa jest również dostępna za granicą, o ile użytkownik korzysta z fińskiej bankowości elektronicznej.

Zapytania w sprawie danych adresowych można również kierować drogą mailową do Urzędu Stanu Cywilnego w Helsinkach (Helsingin maistraatti). Można je przesyłać w językach fińskim, szwedzkim lub angielskim na adres vtj-otteet.helsinki@maistraatti.fi. Zapytania można również przesyłać na piśmie na adres Urzędu Stanu Cywilnego w Helsinkach: Helsingin maistraatti, Albertinkatu 25, 00180 Helsinki, Finlandia. Koszt tych usług to 12,50 EUR za sporządzenie jednego wyciągu.

Dodatkowe informacje można uzyskać pod adresem https://www.maistraatti.fi/en/ (w języku fińskim) oraz https://www.maistraatti.fi/en/ (w języku szwedzkim).

Istnieje również możliwość wyszukiwania danych adresowych osób prawnych.

Fiński Urząd Patentowy i Rejestrowy (Patentti- ja rekisterihallitus) i fińska administracja podatkowa (Verohallinto) wspólnie udostępniają usługę wyszukiwania danych biznesowych przedsiębiorstw i spółek dostępną pod adresem https://www.ytj.fi/. Usługa jest dostępna w językach fińskim, szwedzkim i angielskim. Dodatkowe informacje można uzyskać pod adresem https://www.prh.fi/fi/index.html (w języku fińskim), https://www.prh.fi/sv/index.html (w języku szwedzkim) i https://www.prh.fi/en/index.html (w języku angielskim).

4.3 W jaki sposób organy w tym państwie członkowskim rozpatrują wnioski przesłane na mocy rozporządzenia Rady (WE) nr 1206/2001 z dnia 28 maja 2001 r. w sprawie współpracy między sądami państw członkowskich przy przeprowadzaniu dowodów w sprawach cywilnych lub handlowych, mające na celu ustalenie aktualnego adresu zamieszkania danej osoby?

Procedura przewidziana w rozporządzeniu (WE) nr 1206/2001 nie jest podstawową procedurą pozyskiwania danych adresowych.

Zobacz odpowiedź na pytanie 4.2 na temat pozyskiwania danych adresowych osób fizycznych lub spółek w Finlandii.

5 W jaki sposób dokument jest zwykle doręczany w praktyce? Czy istnieją alternatywne metody, które można wykorzystać w tym celu (inne niż doręczenie zastępcze, o którym mowa w pkt 6 poniżej)?

Zgodnie z art. 3 kodeksu postępowania sądowego (Oikeudenkäymiskaari; 4/1734), jeżeli w danym przypadku za doręczenie pism sądowych w toku postępowania sądowego odpowiada sąd, dokumenty są doręczane głównie pocztą. Pismo może zostać wysłane listem poleconym za potwierdzeniem odbioru. Ewentualnie można je wysłać bezpośrednio do miejsca zamieszkania osoby fizycznej. W takim przypadku potwierdzenie odbioru załącza się do listu, a adresat musi je podpisać i odesłać do sądu. Pisma związane z postępowaniem sądowym inne niż wezwania do stawienia się przed sądem i pierwsze wezwanie do udzielenia odpowiedzi również można doręczyć, wysyłając je pocztą tradycyjną na adres podany przez daną stronę sądowi. Pismo sądowe przesłane pocztą tradycyjną uznaje się za doręczone adresatowi po upływie siedmiu dni od daty jego wysłania.

Zgodnie z art. 4 kodeksu postępowania sądowego (4/1734), jeżeli istnieje ryzyko, że doręczenie pism sądowych drogą pocztową okaże się nieskuteczne, pisma może doręczyć pracownik sądowy doręczający pisma sądowe.

Zgodnie z art. 2 kodeksu postępowania sądowego (4/1734) sąd może – za zgodą danej strony postępowania – powierzyć tej stronie odpowiedzialność za doręczenie pism sądowych, jeżeli uzna, że istnieją ku temu uzasadnione przesłanki. W takich przypadkach sąd wyznaczy takiej stronie termin na doręczenie pism sądowych i na przekazanie sądowi potwierdzenia doręczenia. Zgodnie z art. 4 kodeksu postępowania sądowego (4/1734) w takiej sytuacji pisma sądowe doręcza pracownik sądowy doręczający pisma sądowe.

Zgodnie z art. 4 kodeksu postępowania sądowego (4/1734), jeżeli sąd powierzył danej stronie odpowiedzialność za doręczenie pism sądowych i jeżeli strona ta jest reprezentowana przez adwokata lub państwowego doradcę prawnego, pisma mogą zostać doręczone adresatowi osobiście przez tego adwokata lub doradcę. W takich przypadkach adresat podpisuje potwierdzenie odbioru pism sądowych. Tego sposobu doręczenia nie można stosować w sprawach karnych.

Na żądanie organu lub osoby fizycznej pisma inne niż pisma związane z postępowaniem sądowym zostaną doręczone przez pracownika sądowego doręczającego pisma sądowe.

6 Czy w postępowaniu cywilnym dozwolone jest elektroniczne doręczanie dokumentów (doręczanie dokumentów sądowych lub pozasądowych za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej, takich jak poczta elektroniczna, zabezpieczone aplikacje internetowe, faks, SMS itp.)? Jeśli tak, w odniesieniu do jakich rodzajów postępowań przewiduje się stosowanie tej metody? Czy istnieją ograniczenia w odniesieniu do dostępności lub dostępu do tej metody doręczania dokumentów w zależności od tego, kto jest adresatem (osoba wykonująca zawód prawniczy, osoba prawna, spółka lub inny podmiot gospodarczy, itp.)?

Zgodnie z art. 3b kodeksu postępowania sądowego (4/1734), jeżeli organem odpowiedzialnym za doręczenie pism sądowych jest sąd i jeżeli sprawa dotyczy wierzytelności o określonej wysokości, przywrócenia posiadania lub stanu poprzedniego bądź eksmisji, a powód stwierdzi, że nie uznaje danej sprawy za kwestię sporną, pisma mogą również zostać doręczone drogą telefoniczną. W przypadku doręczenia drogą telefoniczną należy dodatkowo upewnić się, że taka metoda doręczenia jest odpowiednia, biorąc pod uwagę zakres i charakter danego pisma sądowego, oraz że można z całą pewnością stwierdzić, iż adresat został należycie poinformowany o treści danego pisma i że zdaje sobie sprawę ze znaczenia faktu doręczenia tego pisma. Po doręczeniu pisma sądowego drogą telefoniczną pismo to musi zostać niezwłocznie wysłane drogą pocztową lub elektroniczną na adres wskazany przez adresata, chyba że jest to w oczywisty sposób bezzasadne ze szczególnych względów. W przypadku doręczenia pisma sądowego drogą telefoniczną również sporządza się dowód potwierdzający doręczenie dokumentu.

Zgodnie z art. 3 kodeksu postępowania sądowego (4/1734), jeżeli odpowiedzialność za doręczenie pism sądowych spoczywa na sądzie lub prokuratorze, pismo można doręczyć, przesyłając go odpowiedniej stronie jako pismo elektroniczne w formacie określonym przez adresata, o ile można założyć, że adresat zostanie poinformowany o doręczeniu tego pisma i odeśle potwierdzenie jego odbioru przed upływem wyznaczonego terminu.

7 Doręczenie „zastępcze”

7.1 Czy prawo tego państwa członkowskiego dopuszcza stosowanie innych metod doręczenia w przypadkach, w których doręczenie dokumentów adresatowi nie było możliwe (np. zawiadomienie przesłane na adres domowy, do komornika sądowego, drogą pocztową lub przez wywieszenie ogłoszenia)?

Zgodnie z art. 7 kodeksu postępowania sądowego (4/1734), jeżeli pracownik sądowy doręczający pisma sądowe podjął próbę doręczenia pism sądowych osobie, której miejsce zamieszkania znajduje się w Finlandii, lecz nie zastał tej osoby ani żadnej innej osoby uprawnionej do odbioru pism sądowych podlegających doręczeniu, i jeżeli można przyjąć na podstawie okoliczności, że dana osoba unika odebrania pism sądowych, pracownik sądowy doręczający pisma sądowe może je doręczyć dowolnemu członkowi tego samego gospodarstwa domowego, który ukończył 15. rok życia, lub – jeżeli adresat pism sądowych prowadzi działalność gospodarczą – dowolnej osobie fizycznej zatrudnionej przez adresata. Jeżeli nie uda się znaleźć żadnej z wymienionych powyżej osób, pisma sądowe można doręczyć, składając je w lokalnym komisariacie policji.

W przypadku zastosowania procedury, o której mowa w akapicie pierwszym, pracownik sądowy doręczający pisma sądowe musi przesłać adresatowi doręczanych pism sądowych stosowne zawiadomienie na jego adres. Pisma sądowe uznaje się za doręczone w momencie wysłania zawiadomienia, o którym mowa w akapicie drugim.

W postępowaniu karnym nie można doręczyć oskarżonemu wezwania do stawienia się przed sądem z zastosowaniem procedury przedstawionej w tym punkcie.

Zgodnie z art. 9 kodeksu postępowania sądowego (4/1734) w przypadku braku możliwości uzyskania informacji na temat miejsca pobytu adresata sąd jest zobowiązany doręczyć pismo sądowe przez ogłoszenie. W postępowaniu karnym nie można doręczyć oskarżonemu wezwania do stawienia się przed sądem przez ogłoszenie.

7.2 Jeżeli stosowane są inne metody, w którym momencie dokumenty uznaje za doręczone?

Zobacz odpowiedź na pytanie 7.1.

7.3 Jeżeli inna metoda doręczenia polega na złożeniu dokumentów w określonym miejscu (np. w urzędzie pocztowym), w jaki sposób informuje się adresata o tym, że dokumenty zostały złożone?

Zobacz odpowiedź na pytanie 7.1.

7.4 Jeżeli adresat odmawia przyjęcia doręczenia dokumentów, jakie są tego konsekwencje? Czy dokumenty uważa się za skutecznie doręczone, jeśli odmowa nie jest uzasadniona?

Jeżeli adresat nie odbierze doręczanych pism sądowych i potwierdzenia odbioru z urzędu pocztowego lub odmówi ich przyjęcia, korespondencję odsyła się nadawcy. W takim przypadku uznaje się, że pisma sądowe nie zostały doręczone (zob. na przykład orzeczenie Sądu Najwyższego (korkein oikeus) nr 50 z 1997 r.). Podobnie jeżeli pismo sądowe podlegające doręczeniu zostało wysłane bezpośrednio na adres, pod którym zamieszkuje dana osoba, uznaje się, że nie zostało ono doręczone adresatowi, jeżeli adresat nie odeśle do sądu podpisanego potwierdzenia odbioru.

Adresat może odmówić przyjęcia pism sądowych doręczonych przez pracownika sądowego doręczającego pisma sądowe wyłącznie w przypadku, gdy spełnione są określone warunki wymienione w ustawie. Adresat może odmówić przyjęcia doręczanych pism sądowych m.in. w przypadku, gdy pisma te nie zostały sporządzone w języku fińskim, szwedzkim lub w innym zrozumiałym dla niego języku. (Przykłady: ustawa o międzynarodowej pomocy prawnej w sprawach karnych (Laki kansainvälisestä oikeusavusta rikosasioissa) lub ustawa o międzynarodowej pomocy prawnej oraz uznawaniu i wykonywaniu orzeczeń w sprawach cywilnych i handlowych (Laki kansainvälisestä oikeusavusta sekä tuomioiden tunnustamisesta ja täytäntöönpanosta siviili- ja kauppaoikeuden alalla)).

Jeżeli istnieje podstawa prawna odmowy przyjęcia pism sądowych, pracownik sądowy doręczający pisma sądowe zwróci te pisma. W takiej sytuacji przedstawi on pisemny dowód potwierdzający, że adresat odmówił przyjęcia pism sądowych podlegających doręczeniu, oraz wyjaśnienie podstaw odmowy.

8 Doręczenie drogą pocztową z zagranicy (art. 14 rozporządzenia dotyczącego doręczania dokumentów)

8.1 Jeżeli poczta doręczy adresatowi w tym państwie członkowskim dokument wysłany z zagranicy w sytuacji, w której wymagane jest potwierdzenie odbioru (art. 14 rozporządzenia dotyczącego doręczania dokumentów), czy dokument taki może zostać doręczony tylko adresatowi osobiście, czy też można go doręczyć, zgodnie z krajowymi przepisami dotyczącymi doręczania drogą pocztową, także innej osobie pod tym samym adresem?

Jeżeli pisma sądowe zostały wysłane do Finlandii pocztą w celu ich doręczenia za potwierdzeniem odbioru, urząd pocztowy zatrzyma pisma i przekaże adresatowi awizo dotyczące przesyłki oczekującej na odebranie w urzędzie pocztowym. Pisma sądowe z urzędu pocztowego będą mogli odebrać wyłącznie adresat lub osoba upoważniona przez adresata. Jeżeli organ wnioskujący o doręczenie pism sądowych zażąda doręczenia pism sądowych do rąk własnych adresata, pisma są doręczane wyłącznie adresatowi.

8.2 W jaki sposób można dokonać, zgodnie z przepisami dotyczącymi doręczania drogą pocztową w tym państwie członkowskim, doręczenia dokumentów z zagranicy na podstawie art. 14 rozporządzenia nr 1393/2007 dotyczącego doręczania dokumentów, jeżeli pod adresem, pod który należało doręczyć dokumenty, nie zastano ani adresata, ani żadnej innej osoby uprawnionej do odebrania przesyłki (o ile doręczenie zastępcze jest możliwe na podstawie krajowych przepisów dotyczących doręczania drogą pocztową – zob. powyżej)?

Jeżeli adresat nie odbierze pism sądowych z urzędu pocztowego, pisma odsyła się nadawcy.

W takich przypadkach nadawca może przesłać pisma sądowe wraz z wnioskiem o ich doręczenie sądowi rejonowemu (käräjäoikeus) właściwemu dla miejsca zamieszkania lub pobytu adresata. Po otrzymaniu wniosku pracownicy sądu rejonowego doręczający pisma sądowe podejmą próbę doręczenia pism sądowych do rąk własnych adresata.

8.3 Czy urzędy pocztowe przewidują określony termin na odebranie dokumentów przed ich odesłaniem jako niedoręczone? Jeśli tak, w jaki sposób adresat jest informowany o tym, że w urzędzie pocztowym jest do odebrania adresowana do niego przesyłka?

Urząd pocztowy przekazuje adresatowi awizo dotyczące przesyłki oczekującej na odebranie w urzędzie pocztowym. Awizo będzie również zawierało informacje o terminie, w jakim adresat musi odebrać pisma sądowe.

Urząd pocztowy będzie przechowywał pisma sądowe do końca tygodnia, w którym wpłynęły do niego te pisma, i przez dwa (2) kolejne pełne tygodnie kalendarzowe.

9 Czy przewiduje się pisemne potwierdzenie doręczenia dokumentu?

Pracownik sądowy doręczający pisma sądowe przedstawi dowód doręczenia pism sądowych. Dowód przedstawia się również w przypadku doręczenia pism sądowych pocztą.

10 Co się stanie, gdy z jakichkolwiek powodów adresat nie otrzyma dokumentu lub gdy doręczenie dokumentu nastąpi z naruszeniem przepisów prawa (np. dokument zostanie doręczony osobie trzeciej)? Czy pomimo to doręczenie dokumentu może być uznane za zgodne z prawem (np. czy naruszenie przepisów prawa może być usunięte), czy też musi nastąpić nowa próba doręczenia dokumentu?

Jeżeli pisma sądowe zostały doręczone w nieprawidłowy sposób, a dana osoba nie pojawiła się w sądzie lub nie przekazała wymaganej odpowiedzi pisemnej, konieczne jest powtórne doręczenie. Jeżeli jednak błąd ma charakter marginalny, ponowne doręczenie pism nie jest konieczne.

Jeżeli dana osoba uzna, że pisma sądowe zostały doręczone w nieprawidłowy sposób, sprawa zostanie odroczona, chyba że ponowne doręczenie pism nie będzie konieczne z uwagi na marginalny charakter błędu.

11 Czy muszę zapłacić za doręczenie dokumentu, a jeśli tak, to jaką kwotę?

Koszt doręczenia pism sądowych przez pracownika sądowego doręczającego pisma sądowe wynosi 60 EUR.

Ostatnia aktualizacja: 26/09/2017

Za wersję tej strony w języku danego kraju odpowiada właściwy punkt kontaktowy Europejskiej Sieci Sądowej (EJN). Tłumaczenie zostało wykonane przez służby Komisji Europejskiej. Jeżeli właściwy organ krajowy wprowadził jakieś zmiany w wersji oryginalnej, mogły one jeszcze nie zostać uwzględnione w tłumaczeniu. ESS ani Komisja Europejska nie ponoszą odpowiedzialności za wszelkie informacje, dane lub odniesienia zawarte w tym dokumencie. Informacje na temat przepisów dotyczących praw autorskich, które obowiązują w państwie członkowskim odpowiedzialnym za niniejszą stronę, znajdują się w informacji prawnej.

Twoje uwagi

Za pomocą tego formularza możesz przesłać nam swoje komentarze i uwagi na temat nowej strony