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Notifiche: trasmissione ufficiale degli atti giuridici

Spagna
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European Judicial Network
Rete giudiziaria europea (in materia civile e commerciale)

1 Che cosa significa, in concreto, l'espressione "notificazione e comunicazione degli atti"? Perché vi sono delle procedure specifiche per la notificazione e la comunicazione degli atti?

Per “notificazione e comunicazione degli atti” si intende la trasmissione di documenti.

L’esistenza di regole specifiche in materia determina le condizioni necessarie affinché la consegna di documenti giudiziari o extragiudiziari possa avere carattere probatorio e, quindi, individuare con precisione il momento, il luogo e la modalità di consegna del documento oltre alla persona a cui il documento è stato consegnato, tanto nell’ambito di un procedimento (documenti giudiziari) che al di fuori di esso (documenti extragiudiziari).

2 Quali atti devono essere ufficialmente comunicati o notificati?

Le decisioni procedurali adottate nei procedimenti giudiziari devono essere notificate o comunicate formalmente dalle Oficinas Judiciales (Uffici giudiziari amministrativi di supporto), nello specifico dai Servicios Comunes Procesales de Actos de Comunicación (servizi giudiziari comuni per le notificazioni delle comunicazioni giudiziarie).

Gli atti giudiziari sono costituiti da:

1. notificazioni di atti finalizzati a comunicare una decisione o provvedimento ordinatorio del procedimento;

2. inviti di comparizione, con i quali si avvisa il destinatario dell’obbligo di recarsi negli uffici giudiziari per intervenire entro un termine fissato;

3. citazioni che indicano al destinatario un luogo, una data e un’ora precisa in cui deve presentarsi dinanzi al giudice e intervenire;

4. ingiunzioni nelle quali venga ordinato al destinatario, conformemente alla legge, di fare o astenersi dal fare qualcosa;

5. mandati per il rilascio di certificati o prove o l’esecuzione di qualsiasi altro atto che cancellieri, notai o ufficiali giudiziari hanno la facoltà di svolgere;

6. promemoria, ai fini della comunicazione con le autorità non giudiziarie e i funzionari;

È oggetto di notificazione e comunicazione qualsiasi atto ammesso dal giudice nel corso del procedimento, sia esso fornito dalle parti, o da terzi su richiesta del tribunale come anche gli atti prodotti da esperti nominati dal tribunale.

Saranno altresì oggetto di notificazione e comunicazione anche gli atti extragiudiziali (ad esempio, gli atti notarili), come stabilito dalla Corte di giustizia dell’Unione europea nella causa C-223/14 (Tecom Mican), anche al di fuori di un procedimento giudiziario, come stabilito dalla Corte di giustizia nella causa C-14/08 (Roda Golf).

3 A chi compete la notificazione o la comunicazione di un atto?

Gli atti vengono notificati o comunicati sotto la direzione del Letrado de la Administración de Justicia (ufficiale giudiziario) (conosciuto fino al 2015 come Secretario Judicial (segretario giudiziario)) associato a ogni tribunale e che è responsabile della corretta organizzazione della notificazione e comunicazione degli atti del procedimento.

4 Indirizzo

4.1 Nel quadro del regolamento (CE) n. 1393/2007 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 13 novembre 2007, relativo alla notificazione e alla comunicazione negli Stati membri degli atti giudiziari ed extragiudiziali in materia civile o commerciale, l'autorità richiesta di questo Stato membro cerca, di propria iniziativa, di stabilire il luogo dove si trova il destinatario dell'atto da notificare o comunicare qualora tale persona non risieda più all'indirizzo noto all'autorità richiedente?

No, l’autorità richiedente deve chiedere l’ubicazione del destinatario compilando il formulario standard previsto dal regolamento (CE) n. 1206/2001.

4.2 Le autorità giudiziarie straniere e/o le parti di un procedimento giudiziario possono, in questo Stato membro, accedere a registri o servizi che permettano di stabilire l'indirizzo attuale della persona in questione? In caso affermativo, quali sono i registri o i servizi esistenti e quale procedura va seguita? Se del caso, qual è il corrispettivo da pagare?

La Spagna non ha alcun registro aperto di questo tipo. Tuttavia, i tribunali spagnoli hanno a loro disposizione una serie di banche dati ad accesso limitato (per es. la rete Punto Neutro Judicial), che possono utilizzare, per una giusta causa, per accertamenti su indirizzi e proprietà. In questo modo, se non conosce l’indirizzo della persona fisica o giuridica a cui deve essere notificato o comunicato l’atto, l’autorità giudiziaria deve chiedere che venga effettuata un’indagine per mezzo di una ricerca nelle banche dati a disposizione dei tribunali.

Per condurre la ricerca, l’autorità avrà bisogno della carta d’identità spagnola o del codice fiscale della persona a cui si riferisce la ricerca, o il suo numero di identificazione come cittadino straniero in Spagna. Se l’interessato non dispone di tale documento di identità spagnolo, l’autorità dovrà fornire altri dettagli oltre al nome e cognome della persona, come il suo numero di passaporto, la data di nascita e la nazionalità, dal momento che, senza queste informazioni, la ricerca potrebbe non produrre alcun risultato. Non è necessario pagare alcun corrispettivo per il servizio.

Inoltre, le parti possono utilizzare altri registri pubblici per ottenere informazioni relative agli indirizzi. L’accesso a questi registri è soggetto al pagamento di una tassa che varia in base alle informazioni ricercate.

4.3 In che modo le autorità di questo Stato membro trattano le richieste inviate a norma del regolamento (CE) n. 1206/2001 del Consiglio, del 28 maggio 2001, relativo alla cooperazione fra le autorità giudiziarie degli Stati membri nel settore dell'assunzione delle prove in materia civile o commerciale, volte a stabilire l'indirizzo attuale della persona in questione?

Una volta che l’autorità spagnola competente ha ricevuto il formulario A, come stabilito nel regolamento (CE) n. 1206/2001 del Consiglio, del 28 maggio 2001, in cui si richiede la ricerca dell’indirizzo attuale di una persona, l’Oficina Judicial consulta le banche dati contenenti informazioni relative all’indirizzo personale o professionale di una persona.

Ove questo formulario pervenisse con una richiesta di notificazione e comunicazione degli atti ai sensi del regolamento n. 1393/2007 e nel caso in cui l’autorità spagnola non risultasse a tal fine competente territorialmente alla luce del risultato della ricerca relativa all’indirizzo, ai sensi dell’articolo 6, paragrafo 4, del regolamento, quest’ultima deve inoltrare la richiesta all’organo ricevente competente e informare al contempo l’organo mittente usando il modulo standard previsto.

5 Come è eseguita la notificazione o la comunicazione di un atto? Possono essere utilizzate modalità alternative (diverse dalla notificazione sostitutiva di cui al punto 6)?

Gli atti vengono notificati o comunicati sotto la direzione del cancelliere (Letrado de la Administración de Justicia) in uno dei seguenti modi:

1. tramite il procuratore, nel caso di documenti indirizzati a persone da lui rappresentate nel procedimento;

2. per posta, telegramma, e-mail o altro mezzo elettronico che permetta di registrare agli atti in modo affidabile la ricezione, la relativa data e ora e il contenuto dei documenti notificati o comunicati;

3. mediante consegna personale al destinatario di una copia integrale della decisione che deve essergli notificata, dell’ingiunzione emessa dal giudice o dal Letrado de la Administración de Justicia o della citazione o convocazione;

4. in ogni caso, mediante personale dell’Administración de Justicia (amministrazione di giustizia spagnola), utilizzando mezzi telematici, quando si tratti di questioni riguardanti l’ufficio del Pubblico ministero, l’avvocatura dello Stato, i consulenti legali del Parlamento e delle Assemblee legislative spagnole, o il Servizio giuridico dell’amministrazione della sicurezza sociale, le altre amministrazioni pubbliche delle comunità autonome o degli enti locali, se il destinatario non ha nominato un procuratore.

I documenti saranno considerati legalmente notificati o comunicati quando risultino adeguate le prove che i documenti in questione sono stati consegnati alla persona interessata presso la sua abitazione, all’indirizzo di posta elettronica autorizzato a tal fine, tramite un portale per le notificazioni elettroniche o con qualsiasi mezzo telematico o elettronico scelto dal destinatario.

6 Nei procedimenti civili è autorizzata la notificazione o la comunicazione elettronica degli atti (notificazione o comunicazione degli atti giudiziari o extragiudiziali mediante mezzi di comunicazione elettronica a distanza, quali e-mail, applicazioni internet protette, fax, sms, ecc.) ? In caso affermativo, per quali tipi di procedimenti? Vi sono restrizioni alla disponibilità/accessibilità di questo metodo a seconda del destinatario dell'atto (professionista del diritto, persona giuridica, società o altro soggetto commerciale, ecc.)?

Conformemente alla legge del 5 luglio 2011 n. 18 che regolamenta il ricorso alle tecnologie di informazione e di comunicazione nell’amministrazione di giustizia, la Spagna sta introducendo i fascicoli giudiziari elettronici.

A tal fine le parti interessate possono registrarsi per i procedimenti di notifica o comunicazione nelle Sedes Judiciales Electrónicas (sedi giudiziarie elettroniche).

Conformemente all’articolo 273, terzo comma, della legge di procedura civile, tutti i professionisti legali hanno l’obbligo di utilizzare i sistemi telematici o elettronici esistenti nel sistema dell’amministrazione di giustizia per presentare atti, introduttivi o meno, e altri documenti, di modo che l’autenticità della presentazione sia garantita e che vi sia una prova inconfutabile della consegna e della ricezione integrali e delle date in cui queste hanno avuto luogo. in ogni caso, almeno i soggetti seguenti sono tenuti a comunicare con l’amministrazione di giustizia per via elettronica:

a) le persone giuridiche;

b) le entità senza personalità giuridica;

c) i soggetti che esercitano un’attività professionale per cui è richiesta l’iscrizione presso un’organizzazione professionale, per le formalità e le azioni che esse svolgono con l’amministrazione di giustizia nell’ambito dell’attività professionale.

d) i notai e i conservatori di registri;

e) i soggetti che rappresentano un interessato che deve comunicare con l’amministrazione di giustizia per via elettronica;

f) i funzionari dell’amministrazione pubblica per le formalità e le azioni che svolgono nell’ambito della loro funzione.

7 Notificazione sostitutiva

7.1 La legge di questo Stato membro ammette altre modalità di notificazione o comunicazione qualora non sia stato possibile notificare o comunicare l'atto al destinatario (ad esempio notificazione o comunicazione all'indirizzo di abitazione, presso l'ufficio dell'ufficiale giudiziario, a mezzo posta o mediante affissione di manifesti)?

Se una copia della decisione o della convocazione deve essere inviata a mezzo lettera raccomandata o telegramma con ricevuta di ritorno, o con qualsiasi altro mezzo simile che permetta di lasciare agli atti una prova affidabile della ricezione della notificazione o comunicazione, della data di ricezione e del contenuto dell’atto notificato, il Letrado de la Administración de Justicia deve inserire nel fascicolo una dichiarazione con i dettagli sulla spedizione del documento e il suo contenuto, e allegare al fascicolo stesso, se del caso, l’avviso di ricevimento, il mezzo con cui la ricezione è stata registrata o la documentazione fornita dal procuratore per dimostrare che ha effettuato la notificazione o comunicazione dell’atto.

La notificazione o comunicazione mediante avviso (pubblico) può essere autorizzata in Spagna soltanto dall’autorità giudiziaria responsabile della decisione sul procedimento principale, partendo dal presupposto che i tentativi di effettuare la notificazione o comunicazione degli atti agli indirizzi generati dalle ricerche sul domicilio del destinatario a cui sono indirizzati i documenti sono falliti (articolo 164 della Ley de Enjuiciamiento Civil). Di conseguenza, il Letrado de la Administración de Justicia, quale organo ricevente di una richiesta di notificazione e comunicazione degli atti ai sensi del regolamento (CE) n. 1393/2007, non può autorizzare la notificazione o comunicazione mediante avviso (pubblico), giacché non si occupa in prima persona del procedimento principale, ma si limita a fornire assistenza giudiziaria.

7.2 Qualora si ricorra a tali modalità, quand'è che l'atto si considera notificato o comunicato?

I documenti saranno considerati notificati e comunicati a condizione che siano stati soddisfatti i requisiti previsti dalla legge per ciascun tipo di notificazione e comunicazione.

In ogni caso, i metodi utilizzati saranno quelli che permettono di lasciare agli atti prova affidabile del ricevimento del documento notificato o comunicato, della data e ora di ricezione e del suo contenuto.

Se una copia della decisione o della convocazione deve essere inviata a mezzo lettera raccomandata o telegramma con ricevuta di ritorno, o con qualsiasi altro mezzo simile che permetta di lasciare agli atti una prova affidabile della ricezione della notificazione o comunicazione, della data di ricezione e del contenuto dell’atto notificato, il Letrado de la Administración de Justicia deve inserire nel fascicolo una dichiarazione con i dettagli sulla spedizione del documento e il suo contenuto, e allegare al fascicolo stesso, se del caso, l’avviso di ricevimento, il mezzo con cui la ricezione è stata registrata o la documentazione fornita dal procuratore per dimostrare che ha effettuato la notificazione o comunicazione dell’atto.

7.3 Se la notificazione o la comunicazione è effettuata mediante deposito dell'atto in un luogo specifico (ad esempio, presso l'ufficio postale), come ne è informato il destinatario?

Nel caso in cui la notificazione o il documento non possano essere consegnati per posta, il servizio postale lascerà al destinatario un avviso dell’esistenza di tale lettera o documento informandolo che possono essere ritirati entro un termine determinato presso l’ufficio postale designato.

È possibile che un tentativo di notificazione o comunicazione sia effettuato anche da un funzionario dell’Oficina Judicial. In questo caso verrà lasciata nella cassetta delle lettere del destinatario una nota che specifica il termine entro il quale il documento potrà essere ritirato presso il tribunale.

Se il destinatario è residente nel distretto giudiziario in cui si trova il tribunale, e i documenti in questione non sono essenziali alla rappresentanza da parte di un avvocato o all’auto-rappresentanza nel procedimento, l’interessato potrà ricevere, con uno dei mezzi di cui al primo paragrafo, un avviso di convocazione in cui gli si richiede di comparire in tribunale ai fini della notificazione di una decisione giudiziaria o altro atto procedurale, dell’emissione di un’ingiunzione o della divulgazione delle memorie.

L’avviso spiegherà nel dettaglio perché il destinatario è tenuto a comparire in tribunale, specificherà il procedimento e la causa a cui si riferisce e avvertirà l’interessato del fatto che, in caso di mancata comparizione senza giusta causa entro il termine indicato, la trasmissione o divulgazione delle informazioni si considerano effettuate.

7.4 Cosa succede se il destinatario rifiuta di accettare la notificazione o la comunicazione dell'atto? Se il rifiuto è illegittimo l'atto si considera validamente notificato o comunicato?

Se il destinatario rifiuta di accettare la notificazione o comunicazione di un atto senza giustificato motivo, i documenti saranno considerati notificati o comunicati e produrranno gli stessi effetti che avrebbero avuto se lo fossero stati. I diversi termini del procedimento verranno contati a decorrere dal giorno successivo al rifiuto (articolo 161, comma 2, della Ley de Enjuiciamiento civil).

8 Notificazione o comunicazione a mezzo posta di atti provenienti dall'estero (articolo 14 del regolamento sulla notificazione o comunicazione degli atti)

8.1 Se il servizio postale deve consegnare un atto inviato dall'estero a un destinatario che si trova in questo Stato membro ed è richiesta la ricevuta di ritorno (articolo 14 del regolamento sulla notificazione o comunicazione degli atti), il servizio postale è tenuto a consegnare l'atto solo al destinatario in persona o può, nel rispetto delle norme nazionali sulla consegna postale, consegnarlo anche a una persona diversa che si trova al medesimo indirizzo?

Per legge, gli invii effettuati per posta, a seconda della tipologia, devono o essere consegnati direttamente al destinatario o una persona da lui autorizzata oppure essere depositati in una casella postale o lasciati nelle cassette delle lettere residenziali. Una persona si considera autorizzata dal destinatario a prendere in consegna gli invii postali al domicilio di quest’ultimo, a condizione che sia in grado di identificare se stesso e di assumersi la responsabilità per la corrispondenza consegnatagli, a meno che non si opponga espressamente a farlo.

8.2 In base alle norme sulla consegna postale di questo Stato membro, come può essere effettuata la notificazione o la comunicazione di un atto proveniente dall'estero, ai sensi dell'articolo 14 del regolamento (CE) n. 1393/2007 sulla notificazione o comunicazione degli atti, se né il destinatario né qualsiasi altra persona autorizzata a ricevere la consegna (se ammessa dalle norme nazionali sulla consegna postale v. sopra) viene trovato all'indirizzo di consegna?

La legge dovrà stabilire le norme applicabili a quelle situazioni in cui gli invii postali non possano per qualche motivo essere consegnati al destinatario o restituiti al mittente. Tra queste norme figureranno quelle che disciplinano la procedura per l’accertamento dell’indirizzo del destinatario, l’origine e la destinazione della corrispondenza, l’udienza o citazione in tribunale dei mittenti della corrispondenza nonché l’eventuale deposito temporaneo, il recupero e la distruzione della corrispondenza.

8.3 L'ufficio postale prevede un determinato periodo di tempo per il ritiro dell'atto prima di rinviarlo come non consegnato? In caso affermativo, come viene informato il destinatario del fatto che ha un atto da ritirare presso l'ufficio postale?

L’incaricato delle poste lascerà una nota in cui il destinatario verrà informato dell’esistenza di una lettera da ritirare presso l’ufficio postale ed entro il termine indicato. Il mancato ritiro della corrispondenza entro il termine specificato sarà registrato e quest’ultima restituita al mittente.

9 Esiste una prova scritta che l'atto è stato notificato o comunicato?

Si presume che l’operatore del servizio postale designato agisca onestamente e in modo affidabile nella distribuzione, consegna e ricezione di atti da organi amministrativi e giudiziari, o in caso di rifiuto ad accettare, o di impossibilità ad effettuare la notificazione di tali atti, sia con mezzi fisici sia con mezzi telematici.

La notificazione personale da parte di personale del tribunale sarà documentata in un verbale scritto in cui il funzionario del tribunale indicherà l’esito della notificazione o comunicazione. Se questa notificazione può essere effettuata al destinatario stesso, verrà inclusa la firma del destinatario o un’indicazione del suo rifiuto a firmare la ricevuta, insieme a una nota in base alla quale l’atto è da considerarsi notificato a tutti gli effetti (vedi domanda 7.4).

Ai sensi dell’articolo 160, comma 3, della Ley de Enjuiciamiento Civil, se l’indirizzo in cui viene fatto un tentativo di notifica o comunicazione di un atto coincide con il domicilio del destinatario in base al registro comunale degli indirizzi, ai fini fiscali o in base a qualsiasi altro registro ufficiale o pubblicazione di un’associazione di categoria, oppure si tratta di un alloggio residenziale o di altri locali affittati al convenuto, e il destinatario non sia reperibile lì, l’atto può essere notificato o comunicato, in busta chiusa, a qualsiasi dipendente o familiare o a una persona con la quale convive, di età superiore a 14 anni, che si trovi a quell’indirizzo, o al custode del palazzo, se presente.

In ogni caso l’ufficiale giudiziario dovrà informare il ricevente che è obbligato a consegnare la copia della decisione o citazione alla persona a cui è indirizzata, o a informare tale persona della sua esistenza, se sa dove si trova il destinatario. Dovrà inoltre avvisarlo che in ogni caso è sua responsabilità proteggere i dati del destinatario.

Se il documento è indirizzato al posto di lavoro non occasionale del destinatario e il destinatario è assente, il documento verrà notificato o comunicato a una persona che dichiara di conoscerlo o, se esiste un’unità responsabile della ricezione di documenti o oggetti, al responsabile di tale unità. Anche in questo caso l’ufficiale giudiziario deve informare il ricevente dei punti menzionati al paragrafo precedente. Il nome del destinatario del documento e la data e l’ora in cui è stato cercato e non trovato presso il suo domicilio saranno inseriti agli atti, così come il nome della persona che riceve la copia della decisione o citazione e il rapporto che quest’ultima intrattiene con il destinatario. Qualsiasi documento notificato in questo modo sarà considerato valido a tutti gli effetti.

10 Cosa succede se si verificano problemi e il destinatario non riceve l'atto, o se la comunicazione o la notificazione sono state fatte in violazione di quanto prescrive la legge (ad esempio, l'atto è notificato o comunicato a terzi)? La notificazione o la comunicazione è comunque valida (in altri termini, si può porre rimedio alla violazione della legge), o si deve procedere a una nuova notificazione o comunicazione dell'atto?

Sarà nulla la notificazione o comunicazione non effettuata in conformità alle disposizioni regolamentari, dal momento che la persona interessata potrebbe essere lasciata senza una difesa adeguata. Secondo la giurisprudenza della Corte di giustizia dell’Unione europea (causa C-354/15 Henderson), comunque in caso di notificazione o comunicazione non accompagnata da una traduzione in una lingua che il convenuto capisca, nella lingua ufficiale dello Stato membro richiesto o, se uno Stato membro ha più lingue ufficiali, nella lingua o in una delle lingue ufficiali del luogo in cui si deve procedere alla notificazione o alla comunicazione, l’omissione del modulo figurante nell’allegato II del regolamento n. 1393/2007 dovrà essere regolarizzata conformemente alle disposizioni stabilite da detto regolamento, tramite comunicazione all’interessato del modulo standard figurante nell’allegato II del citato regolamento.

11 Occorre pagare per ottenere la notificazione o comunicazione di un atto? In caso affermativo, quanto?

Quando la notificazione o comunicazione degli atti è effettuata dal tribunale, dall’Oficina Judicial o dal Servicio Común procesal, il costo del servizio sarà a carico dell’organo giudiziario competente, senza che questo supponga oneri che per il richiedente.

Ultimo aggiornamento: 10/04/2018

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