Asiakirjojen tiedoksianto – oikeudellisten asiakirjojen virallinen toimittaminen

Italia
Sisällön tuottaja:
European Judicial Network
Siviili- ja kauppaoikeuden alan Euroopan oikeudellinen verkosto

1 Mitä tiedoksianto käytännössä tarkoittaa? Miksi asiakirjojen tiedoksiantoa varten on erityisiä sääntöjä?

Tiedoksianto on laissa säädetty menettely, jolla oikeushenkilölle tai luonnolliselle henkilölle annetaan tieto asiakirjasta. Se on edellytys kaikkien laissa säädettyjen vaikutusten toteutumiselle.

Laissa säädetään erityisistä asiakirjojen tiedoksiantoon liittyvistä menettelyistä, jotta voidaan taata, että vastaanottaja on saanut tiedon kyseisistä asiakirjoista laissa edellytetyllä tavalla. Tämä on tarpeen, jotta asiakirjojen vaikutukset voivat toteutua. Tämä tarkoittaa, että jos vaadittua tiedoksiantomenettelyä on noudatettu, henkilön voidaan katsoa saaneen tiedon asiakirjasta ilman, että täytyy todistaa, että henkilö on todellisuudessa saanut tiedon. Tämän seurauksena asiakirjan lailliset vaikutukset voivat toteutua.

2 Mitkä asiakirjat on annettava todisteellisesti tiedoksi?

Yksinkertainen tiedoksianto (comunicazione) suoritetaan, jos laki sitä edellyttää tai tuomioistuin on niin määrännyt. Yksinkertainen tiedoksianto sisältää tiivistetyn ilmoituksen asiakirjasta tai asiasta, joka on annettava tiedoksi. Yksinkertaista tiedoksiantoa käytetään tiedon antamiseksi asianosaisille tai muille tuomioistuimen päätöksen kohteena oleville henkilöille mahdollisista menettelyn kannalta merkityksellisistä tosiseikoista tai menettelyn yhteydessä esitetyistä asiakirjoista (esim. tuomarin antama tuomio, oikeudenistunnon ajankohdan määrääminen tai sen lykkääminen, oikeuskäsittelyn ulkopuolella tehty tuomioistuimen päätös).

Virallinen tiedoksianto (notificazione) on toteutettava laissa säädetyissä tapauksissa. Sen avulla vastaanottajalle toimitetaan alkuperäisen asiakirjan oikeaksi todistettu jäljennös. Virallinen tiedoksianto voi koskea tuomioistuimen asiakirjaa (esim. tuomio, johon liittyy muutoksenhakumääräaika) tai asianosaisen asiakirjaa (esim. haaste riita-asian oikeudenkäyntiin).

3 Kuka huolehtii asiakirjan tiedoksiannosta?

Yksinkertaisesta tiedoksiannosta huolehtii tuomioistuimen kirjaamo (siviiliprosessilain 136 §).

Virallisista tiedoksiannoista huolehtivat seuraavat tahot:

– Yleensä haastemies (ufficiale giudiziario) asianosaisen, yleisen syyttäjän tai tuomioistuimen kirjaajan pyynnöstä (siviiliprosessilain 137 §). Haastemiehet toimivat tiettyjen alueellista toimivaltaa koskevien sääntöjen mukaisesti (15. joulukuuta 1959 annetun presidentin asetuksen nro 1229 106 ja 107 §).

Asetuksen (EY) N:o 1393/2007 2 artiklan mukaan haastemies on ainoa taho, jolla on valtuudet lähettää ja ottaa vastaan jäsenvaltioiden välillä toimitettavia tiedoksiantopyyntöjä.

– Asianajajat tiettyjen ehtojen mukaisesti. Asianajaja voi antaa asiakirjan tiedoksi postitse edellyttäen, että hänellä on prosessivaltuutus ja valtuutus siltä asianajajaliiton paikallisosaston hallitukselta, johon hän kuuluu. Hän voi myös toimittaa asiakirjan suoraan vastaanottajan kotiin, mutta vain siinä tapauksessa, että myös vastaanottaja on asianajaja, joka on toisen asianosaisen edustaja ja kuuluu samaan asianajajaliiton paikallisosastoon kuin tiedoksiannon suorittaja (lain nro 890/1982 ja lain nro 53/1994 mukaisesti). Jos asianajajalla ei ole valtuutusta siltä asianajajaliiton paikallisosaston hallitukselta, johon hän kuuluu, asianajaja voi suorittaa tiedoksiannon varmennetulla sähköpostilla julkiseen luetteloon kirjattuun vastaanottajan osoitteeseen (vuonna 1994 annetun lain nro 53 3 bis §).

4 Osoitetiedustelut

4.1 Jos tiedoksiannettavien asiakirjojen vastaanottaja ei enää asu lähettävän viranomaisen tiedossa olevassa osoitteessa, pyrkiikö vastaanottava viranomainen oma-aloitteisesti selvittämään vastaanottajan olinpaikan oikeudenkäynti- ja muiden asiakirjojen tiedoksiannosta jäsenvaltioissa siviili- tai kauppaoikeudellisissa asioissa 13 päivänä marraskuuta 2007 annetun Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksen (EY) N:o 1393/2007 (tiedoksiantoasetus) mukaisesti?

Italian vastaanottava viranomainen (Rooman muutoksenhakutuomioistuimen haastemiesten keskusyksikkö (Ufficio Unico degli Ufficiali Giudiziari), Rooma, Viale Giulio Cesare n. 52) toimittaa tiedoksiantopyynnön alueen toimivaltaiselle haastemiehelle.

Jos vastaanottajaa ei löydy hakijan ilmoittamasta osoitteesta, suoritetaan seuraavat tiedustelut:

– Luonnolliset henkilöt: tiedustelut saman rakennuksen tai lähialueiden asukkailta ja kunnan asukasrekisteristä (onko rekisteriin merkitty syntymäpaikkaa ja ‑aikaa).

– Oikeushenkilöt: Haastemies palauttaa asiakirjan menettelyn vireillepanijalle, jotta tämä pyytää sen tiedoksiantamista vastapuolen lailliselle edustajalle. Tässä tapauksessa laillisen edustajan nimi ja asuinpaikka on ilmoitettava asiakirjassa (siviiliprosessilain 145 §).

4.2 Onko toisen jäsenvaltion oikeusviranomaisilla tai oikeudenkäyntimenettelyn asianosaisilla mahdollisuus tutustua maanne rekistereihin tai palveluihin henkilön nykyisen osoitteen selvittämiseksi? Jos on, millaisia rekistereitä tai palveluja on olemassa ja mikä on noudatettava menettely? Minkä suuruinen maksu tästä veloitetaan?

Osoite saadaan viranomaiselta tai asian vireille panneelta asianosaiselta, joka hankkii tiedon hallussaan olevista asiakirjoista. Mahdolliset tiedustelut suoritetaan seuraavasti:

– Luonnolliset henkilöt: Siviilioikeuden alalla ei ole keskusrekisteriä. On pyydettävä asukastodistus kunnan asukasrekisteripalvelusta (servizio anagrafe), joka vastaa asianosaisten ja heidän puolustusasianajajiensa esittämiin kirjallisiin ja perusteltuihin pyyntöihin ja ilmoittaa mahdollisesta maksusta (Roomassa nyt 0,26 euroa kunkin todistuksen osalta) tai muista seikoista (yleensä vastausta varten pyydetään toimittamaan postimerkillä ja hakijan osoitteella varustettu kirjekuori). Vuodesta 2016 alkaen asukasrekisteritodistuksista, joita asianajotoimistot pyytävät oikeudenkäyntiasiakirjojen tiedoksiantoa varten, ei peritä leimaveroa. Jos niitä pyydetään sähköisesti, niistä ei myöskään peritä 0,26 euron käsittelymaksua.

– Oikeushenkilöt ja yritykset: Yritysrekisteri (Registro Imprese) on julkinen, ja sitä ylläpitävät maakunnan kauppakamarit (rekisteri on saatavilla verkossa osoitteessa www.registroimprese.it). Sen käytöstä peritään maksu (noin 7,00 euroa). Lisäksi ammattiliitoissa tai verkossa toimii operaattoreita, jotka antavat pyydetyt tiedot tilauspalveluna.

4.3 Miten jäsenvaltioiden viranomaiset toimivat, kun ne vastaanottavat jäsenvaltioiden tuomioistuinten välisestä yhteistyöstä siviili- ja kauppaoikeudellisissa asioissa tapahtuvassa todisteiden vastaanottamisessa 28 päivänä toukokuuta 2001 annetun neuvoston asetuksen (EY) N:o 1206/2001 mukaisesti lähetetyn pyynnön, jonka tarkoituksena on henkilön nykyisen osoitteen selvittäminen?

Italiassa osoitetta ei voida pyytää asetuksen (EY) N:o 1206/2001 nojalla.

5 Miten asiakirja yleensä annetaan tiedoksi? Onko käytettävissä vaihtoehtoisia menetelmiä (muita kuin jäljempänä kohdassa 6 tarkoitettu sijaistiedoksianto)?

Yksinkertainen tiedoksianto tehdään kirjaamon ilmoituksella (biglietto di cancelleria), joka voidaan toimittaa paperimuodossa tai varmennetulla sähköpostilla (posta elettronica certificata, PEC) siviiliprosessilain 136 §:n mukaisesti (sellaisena kuin se on muutettuna lailla nro 183/2011). Ensin mainitussa tapauksessa ilmoitus koostuu kahdesta osasta, joista toinen lähetetään kirjaamosta vastaanottajalle, joka allekirjoittaa vastaanottotodistuksen, ja toinen arkistoidaan kirjaamossa. Jälkimmäisessä tapauksessa lähetetään viesti varmennetulla sähköpostilla osoitteeseen, joka asianajajan on ilmoitettava kanteessa tai muussa vireillepanoasiakirjassa.

Toinen yksinkertaisen tiedoksiannon tapa on säädetty pakolliseksi lakiasetuksen nro 179/2012 16 §:n 4 momentin voimaantulon myötä. Sen mukaan kaikki kirjaamon toimittamat tiedoksiannot on tehtävä ainoastaan sähköisesti varmennettuun sähköpostiosoitteeseen.

Ainoastaan siinä tapauksessa, että tiedoksiantoa ei voida tehdä varmennetulla sähköpostilla, se toimitetaan faksitse tai annetaan haastemiehelle virallista tiedoksiantoa varten.

Virallisen tiedoksiannon suorittaa haastemies toimittamalla sen suoraan vastaanottajalle kunnassa, jossa haastemiehen toimisto sijaitsee, ja postilähetyksenä kunnan ulkopuolelle (presidentin asetuksen nro 1229/1959 106 ja 107 §), ellei viranomainen tai asianosainen ole pyytänyt suoraa tiedoksiantoa. Tiedoksianto suoritetaan luovuttamalla vastaanottajalle alkuperäisen asiakirjan oikeaksi todistettu jäljennös (siviiliprosessilain 137 §). Luovutus on tehtävä arkipäivänä kello 7.00–21.00 (siviiliprosessilain 147 §).

Virallinen tiedoksianto suoraan vastaanottajalle: Haastemies luovuttaa jäljennöksen henkilökohtaisesti vastaanottajalle ensisijaisesti tämän kotona yksityisyyden suojelemiseksi tai muussa tapauksessa missä tahansa sellaisessa paikassa, jossa haastemies on toimivaltainen.

Kun luonnollinen henkilö tai oikeushenkilö on ilmoittanut tiedoksianto-osoitteekseen toisen henkilön tai yrityksen kotipaikan, luovutus on tehtävä ilmoituksessa mainitulle edustajalle, mikä vastaa toimitusta vastaanottajalle (siviiliprosessilain 141 §). Tätä sääntöä ei sovelleta häädön vahvistamista koskevan haastehakemuksen (citazione per convalida di sfratto), täytäntöönpanomääräyksen (titolo esecutivo) tai maksumääräyksen (precetto di pagamento) tiedoksiantoon, joita ei voida tehdä ilmoitettuun tiedoksianto-osoitteeseen.

Valtion viranomaisen lailliseksi tiedoksianto-osoitteeksi katsotaan valtion asiamiehen viraston (Avvocatura dello Stato) osoite (siviiliprosessilain 144 §).

Kun tiedoksianto tehdään oikeushenkilölle, jäljennös luovutetaan oikeushenkilön edustajalle tai muulle valtuutetulle henkilölle sen päätoimipaikassa tai, jos tällaista henkilöä ei tavoiteta, rakennuksen vahtimestarille. Tällaisessa tapauksessa tiedoksianto voidaan tehdä myös oikeushenkilöä edustavalle luonnolliselle henkilölle tiedoksiantoa luonnollisille henkilöille koskevien sääntöjen mukaisesti edellyttäen, että edustaja ja tämän asuinpaikka, kotipaikka tai olinpaikka on ilmoitettu tiedoksi annettavassa asiakirjassa (siviiliprosessilain 145 §).

Virallinen tiedoksianto postitse: Suoran luovutuksen sijasta virallinen tiedoksianto voidaan suorittaa postitse, ellei tätä ole nimenomaisesti kielletty laissa (siviiliprosessilain 149 §:n ja lain nro 890/1982 mukaisesti). Jos tiedoksianto suoritetaan siinä kunnassa, jossa tiedoksiannon suorittavan viranomaisen toimipaikka on, haastemies voi suorittaa tiedoksiannon postitse. Jos tiedoksianto on tehtävä kyseisen kunnan ulkopuolelle, haastemiehen on toimitettava se postitse. Tällaisissa tapauksissa asiakirjasta lähetään jäljennös erityisenä vastaanottotodistuksella varustettuna kirjattuna kirjeenä. Kirjekuoren ja vastaanottotodistuksen on oltava väriltään vihreitä ja niissä on noudatettava ennalta määritettyä mallia, jotta voidaan varmistaa niiden jäljitettävyys. Näin haastemies voi suorittaa tiedoksiannon myös sen alueen ulkopuolella, jolla hän on toimivaltainen.

6 Sallitaanko asiakirjojen sähköinen tiedoksianto (oikeudenkäynti- ja muiden asiakirjojen tiedoksianto sähköisten etäviestimien, kuten sähköpostin, suojatun verkkosovelluksen, faksin, tekstiviestin tms. välityksellä) siviilioikeudellisissa menettelyissä? Jos sallitaan, millaisissa menettelyissä tällaista tiedoksiantomenetelmää voidaan käyttää? Sovelletaanko tämän tiedoksiantomenetelmän käyttöön rajoituksia sen mukaan, millaiselle vastaanottajalle (esim. oikeusalan ammattilainen, oikeushenkilö, yritys tai muu elinkeinoelämän toimija) tiedoksianto on osoitettu?

Lakiasetuksen nro 179/2012 16 §:n 4 momentin voimaantulon myötä kirjaamon tiedoksiannot tehdään ainoastaan sähköisesti varmennettuun sähköpostiosoitteeseen. Kyseinen menettely on säädetty ensisijaiseksi yksinkertaisten tiedoksiantojen toimitustavaksi, ja sitä sovelletaan kaikissa menettelyissä. Ainoastaan siinä tapauksessa, että tiedoksiantoa ei voida tehdä varmennetulla sähköpostilla, se toimitetaan faksitse tai annetaan haastemiehelle virallista tiedoksiantoa varten.

Viralliset tiedoksiannot voidaan suorittaa varmennetulla sähköpostilla myös sen jälkeen, kun paperimuotoisesta asiakirjasta on otettu sähköinen jäljennös (siviiliprosessilain 149 bis §). Tämä menettely katsotaan myös virallisten tiedoksiantojen osalta tavalliseksi toimitustavaksi, jota voidaan käyttää suoraan vastaanottajalle tehtävän henkilökohtaisen luovutuksen sijasta, ja sitä voidaan soveltaa kaikissa menettelyissä.

Tämän menettelyn toimivuuden varmistamiseksi joidenkin tahojen on julkaistava varmennettu sähköpostiosoitteensa asiaankuuluvissa luetteloissa (oikeusalan ammattilaiset, oikeushenkilöt, kaupalliset yritykset ja julkiset elimet). Haastemies ja asianosaisen asianajaja voivat kuitenkin suorittaa tiedoksiannon lähettämällä oikeaksi todistetun ja sähköisellä allekirjoituksella varustetun sähköisen jäljennöksen varmennettuun sähköpostiosoitteeseen (siviiliprosessilain 149 bis §), joka on ilmoitettu julkisessa luettelossa.

Tiedoksiantoa koskevaan selostukseen on sisällyttävä asiakirjan sähköisen jäljennöksen ja alkuperäisen asiakirjan vastaavuutta koskeva todistus sekä palveluntarjoajan hyväksymisraportti ja raportti tiedoksiannon toimittamisesta vastaanottajan osoitteeseen, ja näihin molempiin on sisällyttävä viestin tunnistekoodi.

Yksinkertaista tai virallista tiedoksiantoa ei saa suorittaa muilla sähköisen viestinnän keinoilla (esimerkiksi tekstiviestillä tai muulla kuin varmennetulla sähköpostilla), sillä tällaisilla toimitustavoilla ei voida taata oikeusvarmuutta sen osalta, että vastaanottaja on saanut viestin.

7 Sijaistiedoksianto

7.1 Salliiko maanne laki muiden tiedoksiantomenetelmien käyttämisen silloin, kun asiakirjoja ei ole voitu toimittaa vastaanottajalle (esim. ilmoitus kotiosoitteeseen tai haastemiehelle, postitiedoksianto tai kuulutustiedoksianto).

Virallinen tiedoksianto suoraan vastaanottajalle

Luovutus voidaan myös tehdä vastaanottajan asuinpaikassa tai paikassa jossa vastaanottajalla on vakituinen olinpaikka (jos paikka ei ole tiedossa, kunnassa, jossa vastaanottaja oleskelee väliaikaisesti tai jossa tämän yrityksen päätoimipaikka sijaitsee) sen jälkeen, kun vastaanottajaa on etsitty vastaanottajan asunnosta, toimipaikasta tai paikasta, jossa tämä harjoittaa liiketoimintaa.

Jos vastaanottajaa ei tavata missään näistä paikoista, asiakirjasta voidaan luovuttaa jäljennös sinetöidyssä kirjekuoressa tämän perheenjäsenelle tai asunnossa tai toimipaikassa työskentelevälle henkilölle, joka ei saa olla alle 14-vuotias tai selvästi kykenemätön toimimaan vastaanottajana. Suljetussa ja sinetöidyssä kuoressa oleva jäljennös voidaan myös luovuttaa rakennuksen vartijalle tai naapurille allekirjoitettua kuittausta vastaan. Tässä tapauksessa luovutuksesta on ilmoitettava vastaanottajalle kirjatulla kirjeellä ilman vastaanottotodistusta. Jos vastaanottaja asuu vakituisesti kauppa-aluksella, asiakirja voidaan luovuttaa aluksen kapteenille (siviiliprosessilain 139 §).

Siviiliprosessilain 146 §:ssä säädetään, että jos kyseessä on palveluksessa oleva sotilas, joka ei voi ottaa asiakirjaa vastaan henkilökohtaisesti, luovutus voidaan tehdä yleiselle syyttäjälle, joka lähettää asiakirjan sen joukon komentajalle, johon sotilas kuuluu.

Jos luovutusta ei voida tehdä edellä kuvatuilla tavoilla, koska vastaanottaja tai muut henkilöt, jotka voivat ottaa asiakirjan vastaan, eivät ole paikalla, he ovat kykenemättömiä ottamaan asiakirjaa vastaan tai kieltäytyvät siitä, haastemies jättää jäljennöksen asiakirjasta suljetussa kirjekuoressa sen paikkakunnan kunnantalolle, jossa tiedoksianto on suoritettava, kiinnittää tätä koskevan ilmoituksen suljetussa ja sinetöidyssä kirjekuoressa vastaanottajan asunnon tai toimiston oveen ja lähettää asiasta ilmoituksen vastaanottotodistuksella varustettuna kirjattuna kirjeenä (siviiliprosessilain 140 §).

Virallinen tiedoksianto vastaanottajalle, jonka asuinpaikka, olinpaikka ja kotipaikka on tuntematon

Vastaanottajaa on etsittävä noudattaen asianmukaista huolellisuutta ja vilpittömän mielen periaatetta. Jos vastaanottajaa ei kuitenkaan löydy, virallinen tiedoksianto suoritetaan jättämällä asiakirjan jäljennös tämän viimeisen asuinpaikan kunnantalolle. Jos viimeinen asuinpaikka ei ole tiedossa, asiakirja jätetään vastaanottajan syntymäpaikan kunnantalolle. Jos kumpikaan näistä ei ole tiedossa, asiakirja luovutetaan yleiselle syyttäjälle (siviiliprosessilain 143 §).

Tuomioistuimen määräämät virallisen tiedoksiannon toteutustavat

Tuomioistuin voi määrätä myös omasta aloitteestaan, että virallinen tiedoksianto on suoritettava laissa määritetyistä tavoista poikkeavalla tavalla, erityisissä olosuhteissa tai kiireellisissä tapauksissa. Tapa voidaan määrittää vapaasti, mutta siinä on kuitenkin suojeltava vastaanottajan yksityisyyttä sekä puolustautumisoikeutta (siviiliprosessilain 151 §).

Yleinen tapa on valtuuttaa kirjeen toimitus lähetin välityksellä, sillä näin voidaan taata luovutus hyvin lyhyessä ajassa. Muut tavat, kuten sähkeet, ovat jo jääneet pois käytöstä.

Virallinen tiedoksianto julkisen kuulutuksen avulla

Tuomioistuin antaa asianosaisen pyynnöstä ja yleistä syyttäjää kuultuaan luvan tällaiseen tiedoksiantoon, jos vastaanottajia on paljon tai kaikkien vastaanottajien tunnistaminen on hankalaa.

Asiakirjan jäljennös jätetään sen paikan kunnantalolle, jossa käsittelystä vastaava haastemies toimii, ja asiakirjasta julkaistaan ote Italian virallisessa lehdessä. Tuomioistuin voi myös määrätä otteen julkaisemisesta laajalevikkisimmissä sanomalehdissä tai muilla julkaisukeinoilla (siviiliprosessilain 150 §).

7.2 Jos muita menetelmiä käytetään, milloin tiedoksiannon katsotaan tapahtuneen?

Henkilökohtainen luovutus muulle henkilölle kuin vastaanottajalle: Virallisen tiedoksiannon päivämääräksi katsotaan päivä, jona jäljennös on luovutettu tavoitetulle henkilölle. Kyseinen päivä on laillinen tiedoksisaamisen päivä, sillä vastaanottaja saa tosiasiallisesti tiedon asiakirjasta vasta myöhemmin.

Virallinen tiedoksianto siviiliprosessilain 140 §:n mukaisesti: Tiedoksiannon pätevyyden varmistamiseksi tarvitaan useita toimia, eikä niitä välttämättä tehdä saman päivän aikana. Lainsäädäntöä tulkitsevista ratkaisuista koostuvan vallitsevan oikeuskäytännön mukaan virallinen tiedoksianto on toteutunut hakijan osalta, kun viimeinen toimi on toteutettu eli kun asiakirjan jättämistä kunnantalolle koskevan ilmoituksen sisältävä kirjattu kirje on lähetetty, ja vastaanottajan osalta silloin kun kirjettä on säilytetty postitoimistossa kymmenen päivän ajan tai kun kirje on noudettu, jos se noudetaan ennen kyseistä päivää.

Virallinen tiedoksianto postitse: Virallinen tiedoksianto on toteutunut hakijan osalta sinä päivänä, jona asiakirja on jätetty haastemiehelle, ja vastaanottajan osalta vasta kun asiakirja on laillisesti saatu tiedoksi. Viimeksi mainituksi ajankohdaksi katsotaan kirjeen luovutuspäivä, joka on merkitty vastaanottotodistukseen. Jos henkilö, joka voi ottaa asiakirjan vastaan, ei ole paikalla tai hän kieltäytyy ottamasta sitä vastaan, kirje jätetään postitoimistoon. Tässä tapauksessa tiedoksiannon katsotaan toteutuneen päivänä, jona kirjettä on säilytetty postitoimistossa kymmenen päivän ajan tai jona kirje on noudettu, jos se noudetaan ennen kyseistä päivää. Jos asiasta ei kuitenkaan ole varmuutta, virallinen tiedoksianto katsotaan suoritetuksi kirjeen lähettäjälle palauttavan postitoimiston tekemässä ilmoituksessa olevan leiman päivämääränä.

Kirje, jota ei ole noudettu, on vastaanottajan saatavilla kuuden kuukauden ajan, jotta tämä voi tosiasiallisesti saada tiedon sen sisällöstä.

Virallinen tiedoksianto vastaanottajalle, jonka asuinpaikka, olinpaikka ja kotipaikka on tuntematon

Asiakirjan virallisen tiedoksiannon katsotaan toteutuneen 20 päivän kuluttua päivästä, jona se on jätetty tai luovutettu yleiselle syyttäjälle.

Tuomioistuimen määräämät virallisen tiedoksiannon toteutustavat

Virallisen tiedoksiannon päivä riippuu toteutustavasta.

Virallinen tiedoksianto julkisen kuulutuksen avulla

Virallisen tiedoksiannon katsotaan toteutuneen edellä kuvatulla tavalla, kun haastemies jättää tuomioistuimen pyynnöstä jäljennöksen asianosaisen toimea koskevasta raportista ja todisteasiakirjoista (esim. julkaisu Italian virallisessa lehdessä) sen tuomioistuimen kirjaamoon, jossa asia käsitellään.

Virallinen tiedoksianto varmennetulla sähköpostilla

Virallisen tiedoksiannon katsotaan toteutuneen, kun palveluntarjoaja asettaa sähköisen asiakirjan saataville vastaanottajan sähköpostiosoitteessa. Tiedoksiantopäiväksi katsotaan kuitenkin lähetyspäivä, sillä viestin lukemista ei voida vahvistaa.

7.3 Jos yksi mahdollinen menetelmä on asiakirjojen jättäminen tiettyyn paikkaan (esim. postiin), miten asia saatetaan vastaanottajan tietoon?

Virallinen tiedoksianto siviiliprosessilain 140 §:n mukaisesti: Haastemies kiinnittää vastaanottajan oveen suljetussa kirjekuoressa huomautuksen, johon sisältyvät asiakirjan olennaiset tiedot sekä kehotus noutaa asiakirja kunnasta. Lisäksi haastemies lähettää vastaanottajalle vastaavan huomautuksen vastaanottotodistuksella varustettuna kirjattuna kirjeenä.

Postivirkailija luovuttaa kyseisen kirjatun kirjeen vastaanottajalle tai muulle asiaankuuluvalle henkilölle. Jos vastaanottajaa tai muuta asiaankuuluvaa henkilöä ei löydy, kirje jätetään alueen toimivaltaiseen postitoimistoon kymmeneksi päiväksi, ja vastaanottajan postilaatikkoon jätetään jälleen kehotus noutaa kirje.

Virallinen tiedoksianto postitse: Postivirkailija, joka ei löydä vastaanottajaa tai muita valtuutettuja henkilöitä, ilmoittaa vastaanottajalle asiasta kirjatulla kirjeellä, jossa on ilmoitus asiakirjan jäljennöksen jättämisestä alueen postitoimistoon. Jos postivirkailija on luovuttanut ilmoituksen muulle valtuutetulle henkilölle kuin vastaanottajalle, hän lähettää vastaanottajalle kirjatulla kirjeellä ilmoituksen tiedoksiannosta. Jäljennöksen jättämistä ja tiedoksiantoa koskevilla ilmoituksilla täydennetään virallista tiedoksiantoa, ja postivirkailija vahvistaa allekirjoituksella niiden lähettämistä koskevan ilmoituksen alkuperäiseen vastaanottotodistukseen. Ilmoituksilla taataan, että vastaanottaja on tosiasiallisesti saanut asian tiedoksi. ne eivät vaikuta päivään, jona tiedoksiannon katsotaan toteutuneen, eli päivään, jona kirjettä on säilytetty postitoimistossa kymmenen päivän ajan tai jona kirje on noudettu, jos se noudetaan ennen kyseistä päivää.

Postinkantajan toiminnan edellytyksenä on, että vastaanottajalla on postilaatikko, johon kirjeitä voidaan ottaa vastaan ja johon on merkitty vastaanottajan nimi.

7.4 Mitkä ovat seuraukset, jos vastaanottaja kieltäytyy vastaanottamasta asiakirjoja? Katsotaanko asiakirjat tosiasiallisesti tiedoksiannetuiksi, jos vastaanottajalla ei ollut laillista perustetta kieltäytyä niiden vastaanottamisesta?

Jos vastaanottaja kieltäytyy ottamasta ilmoitusta vastaan, haastemies lisää tästä maininnan asiakirjaan, ja virallinen tiedoksianto katsotaan suoritetuksi (siviiliprosessilain 138 §).

Jos vastaanottaja kieltäytyy ottamasta vastaan kirjettä tai allekirjoittamasta vastaanottotodistusta, postivirkailija lisää tästä maininnan vastaanottotodistukseen, ja virallinen tiedoksianto katsotaan päteväksi.

8 Postitiedoksianto ulkomailta (tiedoksiantoasetuksen 14 artikla)

8.1 Jos posti toimittaa ulkomailta lähetetyn asiakirjan maassanne olevalle vastaanottajalle tilanteessa, jossa edellytetään saantitodistusta (tiedoksiantoasetuksen 14 artikla), toimittaako posti asiakirjan ainoastaan vastaanottajalle itselleen vai saako se postinjakelua koskevien kansallisten sääntöjen mukaan luovuttaa asiakirjan myös samassa osoitteessa asuvalle toiselle henkilölle?

Aiheesta säädetään televiestintäviranomaisen päätöksessä 385/13/CONS, joka on julkaistu 16. heinäkuuta 2013 Italian virallisessa lehdessä nro 165, joka on saatavilla osoitteessa http://www.agcom.it/. Postivirkailija lähettää kirjatun kirjeen vastaanottajalle ilmoitettuun osoitteeseen tai kirjattujen kirjeiden lähettämistä koskevassa lainsäädännössä tarkoitetuille muille asiaankuuluville henkilöille, joita ovat perheenjäsenet, asuinkumppanit, työtoverit, rakennuksen vahtimestari tai naapurit, jotka suostuvat ottamaan lähetyksen vastaan. Suoraan yrityksille, oikeushenkilöille ja yhdistyksille osoitetut kirjatut kirjeet lähetetään niiden lailliselle edustajalle tai valtuutetulle henkilöstön jäsenelle.

8.2 Miten tiedoksiantoasetuksen 14 artiklan mukainen asiakirjojen tiedoksianto toisesta jäsenvaltiosta tapahtuu (mahdollisuuksien mukaan postinjakelua koskevia kansallisia sääntöjänne noudattaen, ks. edellinen kysymys), jos toimitusosoitteessa ei tavoiteta vastaanottajaa eikä ketään muutakaan valtuutettua henkilöä?

Jos postivirkailija ei löydä vastaanottajaa eikä ketään muutakaan valtuutettua henkilöä, hän jättää kirjeen alueen toimivaltaiseen postitoimistoon.

8.3 Varaako posti tietyn ajan asiakirjojen noutamista varten ennen kuin se palauttaa ne lähettäjälle sillä perusteella, että vastaanottajaa ei ole tavoitettu? Jos varaa, miten vastaanottajalle saadaan tieto siitä, että hänelle on saapunut kirje, joka on noudettavissa postista?

Oikeudenkäyntiasiakirjojen säilytysaika postitoimistossa on 10 päivää. Luovutuksesta vastaava postivirkailija on ilmoittanut säilytyksestä vastaanottajalle suljetussa kirjekuoressa olevalla ilmoituksella vastaanottotodistuksella varustettuna kirjattuna kirjeenä. Jos vastaanottaja ei ole paikalla, ilmoitus on kiinnitettävä vastaanottajan oveen tai jätettävä asunnon postilaatikkoon. Kyseiseen ilmoitukseen on sisällyttävä nimenomainen pyyntö noutaa kirje enintään kuuden kuukauden kuluessa sekä huomautus siitä, että virallinen tiedoksianto katsotaan suoritetuksi kymmenen päivän kuluttua sen jättämisestä ja että jos kirjettä ei noudeta kyseisten kuuden kuukauden kuluttua, asiakirja palautetaan lähettäjälle.

Kun kirjatun kirjeen lähettämisestä on kulunut kymmenen päivää eikä vastaanottaja tai tämän valtuuttama henkilö ole noutanut sitä, vastaanottotodistus palautetaan lähettäjälle kahden päivän kuluttua (tämä määräaika on säädetty laissa nro 205/2017, joka tulee voimaan 1. kesäkuuta 2018) kirjattuna kirjeenä, jossa ilmoitetaan, minä päivänä säilytysaika on kulunut loppuun ja minä päivänä virallinen tiedoksianto katsotaan näin ollen suoritetuksi. Jos vastaanottaja ei ole noutanut kirjettä kuuden kuukauden kuluttua siitä päivästä, jona kirje on jätetty postitoimistoon, se palautetaan lähettäjälle.

9 Laaditaanko tiedoksiannosta kirjallinen todistus?

Tiedoksiannosta vastaava henkilö lisää alkuperäiseen asiakirjaan ja sen jäljennökseen selostuksen, jossa on mainittava luovutuspäivämäärä, ‑tapa ja ‑paikka, jotta menettelyn asianmukaisuutta voidaan arvioida. Selostuksessa on mainittava mahdolliset suoritetut tiedustelut, muun muassa asukasrekisterissä (siviiliprosessilain 148 §).

Postitse suoritettua virallista tiedoksiantoa koskevassa selostuksessa on mainittava kirjeen lähetyspäivämäärä sekä lähettävä postitoimisto. Mukaan liitetään vastaanottotodistus, joka on palautettava lähettäjälle, sillä se on asiakirjatodiste virallisesta tiedoksiannosta.

Jos postivirkailija vahvistaa vastaanottotodistuksessa, että vastaanottaja on tuntematon tai muuttanut kirjekuoressa mainitusta osoitteesta, virallista tiedoksiantoa ei katsota suoritetuksi.

Haastemiehen laatima selostus on todistusvoimainen asiakirja tapahtumista haastemiehen läsnä ollessa ja hänelle esitetyistä lausunnoista, ellei sitä osoiteta vääräksi. Se on todistusvoimainen, elleivät muut seikat, joita hän ei ole itse varmentanut (esim. onko asiakirjan vastaanottanut henkilö vastaanottajan perheenjäsen tai työntekijä), osoittaudu paikkansapitämättömiksi.

10 Mitä tapahtuu, jos asiakirjan vastaanottaja ei saa asiakirjaa tai jos tiedoksianto on tapahtunut säännösten vastaisesti (asiakirja on esimerkiksi toimitettu sivulliselle)? Voiko tiedoksianto silti olla pätevä (voidaanko säännösten rikkominen korjata) vai täytyykö asiakirja antaa uudelleen tiedoksi?

Virallinen tiedoksianto on pätemätön, jos ei ole noudatettu säädettyjä vaatimuksia, joilla taataan laillisen tiedoksisaamisen periaate, eli jos ei ole noudatettu säännöksiä siitä, kenelle jäljennös on luovutettava, tai jos ei ole täysin varmaa, kenelle tai milloin jäljennös on luovutettu (siviiliprosessilain 160 §).

Luovutuksen pätemättömyys korjaantuu, jos tiedoksiannon tavoite on saavutettu (esim. vastaaja saapuu oikeuteen). Jos näin ei tapahdu, tiedoksianto on uusittava.

Jos tiedoksiannon toteutumisesta alkaa preklusiivisen eli mahdollisesti oikeuden menettämiseen johtavan määräajan kuluminen, tiedoksiantamisajankohdan epävarmuudesta johtuvaa tilannetta ei voida korjata. Jos alkuperäisessä asiakirjassa ja jäljennöksessä on merkitty tiedonannon toteutumisajankohdaksi eri päivämäärät, oikeaksi päivämääräksi katsotaan vastaanottajan jäljennökseen merkitty päivämäärä, jotta voidaan taata vastaajan puolustautumisoikeus.

Vallitsevan oikeuskäytännön mukaan virallinen tiedoksianto ei ole toteutunut, jolloin sitä ei myöskään voida korjata, jos asiakirjaa ei ole luovutettu lainkaan tai jos se on luovutettu sellaiseen paikkaan tai sellaiselle henkilölle, jolla ei ole mitään yhteyttä vastaanottajaan. Toinen korjauskelvoton muotovirhe on tilanne, jossa alkuperäinen asiakirja ja jäljennös eroavat toisistaan siten, että vastaanottajalla ei ole mahdollisuutta puolustautua. Jos tiedoksianto ei ole toteutunut, virhe ei ole korjattavissa, vaan asiakirja on annettava uudelleen tiedoksi.

11 Maksaako asiakirjan tiedoksianto ja jos maksaa, niin kuinka paljon?

Siviiliasioissa virallista tiedoksiantoa pyytävän on suoritettava etukäteen maksu, joka muodostuu valtionkassaan maksettavasta maksusta, lähetyskuluista ja matkakuluista, jotka aiheutuvat haastemiehelle tämän toimipaikan ulkopuolella toteutetuista toimista.

Asiasta säädetään 30. toukokuuta 2002 annetussa presidentin asetuksessa nro 115 (konsolidoitu säädös tuomioistuinmenettelyjen maksuista), jossa vahvistetaan myös maksujen suuruus. Jos kyseessä on viran puolesta toteutettava virallinen tiedoksianto, asian vireille paneva osapuoli suorittaa etukäteen palkkiot, matkakulut ja lähetyskulut, joiden kiinteä määrä on 27,00 euroa. Jos kyseessä on asianosaisten pyynnöstä toteutettava virallinen tiedoksianto, hakija suorittaa presidentin asetuksen nro 115/2002 34 §:ssä ja sitä seuraavissa pykälissä vahvistetun määrän, joka vaihtelee vastaanottajien lukumäärän, etäisyyden (kilometreinä) sekä asian kiireellisyyden mukaan.

Joissakin menettelyissä, kuten työ- ja sosiaaliturva-asioita sekä avioeron ja asumuseron syitä koskevissa asioissa, joissa asianosainen saa valtion varoista maksettavaa oikeusapua, asianosaisen on maksettava virallisesta tiedoksiannosta aiheutuvat kulut, jotka korvataan myöhemmin valtionkassasta.

Asetuksen N:o 1393/2007 mukaisesti toteutettavista virallisista tiedoksiannoista ei peritä maksua lukuun ottamatta kuluja, jotka aiheutuvat haastemiehen tai vastaanottavan jäsenvaltion lainsäädännön mukaan toimivaltaisen muun henkilön toimenpiteistä. Näiden kulujen on vastattava jäsenvaltion ennalta määräämää kiinteää maksua, joka on suhteellisuuden ja syrjimättömyyden periaatteiden mukainen (asetuksen N:o 1393/2007 11 artikla).

Päivitetty viimeksi: 03/12/2020

Tämän sivuston eri kieliversioita ylläpitävät Euroopan oikeudellisen verkoston kansalliset yhteysviranomaiset. Käännökset on tehty Euroopan komissiossa. Muutokset, joita jäsenvaltiot ovat saattaneet tehdä tekstin alkuperäisversioon, eivät välttämättä näy käännöksissä. Komissio tai Euroopan oikeudellinen verkosto eivät ole vastuussa tiedoista, joita esitetään tai joihin viitataan tällä sivustolla. Ks. oikeudellinen huomautus, josta löytyvät tästä sivustosta vastaavan jäsenvaltion tekijänoikeussäännöt.