1 Hvad betyder det retlige begreb "forkyndelse" i praksis? Hvorfor findes der særlige regler for forkyndelse af dokumenter?
Forkyndelse af dokumenter betyder fremsendelse af dokumenter til en person.
De særlige bestemmelser om forkyndelse af dokumenter har til formål at sikre bevis for, at bestemte inden- og udenretslige dokumenter er blevet tilstillet en person, og der dermed foreligger dokumentation for tidspunkt, sted og måde for overgivelsen, og for at de er modtaget af den rette person, såvel inden for rammerne af en retssag (indenretslige dokumenter) som uden for (udenretslige dokumenter).
2 Hvilke dokumenter skal formelt forkyndes?
Beslutninger, der træffes som led i en retssag, skal forkyndes af domstolskontorerne (Oficinas Judiciales) via de fælles centre for forkyndelse af dokumenter (Servicios Comunes Procesales de Actos de Comunicación)).
Retslige dokumenter omfatter:
1. Meddelelser, når disse har til formål at underrette om en afgørelse eller et retligt skridt.
2. Tilsigelser, hvor den pågældende skal møde personligt og varetage sine interesser inden en bestemt frist.
3. Stævninger med angivelse af sted, dato og klokkeslæt, hvor adressaten skal møde for retten og varetage sine interesser.
4. Påbud, hvorved adressaten i overensstemmelse med lovgivningen pålægges at gøre eller afholde sig fra at gøre noget.
5. Retskendelser, som kræver frigivelse af attester eller beviser eller udførelse af en anden handling, som justitssekretærer, notarer eller retsembedsmænd har kompetence til at udføre.
6. Memoranda med henblik på kommunikation med udenretslige myndigheder og embedsmænd.
Ethvert dokument, retten har fået forelagt under sagen, hvad enten det er fremlagt af parterne, af tredjemand på anmodning af retten eller af sagkyndige udpeget af retten, skal forkyndes.
Udenretslige dokumenter (f.eks. notarialakter), jf. Den Europæiske Unions Domstols definition i sag C-223/14 (Tecom Mican), forkyndes også uden for rammerne af en retslig procedure, således som Domstolen fastslog i sag C-14/08 (Roda Golf).
3 Hvem har ansvaret for forkyndelse af dokumenter?
Dokumenter forkyndes under ledelse af en justitssekretær (Letrado de la Administración de Justicia (betegnet Secretario Judicial indtil 2015), som er ansvarlig for, at forkyndelsen foretages korrekt.
4 Adresseforespørgsler
4.1 Gør den myndighed, der i henhold til Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 1393/2007 af 13. november 2007 om forkyndelse i medlemsstaterne af retslige og udenretslige dokumenter i civile og kommercielle sager er udpeget til at modtage adresseforespørgsler, af egen drift et forsøg på at finde ud af, hvor adressaten for de dokumenter, der skal forkyndes, befinder sig, hvis vedkommende ikke længere bor på den adresse, som den anmodende myndighed har angivet?
Nej, den anmodende myndighed skal spørge om adressatens opholdssted ved at udfylde standardformularen i forordning (EF) nr. 1206/2001.
4.2 Har udenlandske judicielle myndigheder og/eller parter i retssager adgang til registrer eller tjenester i medlemsstaten, der gør det muligt at finde frem til personens aktuelle adresse? Hvis ja, hvilke registre eller tjenesteydelser findes, og hvilken fremgangsmåde skal følges? Hvilke gebyrer skal i givet fald betales?
Spanien har intet åbent register af den art. Spanske domstole har dog en række databaser med begrænset adgang til rådighed (Punto Neutro Judicial-netværket), som de kan benytte, når der er rimelig grund til det, og hvor de kan fremsætte forespørgsler om adresser og ejendom. Hvis retten således ikke kender adressen på den fysiske eller juridiske person, dokumentet skal forkyndes for, skal den foretage en søgning i de databaser, domstolene har til rådighed.
For at foretage søgningen skal myndigheden have oplysninger om det spanske identitetskort eller skatteregistreringsoplysninger for den person, forespørgslen vedrører, eller den pågældendes identitetsnummer som udenlandsk statsborger med bopæl i Spanien. Hvis den berørte person ikke har spanske identitetspapirer, vil myndigheden skulle give andre oplysninger ud over personens fulde navn, f.eks. dennes pasnummer, fødselsdato eller nationalitet, eftersom søgningen måske ikke giver resultater uden disse oplysninger. Der opkræves ikke et gebyr herfor.
Parterne kan endvidere benytte andre offentlige registre for at få oplysninger om adressen. For at få adgang til disse registre skal der betales et gebyr, som varierer, alt efter hvilke oplysninger der ønskes.
4.3 Hvorledes behandler myndighederne i medlemsstaten en forespørgsel, der er afgivet i medfør af reglerne i Rådets forordning (EF) nr. 1206/2001 af 28. maj 2001 om samarbejde mellem medlemsstaternes retter om bevisoptagelse på det civil- og handelsretlige område, og som har til formål at finde frem til en persons aktuelle adresse?
Når den kompetente spanske myndighed har modtaget formular A, jf. Rådets forordning nr. (EF) 1206/2001 af 28. maj 2001, med anmodning om en søgning på en persons aktuelle adresse, konsulterer domstolskontoret de databaser, som indeholder oplysninger om person- og forretningsadresser.
Hvis formularen indeholder en anmodning om forkyndelse af dokumenter ifølge forordning nr. 1393/2007, og adresseforespørgslen viser, at den spanske myndighed ikke har stedlig kompetence til at forkynde de pågældende dokumenter, skal den i henhold til forordningens artikel 6, stk. 4, sende anmodningen videre til den kompetente modtagende instans og underrette den fremsendende instans herom under anvendelse af standardformularen.
5 Hvordan finder en forkyndelse sædvanligvis sted i praksis? Er der alternative metoder, som kan anvendes (bortset fra subsidiær forkyndelse som omhandlet i punkt 6 nedenfor)?
Dokumenter kan under en justitssekretærs (Letrado de la Administración de Justicia) ansvar forkyndes på en af følgende måder:
1. Via en advokat såfremt der er tale om dokumenter stilet til personer, som advokaten repræsenterer i sagen.
2. Pr. post, telegram, e-mail eller andre elektroniske midler, som sikrer en pålidelig registrering af modtagelse, dato og tidspunkt for modtagelse samt indholdet af de forkyndte dokumenter.
3. Ved personlig levering til adressaten af en ordret gengivelse af den afgørelse, der skal forkyndes for ham, det påbud, der er udstedt af retten eller justitssekretæren, eller en stævning eller et påbud om at træffe en foranstaltning.
4. Under alle omstændigheder af medarbejdere i det spanske retsvæsen (Administración de Justicia) ved hjælp af telekommunikation i sager, der involverer anklagemyndigheden, statens juridiske tjeneste, de retlige rådgivere for det spanske parlament og lovgivende forsamlinger eller de juridiske tjenester under socialministeriet, de øvrige ministerier i de selvstyrende regioner eller de lokale myndigheder, såfremt adressaten ikke har valgt en advokat.
Dokumenter anses for at være blevet behørigt forkyndt, hvis forkyndelsesrapporten indeholder tilstrækkelig dokumentation for, at de relevante dokumenter blev leveret på den pågældende persons hjemmeadresse, på den e-mailadresse, der er godkendt til formålet, via en elektronisk forkyndelsesportal eller via et hvilket som telekommunikationsmiddel eller elektronisk middel, som adressaten har valgt.
6 Er elektronisk forkyndelse af dokumenter (forkyndelse af retslige og udenretslige dokumenter ved hjælp af elektronisk kommunikation, som f.eks. e-mail, internetbaseret sikker applikation, fax, sms etc.) tilladt i civile retssager? I bekræftende fald, i hvilken type sager kan denne metode anvendes? Gælder der begrænsninger med hensyn til tilgængeligheden af/adgang til denne metode til forkyndelse af dokumenter, afhængig af hvem adressaten er (advokat, juridisk person, virksomhed eller andre, såsom erhvervsdrivende)?
I Spanien er man i færd med at indføre elektronisk sagsbehandling på dette område i henhold til lov nr. 18 af 5. Juli 2011 om anvendelse af informations- og kommunikationsteknologi indenfor retsvæsenet.
For at kunne benytte sig heraf skal de berørte tilmelde sig den elektroniske service på et af justitskontorerne (Sedes Judiciales Electrónicas).
I henhold til artikel 273, stk. 3, i retsplejeloven (Ley de Enjuiciamiento civil) er aktørerne indenfor justitsvæsenet forpligtet til at anvende de eksisterende elektroniske systemer i forbindelse med behandlingen af dokumenter, herunder stævninger, på en sådan måde, at der er sikkerhed for, at disse dokumenter er ægte, og der foreligger bevis for afleveringen og modtagelsen heraf. Følgende retssubjekter er under alle omstændigheder forpligtet til at kommunikere med justitsvæsenet med elektroniske midler:
a) Juridiske personer.
b) Enheder uden retlig handleevne (entidades sin personalidad jurídica).
c) Personer, der udøver selvstændig virksomhed, som drives i selskabsform.
d) Notarer og registradores.
e) Personer, der repræsenterer en person, der er forpligtet til at kommunikere med justitsvæsenet med elektroniske midler.
f) Offentligt ansatte i forbindelse med opgaver, som de udfører i embeds medfør.
7 »Subidiær« forkyndelse
7.1 Er der efter lovgivningen i medlemsstaten mulighed for at anvende andre former for forkyndelse i tilfælde, hvor det ikke har været muligt at forkynde dokumenter til adressaten (f.eks. meddelelse efterladt på den pågældendes adresse, meddelelse til fogedretten, postforkyndelse eller mærkatmeddelelse)?
Hvis en kopi af afgørelsen eller stævningen skal sendes anbefalet eller pr. telegram med modtagelsesbevis eller ved andre lignende midler, som gør det muligt at arkivere en pålidelig kvittering for modtagelsen af forkyndelsen, modtagelsesdatoen og indholdet af det forkyndte dokument, skal justitssekretæren indføre en erklæring i sagens akter med oplysninger om dokumentets afsendelse og indhold og, hvor det er relevant, vedlægge sagsakterne modtagelsesbeviset, det middel, hvorved modtagelsen blev registreret, eller dokumentation fra advokaten, som viser, at denne har foretaget forkyndelsen.
Forkyndelse ved (offentlig) meddelelse kan i Spanien kun godkendes af den retsinstans, der har til opgave at træffe afgørelse i hovedsagen, idet det antages, at forsøg på at foretage forkyndelsen på de adresser, der er fremkommet gennem søgning efter den persons opholdssted, for hvem dokumenterne skal forkyndes, ikke er lykkedes, jf. artikel 164 i retsplejeloven. Derfor må justitssekretæren som den modtagende instans for en anmodning om forkyndelse ifølge forordning (EF) nr. 1393/2007 ikke godkende forkyndelse ved (offentlig) meddelelse, da denne ikke har til opgave at behandle hovedsagen, men blot skal yde retslig bistand.
7.2 Hvis andre metoder anvendes, hvornår anses dokumenterne da for at være blevet forkyndt?
Dokumenter anses for at være blevet forkyndt, hvis de lovfæstede krav for den enkelte type forkyndelse er opfyldt.
Under alle omstændigheder skal de anvendte metoder gøre det muligt at arkivere en pålidelig kvittering for modtagelsen af det forkyndte dokument, modtagelsesdato og -tidspunkt samt indholdet.
Hvis en kopi af afgørelsen eller stævningen skal sendes anbefalet eller pr. telegram med modtagelsesbevis eller ved andre lignende midler, som gør det muligt at arkivere en pålidelig kvittering for modtagelsen af forkyndelsen, modtagelsesdatoen og indholdet af det forkyndte dokument, skal justitssekretæren indføre en erklæring i sagens akter med oplysninger om dokumentets afsendelse og indhold og, hvor det er relevant, vedlægge sagsakterne modtagelsesbeviset, det middel, hvorved modtagelsen blev registreret, eller dokumentation fra advokaten, som viser, at denne har foretaget forkyndelsen.
7.3 Hvis en anden form for forkyndelse består i deponering af dokumenterne på et bestemt sted (f.eks. på et postkontor), hvordan får adressaten så meddelelse om deponeringen?
Hvis meddelelsen eller dokumentet ikke kan leveres med post, efterlader postfunktionæren en meddelelse til adressaten om, at brevet eller dokumentet er sendt til vedkommende og kan afhentes af denne på et nærmere angivet posthus inden for en bestemt periode.
Embedsmænd fra domstolskontoret kan også have gjort et forsøg på at foretage forkyndelse, og i så fald vil der blive lagt en meddelelse i adressatens postkasse om, i hvilken periode dokumentet kan afhentes ved retten.
Såfremt adressaten bor i den retskreds, hvor domstolen ligger, og de pågældende dokumenter ikke er væsentlige for, om man møder med eller uden advokat i sagen, kan der ved alle de midler, der er nævnt i første afsnit, sendes en indkaldelse til at møde ved den pågældende ret med henblik på forkyndelse af en retsafgørelse eller et andet processuelt skridt, udstedelse af et forbud eller videregivelse af processkrifter.
Meddelelsen skal indeholde en tilpas detaljeret forklaring på, hvorfor adressaten skal møde for retten, en angivelse af processkrifterne, og hvilken sag indkaldelsen vedrører, samt en advarsel om, at hvis adressaten ikke møder inden for den angivne periode uden at have en gyldig grund hertil, vil videregivelsen eller offentliggørelsen anses for at være sket.
7.4 Hvis adressaten afviser at modtage dokumenterne, hvilken retsvirkning har det så? Anses dokumenterne for at være forskriftsmæssigt forkyndt, hvis afvisningen ikke var berettiget?
Afviser adressaten at acceptere forkyndelsen uden gyldig grund, anses dokumenterne for at være blevet forkyndt for vedkommende og vil have de samme retsvirkninger, som de ville have haft, hvis de var blevet forkyndt, idet det forudsættes, at de forskellige processuelle frister regnes fra dagen efter afvisningen, jf. artikel 161, stk. 2, i den civile retsplejelov.
8 Postforkyndelse fra udlandet (artikel 14 i forkyndelsesforordningen)
8.1 Hvis postvæsenet leverer et dokument sendt fra udlandet til en adressat i medlemsstaten i en situation, hvor bekræftelse af modtagelsen er påkrævet (artikel 14 forkyndelsesforordningen), afleverer postvæsenet så kun dokumentet til adressaten selv, eller kan det i overensstemmelse med de nationale regler om postudbringning også aflevere dokumentet til en anden person, der befinder sig på samme adresse?
Ifølge loven skal postforsendelser alt efter type enten afleveres til adressaten eller en af denne bemyndiget person eller afleveres i postbokse på posthuset eller lægges i postkasser ved bopælen. En person anses for at være godkendt af adressaten til at modtage postforsendelser på sidstnævntes hjemmeadresse, forudsat at den pågældende kan identificere sig og påtage sig ansvaret for de leverede forsendelser, medmindre vedkommende udtrykkeligt modsætter sig det.
8.2 Hvordan kan forkyndelse af dokumenter fra udlandet i medfør af artikel 14 i forordning nr. 1393/2007 finde sted, hvis hverken adressaten eller nogen anden person, der er bemyndiget til at modtage dokumenterne (hvis der efter de nationale regler om postudbringning er mulighed herfor — se ovenfor) er antruffet på adressen?
Lovgivningen skal indeholde bestemmelser for situationer, hvor postforsendelser af en eller anden grund ikke kan leveres til adressaten eller returneres til afsenderen. Disse bestemmelser skal omfatte regler for proceduren til at fastslå adressatens adresse, postforsendelsernes oprindelse og destination, afsenderens indkaldelse til retsmøde og midlertidig opbevaring, tilbagetagelse og bortskaffelse af forsendelser.
8.3 Accepterer postvæsenet en bestemt frist for afhentning af dokumenterne, før de sender dokumenterne tilbage til afsenderen? Hvis ja, hvordan underrettes adressaten om, at der ligger post til afhentning på postkontoret?
Postfunktionæren efterlader en besked til adressaten om, at han/hun skal afhente et brev på det anførte posthus inden for den anførte frist. Bliver forsendelsen ikke afhentet inden for den fastsatte frist, vil det blive registreret, og forsendelsen vil blive returneret til afsenderen.
9 Er der noget skriftligt bevis for, at dokumentet er forkyndt?
Den udpegede postfunktionær formodes at handle ærligt og pålideligt, for så vidt angår omdeling, aflevering og modtagelse af meddelelser fra administrative og retslige organer, eller i tilfælde af at modtagelse nægtes, eller det viser sig umuligt at forkynde stævningen, hvad enten det sker fysisk eller ved telekommunikation.
Personlig forkyndelse ved en retsmedarbejder skal dokumenteres i en skriftlig rapport, hvori retsmedarbejderen anfører resultatet af forkyndelsen. Hvis forkyndelsen kan foretages for adressaten selv, omfatter forkyndelsesrapporten adressatens underskrift eller en angivelse af vedkommendes afvisning af at kvittere for modtagelsen sammen med en meddelelse om, at forkyndelsen skal anses for at være sket (se spørgsmål 7.4).
Hvis den adresse, hvor det forsøges at forkynde stævningen, er adressatens hjemmeadresse ifølge det lokale folke- eller skatteregister eller ifølge et andet officielt register eller en publikation fra en brancheorganisation, eller det er en social institution eller lokaler, sagsøgte lejer, og adressaten ikke kan findes der, kan stævningen i en forseglet kuvert i henhold til artikel 160, stk. 3, i den civile retsplejelov forkyndes for enhver ansat eller ethvert familiemedlem eller en person, adressaten bor sammen med, som er over 14 år, og som befinder sig på adressen, eller for ejendommens vicevært, hvis der er en sådan. I alle disse tilfælde, skal den, der forkynder stævningen, underrette modtageren om, at denne er forpligtet til at overdrage kopien af afgørelsen eller stævningen til den person, den er stilet til, eller underrette den pågældende om, at den er kommet, hvis han/hun kender adressatens opholdssted. Den, der forkynder stævningen, skal under alle omstændigheder gøre modtageren opmærksom på dennes ansvar for at beskytte adressatens data.
Såfremt dokumentet er adresseret til adressatens faste arbejdssted, sker forkyndelsen i adressatens fravær for en person, som erklærer at kende den pågældende, eller – hvis der findes et kontor, der har ansvaret for at modtage dokumenter eller genstande – for lederen af dette kontor, og i så fald skal den, som foretager forkyndelsen, gøre modtageren opmærksom på de i ovenstående afsnit anførte punkter.
Navnet på adressaten, der skal modtage dokumentet, samt dato og tidspunkt, hvor adressaten blev opsøgt, men ikke fundet hjemme, vil blive indført i forkyndelsesrapporten, og det samme gælder navnet på den person, som modtager kopien af afgørelsen eller stævningen, samt sidstnævntes forhold til adressaten. Ethvert dokument, der forkyndes på denne måde, har fuld retsvirkning.
10 Hvad sker der, hvis noget går galt, og adressaten ikke modtager dokumentet, eller forkyndelsen sker i strid med reglerne (f.eks. hvis dokumentet forkyndes for tredjemand)? Kan forkyndelsen af dokumentet alligevel være gyldig (dvs. kan den manglende iagttagelse af reglerne afhjælpes), eller skal dokumentet forkyndes på ny?
Processkrifter, der ikke fremsendes på den måde, der er foreskrevet i lovgivningen, anses for at være en nullitet. Ifølge Domstolens praksis, således som den fandt udtryk i dommen i sag C-354/15, Henderson, skal processkrifter under alle omstændigheder oversættes til et sprog, som adressaten forstår, til et officielt sprog i den anmodede medlemsstat, eller til et officielt sprog på det område, hvor forkyndelsen foretages. Desuden skal standardformularen i bilag II til forordningen anvendes, og den skal udfyldes på den måde, som forordningen foreskriver.
11 Skal der betales for forkyndelse af et dokument og i givet fald, hvor meget?
Såfremt forkyndelsen foretages af en domstol, domstolskontoret eller det fælles center for forkyndelse, vil forkyndelsesomkostningerne blive afholdt af den relevante retsinstans, således at den anmodende part ikke skal betale et gebyr.
