Ce informații sunt disponibile în Registrul comerțului din Estonia și în registrul asociațiilor și fundațiilor non-profit?

Registrul comerțului și registrul asociațiilor și fundațiilor non-profit sunt ținute de oficiul registrului de la instanța teritorială din Tartu. Registrele sunt ținute la instanțe pentru a asigura statutul independent și expertiza juridică a operatorului de registru. Aceste registre au o mare forță juridică și obiectivul lor este garantarea securității juridice. O mențiune în Registrul comerțului este considerată ca fiind corectă și opozabilă terților, cu excepția cazului în care terțul cunoștea sau ar fi trebuit să cunoască faptul că mențiunea nu era corectă. O mențiune se consideră ca neaplicabilă tranzacțiilor care sunt încheiate în termen de cincisprezece zile de la data înscrierii în cazul în care o terță parte dovedește că nu avea cunoștință sau ar fi putut să aibă cunoștință de conținutul mențiunii. Astfel, un terț de bună-credință poate avea încredere în veridicitatea mențiunilor din registrul și să presupună, de exemplu, la încheierea unui contract, că persoana care figurează în registru ca membru al Consiliului de administrație dispune de o delegare de semnătură pentru societatea în cauză.

Unele situații juridice nu sunt valabile decât în cazul în care acestea sunt înscrise în registru: de exemplu, delegarea de semnătură a unui membru al consiliului de administrație poate fi limitată în actul constitutiv sau în contractul încheiat cu un membru al consiliului de administrație, însă numai limitările înscrise în registru sunt opozabile terților.

Anumite circumstanțe importante intră în vigoare din momentul în care se efectuează mențiunea în registru: de exemplu, majorarea capitalului social al unei societăți produce efecte din momentul în care este înscrisă în Registrul comerțului, și nu din momentul în care este luată decizia de majorare a capitalului social sau din momentul în care sunt făcute efectiv contribuțiile. Același lucru este valabil și în cazul înființării unei entități juridice, a modificării statutului sau a fuziunii, divizării și transformării.

Registrele sunt ținute în versiune electronică.

Oficiul registrului de la instanța teritorială din Tartu administrează Registrul comerțului privind persoanele care desfășoară o activitate independentă, societățile comerciale [societăți pe acțiuni, societăți cu răspundere limitată, societăți în nume colectiv, societăți în comandită simplă, asociații comerciale, societăți europene (Societas Europaea), societăți cooperative europene (Societas Cooperativa Europaea) și grupările europene de cooperare teritorială] și filialele societăților comerciale străine cu sediul în Estonia.

Registrul asociațiilor și fundațiilor non-profit conține informații privind asociațiile și fundațiile non-profit (se consideră că asociațiile non-profit cuprind partide politice și alte asociații fără scop lucrativ, precum și sindicate, biserici, congregații, asociații de congregații și mănăstiri) cu sediul în Estonia. Registrul asociațiilor și fundațiilor non-profit include și registrul asociațiilor în domeniul locuințelor.

Pentru fiecare persoană care desfășoară o activitate independentă, pentru fiecare entitate juridică și filială a unei societăți străine, în Registrul comerțului sau în registrul asociațiilor și fundațiilor non-profit se deschid următoarele:

• un card de înregistrare;
• un dosar comercial (în Registrul comerțului) sau un dosar public (în cazul asociațiilor, al fundațiilor și al asociațiilor în domeniul locuințelor);
• un dosar de înregistrare.

Dosarele comerciale și dosarele publice conțin documentele pe care o entitate juridică, o persoană care desfășoară o activitate independentă sau o sucursală a unei societăți străine le-a transmis grefei, în conformitate cu legea, de exemplu actul constitutiv sau de asociere și alte documente înscrise în registrele publice. Hotărârile judecătorești, căile de atac împotriva hotărârilor, corespondența și alte documente care nu sunt deținute în dosarele comerciale sau publice sunt păstrate în dosarul de înregistrare.

Pe fișa de înregistrare a unei entități juridice, a unei persoane care desfășoară activități independente sau a unei filiale a unei societăți străine sunt înscrise următoarele informații:

• denumirea comercială sau denumirea și referința din registru;
• adresa sau sediul entităților juridice, a persoanelor care desfășoară activități independente și a filialelor societăților comerciale străine;
• detalii privind persoana care desfășoară o activitate independentă, precum și detalii referitoare la suspendarea operațiunilor persoanei în cauză și caracterul sezonier sau temporar al operațiunilor;
• detalii cu privire la persoanele care dețin competențe de reprezentare (membrii consiliului de administrație, asociații comanditați, asociații comanditari sau părțile terțe cu competențe de reprezentare, lichidatorii și administratorii în cadrul procedurii de faliment), precum și acorduri privind competențele de reprezentare și autoritatea acordată atunci când reprezintă entitatea juridică;
• detalii privind persoana împuternicită;
• forma juridică a întreprinderii sau tipul de societate;
• data la care a fost aprobat actul constitutiv;
• valoarea monetară a capitalului social al societății;
• o notă privind fundația societății cu răspundere limitată, fără contribuții;
• o notă indicând că acțiunile au fost înregistrate în registrul central de valori mobiliare din Estonia sau o notă privind partea care deține registrul cu acțiuni;
• începutul și sfârșitul exercițiului financiar;
• informații privind falimentul prevăzute prin lege;
• o notă privind fuziunea, divizarea și transformarea societății, precum și privind dizolvarea și radierea;
• o trimitere la înscrierile făcute de către operator, astfel cum este prevăzut de lege și fără ca întreprinderea să adreseze o cerere;
• informații privind depozitarul de documente din partea unei societăți lichidate;
• obiectivele fundației;
• alte informații prevăzute de lege.

Chestiunile legate de registru sunt examinate ca fiind cauze civile necontencioase, folosind procedura scrisă. Înscrierile în aceste registre sunt efectuate pe baza unei cereri de înregistrare sau a unei decizii judecătorești sau pe alte baze prevăzute de lege. O cerere de înregistrare trebuie să aibă o semnătură digitală sau să fie sub forma unui act notarial.

Înscrierile în Registrul comerțului și în registrul asociațiilor și fundațiilor non-profit sunt publice. Oricine are dreptul să consulte datele din catalogul registrului și documentele din dosarele comerciale sau publice și să obțină copii ale acestora. Dosarele registrului pot fi consultate de organismele publice competente, de instanțele judecătorești în timpul unei proceduri și de orice altă persoană sau entitate care are un interes legitim în acest sens.

Baza de date centrală a Registrului comerțului și a registrului asociațiilor și fundațiilor non-profit este administrată de Centrul registrelor și al sistemelor de informații. Acest centru oferă, de asemenea, următoarele servicii:

E-registrul comerțului

E-registrul comerțului este un serviciu de consultare a bazei de date a oficiului registrului de la instanța teritorială din Tartu, care afișează date în timp real referitoare la toate entitățile juridice, persoanele care desfășoară activități independente și filialele societăților comerciale străine înregistrate în Estonia. E-registrul comerțului permite:

• consultarea gratuită a datelor pe bază de card de înregistrare, a datelor generale și a datelor privind arieratele fiscale;
• efectuarea de căutări după nume, referința din registru, sediu social, localitate, domeniu de activitate etc.;
• consultarea, în schimbul unui taxe, a rapoartelor anuale, a actelor constitutive și a altor documente electronice, a informațiilor privind gajurile generale sau comerciale etc. conținute în dosarele comerciale sau publice.
• urmărirea în timp real a informațiilor procedurale privind societățile și modificările datelor referitoare la acestea;
• verificarea gratuită a existenței unor interdicții comerciale impuse persoanelor sau entităților din Estonia;
• consultarea gratuită a listei membrilor partidelor politice;
• consultarea legăturilor dintre diverse societăți și persoane.

Informații suplimentare privind e-registrul comerțului sunt disponibile pe site-ul web al Centrului registrelor și al sistemelor de informații.

Ettevõtjaportaal (Portalul de înregistrare a societăților comerciale)

Portalul de înregistrare a societăților comerciale este un mediu care permite persoanelor și entităților să transmită ele documente oficiului de înregistrare al unei instanțe teritoriale. Prin intermediul acestui portal pot fi depuse cereri de înregistrare a unei noi societăți comerciale, de modificare a datelor înscrise în registru, de lichidare și de ștergere din registru. De asemenea, în cadrul acestui portal pot fi elaborate și transmise rapoarte anuale. Cetățenii estonieni, finlandezi, letoni și belgieni, precum și e-cetățenii din Estonia se pot conecta la portal folosindu-și cartea de identitate ca mijloc de autentificare. Cetățenii estonieni și lituanieni se pot conecta folosind serviciul de identificare de pe telefonul lor mobil. Portalul de înregistrare a societăților se află pe site-ul web al Centrului registrelor și al sistemelor de informații.

Registrul European al Comerțului (EBR)

Registrul European al Comerțului (EBR) este un sistem de căutare online care oferă informații oficiale privind societățile europene. Căutările pot fi efectuate pe site-ul web.

• Sunt disponibile informații din registrele de specialitate din 24 de țări în total.
• Pot fi efectuate căutări privind societățile comerciale și persoanele.
• Lista informațiilor disponibile diferă de la o țară la alta.
• Efectele juridice ale datelor din registru diferă în funcție de țară.
• Funcția de căutare poate fi utilizată atât de persoane fizice, cât și de societăți comerciale.
• Se percepe o taxă pentru furnizarea acestui serviciu.

Este gratuit accesul la Registrul comerțului din Estonia?

Datele din registru pot fi accesate la oficiile registrului, online și la cabinetele notariale.

Nu se percepe nicio taxă pentru căutările efectuate online privind entitățile juridice, persoanele care desfășoară activități independente și filialele societăților comerciale străine, pentru informații despre procedurile judiciare sau accesarea de date pe bază de card de înregistrare. În cazul în care persoanele efectuează căutarea pe cont propriu nu se percep taxe. Cu toate acestea, se percep taxe pentru orice alte tipuri de căutări, inclusiv datele istorice pe bază de card de înregistrare și accesul la rapoarte anuale, acte constitutive și alte documente. Atunci când se percepe o taxă pentru informații, plata se efectuează imediat prin transfer bancar online. Abonații cu dreptul de a utiliza criterii de căutare extinsă plătesc un tarif lunar. Ratele percepute pentru utilizarea datelor informatice din Registrul comerțului sunt prevăzute într-un regulament al Ministerului Justiției.

Pentru consultarea la cabinetele notariale a datelor din registru și a documentelor din dosar se percepe un onorariu. Aceste onorarii sunt stabilite în Legea onorariilor notariale.

Modul de căutare în Registrul comerțului din Estonia

Căutările pot fi efectuate în Registrul comerțului și în registrul asociațiilor și fundațiilor non-profit folosind e-registrul comerțului pe site-ul web al Centrului registrelor și al sistemelor de informații.

Cât de fiabile sunt documentele cuprinse în registru?

Această pagină vă explică modul în care este reglementată utilizarea datelor și documentelor conținute în Registrul comerțului în Estonia.

Oficiul registrului al instanței teritoriale din Tartu administrează Registrul comerțului. În Registrul comerțului sunt înregistrate persoanele care desfășoară o activitate independentă, filialele societăților comerciale străine și societățile comerciale [societăți pe acțiuni, societăți cu răspundere limitată, societăți în nume colectiv, societăți în comandită simplă, asociații comerciale, societăți europene (Societas Europaea), societăți cooperative europene (Societas Cooperativa Europaea) și grupările europene de cooperare teritorială]. Registrul electronic are o forță juridică ridicată și vizează să garanteze securitatea juridică. Registrul comerțului este administrat în Estonia.

O mențiune în Registrul comerțului este considerată ca fiind corectă și opozabilă terților, cu excepția cazului în care terțul cunoștea sau ar fi trebuit să cunoască faptul că mențiunea nu era corectă. O mențiune se consideră ca neaplicabilă tranzacțiilor care sunt încheiate în termen de cincisprezece zile de la data înscrierii în cazul în care o terță parte dovedește că nu avea cunoștință sau ar fi putut să aibă cunoștință de conținutul mențiunii. Astfel, un terț de bună-credință poate avea încredere în veridicitatea mențiunilor din registrul și să presupună, de exemplu, la încheierea unui contract, că persoana care figurează în registru ca membru al Consiliului de administrație dispune de o delegare de semnătură pentru societatea în cauză.

Unele situații juridice nu sunt valabile decât în cazul în care acestea sunt înscrise în registru: de exemplu, delegarea de semnătură a unui membru al consiliului de administrație poate fi limitată în actul constitutiv sau în contractul încheiat cu un membru al consiliului de administrație, însă numai limitările înscrise în registru sunt opozabile terților.

Anumite circumstanțe importante intră în vigoare din momentul în care se efectuează mențiunea în registru: de exemplu, majorarea capitalului social al unei societăți produce efecte din momentul în care este înscrisă în Registrul comerțului, și nu din momentul în care este luată decizia de majorare a capitalului social sau din momentul în care sunt făcute efectiv contribuțiile. Același lucru este valabil și în cazul înființării unei entități juridice, a modificării statutului sau a fuziunii, divizării și transformării.

Următoarele dosare sunt deschise la Registrul comerțului pentru fiecare lucrător care desfășoară o activitate independentă, entitate juridică și sucursală a unei societăți străine:

• un card de înregistrare;
• un dosar al întreprinderii;
• un dosar de înregistrare.

Dosarul comercial conține documente pe care o întreprindere, o persoană care desfășoară o activitate independentă sau o sucursală a unei societăți străine le-a transmis grefierului în conformitate cu legea, de exemplu actul constitutiv sau de asociere și alte documente înscrise în registrele publice. Hotărârile judecătorești, căile de atac împotriva hotărârilor, corespondența și alte documente care nu sunt deținute în dosarele comerciale sunt păstrate în dosarul de înregistrare.

Documente într-o limbă străină se transmit grefierului împreună cu o traducere în estonă autorizată de un traducător autorizat sau de un notar sau împreună cu o traducere în estonă dacă notarul a certificat autenticitatea semnăturii traducătorului. O întreprindere nu poate invoca o traducere care diferă de documentul original. Un terț poate invoca traducerea unui document transmis grefierului, cu excepția cazului în care întreprinderea demonstrează că terțul respectiv avea cunoștință de această incorectitudine a traducerii.

Mențiunile din Registrul comerțului sunt publice. Oricine are dreptul să consulte informațiile incluse în catalogul registrului și documentele din dosarele comerciale și să obțină copii ale acestora. Dosarele registrului pot fi consultate de organismele publice competente, de instanțele judecătorești în timpul unei proceduri și de orice altă persoană sau entitate care are un interes legitim în acest sens.

Documente din dosar pot fi consultate și copiile acestora pot fi solicitate la registrul activităților economice electronice sau la un notar.

Istoricul Registrului comerțului din Estonia

Registrul comerțului din Estonia conține informații începând cu 1 septembrie 1995. Datele sunt actualizate în mod regulat.

Link-uri relevante

Registrul European al Comerțului

Căutare în Registrul comerțului

Ettevõtjaportaal (Portalul de înregistrare a societăților comerciale)

E-registrul comerțului

Departamentul de înregistrare

Notari