Ondernemingsregisters in de EU-landen

Duitsland

Op deze pagina vindt u een overzicht van het Duitse ondernemingsregister (Unternehmensregister).

Inhoud aangereikt door
Duitsland

Geschiedenis van de instelling van het nationale register

Wanneer is het opgericht? Wanneer is het gedigitaliseerd?

Het handelsregister (Handelsregister) is in zijn huidige vorm opgericht in 1861 en is sinds 1 januari 2007 volledig gedigitaliseerd. Het portaal van het register http://www.handelsregister.de/ biedt centrale toegang tot alle registers van ondernemingen, coöperaties en personenvennootschappen en tot aankondigingen namens het register.

Op 1 januari 2007 is een centraal informatieportaal met het digitale ondernemingsregister geopend op https://www.unternehmensregister.de. Behalve de inschrijvingen in de voornoemde registers kan op het portaal aanvullende informatie over ondernemingen worden geraadpleegd, zoals boekhoudkundige documenten en financiële verslagen, bekendmakingen uit hoofde van het vennootschapsrecht en bekendmakingen van de gerechten waarbij insolventieprocedures aanhangig zijn gemaakt, evenals informatie over de kapitaalmarkt.

Welke wetgeving is thans van toepassing?

De bepalingen inzake het handelsregister en het ondernemingsregister kunnen worden gevonden in de artikelen 8 tot en met 16 van het wetboek van koophandel (Handelsgesetzbuch – HGB), in de handelsregisterverordening (Handelsregisterverordnung – HRV), en in de ondernemingsregisterverordening (Unternehmensregisterverordnung – URV). Deze bepalingen worden aangevuld met de artikelen 1 e.v. en 376 e.v. van de wet inzake de procedure in familiezaken en vrijwillige rechtspraak (Gesetz über das Verfahren in Familiensachen und in den Angelegenheiten der freiwilligen Gerichtsbarkeit – FamFG). Bovendien is in een groot aantal afzonderlijke wetten, met name het wetboek van koophandel (HGB), de wet op de naamloze vennootschappen (Aktiengesetz – AktG) en de omzettingswet voor vennootschappen (Umwandlungsgesetz – UmwG), vastgelegd welke feiten in het handelsregister kunnen en moeten worden ingeschreven.

Welke gegevens bevat het ondernemingsregister?

Wie kan het register raadplegen?

Iedereen kan het handelsregister en het ondernemingsregister zonder specifieke reden raadplegen.

Welke informatie bevat het register?

Welke gegevenscategorieën zijn geregistreerd (in het openbare register ingeschreven ondernemingen, informatie over insolventie, jaarrekeningen)?

De ondernemingen zijn in verschillende registers ingeschreven afhankelijk van hun rechtsvorm. In het handelsregister staan met name eenmanszaken, handelsvennootschappen [vennootschap onder firma (Offene Handelsgesellschaft) – “OHG”, commanditaire vennootschap (Kommanditgesellschaft) – “KG”] en kapitaalvennootschappen [besloten vennootschap (Gesellschaft mit beschränkter Haftung) – “GmbH”, naamloze vennootschap (Aktiengesellschaft) – “AG”, commanditaire vennootschap op aandelen (Kommanditgesellschaft auf Aktien) – “KGaA”, Europese vennootschap – “SE”). Coöperaties (Genossenschaft – “eG”) en Europese coöperatieve vennootschappen (“SCE”) zijn ingeschreven in het register van coöperaties en personenvennootschappen (Partnerschaftsgesellschaft – “PartG”) in het register van personenvennootschappen. De bepalingen over het handelsregister zijn van overeenkomstige toepassing op deze registers.

In de registers staan belangrijke feiten van ondernemingen en hun rechtsbetrekkingen. Het betreft hier met name het bestaan van een onderneming, dat wil zeggen haar oprichting en beëindiging (bv. door ontbinding, liquidatie of schrapping), haar vertegenwoordigingen, ofwel de personen die bevoegd zijn de onderneming te vertegenwoordigen, zoals bestuurders van besloten vennootschappen, directieleden van naamloze vennootschappen en gevolmachtigden, met inbegrip van hun benoeming en vertrek, en de omvang van hun vertegenwoordigingsbevoegdheid (bv. individuele vertegenwoordiging of uitsluitend samen met een andere vertegenwoordigingsbevoegde persoon), de aansprakelijkheid van de onderneming (met name het bedrag en de wijziging van het aansprakelijkheidsbedrag indien geen sprake is van onbeperkte aansprakelijkheid), evenals de wijziging van vennoten in het geval van een besloten vennootschap. Welke gegevens verplicht moeten worden geregistreerd, verschilt per rechtsvorm.

Daarentegen moeten boekhoudkundige documenten, zoals jaarrekeningen en andere bekendmakingen van vennootschappen, niet in het handelsregister worden ingeschreven, maar worden gepubliceerd in de Bundesanzeiger, het Duitse staatsblad. Deze documenten kunnen naast gegevens over de kapitaalmarkt en andere gegevens, met name bekendmakingen van gevallen van insolventie, ook in het ondernemingsregister worden geraadpleegd. Per 1 augustus 2022 worden boekhoudkundige documenten niet meer in de Bundesanzeiger gepubliceerd, maar in het ondernemingsregister ingeschreven.

Welke documenten worden bewaard/opgeslagen (dossiers, documentenboek, statuten, notulen van algemene vergaderingen...)?

In het handelsregister zijn de documenten opgenomen waarop de inschrijvingen zijn gebaseerd, zoals verzoeken tot inschrijving in het register, statuten van vennootschappen en omzettingsovereenkomsten, evenals statuten van kapitaalvennootschappen, notulen van algemene vergaderingen voor naamloze vennootschappen en overzichten van vennoten voor besloten vennootschappen.

Hoe kan ik een zoekopdracht uitvoeren (en wat zijn de beschikbare zoekcriteria)?

Op de website van het portaal van het handelsregister kan onder “Eenvoudig zoeken” (“Normale Suche”) worden gezocht op de naam van de onderneming of op trefwoorden, en op vestigingsplaats of zetel van de onderneming. Er kunnen zoekfilters worden toegevoegd, zoals het type register, het registernummer en de rechtbank die het register houdt (registerrechtbank). Onder “Geavanceerd zoeken” (“Erweiterte Suche”) kan ook op het adres worden gezocht.

De website van het ondernemingsregister heeft tevens een snelzoekfunctie waarmee op naam van de onderneming kan worden gezocht met de optie de zoekopdracht tot gegevens uit het register of bekendmakingen te beperken. Bovendien kan een geavanceerde zoekopdracht worden uitgevoerd op basis van criteria die vergelijkbaar zijn met die van het portaal van het handelsregister.

Overigens is het mogelijk persoonlijk het handelsregister, het register van coöperaties en het register van personenvennootschappen te raadplegen bij de griffie van de registerrechtbank.

Hoe kan ik een uittreksel uit het register, een gewaarmerkte kopie of een transcriptie van documenten verkrijgen?

Een uittreksel uit het register kan online op het portaal van het register worden geraadpleegd. De kosten hiervan bedragen 4,50 EUR. Ook documenten in het handelsregister, zoals statuten enzovoorts, kunnen online op het portaal van het register worden geraadpleegd. De kosten hiervan bedragen 1,50 EUR per geraadpleegd document. De voornoemde bedragen zijn echter per 1 augustus 2022 komen te vervallen.

Een eenvoudige of gewaarmerkte kopie van een uittreksel uit het register kan overigens tegen betaling worden verkregen bij de registerrechtbank. Deze rechtbank kan de gewenste kopie op papier aan de aanvrager verstrekken, maar ook elektronisch, voorzien van een gekwalificeerde elektronische handtekening als de kopie moet zijn gewaarmerkt.

Uittreksels uit het register en documenten uit het handelsregister kunnen ook worden geraadpleegd via de website van het ondernemingsregister tegen betaling van dezelfde kosten als het geval is bij rechtstreekse raadpleging op het portaal van het register. Boekhoudkundige documenten in het ondernemingsregister kunnen gratis worden geraadpleegd, met uitzondering van balansen die zijn gedeponeerd door micro-ondernemingen. Voor de raadpleging hiervan is 1,00 EUR per balans verschuldigd.

Inschrijvingsprocedure

Hoe kan ik de inschrijvingsprocedure starten (hoe kan ik aanvragen indienen bij het register of documenten laten certificeren, welk soort documenten moeten worden bijgevoegd)?

Aanvragen om inschrijving in het register kunnen uitsluitend elektronisch en geauthenticeerd worden ingediend. De authenticatie gebeurt door een notaris door middel van een eenvoudig digitaal certificaat. Sinds 1 augustus 2022 kunnen ook gekwalificeerde elektronische handtekeningen online via een beeldverbinding door een notaris worden gewaarmerktbij aanvragen om inschrijving in het handelsregister van kapitaalvennootschappen en eenmanszaken.

Documenten kunnen eveneens elektronisch worden ingediend, dat wil zeggen in beginsel in de vorm van een gescand bestand. Door een notaris geauthenticeerde of gewaarmerkte documenten moeten vergezeld gaan van een eenvoudig digitaal certificaat dat hij heeft opgesteld.

Hoe worden ingediende aanvragen beoordeeld?

De notaris die een inschrijvingsaanvraag waarmerkt, controleert vóór indiening van de aanvraag of inschrijving mogelijk is. Nadat de aanvraag is ingediend, controleert ook de registerrechtbank, volgens het principe van de dubbele controle, of de inschrijving van het opgegeven feit mogelijk is en of aan de formele voorwaarden voor inschrijving is voldaan, met name de toepasselijkheid van de aanvraag, de legitimiteit van de aanvrager, of de benodigde documenten zijn ingediend en of de betreffende rechtbank bevoegd is. Daarentegen wordt de inhoudelijke juistheid van de opgegeven feiten, bijvoorbeeld van de toe- of uittreding van een vennoot, in beginsel niet gecontroleerd.

Rechtsgevolgen van de inschrijving

Gevolgen van de inschrijving voor derden overeenkomstig artikel 17 van Richtlijn (EU) 2017/1132

Ten aanzien van derden kan de vennootschap in beginsel slechts een beroep doen op feiten die zijn ingeschreven en bekendgemaakt in het handelsregister (artikel 15, lid 2, van het wetboek van koophandel).

Indien een feit dat in het handelsregister had moeten zijn ingeschreven, noch is ingeschreven, noch is bekendgemaakt, worden derden beschermd in hun vertrouwen dat het betreffende feit niet bestaat (artikel 15, lid 1, van het wetboek van koophandel).

Verschillen tussen de invoering van gegevens in het register en de publicatie ervan

Indien de inschrijving in het handelsregister inhoudelijk afwijkt van de publicatie ervan, is de gepubliceerde versie rechtsgeldig. Een derde kan beroep doen op een onjuiste publicatie, mits de derde niet op de hoogte was van de onjuistheid ervan (artikel 15, lid 3, van het wetboek van koophandel). Dit geldt echter uitsluitend als de betreffende onderneming de aanvraag voor de inschrijving zelf heeft ingediend.

Op grond van Richtlijn (EU) 2019/1151 wordt de openbaarmaking van inschrijvingen in het register, per 1 augustus 2022, van kracht zodra de eerste raadpleging ervan op het portaal van het handelsregister plaatsvindt. Vanaf die datum is er geen andere (afzonderlijke) publicatie meer. Er mogen derhalve geen verschillen meer bestaan tussen de inschrijving in het register en de publicatie. Dientengevolge is vanaf die datum alleen de onjuistheid van de inschrijving in het register bepalend voor de werking van goede trouw als bedoeld in artikel 15, lid 3, van het wetboek van koophandel.

Wie is verantwoordelijk voor de juistheid van de geregistreerde gegevens?

De registerrechtbanken controleren in de regel niet of inschrijvingen inhoudelijk juist zijn. Daarom zijn de inschrijvingsplichtige ondernemingen verantwoordelijk voor de juistheid van de ingeschreven feiten.

Gegevensbeschermingsprocedures

Procedures in verband met de rechten van de betrokkene wat betreft publicatie en opslag van zijn persoonsgegevens

De raadplegingen op het portaal van het handelsregister worden bijgehouden met vermelding van de registerrechtbank, het registerblad en de persoon die of het orgaan dat de raadpleging doet. De vastgelegde gegevens mogen uitsluitend worden gebruikt om een juiste gegevensverwerking en de facturering van kosten te waarborgen en moeten met passende maatregelen tegen oneigenlijk gebruik of misbruik worden beschermd. Uiterlijk vijf jaar na betaling van de kosten worden de vastgelegde gegevens vernietigd.

Raadplegingen van het ondernemingsregister mogen uitsluitend voor factureringsdoeleinden worden vastgelegd en om ongeoorloofde toegang te voorkomen. Vastgelegde gegevens moeten na maximaal zes maanden worden geschrapt, tenzij het voor factureringsdoeleinden nodig is deze langer te bewaren.

Bovendien zijn de wettelijke bepalingen inzake de bescherming van persoonsgegevens, met name de algemene verordening gegevensbescherming, van toepassing op de publicatie en de inschrijving van persoonsgegevens.

Informatie over het contactpunt

Portaal van het handelsregister

Amtsgericht Hagen
-Servicestelle Registerportal-
Heinitzstr. 42, 58097 Hagen (D)

Telefoon: +49 (0)2331 985 112
Fax: +49 (0)211 87565 114 100

E-mailadres: service@handelsregister.de

Ondernemingsregister:

Bundesanzeiger Verlag GmbH
Amsterdamer Straße 192, 50735 Köln (D)

Telefoon: +49 (0)221 - 976 68-0

E-mailadres: service@bundesanzeiger.de

Nuttige links

Portaal van het Duitse handelsregister

Geavanceerd zoeken

Eenvoudig zoeken

Duits ondernemingsregister

Laatste update: 12/12/2022

De verschillende taalversies van deze pagina worden bijgehouden door de betrokken lidstaten. De informatie wordt vertaald door de diensten van de Europese Commissie. Eventuele aanpassingen zijn daarom mogelijk nog niet verwerkt in de vertalingen. De Europese Commissie aanvaardt geen verantwoordelijkheid of aansprakelijkheid met betrekking tot informatie of gegevens in dit document. Zie de juridische mededeling voor auteursrechtelijke bepalingen van de lidstaat die verantwoordelijk is voor deze pagina.