I registri delle imprese nei paesi dell'UE

Estonia

Questa pagina dà una panoramica sulle informazioni generali sui registri estoni delle imprese, delle associazioni senza scopo di lucro e delle fondazioni.

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Estonia

Quali informazioni sono contenute nel registro estone delle imprese e nel registro delle associazioni senza scopo di lucro e delle fondazioni?

Il registro delle imprese e il registro delle associazioni senza scopo di lucro e delle fondazioni sono tenuti dall'ufficio del registro del tribunale regionale di Tartu. La loro tenuta presso gli organi giurisdizionali assicura la loro indipendenza e la competenza del conservatore. Questi registri hanno un grande valore giuridico e mirano a garantire la certezza del diritto. I dati iscritti nel registro sono opponibili ai terzi, a meno che il terzo sapesse o avesse dovuto sapere che l'iscrizione non era corretta. I dati iscritti nel registro non possono essere fatti valere nei negozi giuridici conclusi nei quindici giorni successivi alla loro iscrizione nel registro se il terzo dimostra che non era a conoscenza né avrebbe potuto essere a conoscenza del loro contenuto. Pertanto il terzo può, in buona fede, confidare nella veridicità dei dati iscritti nel registro, ad esempio presumendo, nel concludere un contratto, che la persona indicata nel registro come membro del consiglio di amministrazione abbia il potere di firmare a nome e per conto della società.

Alcuni elementi di diritto sono opponibili solo se sono iscritti nel registro: ad esempio, il potere di firma di un membro del consiglio di amministrazione può essere circoscritto dallo statuto o dal contratto concluso con il membro del consiglio di amministrazione, ma solo le limitazioni iscritte nel registro sono opponibili ai terzi.

Alcuni importanti atti giuridici prendono effetto dal momento in cui sono iscritti nel registro: ad esempio, l'aumento di capitale di una società diventa efficace nel momento in cui è iscritto nel registro delle imprese, e non quando è presa la decisione di aumento del capitale o quando sono effettuati i conferimenti. Lo stesso vale per la costituzione di una persona giuridica, la modifica del suo statuto o la sua fusione, scissione o trasformazione.

I registri sono tenuti per via elettronica.

L'ufficio del registro del tribunale regionale di Tartu tiene il registro delle imprese relativo agli imprenditori individuali, alle società (società per azioni, società in nome collettivo, società in accomandita, associazioni commerciali, Societas Europaea (società europee), Societas Cooperativa Europaea (società cooperative europee) e gruppi europei di cooperazione territoriale, e alle filiali di società estere situate in Estonia.

Il registro delle associazioni senza scopo di lucro e fondazioni contiene informazioni sulle associazioni senza scopo di lucro e fondazioni situate in Estonia (tra le associazioni senza scopo di lucro rientrano anche le cooperative senza scopo di lucro, i partiti politici, i sindacati, le chiese, le congregazioni, le associazioni di congregazioni e i monasteri). Il registro delle associazioni senza scopo di lucro e fondazioni comprende anche il registro dei condomini e il registro delle associazioni di miglioramento fondiario.

Il registro delle imprese e il registro delle associazioni senza scopo di lucro e fondazioni contengono per ogni imprenditore individuale, persona giuridica e filiale di società estera:

  • una scheda del registro;
  • un fascicolo commerciale (nel caso del registro delle imprese) o un fascicolo pubblico (nel caso del registro delle associazioni senza scopo di lucro, delle fondazioni e dei condomini);
  • un fascicolo del registro.

I fascicoli commerciali e pubblici contengono i documenti che una persona giuridica, un imprenditore individuale o una filiale di società estera ha presentato al cancelliere conformemente alla legge, ad esempio gli articoli dell'atto costitutivo o associativo e altri documenti iscritti nel registro pubblico. Le sentenze degli organi giurisdizionali, le impugnazioni di sentenze, la corrispondenza e altri documenti che non sono conservati nei fascicoli commerciali o pubblici sono conservati nel fascicolo del registro.

La scheda del registro di una persona fisica, di un imprenditore individuale o di una filiale di società estera contiene le seguenti informazioni:

  • nome o denominazione dell'impresa e numero di iscrizione nel registro;
  • residenza o sede sociale e indirizzo della persona fisica, dell'imprenditore individuale o delle filiali di società estera e, per tali persone e società, anche gli indirizzi di posta elettronica;
  • dati dell'imprenditore individuale, informazioni sulla sospensione delle sue attività e indicazione della loro natura stagionale o temporanea;
  • per le filiali di società estere, il registro in cui è iscritta la società e, se l'iscrizione in un registro è richiesta dalle leggi del paese in cui è stabilita la società, il numero di iscrizione; il paese ai sensi del diritto del quale la società opera nel paese in cui è stabilita; la data di adozione dello statuto della società ed eventuali modifiche dello stesso, qualora tali informazioni siano iscritte nel registro del paese in cui la società è stabilita;
  • dettagli concernenti i soggetti aventi poteri di rappresentanza (membri del consiglio di gestione, soci accomandatari, terzi o soci amministratori, soci accomandanti, liquidatori, curatore fallimentare), nominativi e numeri di identificazione personale dei direttori di filiale (ed eventuali specificità in merito ai loro poteri di rappresentanza), nonché i nomi e i numeri di identificazione personale dei rappresentanti legali della società estera e quando i loro poteri di rappresentanza hanno acquisito efficacia e scadranno; nonché gli eventuali accordi concernenti il diritto di rappresentanza, così come i poteri dei membri del consiglio di amministrazione di una persona giuridica e dei liquidatori di rappresentare la persona giuridica in questione;
  • nome o ragione sociale e numero di identificazione personale o numero di registrazione del referente per un'associazione senza scopo di lucro, una fondazione, una società e una filiale di una società estera e l'indirizzo estone per la consegna delle dichiarazioni di intenti indirizzate a un'impresa e per notifica degli atti processuali, nonché indirizzo di posta elettronica del referente;
  • dati del rappresentante;
  • forma giuridica dell'impresa o della filiale di una società estera o tipo di società;
  • data di approvazione dello statuto della persona giuridica;
  • valore monetario del capitale sociale della società (per una filiale di una società estera, valore del capitale sociale della società se iscritto nel registro del paese in cui la società è stabilita), dettagli relativi ai soci accomandanti e valore dei loro contributi;
  • indicazione che la società a responsabilità limitata sia stata costituita senza apporto di capitali;
  • indicazione che le quote sono state registrate nel registro centrale delle garanzie estone o indicazione del responsabile che tiene il registro degli azionisti;
  • indicazione della rinuncia dei requisiti formali di disposizione per il trasferimento o la cessione in pegno di una quota;
  • l'inizio e la fine dell'esercizio finanziario per una società, un'associazione senza scopo di lucro, una fondazione, una società estera o un'associazione di miglioramento fondiario (e, per una filiale di una società estera, anche se la società è tenuta a pubblicare una relazione annuale);
  • informazioni in merito al fallimento previste dalla legge e le informazioni concernenti la nomina di un amministratore del patrimonio separato;
  • indicazioni sulla fusione, divisione e trasformazione della società, sul suo scioglimento e cancellazione dal registro;
  • indicazione dei dati inseriti per legge dal conservatore senza che l'impresa ne abbia fatto domanda;
  • informazioni sul soggetto presso cui sono depositati i documenti di una persona giuridica in stato di liquidazione;
  • per le filiali di società estere, il registro in cui è iscritta la società e, se l'iscrizione in un registro è richiesta dalle leggi del paese in cui è stabilita la società, il numero di iscrizione; il paese ai sensi del diritto del quale la società opera nel paese in cui è stabilita; la data di adozione dello statuto della società ed eventuali modifiche dello stesso, qualora tali informazioni siano iscritte nel registro del paese in cui la società è stabilita;
  • obiettivi della fondazione; ubicazione dell'amministrazione centrale, qualora si trovi all'estero; data della decisione di stabilimento; periodo di attività, laddove una fondazione sia stata stabiliti per un periodo determinato;
  • codice del sistema di miglioramento fondiario situato nell'area di attività dell'associazione di miglioramento fondiario;
  • nome e numero di registrazione del responsabile dell'associazione di appartamenti e un'indicazione indicante l'eventuale assunzione di un prestito;
  • periodo di funzionamento di un'associazione senza scopo di lucro laddove sia stata costituita per un periodo determinato;
  • data di iscrizione, riferimenti alle iscrizioni successive e ulteriori annotazioni;
  • altre informazioni previste per legge.

Le controversie relative al registro non fanno parte del contenzioso civile e sono trattate per iscritto. L'inserimento dei dati nei registri viene effettuato su domanda, a seguito di decisione giudiziaria o per disposizione di legge. La domanda deve essere firmata elettronicamente oppure rivestire la forma di documento notarile.

Il registro delle imprese e il registro delle associazioni senza scopo di lucro e fondazioni sono pubblici. Chiunque può consultare le informazioni che figurano nella scheda del registro e i documenti contenuti nel fascicolo commerciale o pubblico e chiederne copia. I fascicoli del registro possono essere consultati dagli organi amministrativi competenti, dagli organi giurisdizionali in caso di procedimento giudiziario e da qualunque altro soggetto legittimato a tal fine.

La banca dati centrale del registro delle imprese e del registro delle associazioni senza scopo di lucro e fondazioni è gestita dal Centro dei registri e dei sistemi informativi. Il Centro fornisce anche i servizi descritti nelle sezioni successive.

Registro online delle imprese

Il registro online delle imprese è un servizio basato sulla banca dati dell'ufficio del registro del tribunale regionale di Tartu, che fornisce dati in tempo reale su tutte le persone giuridiche, filiali di società straniere e lavoratori autonomi registrati in Estonia. Il registro online delle imprese consente di:

  • consultare gratuitamente i dati della scheda del registro, i dati generali e i dati sugli arretrati fiscali;
  • effettuare ricerche per nome, numero di iscrizione, sede legale, settore di attività, ecc.;
  • consultare, a pagamento, rapporti annuali, statuti e altri documenti elettronici, informazioni personali e dati relativi a garanzie commerciali, ecc. figuranti nel fascicolo commerciale o nel fascicolo pubblico;
  • controllare in tempo reale le informazioni procedurali sulle imprese e le modifiche dei loro dati;
  • verificare gratuitamente l'esistenza di divieti commerciali imposti a persone fisiche o giuridiche estoni;
  • consultare gratuitamente l'elenco dei membri dei partiti politici;
  • visualizzare i collegamenti tra società e persone.

Il registro online delle imprese consente altresì alle persone fisiche e giuridiche di presentare autonomamente i documenti agli uffici di iscrizione dell'organo giurisdizionale. Attraverso il registro online delle imprese è possibile chiedere l'iscrizione di una nuova società, la modifica dei dati figuranti nel registro, la liquidazione di una società e la sua cancellazione dal registro. È inoltre possibile preparare e presentare relazioni annuali. I cittadini estoni (in particolare gli e-residenti), finlandesi, lettoni e belgi possono collegarsi al registro online delle imprese usando la carta di identità per l'autenticazione. I cittadini estoni e lituani possono registrarsi usando il servizio di identificazione del telefono cellulare.

Ulteriori informazioni sul registro online delle imprese sono reperibili sul sito internet del Centro dei registri e dei sistemi informativi.

Il registro europeo delle imprese (EBR)

Il registro europeo delle imprese (EBR) è un sistema di ricerca online che fornisce informazioni ufficiali sulle imprese europee. Le ricerche sono effettuate attraverso il sito internet del registro.

  • Il registro contiene informazioni provenienti dai registri delle imprese di 17 paesi.
  • Le ricerche possono riguardare persone fisiche e giuridiche.
  • L'elenco dei paesi disponibili varia da un paese all'altro.
  • I dati contenuti nel registro hanno un valore giuridico diverso nei vari paesi.
  • La funzione di ricerca può essere utilizzata sia da persone fisiche che giuridiche.
  • Il servizio è a pagamento.

La consultazione del registro delle imprese estone è gratuita?

Il registro può essere consultato online e anche presso gli studi notarili.

Non è richiesto alcun corrispettivo per le ricerche online sulle persone giuridiche, sugli imprenditori individuali o sulle filiali di società estere, per le informazioni sui procedimenti giudiziari o per l'accesso alle informazioni contenute nella scheda del registro. Non è più richiesto alcun corrispettivo a chi effettua ricerche online concernenti la propria persona. Tuttavia, per tutte le altre ricerche, compresi i dati della scheda del registro, i rapporti annuali, gli statuti sociali e altri documenti è richiesto un corrispettivo. Nel caso in cui le informazioni siano a pagamento verrà emessa fattura e il pagamento va effettuato immediatamente tramite bonifico bancario via Internet. Gli utenti che hanno diritto di usare parametri di ricerca avanzata pagano fatture mensili. Le tariffe applicate per l'uso dei dati informatici contenuti nel registro delle imprese sono fissate da un regolamento del ministero della Giustizia.

La consultazione dei dati contenuti nel registro e dei documenti dei fascicoli presso gli studi notarili è a pagamento. Le tariffe applicate sono fissate dalla legge sulle tariffe notarili.

Come consultare il registro delle imprese estone?

Il registro delle imprese e il registro delle associazioni senza scopo di lucro e fondazioni possono essere consultati attraverso il registro online delle imprese disponibile sul sito internet del Centro dei registri e dei sistemi informativi.

Qual è il grado di affidabilità dei documenti contenuti nel registro?

Questa pagina spiega come è disciplinato in Estonia l'uso dei dati e dei documenti contenuti nel registro delle imprese.

L'ufficio del registro del tribunale regionale di Tartu tiene il registro delle imprese. Gli imprenditori individuali, le filiali di società estere e le società (società per azioni, società a responsabilità limitata, società in nome collettivo, società in accomandita, associazioni commerciali, società europee, società cooperative europee e gruppi europei di cooperazione territoriale) sono iscritti nel registro delle imprese. Questi registri elettronici hanno un grande valore giuridico e mirano a garantire la certezza del diritto. Il registro delle imprese è tenuto in estone.

I dati iscritti nel registro sono opponibili ai terzi, a meno che il terzo sapesse o avesse dovuto sapere che l'iscrizione non era corretta. I dati iscritti nel registro non possono essere fatti valere nei negozi giuridici conclusi nei quindici giorni successivi alla loro iscrizione nel registro se il terzo dimostra che non era a conoscenza né avrebbe potuto essere a conoscenza del loro contenuto. Pertanto il terzo può, in buona fede, confidare nella veridicità dei dati iscritti nel registro, ad esempio presumendo, nel concludere un contratto, che la persona indicata nel registro come membro del consiglio di amministrazione abbia il potere di firmare a nome e per conto della società.

Alcuni elementi di diritto sono opponibili solo se sono iscritti nel registro: ad esempio, il potere di firma di un membro del consiglio di amministrazione può essere circoscritto dallo statuto o dal contratto concluso con il membro del consiglio di amministrazione, ma solo le limitazioni iscritte nel registro sono opponibili ai terzi.

Alcuni importanti atti giuridici prendono effetto dal momento in cui sono iscritti nel registro: ad esempio, l'aumento di capitale di una società diventa efficace nel momento in cui è iscritto nel registro delle imprese, e non quando è presa la decisione di aumento del capitale o quando sono effettuati i conferimenti. Lo stesso vale per la costituzione di una persona giuridica, la modifica del suo statuto o la sua fusione, scissione o trasformazione.

Il registro delle imprese contiene per ogni imprenditore individuale, persona giuridica e filiale di società estera:

  • una scheda del registro;
  • un fascicolo commerciale;
  • un fascicolo del registro.

Il fascicolo commerciale contiene i documenti che una società, un imprenditore individuale o una filiale di società estera ha presentato al cancelliere conformemente alla legge, ad esempio gli articoli dell'atto costitutivo o associativo e altri documenti iscritti nel registro pubblico. Le sentenze degli organi giurisdizionali, le impugnazioni di sentenze, la corrispondenza e gli altri documenti che non sono inseriti nel fascicolo commerciale sono conservati nel fascicolo del registro.

I documenti redatti in lingua straniera devono essere presentati al cancelliere unitamente a una traduzione in estone certificata da un traduttore giurato. I documenti possono altresì essere presentati al cancelliere unitamente a una traduzione in estone effettuata da un notaio, laddove quest'ultimo abbia redatto un atto notarile o un attestato notarile in una lingua straniera sulla base dell'articolo 5, secondo comma, della legge sulla certificazione notarile. In caso di presentazione di documenti che non soddisfano tali requisiti e che sono in tutto o in parte in lingua straniera, il cancelliere procede esclusivamente sulla base dei documenti o dei passaggi di testo presentati in lingua estone. Imprese e terzi non possono fare affidamento su documenti o passaggi di testo in lingua straniera. Un'impresa non può basarsi su una traduzione che differisce dal documento originale. Un terzo può basarsi sulla traduzione di un documento presentato al cancelliere, a meno che l'impresa non dimostri che il terzo era a conoscenza dell'inesattezza della traduzione.

I dati iscritti nel registro sono pubblici. Chiunque può consultare le informazioni figuranti nella scheda del registro e i documenti contenuti nel fascicolo commerciale e chiederne copia. I fascicoli del registro possono essere consultati dagli organi amministrativi competenti, dagli organi giurisdizionali in caso di procedimento giudiziario e da qualunque altro soggetto legittimato a tal fine.

I documenti del fascicolo possono essere consultati e ne può essere richiesta copia al registro online delle imprese o a un notaio.

Storia del registro delle imprese estone

Le informazioni contenute nel registro delle imprese estone risalgono al 1° settembre 1995 e vengono aggiornate regolarmente.

Link collegati

Registro europeo delle imprese

Registro online delle imprese

Ufficio per le iscrizioni

Notai

Ultimo aggiornamento: 15/11/2022

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