Poslovni registar

Poslovni registar namijenjen je objavljivanju pravnog statusa trgovaca pojedinaca, trgovačkih društava, civilnopravnih trgovačkih društava komercijalnog oblika, poduzeća s jednim članom i ograničenom odgovornošću, zadruga, javnih poduzeća, dodatnih skupina trgovačkih društava i europskih gospodarskih interesnih udruženja te pojedinaca i udruženja koji se u skladu sa zakonom moraju upisati. Upisivati se mogu samo činjenice potkrijepljene dokumentima. Ti se dokumenti pohranjuju u elektroničkom formatu.

Poslovni registar trgovačkim društvima daje pravnu osobnost i njihovo je upisivanje obično obvezno. Činjenice o trgovačkim društvima u pravilu su utvrđene u posebnom dokumentu. U većini slučajeva dovoljno je dostaviti zapisnik i odluku članova društva.

Poslovni subjekti moraju se upisati u roku od dva mjeseca od dana osnivanja. Valjanost zahtjeva procjenjuje nadležni službenik na temelju primjenjivih pravnih odredbi, dostavljenih dokumenata te prethodnih upisa, pri čemu se osobito vodi računa o provjeri legitimnosti predmetnih stranaka, zakonitosti isprava i valjanosti akata utvrđenih u ispravama.

Poslovni registar Portugala uređen je Zakonom o poslovnom registru koji je donesen Zakonskom uredbom br. 403/86 od 3. prosinca 1986. i za njega su zaduženi uredi za vođenje poslovnog registra širom zemlje. Ti su uredi vanjske službe Zavoda za voditelje registara i javne bilježnike, javne ustanove u okviru Ministarstva pravosuđa.

Uredi poslovnog registra mogu pružati usluge neovisno ili u suradnji s drugim registrima (zemljišni, matične knjige, registar vozila) koji su također službe Zavoda. Trgovački akti mogu se upisati u bilo kojem uredu za vođenje poslovnog registra jer ne postoje zemljopisna ograničenja njihova područja nadležnosti.

Trgovačka su društva obvezna upisati:

• osnivanje;
• odluke skupštine o kupnji robe, u slučajevima koji su predviđeni zakonom;
• podatke o udjelima društva, razrješenju ili isključivanju članova društva iz partnerstava i komanditnih društava, ukidanju udjela zbog smrti člana društva, primanju novih članova društva s neograničenom odgovornošću, deprecijaciji udjela te razrješenju i isključivanju članova društva u dioničkim društvima, odlukama o deprecijaciji, konverziji i otkupu dionica te o izdavanju obveznica;
• imenovanje i razrješenje članova uprave i nadzornog odbora te tajnika društva;
• prikaz financijskih izvještaja;
• promjenu registriranog sjedišta;
• plan spajanja ili podjele ili plan osnivanja europskog društva s ograničenom odgovornošću, proširenja društva, internog ili prekograničnog spajanja ili podjele društva ili preobrazbe ili raspuštanja društva;
• podatke o kapitalu društva i sve druge izmjene osnivačkog akta društva;
• podatke o likvidatorima društva;
• dovršetak postupka likvidacije ili ponovno pokretanje poslovnih aktivnosti društva;
• odluke o potpunoj kontroli jednog društva nad drugim u grupi trgovačkih društava te ugovore o subordiniranosti (contrato de subordinação);
• izdavanje dokumenata o vlasništvu dionica;
• akte, odluke i naloge koji se moraju upisati;
• trgovačko zastupanje ili ugovore o zastupanju, ako su sklopljeni u pisanom obliku, te sve izmjene tih ugovora i njihov rok valjanosti;
• osnivanje stalnog predstavništva;
• sve druge podatke koje je u skladu sa zakonom potrebno upisati u poslovni registar.

Pristup informacijama

Svatko može zatražiti izvadak iz registra i povezanu dokumentaciju u elektroničkom obliku.

Izvadci u papirnatom obliku mogu se zatražiti u uredima registra, ali relevantne informacije dostupne su i na stranicama za poduzetnike koje funkcioniraju prema načelu „sve na jednom mjestu” (Balcão do Empreendedor) u obliku elektroničkog izvatka o pravnom statusu subjekta. One se neprekidno ažuriraju i dostupne su na portugalskom i engleskom.

Podaci se pretražuju po poreznom broju subjekta (Número de Identificação Coletiva – NIPC), koji je ujedno matični broj subjekta u poslovnom registru.

Objavljeni akti društva na službenim se stranicama mogu pretraživati po NIPC-u, okrugu ili vrsti akta.

Javna tijela također mogu pretraživati podatke po nazivu subjekta, njegovom NIPC-u ili putem web-usluge za čije je korištenje potrebna potvrda Zavoda za voditelje registara i javne bilježnike.

Troškovi pribavljanja informacija.

Informacije o upisanim aktima besplatne su i dostupne na službenim internetskim stranicama na kojima se objavljuju akti trgovačkih društava. One se objavljuju automatski i bez odlaganja nakon dovršetka postupka upisa i svatko ih može pretraživati.

Za izvatke iz registra i povezane dokumente, u papirnatom ili elektroničkom obliku, plaća se naknada.

Za godišnju pretplatu od 25 EUR omogućen je pristup elektroničkim izvadcima. Moguće je uzeti pretplatu i za dvije, tri ili četiri godine. Pretražuje se po NIPC-u. Nakon plaćanja, za pristup informacijama upisuje se broj potvrde.

Isti postupak može se upotrijebiti za podnošenje zahtjeva za izdavanje elektroničkih izvadaka dokumenata pohranjenih u bazi podataka, odnosno dokumenata koji se upotrebljavaju kao osnova za upis od siječnja 2011. te ovjerenih kopija ažuriranih memoranduma društva.

Pravni učinci poslovnog registra

Podaci koji se upisuju i objavljuju u poslovnom registru primjenjivi su nakon datuma objave.

Konačni tekst u registru predstavlja pretpostavku pravne situacije (članak 11. Zakona o poslovnom registru).

Svi podaci o trgovačkom društvu (pravni status, tvrtka, registrirano sjedište, svrha, podaci o članovima tijela itd.) te većina podataka povezanih s upisom preuzeti su iz spisa. S obzirom na to pretpostavlja se da pravna situacija navedena u registru odgovara stvarnom stanju.

Izuzetak su od ovog pravila položeni spisi, oblik registracije kod kojeg je društvo odgovorno za provjeru pravne usklađenosti dostavljenih dokumenata. Voditelj registra provjerava samo legitimnost podnositelja zahtjeva za upis. Svrha je te registracije javna objava i za nju ne vrijedi pretpostavka istinitosti. Evidencija dioničkih udjela ima taj status.

Člankom 153. Zakona o zemljišnim knjigama, koje su alternativa poslovnom registru, predviđeno je da osoba koja upiše lažan ili pravno nepostojeći dokument uz kaznenu odgovornost snosi i odgovornost za štetu koja je time prouzročena. Predviđeno je i da osoba koja daje ili potvrđuje netočne ili lažne izjave u registru ili na nekom drugom mjestu za potrebe upisa spisa ili sastavljanja potrebnih dokumenata snosi jednaku odgovornost.

U skladu s člankom 348.A Kaznenog zakona, osoba koja javnom tijelu ili službeniku pri obavljanju dužnosti lažno prijavi ili potvrdi svoj ili tuđi identitet, status ili neki drugi podatak koji u skladu sa zakonom proizvodi pravni učinak i upisuje se u javnu ispravu može biti osuđena na kaznu zatvora u trajanju do dvije godine ili novčanu kaznu.