¿Qué información puede encontrarse en el registro mercantil y el registro de asociaciones sin ánimo de lucro y fundaciones de Estonia?
La oficina de registro del tribunal provincial de Tartu se encarga de gestionar el Registro Mercantil y el Registro de Asociaciones sin ánimo de lucro y Fundaciones. Los tribunales han asumido la gestión de ambos registros con el fin de garantizar la independencia y la competencia jurídica de los registradores. Estos registros tienen una gran fuerza legal y su objetivo es garantizar la seguridad jurídica. Las anotaciones del Registro Mercantil se consideran correctas respecto a terceros, salvo si el tercero sabía o debía saber que la anotación era incorrecta. Una anotación no será efectiva, a efectos de las transacciones realizadas después de los quince días siguientes a la fecha de la anotación, si un tercero demuestra que no conocía o no debía conocer el contenido de la anotación. Así pues, un tercero puede confiar de buena fe en la veracidad de las anotaciones del Registro cuando, por ejemplo, al concluir un contrato, presume que la persona inscrita en el Registro como miembro del Consejo de Administración tiene firma autorizada de la empresa en cuestión.
Algunas circunstancias jurídicas solo son válidas si se inscriben en el Registro. Por ejemplo, la autorización para firmar de un miembro del Consejo de Administración puede delimitarse en los estatutos o el contrato concluido con dicho miembro, pero solo las limitaciones recogidas en el Registro surten efectos respecto de terceros.
Ciertas circunstancias importantes surten efectos en el momento en que se introduce la anotación registral. Por ejemplo, la ampliación del capital social de una empresa surte efecto en el momento en que se inscribe en el Registro Mercantil, y no cuando se adopta la decisión de ampliar el capital social ni en el momento en que se realizan las aportaciones. Lo mismo se aplica a la constitución de una persona jurídica, la modificación de sus estatutos o su fusión, división y transformación.
Los Registros se mantienen electrónicamente.
La oficina de registro del tribunal provincial de Tartu lleva el Registro Mercantil de trabajadores autónomos, sociedades (sociedades anónimas, sociedades de responsabilidad limitada, sociedades colectivas, sociedades en comandita, asociaciones comerciales, sociedades europeas (Societas Europaea), sociedades cooperativas europeas (Societas Cooperativa Europaea) y agrupaciones europeas de cooperación territorial) y filiales de sociedades europeas establecidas en Estonia.
El Registro de Asociaciones sin ánimo de lucro y Fundaciones conserva información sobre las asociaciones sin ánimo de lucro y fundaciones (se considera que las primeras incluyen las asociaciones de vecinos y otras asociaciones sin ánimo de lucro, así como los partidos políticos, sindicatos, iglesias, congregaciones religiosas, asociaciones de congregaciones y monasterios) situados en Estonia.
En el Registro Mercantil y en el Registro de Asociaciones sin ánimo de lucro y Fundaciones se conservan en relación con cualquier trabajador autónomo, cualquier persona jurídica y cualquier filial de una sociedad extranjera:
- una ficha de registro;
- un expediente comercial (en el caso del Registro Mercantil) o un expediente público (en el caso de las asociaciones sin ánimo de lucro y las fundaciones);
- un expediente registral.
Los archivos públicos y de las empresas contienen los documentos que las personas jurídicas, los trabajadores autónomos o las filiales de empresas extranjeras presentan en el Registro por prescripción legal, como los estatutos, las escrituras de constitución y otros documentos. Las resoluciones judiciales, los recursos contra estas, la correspondencia y otros documentos no incluidos en los archivos públicos y de las empresas, se conservan en los archivos del Registro.
En la ficha de registro de las personas jurídicas, autónomos y filiales de las sociedades extranjeras se inscriben los datos siguientes:
- el nombre de la sociedad o el nombre del trabajador autónomo y el número de inscripción registral;
- la residencia o domicilio social y la dirección de la empresa o sociedad;
- información detallada sobre el trabajador autónomo y cualquier información relativa a la suspensión de las actividades de este último y la naturaleza estacional o temporal de las actividades;
- información detallada sobre las personas con poder de representación (miembros del consejo de administración, socios colectivos, socios comanditarios o terceros con poder de representación, liquidadores o administradores concursales), así como los acuerdos relativos a los poderes de representación y el mandato otorgado a efectos de la representación de la persona jurídica;
- los datos del administrador concursal;
- la forma jurídica de la sociedad o el tipo de sociedad;
- la fecha de aprobación de los estatutos;
- el valor financiero del capital social;
- la indicación de que la sociedad de responsabilidad limitada se constituyó sin que se realizaran aportaciones;
- la indicación de que las partes o acciones se han inscrito en el Registro central de Valores de Estonia;
- el comienzo y el final del ejercicio financiero;
- las informaciones relativas al concurso de acreedores previstas por la ley;
- la indicación de la fusión, la división y la transformación de la empresa y de su disolución y eliminación del registro;
- una referencia a las entradas efectuadas por el encargado del Registro de conformidad con la ley, sin que la empresa lo hubiera solicitado;
- información detalladas sobre el depositario de los documentos relativos a una sociedad en liquidación;
- el objetivo de la fundación;
- otras informaciones previstas por la ley.
Las cuestiones relativas al registro se examinan como asuntos civiles no contenciosos utilizando un procedimiento escrito. La inscripción en los registros se lleva a cabo en virtud de una solicitud de inscripción, de una resolución judicial o de otras disposiciones establecidas en la ley. Las solicitudes deben ir firmadas digitalmente o realizarse en un documento notarial.
Las inscripciones en el Registro Mercantil y el Registro de Asociaciones sin ánimo de lucro y Fundaciones son públicas. Cualquier persona tiene derecho a consultar los datos del Registro y los documentos que obran en los expedientes mercantiles o públicos y a solicitar copias de ellos. Los expedientes pueden ser consultados por los órganos gubernamentales competentes, los tribunales durante los procedimientos y otras personas físicas o jurídicas con un interés legítimo.
El Centro de Registros y Sistemas de Información gestiona la base de datos central del Registro Mercantil y del Registro de Asociaciones sin ánimo de lucro y Fundaciones. Este Centro presta asimismo los servicios siguientes:
Registro electrónico de empresas
El Registro electrónico de empresas (e-Business Register) es un servicio que se basa en la base de datos de la oficina de registro del tribunal del condado de Tartu. Permite visualizar en tiempo real información sobre todas las personas jurídicas, trabajadores autónomos y filiales de sociedades extranjeras registradas en Estonia. El Registro electrónico de empresas permite:
- consultar gratuitamente la información de las fichas del registro, los datos generales y los datos sobre retraso en el pago de impuestos;
- realizar búsquedas por nombre, número de inscripción registral, domicilio social, sector de actividad, etcétera;
- consultar, previo pago de una tasa, las memorias anuales, los estatutos y otros documentos electrónicos, información personal y datos sobre compromisos comerciales, recogidos en los archivos públicos o de las empresas;
- hacer un seguimiento en tiempo real de la información relativa a procedimientos de las sociedades y modificaciones de su inscripción;
- verificar gratuitamente las prohibiciones en materia de actividad comercial impuestas a personas físicas o jurídicas estonias;
- consultar gratuitamente las listas de miembros de los partidos políticos;
- consultar los vínculos entre diversas sociedades y personas.
Podrá encontrar más información sobre el Registro electrónico de empresas en el sitio web del Centro de Registros y Sistemas de Información.
Portal de Registro de Empresas
El Portal de Registro de Empresas es un entorno que permite a las personas físicas y jurídicas presentar documentos en la oficina de registro de un tribunal provincial. A través de este portal pueden presentarse solicitudes de registro de una nueva sociedad, modificaciones de sus datos registrales, solicitudes de liquidación y de eliminación del registro. Las memorias anuales también pueden elaborarse y presentarse a través del portal. Los ciudadanos estonios, finlandeses, portugueses y belgas pueden acceder al portal utilizando sus documentos de identidad como autentificación. Los nacionales estonios y lituanos pueden acceder a él utilizando un dispositivo de identificación a través de teléfonos móviles. También es posible acceder al portal a través de los enlaces de banca por Internet que aparecen en la página de inicio. El Portal de Registro de Empresas se encuentra ubicado en el sitio web del Centro de Registros y Sistemas de Información.
Registro Europeo de Empresas (European Business Register - EBR)
El Registro Europeo de Empresas (EBR) es un sistema de búsqueda en línea que facilita información oficial sobre sociedades europeas. Las búsquedas pueden efectuarse en su sitio web.
- Contiene información procedente de los registros mercantiles de 24 países.
- Permite realizar búsquedas de sociedades y personas.
- La lista de información disponible varía de un país a otro.
- Los datos del Registro surten efectos jurídicos diferentes en cada país.
- Tanto los particulares como las empresas pueden utilizar la función de búsqueda.
- Este servicio es de pago.
¿Es gratuito el acceso al Registro Mercantil?
Los datos del Registro pueden obtenerse en las oficinas del Registro , en línea y en las notarías. EL acceso a los datos del Registro Mercantil y del Registro de Asociaciones sin ánimo de lucro y Fundaciones y a los documentos de los expedientes es gratuito si se realiza en las oficinas del Registro.
También son gratuitas las búsquedas en línea relacionadas con personas jurídicas, trabajadores autónomos y filiales de sociedades extranjeras, las relativas a los procedimientos judiciales, así como el acceso a los datos que figuran en las fichas registrales. En cambio, se cobra una tasa por todas las demás búsquedas, incluida la búsqueda en la colección histórica de fichas del Registro, y por el acceso a las memorias anuales, estatutos u otros documentos. En los casos en que se cobra una tasa, el pago se realiza de inmediato mediante una transferencia bancaria por Internet. Los abonados con derecho a utilizar los parámetros de búsqueda ampliada pagan una cuota mensual. Las tasas cobradas por la utilización de los datos informáticos contenidos en el Registro Mercantil se establecen en un Reglamento del Ministerio de Justicia.
Se cobra una tasa por la consulta de los datos del Registro y los documentos incluidos en los expedientes cuando se realiza en una notaría. Las tarifas se establecen en la Ley de Aranceles Notariales.
Cómo efectuar una búsqueda en el Registro Mercantil
En el Registro Mercantil y el Registro de Asociaciones sin ánimo de lucro y Fundaciones, las búsquedas pueden realizarse utilizando el Registro comercial en línea del sitio web del Centro de Registros y Sistemas de Información.
¿Hasta qué punto son fiables los documentos del Registro?
En esta página se expone la regulación del uso de los datos y documentos que contiene el Registro Mercantil de Estonia.
La oficina de registro del tribunal provincial de Tartu gestiona el Registro Mercantil, en el que están registrados los autónomos, las filiales de empresas extranjeras y las empresas [sociedades anónimas, sociedades de responsabilidad limitada, sociedades colectivas, sociedades comanditarias, asociaciones comerciales, sociedades europeas (Societas Europaea), Sociedades Cooperativas Europeas (Societas Cooerativa Europaea) y agrupaciones europeas de cooperación territorial]. Se trata de un registro electrónico que tiene plena validez legal. La lengua del registro es el estonio.
Las anotaciones del Registro Mercantil se consideran correctas respecto a terceros, a menos que un tercero tuviera conocimiento o debiera tenerlo, de que la anotación es incorrecta. Con respecto a las transacciones realizadas en los quince días siguientes a la introducción de una anotación, esta no será válida si un tercero demuestra que no tenía conocimiento ni debía tenerlo del contenido de la anotación. Así, un tercero puede confiar de buena fe en la veracidad de las anotaciones registrales, por ejemplo, al concluir un contrato y suponer que la persona inscrita en el Registro como miembro del Consejo de Administración posee autorización para firmar en nombre de la empresa en cuestión.
Algunas circunstancias legales solo son válidas si están inscritas en el Registro. Por ejemplo, la firma autorizada de los miembros de los Consejos de Administración puede limitarse en los estatutos o el contrato concluido con dichos miembros, pero solo las limitaciones inscritas en el Registro surten efectos respecto a terceros.
Ciertas circunstancias importantes surten efectos desde el momento en que se introduce la anotación registral. Por ejemplo, la ampliación del capital social de una empresa surte efecto a partir de su anotación en el Registro Mercantil y no cuando se toma la decisión de ampliación ni en el momento de realizarse las aportaciones. Lo mismo se aplica a la constitución de una persona jurídica, la modificación de sus estatutos, su fusión, división y transformación.
En el Registro Mercantil, para cada autónomo, persona jurídica o filial de empresa extranjera se constituyen los siguientes elementos:
- una ficha de registro
- un expediente comercial
- un expediente registral
El expediente comercial contiene los documentos que la empresa, el autónomo o la filial de empresa extranjera han transmitido al Registro por prescripción legal, por ejemplo, los estatutos y demás documentos presentados. Las resoluciones judiciales, los recursos, la correspondencia y otros documentos no incluidos en el expediente comercial se guardan en el expediente registral.
Los documentos en lenguas extranjeras deben presentarse al Registro acompañados de una traducción al estonio por un traductor jurado o un notario, o bien de una traducción al estonio con la firma del traductor autenticada por un notario. Las empresas pueden desconfiar de traducciones que difieran de los documentos originales. Los terceros pueden fiarse de las traducciones de documentos presentadas al Registro, salvo si la empresa demuestra que el tercero tenía conocimiento de los errores de traducción.
Las anotaciones del Registro Mercantil son públicas. Toda persona tiene derecho a examinar la información contenida en los ficheros y los documentos de los expedientes comerciales, y a obtener copias de los mismos. Los archivos del Registro pueden ser examinados por las administraciones competentes, los órganos jurisdiccionales durante los procedimientos, y las personas o entidades con un interés legítimo.
Los documentos del expediente pueden examinarse a través de la oficina de registro, del Registro Mercantil electrónico o de un notario, y se puede solicitar copias de los mismos.
Historia del Registro Mercantil
El Registro Mercantil de Estonia contiene información desde el 1 de septiembre de 1995. Todos los datos se actualizan periódicamente.
Enlaces relacionados
Registro Europeo de Empresas
Búsqueda en el Registro Mercantil
Portal de Registro de Empresas
Registro electrónico de empresas
Oficinas de registro
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